Guia de gerenciamento de carga de trabalho: Como dominar o planejamento do trabalho
Um dos primeiros módulos de qualquer curso de gerenciamento de projetos é sobre o gerenciamento da carga de trabalho. Por quê? Porque isso afeta muito o desempenho e o sucesso de qualquer projeto e equipe.
Todos nós já passamos pelo cenário em que, quanto mais sobrecarregada fica nossa carga de trabalho, menos produtivos somos e mais nos afundamos em uma bola de neve de negatividade da qual é difícil escapar.
Portanto, cabe aos proprietários ou gerentes de empresas planejar, distribuir e monitorar a carga de trabalho de seus funcionários de forma a preparar os membros da equipe para o sucesso.
É por isso que, neste artigo, eu o orientarei:
- Os prós e contras das estratégias de gerenciamento de carga de trabalho
- As etapas essenciais para a criação de um processo de gerenciamento de carga de trabalho
- Formas de medir a carga de trabalho da sua equipe
Continue lendo para conhecer dicas práticas para um gerenciamento eficaz da carga de trabalho. Antes de mais nada: vamos descobrir o que é o gerenciamento da carga de trabalho e como ele pode afetar todo o seu gerenciamento de projetos pré-planejados.
O que é gerenciamento de carga de trabalho?
Em palavras simples, a carga de trabalho é o número total de tarefas que alguém tem de concluir em um determinado período. Ela pode ser medida quantitativamente, pelo número de tarefas, ou qualitativamente, com base na complexidade dessas tarefas.
Cada pessoa e cada trabalho podem ter um conceito diferente de uma carga de trabalho mais pesada ou equilibrada. Isso não tem problema. Para determinados trabalhos, uma carga de trabalho pesada pode consistir em uma única tarefa que seja complexa e exija muito dos membros da equipe. Por outro lado, alguém pode lidar com várias tarefas, que são concluídas com bastante facilidade, em comparação com o exemplo acima, mas ainda assim classificar a carga de trabalho como exigente.
Em ambos os casos, há um limite para o que cada pessoa pode fazer de forma realista em um determinado período.
Portanto, tendo em mente o que significa carga de trabalho, vamos nos aprofundar no objetivo do gerenciamento de carga de trabalho.
O gerenciamento da carga de trabalho visa distribuir as tarefas de forma justa entre todos os membros da equipe. Sua meta é garantir que todos os membros da equipe tenham o suficiente para se manterem produtivos, mas não tanto que seja impossível realizá-las.
Acompanhe o tempo junto com sua equipe para ter uma visão geral clara da carga de trabalho das equipes e garantir um plano de capacidade justo.
Para isso, é preciso considerar o desempenho dos funcionários, quantas tarefas complexas eles podem realizar em um determinado período de tempo, bem como os prazos. Também é preciso considerar a disponibilidade de recursos e estimar as tarefas com base na capacidade da equipe de executá-las.
De modo geral, um bom gerente passa bastante tempo refletindo sobre como criar uma estratégia de gerenciamento de carga de trabalho que acomode a capacidade da equipe e a carga de trabalho dos funcionários. Acima de tudo, os gerentes de projeto têm a tarefa de equilibrar as expectativas gerais de desempenho da empresa com a carga de trabalho da equipe.
Leia também: Como fazer uma análise detalhada da carga de trabalho dos funcionários
Por que o gerenciamento da carga de trabalho é importante?
O gerenciamento eficaz da carga de trabalho resulta em maior produtividade e melhor gerenciamento de projetos. Em caso de obstáculos ou imprevistos, é muito mais fácil definir um plano de gerenciamento de carga de trabalho que ofereça diretrizes sobre as tarefas que devem ser realizadas, quando e por quem.
O gerenciamento contínuo da carga de trabalho também ajuda a determinar se você precisa de mais recursos para atingir suas metas, priorizar tarefas e evitar a distribuição desigual da carga de trabalho. Além disso, contribui para a motivação e o bem-estar dos membros da equipe, o que tem grande impacto nos resultados. De acordo com um estudo recente da Asana que analisou 10.000 trabalhadores em sete países, aproximadamente 70% sofreram de esgotamento no ano passado.
O gerenciamento eficiente da carga de trabalho ajuda a evitar sobrecarga de trabalhoajuda no sucesso do projeto e aumenta o desempenho da equipe. Você sabia que uma carga de trabalho excessiva é uma das 10 principais causas de estresse no trabalho?
Quais são as cinco etapas do gerenciamento adequado da carga de trabalho?
1. Anote todas as suas tarefas
Para quase todos os problemas da vida, fazer uma lista de tarefas é parte da solução.
Essa é uma das melhores técnicas de gerenciamento de carga de trabalho, pois permite que você tenha uma visão macro do seu trabalho e priorize as tarefas atribuídas. Liste todas as tarefas da semana, do mês ou do ano, dependendo do seu planejamento.
Inclua tarefas repetitivas, tarefas de prioridade mais alta, tarefas administrativas, desafios, etc. Certifique-se de que essas tarefas correspondam às metas SMART: Específicas, Mensuráveis, Atingíveis, Realistas e Orientadas para o Tempo. Você também pode definir e anotar suas metas em um software de gerenciamento de carga de trabalho.
Descubra a importância de estabelecer metas realistas para ter sucesso.
O controle de horas ajuda a controlar a carga de trabalho e as horas extras
2. Priorize seu trabalho com base no impacto e no esforço
Depois de fazer sua lista, você deve examinar as diferentes tarefas e categorizá-las de acordo com o que chamamos de matriz de impacto vs. esforço.
Você sabe que tomada rápida de decisões é uma das habilidades mais procuradas em um profissional? A matriz de impacto vs. esforço é um método de tomada de decisão que pode ajudar todos, não apenas os gerentes, a agilizar o processo de tomada de decisão. De acordo com essa técnica, cada tarefa deve ser categorizada de acordo com o nível de esforço necessário e o impacto potencial que ela terá. Essa deve ser a base sobre a qual você alocará os recursos posteriormente.
Ao determinar o esforço necessário para uma determinada ação, você deve ponderar fatores como o tempo que levará para concluí-la e sua complexidade.
Portanto, você deve dividir suas tarefas em:
- Baixo esforço e baixo impacto
- Baixo esforço e alto impacto
- Alto esforço e baixo impacto
- Alto esforço e alto impacto
Quando tiver clareza sobre o que cada tarefa implica, você deve começar a planejar o projeto. Como você deve atribuir tarefas à sua equipe e ao seu projeto, começando com as tarefas mais simples, porém mais impactantes, ou com as que você categorizou como tarefas urgentes? A decisão é sua!
Lembre-se: essa solução terá um grande impacto nos cronogramas e na entrega do projeto.
Kano ou RICE são alguns exemplos de métodos de gerenciamento de tarefas que podem aumentar sua produtividade. Conheça todas as melhores técnicas de priorização.
3. Estabelecer prazos alcançáveis e realistas
Toda meta precisa de um prazo realista. Ter prazos bem definidos torna o caminho muito mais linear, pois todos os envolvidos sabem os prazos a serem cumpridos para um projeto bem-sucedido. A definição de prazos ajuda os gerentes de projeto a priorizar e adaptar o plano em caso de desafios ou quebras temporárias de produtividade, bem como todos os membros da equipe. Isso leva a um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional.
O crescimento profissional requer aprender a priorizar as tarefas e adaptar o plano de trabalho quando necessário, e isso só pode ser feito com prazos alcançáveis e realistas.
4. Delegar tarefas de forma justa
O gerenciamento adequado da carga de trabalho exige excelentes habilidades de delegação e planejamento de capacidade.
Para delegar tarefas de forma justaos gerentes de projeto devem considerar vários fatores: os pontos fortes e as limitações de cada membro da equipe, suas habilidades, o cronograma da equipe, o desempenho e até mesmo a carga de trabalho pré-existente. Conhecer profundamente os membros da sua equipe é meio caminho andado para gerenciar melhor as cargas de trabalho e otimizar a produtividade.
Você sabia que delegar é um dos quatro D's do gerenciamento de tempo? Conheça os outros três em nosso guia.
- Leitura recomendada: O que é uma programação da DuPont?
5. Planeje os desafios
Espere o melhor, mas prepare-se para o pior. Esse ditado nos ensina que não devemos viver apenas esperando que tudo dê certo porque, bem, não dará.
Na vida e no trabalho, você sempre deve ter um plano B. Portanto, certifique-se de ter uma solução para os problemas mais comuns: um colega fica doente e precisa ser substituído em um dos projetos mais importantes, enquanto outros membros da equipe não conseguem preencher essa lacuna, uma proposta não é aprovada, um prazo não é cumprido etc.
Mantenha-se preparado e você nunca precisará se preparar!
Se você é um gerente de projetos, talvez tenha interesse em nosso guia sobre gerenciamento de riscos de projetos.
As melhores dicas para um planejamento eficaz da carga de trabalho
1. Escreva listas de tarefas
Abordamos essa dica acima quando discutimos a importância de anotar todas as suas tarefas.
Usar uma lista de tarefas é uma das maneiras mais eficazes de transformar uma ideia em um plano de ação antes de considerar qualquer técnica complexa de gerenciamento de projetos.
Antes de iniciar um projeto, você deve listar todas as tarefas do projeto, mesmo as que parecem insignificantes. Se necessário, divida cada uma delas em ações menores e delegue-as de acordo com os critérios de que falamos anteriormente. Certifique-se também de estar ciente das dependências das tarefas em seu projeto.
Algumas das vantagens de usar listas de tarefas incluem:
- Motivação e realização extras, pois você vê o progresso acontecendo;
- Melhor gerenciamento do tempo e da carga de trabalho;
- Aumenta sua eficiência
- Diminuição da ansiedade;
- Melhor organização e produtividade.
2. Usar técnicas de gerenciamento de tempo
Você também pode e deve contar com estratégias de gerenciamento de tempo para lidar com a carga de trabalho da sua equipe de forma eficaz.
Gerenciar o tempo é organizar e planejar suas tarefas para atingir suas metas com mais eficiência e aumentar a produtividade. Ele ajuda os líderes de equipe a entender e equilibrar as cargas de trabalho com base em dados precisos, garantindo uma taxa de utilização precisa da equipe.
Hoje, vou falar sobre duas técnicas de gerenciamento do tempo que consideramos particularmente interessantes para o gerenciamento da carga de trabalho.
Matriz dos 4 quadrantes do gerenciamento de tempo
Essa técnica, chamada Matriz de Eisenhoweré frequentemente usada no gerenciamento de projetos. De acordo com esse método, há quatro quadrantes nos quais você deve categorizar cada uma de suas tarefas de acordo com sua urgência e importância.
- Quadrante 1: Urgente e importante
- Quadrante 2: Não urgente, mas importante
- Quadrante 3: Urgente, mas não importante
- Quadrante 4: Não é urgente e não é importante
Em seguida, execute cada tarefa de acordo com sua estratégia. Essa técnica pode ser usada em conjunto com a matriz de impacto vs. esforço que discutimos anteriormente para obter resultados ainda melhores!
Bloqueio de tempo
Bloqueio de tempo é uma técnica que consiste em bloquear períodos em seu calendário para trabalhar em suas tarefas designadas. Durante esse tempo, nada mais deve interrompê-lo.
Essa técnica é particularmente útil para ajudá-lo a mergulhar em períodos de trabalho profundo em que você está concentrado.
Você deve pegar suas tarefas e agrupá-las logicamente para criar um bloco de tempo. Depois, tudo o que precisa fazer é distribuí-las pelos blocos de tempo em seu calendário e fazer o possível para cumpri-las.
Isso o ajudará a gerenciar melhor sua carga de trabalho.
- DICA: Faça o download dos melhores modelos de bloqueio de tempo diário e semanal.
Método 3-3-3
O método 3-3-3 para o gerenciamento do tempo é:
- Três tarefas: Concentre-se em três tarefas principais por dia para não se sentir sobrecarregado.
- Três intervalos: Faça três pequenas pausas durante o dia para descansar e recarregar as baterias para se concentrar e evitar o esgotamento.
- Três minutos: Dedique três minutos pela manhã para planejar o seu dia e três minutos à noite para refletir sobre o que fez para manter a clareza e a motivação.
3. Tempo de trilha
O controle de horas deve fazer parte do conjunto de software de gerenciamento da força de trabalho de qualquer gerente. Ele está na vanguarda do gerenciamento eficaz da carga de trabalho, pois ajuda os líderes a analisar os dados passados em relação aos resultados futuros e a criar um melhor planejamento da carga de trabalho.
Essa ferramenta fornece relatórios detalhados sobre as tarefas concluídas pelos membros da equipe e o tempo necessário para realizá-las, além de distinguir o trabalho do cliente rotulando as atividades como faturáveis ou não faturáveis dentro da ferramenta.
Em geral, o controle do tempo ajuda os líderes a melhorar o processo de gerenciamento da carga de trabalho, atribuir tarefas de forma justa com base na capacidade da equipe e aumentar a produtividade da equipe.
Observação: ao contrário de algumas crenças, o controle de horas não serve como ferramenta de vigilância dos funcionários, mas sim como ferramenta para o gerenciamento inteligente da carga de trabalho.
Descubra como fazer com que os funcionários controlem seu tempo
4. Gerenciamento da carga de trabalho sem vantagens:
- Tente realizar várias tarefas - uma das principais perdas de tempo no trabalho;
- Perda de tempo com muitas reuniões inúteis;
- Definir expectativas muito altas, condenando o projeto ao fracasso antes mesmo de começar;
- Ser muito rígido na atribuição de tarefas (delegação);
- Atribuir muito trabalho aos pessoas de alto desempenho (gerenciamento de recursos injusto);
- Ser indeciso com um membro da equipe que não está apresentando o desempenho esperado.
O controle de horas ajuda a controlar a carga de trabalho e as horas extras
Leia também: Como a troca de contexto mata a produtividade
Quem deve gerenciar a carga de trabalho?
Na maioria dos ambientes, o gerente de equipe ou de projeto é responsável pelo gerenciamento da carga de trabalho da equipe. Em alguns casos, vários gerentes podem compartilhar essa responsabilidade. Portanto, é importante ter excelentes habilidades de comunicação e colaboração. No entanto, mesmo que eles não sejam os principais responsáveis pelo gerenciamento da distribuição da carga de trabalho ou da alocação de recursos, toda a equipe tem a responsabilidade compartilhada de gerenciar as cargas de trabalho.
Somente com as contribuições daqueles que produzem o trabalho é possível criar práticas eficientes de gerenciamento de carga de trabalho, equilibrar a carga de trabalho da equipe, ajudar com insights sobre cronogramas de projetos e criar uma melhor experiência de trabalho para todos.
Portanto, mesmo que não esteja em um cargo de gerência, não deixe de se fazer ouvir!
Qual é a melhor maneira de medir a carga de trabalho?
Para gerenciar a carga de trabalho da sua equipe, comece monitorando o tempo gasto nas tarefas usando uma ferramenta confiável de monitoramento de tempo, como o Timeular. Isso lhe dará os dados para ver como a sua equipe está gastando o tempo, para que você possa identificar desequilíbrios e tomar decisões informadas.
Analise esses dados para otimizar a alocação de recursos, evitar o esgotamento e garantir que as tarefas sejam distribuídas igualmente entre os membros da equipe. Revise e ajuste regularmente com base no que aprendeu para manter a equipe equilibrada e produtiva.
Com um sistema de controle de tempo implementado, você aumentará a eficiência da equipe e o bem-estar dos funcionários e terá uma equipe mais coesa e eficaz.
Conclusão
O planejamento da carga de trabalho não é apenas uma parte importante de um projeto. Ele é essencial, pois é crucial, para manter os funcionários motivados, produtivos e felizes enquanto você aprimora constantemente o gerenciamento da carga de trabalho.
Subestimar o gerenciamento da carga de trabalho pode atrapalhar o sucesso do gerenciamento de projetos e pode ter consequências, tanto em termos de quantidade e qualidade do trabalho quanto de satisfação e retenção da equipe. Independentemente de quão avançado seja um software de gerenciamento de projetos, ele não superará um processo de gerenciamento de carga de trabalho bem feito.
Esperamos que este artigo o tenha ajudado a entender melhor o gerenciamento da carga de trabalho e contribuído para atribuir melhor as tarefas, aumentar a produtividade dos membros da equipe e, de modo geral, ter projetos bem-sucedidos!
PERGUNTAS FREQUENTES
O que são ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho?
As ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho são softwares e plataformas que o ajudam a planejar, distribuir e monitorar o seu trabalho e o dos membros da sua equipe. O uso dessas ferramentas oferece aos gerentes e membros da equipe uma visão em tempo real do progresso das tarefas em vários projetos e no gerenciamento de recursos.
Como você lida com o estresse da carga de trabalho?
Acima de tudo, é importante estar aberto a conversar com seus superiores ou membros da equipe se estiver considerando que o gerenciamento da carga de trabalho da equipe ou as tarefas do projeto o estão estressando.
Estabeleça limites e comece a dizer não a novas atividades ou projetos complexos se tiver tarefas inacabadas. Caso contrário, há o risco de ter um equilíbrio ruim entre vida pessoal e profissional.
Você pode encontrar soluções junto com seu gerente e se beneficiar de um gerenciamento mais equilibrado da carga de trabalho da equipe, com base na capacidade da equipe e na sua.
Lembre-se: Evite trabalhar mais horas do que o recomendado e permita-se fazer pausas e relaxar. Procure ajuda e apoio se o estresse persistir.
Como você faz uma análise da carga de trabalho?
Você pode seguir várias etapas para preparar uma análise de carga de trabalho.
Primeiro, se você usa alguma ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho, aproveite seus recursos e avalie o desempenho dos membros da sua equipe e o progresso do projeto.
Em seguida, calcule a produção média de trabalho da sua equipe e determine se o limite de carga de trabalho é adequado.
Por fim, comunique-se frequentemente com os membros da sua equipe e entenda a opinião deles sobre o gerenciamento atual de recursos e como fazer um melhor planejamento da carga de trabalho. Estar aberto a feedbacks também ajudaria a aprimorar suas habilidades de gerenciamento de carga de trabalho.
O que é uma matriz de carga de trabalho?
Uma matriz de carga de trabalho é uma ferramenta visual para distribuir o trabalho entre os membros da equipe de modo que todos tenham uma carga de trabalho equilibrada. Ela lista as tarefas, atribui-as às pessoas, inclui estimativas de tempo e acompanha o progresso para otimizar a alocação de recursos e evitar gargalos para aumentar a produtividade e a eficiência.
O que é priorização de carga de trabalho?
A priorização da carga de trabalho é o processo de classificar as tarefas por importância e urgência para que as tarefas mais importantes sejam realizadas primeiro. Isso ajuda a gerenciar recursos, concentrar-se em atividades de alto impacto e cumprir prazos.
O que são padrões de carga de trabalho?
Os padrões de carga de trabalho são as tendências e variações recorrentes na distribuição e intensidade das tarefas e responsabilidades ao longo do tempo. Eles mostram como a carga de trabalho muda em diferentes períodos, diariamente, semanalmente ou sazonalmente, e ajudam a identificar períodos de alta ou baixa demanda.