Priorisierung von Aufgaben in 7 Schritten
Eine nicht enden wollende Aufgabenliste mit drohenden Fristen ist der schlimmste Albtraum eines jeden Menschen.
Aber da der Tag nur so viele Stunden hat und die Aufgaben nicht aufhören werden, wie wäre es, wenn du dir ein Szenario vorstellst, in dem du aufhörst, dich stressen?
So kontrovers es auch klingen mag, wir schlagen vor, dass du dir eine Pause gönnst, diesen Artikel durchliest und einen strukturierten Weg findest, um deine Aufgaben zu bewältigen.
Lerne, Prioritäten zu setzen, indem du den wahren Wert deiner Zeit erkennst
Dieser Artikel soll dir die Instrumente an die Hand geben, die du brauchst, um die Kontrolle über deinen Tag wiederzuerlangen. Lies also weiter, um zu lernen, wie du Prioritäten setzen kannst.
Die Prioritätensetzung bestimmt fast alle deine Ergebnisse. Sie wird oft nicht nur als eine von Arbeitgebern geschätzte soziale Kompetenz angesehen, sondern auch als eine Aufgabe an sich.
Der erste Schritt bei der Priorisierung von Aufgaben besteht darin, zu verstehen, worauf du wirklich hinarbeitest (= die Ergebnisse). Sobald du die relevanten Aufgaben identifiziert hast, die zu deinen zukünftigen Ergebnissen beitragen, bist du in der Lage, eine Aufgabenliste zu erstellen und diese anhand von Priorisierungsmethoden zu bearbeiten.
Im weiteren Verlauf wirst du Konzepte wie das Erstellen von Listen, die Anwendung einer Priorisierungsstrategie wie der ABCDE-Methode und der Eisenhower-Matrix sowie die Verwaltung von Aufgaben, die sowohl wichtig und dringend sind, kennenlernen.
Lerne, Aufgaben zu priorisieren, dein Produktivitätsniveau zu verbessern und vermeide es, Aufgaben von einem Tag auf den anderen zu verschieben.
Wie man Aufgaben priorisiert: Mit diesen 7 Schritten hinkst du nicht mehr hinterher
1. Erstelle eine Hauptliste deiner Aufgaben
Beginne damit, dass du alle Aufgaben buchstäblich in dein physisches Notizbuch oder in den digitalen Planer überträgst, je nachdem, was du bevorzugst.
Denke daran, dass du dich in dieser Phase darauf konzentrieren musst, alle Aufgaben aus deinem Kopf zu bekommen. Es wäre ideal, wenn du sie in einer bestimmten Reihenfolge aufschreiben würdest, was dir auf lange Sicht helfen wird. Du kannst zum Beispiel einfach deine täglichen Aufgaben zuerst notieren. Danach folgen die wöchentlichen und monatlichen Aufgaben, je nach Art der Verantwortung und Frist.
Zum Beispiel: Besprechungen, Telefonate oder die Beantwortung von E-Mails könnten unter der Gruppe "Täglich" eingeordnet werden, während die Arbeit an einem Projektmeilenstein oder die Überprüfung von Dokumenten unter wöchentliche Aufgaben fallen kann, und so weiter.
Es besteht auch die Möglichkeit, alle Aufgaben nach ihrer Quelle oder dem Kanal der Anforderung zu organisieren. Behalte alles an einem Ort, sei es digital oder analog. Diese Übung zielt darauf ab, das Arbeitspensum zu vereinfachen und es weniger überwältigend erscheinen zu lassen.
Zensiere dich nicht selbst beim "Brain Dumping". Nach dieser Übung wirst du dich viel leichter fühlen und bereit sein, die eigentliche Arbeit zu erledigen.
- Bitte beachte: Um Projektaufgaben in Excel zu überwachen, verwende die kostenlose Vorlage zur Aufgabenverfolgung.
2. Kategorisiere deine Aufgaben detaillierter
Die Kategorisierung ist der nächste wichtige Schritt, und sie hat eine größere Wirkung, wenn sie vor der Festlegung deiner Priorisierungsstrategien erfolgt.
Eine Priorisierungstechnik, die du zur Kategorisierung deiner Aufgaben verwenden kannst, ist die der 4Ds des Zeitmanagements die die folgenden Schritte umfasst:
- Erledige die Aufgabe jetzt
- Verschiebe die Aufgabe auf einen späteren Zeitpunkt
- Delegiere die Aufgabe an eine andere Person
- Lösche die Aufgabe aus deiner Liste
Dieser Rahmen ist eine Zeitmanagementtechnik, die auch als Eisenhower-Entscheidungsmatrix bezeichnet wird, da sie vom ehemaligen Präsidenten der Vereinigten Staaten, Dwight Eisenhower, geschaffen wurde.
Die 4-Quadranten-Matrix hilft dir, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren.
Etwas kann wichtig und dringend sein, nicht dringend, aber dennoch wichtig, nicht wichtig, aber dringend, oder nicht dringend und nicht wichtig. Klingt kompliziert, aber so sieht es aus, um ein vollständiges Bild zu erhalten:
Eisenhower benutzte diese Quadranten-Organisationsmethode, um herauszufinden, wie er seine Arbeit und seine täglichen Prioritäten wie folgt ordnen sollte:
- Wichtige und dringendste Aufgaben: Aufgaben mit hoher Priorität, die so schnell wie möglich erledigt werden müssen;
- Wichtig, aber nicht dringend: Muss noch geplant werden;
- Dringend, aber nicht wichtig: Kann delegiert werden;
- Nicht wichtig oder dringend: Aufgaben können gelöscht werden.
Wenn du also deine Liste durchgehst, stellst du fest, dass es ein paar einfachere Aufgaben gibt, die du sofort erledigen kannst und die dich sofort weiterbringen:
- Do: Einfach ausgedrückt: Wenn eine Aufgabe nicht von anderen Aufgaben abhängt (z. B. das Warten auf die Antwort deines Vorgesetzten oder auf eine Antwort deines Interessenvertreters), erledige sie einfach.
Beispiel: Senden einer E-Mail oder Leeren des Posteingangs.
- Aufschieben: Eine Aufgabe oder vielleicht einige komplexe Aufgaben müssen pausiert und jemand anderem zugewiesen werden. Ganz gleich, ob es eine andere vorrangige Aufgabe gibt, die dringend gelöst werden muss, oder ob Ressourcen neu zugewiesen werden müssen, aufschieben würde bedeuten, dass du deine ursprüngliche Verantwortung zurückstellst.
Beispiel: Du musst nicht alle deine E-Mails sofort lesen. Du kannst wichtigere Aufgaben erledigen, und sobald du freie Zeit hast, kannst du deine ausstehenden E-Mails lesen.
- Delegieren: Das Delegieren einer Aufgabe bedeutet, dass du die Verantwortung für diese Aufgabe einer anderen Person überrägst.
Beispiel: Auf deiner Prioritätenliste steht ein Bericht für einen Kunden, der in den nächsten Stunden fertiggestellt werden muss, aber du hast dringendere und wichtigere Aufgaben. Delegieren bedeutet, dass du diese Aufgabe in Ihrem Namen einer anderen Person aus dem Team übertragen. Im Idealfall übertragen Sie die Aufgabe einem Ihrer Teammitglieder, während Sie sich um zeitkritische Angelegenheiten kümmern.
- Löschen: Dies sind die verbleibenden Aufgaben, die schon seit einiger Zeit auf deiner Liste stehen, aber keinen hohen Stellenwert mehr haben, so dass es an der Zeit ist, sie loszulassen.
Hinweis: Achte bei dieser Kategorie auf die Tendenz, eine Aufgabe abzuschließen, sobald du sie begonnen hast, unabhängig davon, ob es notwendig ist, sie abzuschließen oder nicht.
Wenn du Probleme hast, Aufgaben zu delegieren, lies unseren Leitfaden, um zu erfahren wie du Aufgaben effektiv delegieren kannst
Lies unseren Leitfaden, um zu erfahren, wie du Aufgaben effektiv delegieren kannst.
3. Wende eine Priorisierungsmethode an
Die Methode der Prioritätensetzung die du wählst, hängt von der Art deiner Aufgaben und von deinen persönlichen Vorlieben ab. Im Folgenden findest du einige der bekanntesten Methoden, damit du lernst, wie du deine Aufgaben priorisieren kannst und welche für deinen Arbeitsablauf am besten geeignet ist.
Eat the Frog-Methode
Die Eat the Frog-Methode zur Priorisierung von Aufgaben wurde überraschenderweise von einem berühmten Mark Twain-Zitat inspiriert:
"Wenn du einen Frosch essen sollst, solltest du das am besten gleich am Morgen tun."
Das bedeutet, dass du deinen Tag mit der kompliziertesten oder wichtigsten Aufgabe auf deiner Liste beginnen solltest, denn das sind die Aufgaben, vor denen du dich auch am meisten fürchtest. Es ist also ganz einfach: Iss den Frosch so früh wie möglich.
Danach kannst du dich an den Rest der Aufgabenliste machen. Wenn du den Arbeitstag damit beginnst, "den Frosch zu essen", wirst du dich weniger gestresst fühlen und eine bessere Work-Life-Balance erreichen.
Die MoSCoW-Methode
Die MoSCoW-Methode wurde von Dai Clegg entwickelt, einem Softwareingenieur, der bei Oracle arbeitete. Sie konzentriert sich auf die Priorisierung von Aufgaben auf der Grundlage von Ergebnissen und ist eine großartige Methode für das Projektmanagement.
Nach dieser Priorisierungstechnik teilst du das Projekt in vier Kategorien:
- Must have - Ergebnisse oder Resultate, ohne die das Projekt nicht vorankommen oder überhaupt existieren kann und die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
- Should have - Ergebnisse oder Resultate, die nicht superkritisch sind, aber wichtig sind.
- Could have - Ergebnisse oder Resultate, die erzielt werden können, wenn genügend Zeit oder Budget vorhanden ist.
- Won't have - Ergebnisse oder Resultate, die nicht erreicht werden (unwichtige Aufgaben können in diese Kategorie fallen).
Wenn du deine Ergebnisse kategorisierst, kannst du deinen Projektmanagementplan sofort mit einer nach Prioritäten geordneten Aufgabenliste starten.
ABCDE-Methode
Die ABCDE-Methode besteht darin, die verschiedenen Aufgaben, die du auf deiner Liste hast, zu bewerten.
"A" ist die höchste Note (und die wichtigste Priorität), und "E" ist die niedrigste (und die unwichtigste Aufgabe, die von der Liste gestrichen werden kann).
Mit dieser Methode kannst du die Wichtigkeit von Aufgaben schnell abwägen und so die Aufgaben mit der höchsten Priorität ermitteln. Während A- und B-Aufgaben zuerst erledigt werden müssen, hast du die Gewissheit, dass D-Aufgaben und E-Aufgaben eine Zeit lang deine Aufmerksamkeit nicht benötigen werden.
4. Führe eine Zeitmanagementtechnik ein
Um deinen Prozess der Aufgabenpriorisierung auf die nächste Stufe zu heben, kann eine effektive Zeitmanagement-Technik angewandt werden.
Um den Prozess zu beginnen, benötigst du eine Röntgenaufnahme deiner Zeit. Dazu kannst du dir die folgenden Fragen stellen:
- Wie sieht es bei mir derzeit mit dem Zeitmanagement aus?
- Wie sieht mein Zeitplan aus?
- Wie oft verpasse ich Fristen und habe Probleme mit Arbeitsaufgaben? (dies deutet auf ein Problem mit dem Zeitmanagement hin)
- Welche Hilfsmittel verwende ich, um meine kurz- und langfristigen Ziele zu verfolgen? (z. B. einen digitalen Kalender, ein Tool zur Zeiterfassung oder eine Projektmanagement-Software).
Nachdem du die oben genannten Punkte geklärt hast, schlagen wir dir vor, deine sinnvolle Arbeit mit Hilfe einer Zeitmanagementtechnik zu beginnen. Eine Methode, mit der du beginnen kannst, ist Timeboxing. Sie ist recht einfach umzusetzen, da du nur die Zeit blockieren musst, die du für jede Aufgabe benötigst. Das bedeutet, dass du dich in dem Zeitraum, den du für eine Aufgabe blockiert hast, nur auf diese konzentrierst und versuchst, sie zum Abschluss zu bringen.
Eine weitere Zeitmanagementtechnik ist die Pomodoro-Technik die häufig verwendet wird, um Ablenkungen zu vermeiden und Aufgaben zu erledigen.
Bei der Verwendung eines Pomodoro-Zeitschaltuhr legst du zeitlich festgelegte Arbeitssprints von 25 Minuten fest. Während dieses Zeitblocks konzentrierst du dich auf die anstehende Aufgabe. Das Wissen, dass du dich nur für einen kürzeren Zeitraum konzentrieren musst, ist eine hervorragende Möglichkeit, deine Konzentrationsfähigkeit zu trainieren.
Lies weiter: Funktioniert es bei dir nicht? Dann musst du die zuverlässigsten Ersatzmethoden für die Pomodoro-Methode kennen.
5. Verwende eine App zur Zeiterfassung
Wenn du einige der zuvor genannten Techniken angewandt hast, aber immer noch Schwierigkeiten hast, deine Zeit zu kontrollieren, solltest du mit einer objektiven Bestandsaufnahme beginnen. Eine objektive Röntgenaufnahme kann durch eine App zur Zeiterfassung erstellt werden.
Ein Zeiterfassungstool erleichtert dir die Zeiterfassung durch eingebettete Automatisierung und erstellt aufschlussreiche Berichte über die für die einzelnen Aufgaben aufgewendete Zeit. Auf diese Weise kannst du deine Arbeitsabläufe optimieren und Prioritäten für das Wesentliche setzen.
Du kannst Timeular verwenden, da es ein müheloses, intelligentes und sicheres Tool ist:
- Automatische Zeiterfassung: Fülle deine Zeiterfassungsbögen auf der Grundlage von App-Nutzung, besuchten Websites und geplanten Kalenderereignissen aus.
- Mehrere Erfassungsmethoden: Starte die Zeiterfassung, indem du einfach CMD + E drückst, oder füge eine Aktivität in deinen Kalender ein.
- Verwende den physischen Zeiterfasser: Verbessere dein Zeiterfassungserlebnis, indem du die Zeiterfassung zum Anfassen ausprobieren. Das ist mit dem Timeular Zeiterfassungsgerät möglich - einem 8-seitigen Würfel, der über 1000 Aktivitäten für dich erfasst.
Teste Timeular, das als die benutzerfreundlichste Zeiterfassungs-App für Teams und Einzelpersonen ausgezeichnet wurde
5. Beginne mit der wichtigsten Aufgabe des Tages
Indem du die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigst, verwendest du bereits eine Technik zur Prioritätensetzung. Dies ist besonders hilfreich, wenn du Schwierigkeiten hast, die täglichen Aufgaben zu erledigen oder wenn du Fristen versäumst, obwohl du ihnen Priorität eingeräumt hast. Die wichtigsten Aufgaben sind die ersten, die man von der To-Do-Liste abhaken kann.
Wenn du mit einer Aufgabe beginnst, die besonders wichtig und dringend ist, kommst du leichter durch den Tag und fühlst dich nicht überfordert, weil du zu viele Aufgaben hast.
TIPP: Ein Zeitplan kann nützlich sein, um deinen Tag zu organisieren. Hole dir eine kostenlose Zeitplan-Vorlage.
7. Überprüfe deinen Plan häufig
Wenn sich Projekte verschieben, sich die Fälligkeitsdaten und die Ausrichtung der Arbeit ändern oder die Ziele neu definiert werden, ändern sich auch deine Prioritäten. Es ist wichtig, die Prioritäten der Projektaufgaben in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und zu überarbeiten.
Nutze die hier erläuterten Frameworks und Methoden und finde die beste Lösung für deinen aktuellen Bedarf.
TIPP: Mache dir das Leben leichter mit den besten Tools zur Priorisierung von Arbeit.
Schlussfolgerung
Wenn du bei deiner Arbeit Prioritäten setzt, kannst du deine Produktivität steigern, deine Zeit besser einteilen und Fristen einhalten. Vergiss aber nicht, dass Unsicherheit und Veränderung gegeben sind.
Deine Prioritäten oder die deines Unternehmens werden sich ändern, und zwar oft dann, wenn du es am wenigsten erwartest. Du musst auf das Unerwartete vorbereitet sein. Das bedeutet nicht, dass du alles oder nichts tun musst.
Sabotiere dich nicht von Anfang an selbst; denke daran, dass Produktivität nicht auf einem statischen Spielfeld existiert.
Die wichtigsten Aufgaben können leicht einschüchternd wirken, auch wenn sie anfangs nicht so aussehen, weil du hohe Erwartungen an sie stellst und dich selbst unter Druck setzt. Lasse in deinem Zeitplan Flexibilität für unerwartete Situationen zu.
Frage dich, ob du über die nötigen Ressourcen verfügst, um die anstehenden Aufgaben zu bewältigen, und unterteile deine Aufgaben in überschaubare Teilaufgaben.
Du wirst trotzdem Aufgaben erledigen, Ziele erreichen und dich insgesamt produktiver fühlen. Höre nicht auf, verschiedene Methoden der Prioritätensetzung auszuprobieren, bis du herausgefunden hast, was am besten zu dir passt.
FAQ
Die 4Ds der Priorisierungsarbeit sind das Erledigen, Delegieren, Löschen und Aufschieben von Aufgaben. Die 4Ds stellen ein System zur Verbesserung der Produktivität dar.
Die vier Stufen können so interpretiert werden, dass eine Aufgabenliste erstellt wird, die Aufgaben nach einer bevorzugten Methode organisiert werden, die Aufgaben in einem Kalender geplant werden und der Fortschritt mit den beteiligten Interessengruppen oder Teammitgliedern kommuniziert wird.
Wir können drei Hauptprioritäten bei der Arbeit ausmachen: die Auflistung aller Aufgaben und Dinge, die wir zu erledigen haben, die Organisation unseres Kalenders und die Offenhaltung der Kommunikationskanäle mit unseren Mitarbeitern und Vorgesetzten.
Das kommt häufig vor, und um diese Situationen zu bewältigen, kannst du andere Aspekte heranziehen, die die Wichtigkeit der einzelnen Aufgaben im Vergleich zu anderen beeinflussen, z. B. das Fälligkeitsdatum, die benötigten Ressourcen oder die Verfügbarkeit aller Beteiligten usw. Dies wird als relative Priorität bezeichnet.
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