Guida alla gestione dei carichi di lavoro: Come padroneggiare la pianificazione del lavoro
Uno dei primi moduli di qualsiasi corso di project management riguarda la gestione del carico di lavoro. Perché? Perché influisce pesantemente sulle prestazioni e sul successo di qualsiasi progetto e team.
Abbiamo tutti sperimentato lo scenario in cui più il carico di lavoro diventa opprimente, meno siamo produttivi e più sprofondiamo in una palla di neve di negatività da cui è difficile uscire.
È quindi responsabilità dei titolari o dei dirigenti d'azienda pianificare, distribuire e monitorare il carico di lavoro del proprio personale in modo da preparare i membri del team al successo.
Ecco perché, in questo articolo, vi illustrerò come fare:
- I dettagli delle strategie di gestione del carico di lavoro
- I passi fondamentali per costruire un processo di gestione del carico di lavoro
- Metodi per misurare il carico di lavoro del team
Continuate a leggere per conoscere i consigli pratici per una gestione efficace del carico di lavoro. Prima di tutto: scopriamo in cosa consiste la gestione del carico di lavoro e come può influire su tutta la gestione dei progetti pianificati.
Che cos'è la gestione del carico di lavoro?
In parole povere, il carico di lavoro è il numero totale di compiti che una persona deve portare a termine in un determinato periodo. Può essere misurato quantitativamente, in base al numero di compiti, o qualitativamente, in base alla loro complessità.
Ogni persona e ogni lavoro possono avere un concetto diverso di carico di lavoro più pesante o equilibrato. E questo va bene. Per alcuni lavori, un carico di lavoro pesante può consistere in un compito complesso e impegnativo per i membri del team. D'altra parte, qualcuno potrebbe gestire più compiti, che vengono portati a termine abbastanza facilmente, rispetto all'esempio precedente, ma comunque classificare il carico di lavoro come impegnativo.
In entrambi i casi, c'è un limite a ciò che ogni singola persona può realisticamente fare in un certo periodo.
Quindi, avendo ben presente il significato di carico di lavoro, vediamo di approfondire lo scopo della gestione del carico di lavoro.
La gestione del carico di lavoro mira a distribuire equamente i compiti tra tutti i membri del team. L'obiettivo è fare in modo che ogni membro del team abbia abbastanza da fare per mantenersi produttivo, ma non così tanto da rendere impossibile il lavoro.
Tracciate il tempo insieme al vostro team per avere una visione chiara del carico di lavoro dei team e garantire un piano di capacità equo.
A tal fine, è necessario considerare le prestazioni dei dipendenti, il numero di compiti complessi che possono gestire in un determinato lasso di tempo e le scadenze. Bisogna anche considerare la disponibilità delle risorse e stimare i compiti in base all'idoneità del team a svolgerli.
In generale, un buon manager dedica molto tempo a riflettere su come elaborare una strategia di gestione del carico di lavoro che tenga conto della capacità del team e del carico di lavoro dei dipendenti. Soprattutto, i project manager hanno il compito di bilanciare le aspettative di rendimento complessivo dell'azienda con il carico di lavoro del team.
Leggi anche: Come fare un'analisi dettagliata del carico di lavoro dei dipendenti
Perché è importante la gestione del carico di lavoro?
Una gestione efficace del carico di lavoro si traduce in una maggiore produttività e in una migliore migliore gestione dei progetti. In caso di ostacoli o eventi imprevisti, è molto più facile definire un piano di gestione del carico di lavoro che offra linee guida sui compiti da svolgere, quando e da chi.
La gestione continua del carico di lavoro aiuta anche a determinare se sono necessarie più risorse per raggiungere gli obiettivi, a stabilire le priorità e a evitare una distribuzione non uniforme del carico di lavoro. Inoltre, contribuisce alla motivazione e al benessere dei membri del team, con un forte impatto sui risultati. Secondo un recente studio di Asana che ha analizzato 10.000 lavoratori in sette Paesi, circa il 70% ha sperimentato il burnout lo scorso anno.
Una gestione efficiente del carico di lavoro aiuta a prevenire sovraccarico di lavorocontribuisce al successo dei progetti e aumenta le prestazioni dei team. Sapevate che un carico di lavoro eccessivo è una delle 10 principali cause di stress sul lavoro?
Quali sono le 5 fasi di una corretta gestione del carico di lavoro?
1. Scrivete tutti i vostri compiti
Per quasi tutti i problemi della vita, fare una lista di cose da fare è parte della soluzione.
Si tratta di una delle migliori tecniche di gestione del carico di lavoro, che consente di avere una visione macroscopica del proprio lavoro e di stabilire le priorità dei compiti assegnati. Elencate tutti i compiti della settimana, del mese o dell'anno, a seconda del vostro piano.
Includete compiti ripetitivi, compiti ad alta priorità, compiti amministrativi, sfide, ecc. Assicuratevi che questi compiti corrispondano agli obiettivi SMART: Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Realistici e Orientati al Tempo. Potete anche definire e scrivere i vostri obiettivi in un software di gestione del carico di lavoro.
Scoprite l'importanza di fissare obiettivi realistici per avere successo.
Il tracciamento delle ore aiuta a tenere sotto controllo il carico di lavoro e gli straordinari.
2. Dare priorità al lavoro in base all'impatto e all'impegno.
Una volta stilato l'elenco, dovreste esaminare i diversi compiti e classificarli in base a quella che chiamiamo la matrice impatto vs. sforzo.
Sapete che rapidità decisionale è una delle capacità più ricercate in un professionista? La matrice impatto vs. sforzo è un metodo decisionale che può aiutare tutti, non solo i manager, a rendere più rapido il processo decisionale. Secondo questa tecnica, ogni compito deve essere classificato in base al livello di impegno richiesto e all'impatto potenziale che avrà. Questa dovrebbe essere la base su cui allocare successivamente le risorse.
Quando si determina l'impegno richiesto per una particolare azione, si devono valutare fattori quali il tempo necessario per completarla e la sua complessità.
Pertanto, è necessario suddividere i compiti in:
- Basso sforzo e basso impatto
- Basso sforzo e alto impatto
- Alto sforzo e basso impatto
- Sforzo e impatto elevati
Una volta chiarito cosa implica ogni compito, dovrete dedicarvi alla pianificazione del progetto. Come assegnare i compiti al vostro team e al vostro progetto, partendo da quelli più semplici ma di maggiore impatto o da quelli classificati come urgenti? La decisione spetta a voi!
Ricordate: una soluzione di questo tipo avrà un forte impatto sui tempi e sulle consegne del progetto.
Kano o RICE sono alcuni esempi di metodi di gestione delle attività che possono aumentare la vostra produttività. Scoprite tutte le migliori tecniche di definizione delle priorità.
3. Stabilire scadenze raggiungibili e realistiche
Ogni obiettivo ha bisogno di una scadenza realistica. Avere scadenze ben definite rende il percorso molto più lineare, in quanto tutte le persone coinvolte conoscono i tempi da rispettare per il successo del progetto. Stabilire le scadenze aiuta i project manager a stabilire le priorità e ad adattare il piano in caso di difficoltà o di temporanee interruzioni della produttività, così come tutti i membri del team. Questo porta a un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.
La crescita professionale richiede imparare a dare priorità ai compiti e adattare il piano di lavoro quando necessario, e questo può essere fatto solo con scadenze raggiungibili e realistiche.
4. Delegare i compiti in modo equo
Una corretta gestione del carico di lavoro richiede eccellenti capacità di delega e di pianificazione delle capacità.
delegare delegare i compiti in modo equoi project manager devono considerare diversi fattori: i punti di forza e i limiti di ciascun membro del team, le sue competenze, il programma del team, le prestazioni e persino il carico di lavoro preesistente. Conoscere a fondo i membri del team è un mezzo per gestire meglio i carichi di lavoro e ottimizzare la produttività.
Sapevate che la delega è una delle quattro D della gestione del tempo? Scoprite le altre tre nella nostra guida.
- Lettura consigliata: Che cos'è un programma DuPont?
5. Pianificare le sfide
Aspettati il meglio, ma preparati al peggio. Questo detto ci insegna che non dobbiamo vivere sperando che tutto vada bene, perché non è così.
Nella vita e nel lavoro bisogna sempre avere un piano B. Assicuratevi quindi di avere una soluzione per i problemi più comuni: un collega si ammala e deve essere sostituito in uno dei progetti più importanti, mentre gli altri membri del team non riescono a colmare quel vuoto, una proposta non viene approvata, una scadenza non viene rispettata, ecc.
Siate preparati e non dovrete mai prepararvi!
Se siete un project manager, potreste essere interessati alla nostra guida sulla gestione dei rischi di progetto.
I migliori consigli per una pianificazione efficace del carico di lavoro
1. Scrivere liste di cose da fare
Abbiamo accennato a questo suggerimento quando abbiamo parlato dell'importanza di annotare tutti i vostri compiti.
L'uso di una lista di cose da fare è uno dei modi più efficaci per trasformare un'idea in un piano attuabile prima di prendere in considerazione qualsiasi tecnica complessa di gestione del progetto.
Prima di iniziare un progetto, è necessario elencare tutti i compiti del progetto, anche quelli che sembrano insignificanti. Se necessario, suddivideteli in azioni più piccole e delegateli secondo i criteri di cui abbiamo parlato prima. Assicuratevi anche di essere consapevoli delle dipendenze dei compiti nel vostro progetto.
Tra i vantaggi dell'utilizzo degli elenchi di cose da fare vi sono:
- Motivazione e realizzazione extra, quando si vedono i progressi compiuti;
- Migliore gestione del tempo e del carico di lavoro;
- Aumenta l'efficienza
- Riduzione dell'ansia;
- Migliore organizzazione e produttività.
2. Utilizzare tecniche di gestione del tempo
Per gestire efficacemente il carico di lavoro del vostro team, potete e dovete affidarvi anche a strategie di gestione del tempo.
Gestire il tempo significa organizzare e pianificare le attività per raggiungere gli obiettivi in modo più efficace e aumentare la produttività. Aiuta i team leader a comprendere e bilanciare i carichi di lavoro sulla base di dati accurati, garantendo al contempo un tasso di utilizzo preciso del team.
Oggi vi parlerò di due tecniche di gestione del tempo che riteniamo particolarmente interessanti per la gestione del carico di lavoro.
Matrice dei 4 quadranti della gestione del tempo
Questa tecnica, chiamata Matrice di Eisenhowerè spesso utilizzata nella gestione dei progetti. Secondo questo metodo, ci sono quattro quadranti in cui classificare ogni compito in base alla sua urgenza e importanza.
- Quadrante 1: Urgente e importante
- Quadrante 2: Non urgente ma importante
- Quadrante 3: Urgente ma non importante
- Quadrante 4: Non urgente e non importante
Quindi, affrontate ogni compito in base alla vostra strategia. Questa tecnica può essere utilizzata insieme alla matrice impatto vs. sforzo di cui abbiamo parlato in precedenza per ottenere risultati ancora migliori!
- Scoprite le migliori app di pianificazione per Android.
Blocco del tempo
Blocco del tempo è una tecnica che consiste nel bloccare dei periodi nel calendario per lavorare ai compiti assegnati. Durante questo periodo, non si deve interrompere nient'altro.
Questa tecnica è particolarmente utile per aiutarvi a immergervi in periodi di lavoro profondo in cui siete concentrati.
Dovete prendere i vostri compiti e raggrupparli logicamente per creare un blocco di tempo. Poi, tutto ciò che dovete fare è distribuirli nei blocchi di tempo del vostro calendario e fare del vostro meglio per rispettarli.
Questo vi aiuterà a gestire meglio il vostro carico di lavoro.
- CONSIGLIO: scaricate i migliori modelli di blocco orario giornaliero e settimanale.
Metodo 3-3-3
Il metodo 3-3-3 per la gestione del tempo è:
- Tre compiti: Concentratevi su tre compiti principali al giorno per non sentirvi sopraffatti.
- Tre pause: Fate tre brevi pause durante la giornata per riposare e ricaricarvi per concentrarvi ed evitare il burnout.
- Tre minuti: Dedicate tre minuti al mattino per pianificare la giornata e tre minuti alla sera per riflettere su ciò che avete fatto per rimanere lucidi e motivati.
3. Tempo in pista
Il monitoraggio delle ore di lavoro dovrebbe far parte della suite di software di gestione della forza lavoro di qualsiasi manager. È all'avanguardia nella gestione efficace del carico di lavoro, in quanto aiuta i dirigenti ad analizzare i dati passati rispetto ai risultati futuri e a pianificare meglio il carico di lavoro.
Questo strumento fornisce rapporti dettagliati sulle attività completate dai membri del team e sul tempo necessario per svolgerle, oltre a distinguere il lavoro dei clienti etichettando le attività come fatturabili o non fatturabili all'interno dello strumento.
In generale, il monitoraggio del tempo aiuta i leader a migliorare il processo di gestione del carico di lavoro, ad assegnare i compiti in modo equo in base alle capacità del team e a migliorare la produttività del gruppo.
Nota: contrariamente a quanto si crede, la rilevazione delle presenze non è uno strumento di sorveglianza dei dipendenti, ma piuttosto uno strumento di gestione intelligente del carico di lavoro.
Scoprite come convincere i dipendenti a tenere traccia del loro tempo
4. Gestione del carico di lavoro: no-go:
- Cercare di essere multitasking: una delle principali perdite di tempo al lavoro;
- Perdere tempo con troppe riunioni inutili;
- Fissare aspettative troppo alte, condannando il progetto al fallimento prima ancora di iniziare;
- Essere troppo rigidi nell'assegnazione dei compiti (delega);
- Assegnare troppo lavoro a alti risultati (gestione scorretta delle risorse);
- Essere indecisi con un membro del team che non si comporta come previsto.
Il tracciamento delle ore aiuta a tenere sotto controllo il carico di lavoro e gli straordinari.
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Chi dovrebbe gestire il carico di lavoro?
Nella maggior parte degli ambienti, il team o il project manager è responsabile della gestione del carico di lavoro del team. In alcuni casi, diversi manager possono condividere questa responsabilità. È quindi importante avere ottime capacità di comunicazione e collaborazione. Tuttavia, anche se non sono i principali responsabili della gestione della distribuzione del carico di lavoro o dell'allocazione delle risorse, l'intero team ha una responsabilità condivisa nella gestione dei carichi di lavoro.
Solo con il contributo di coloro che producono il lavoro è possibile creare pratiche efficienti di gestione del carico di lavoro, bilanciare il carico di lavoro dei team, aiutare a capire le tempistiche dei progetti e creare un'esperienza lavorativa migliore per tutti.
Quindi, anche se non avete una posizione manageriale, fatevi sentire!
Qual è il modo migliore per misurare il carico di lavoro?
Per gestire il carico di lavoro del vostro team, iniziate a monitorare il tempo speso per le attività utilizzando uno strumento affidabile di time-tracking come Timeular. Questo vi fornirà i dati per vedere come il vostro team impiega il proprio tempo, in modo da poter identificare gli squilibri e prendere decisioni informate.
Analizzate questi dati per ottimizzare l'allocazione delle risorse, prevenire il burnout e garantire che i compiti siano distribuiti uniformemente tra i membri del team. Rivedete e modificate regolarmente in base a quanto appreso per mantenere il team equilibrato e produttivo.
Con un sistema di tracciamento del tempo, aumenterete l'efficienza del team e il benessere dei dipendenti, ottenendo un team più coeso ed efficace.
Conclusione
La pianificazione del carico di lavoro non è solo una parte importante di un progetto. È essenziale, perché è fondamentale, per mantenere i dipendenti motivati, produttivi e felici mentre si migliora costantemente la gestione del carico di lavoro.
Sottovalutare la gestione del carico di lavoro può ostacolare il successo della gestione dei progetti e può avere conseguenze, sia per quanto riguarda la quantità e la qualità del lavoro, sia per quanto riguarda la soddisfazione e la fidelizzazione del personale. Indipendentemente da quanto sia avanzato un software di gestione dei progetti, non è in grado di battere un processo di gestione del carico di lavoro ben fatto.
Ci auguriamo che questo articolo vi abbia aiutato a comprendere meglio la gestione del carico di lavoro e che contribuisca ad assegnare meglio i compiti, a migliorare la produttività dei membri del team e ad avere progetti di successo!
FAQ
Cosa sono gli strumenti di gestione del carico di lavoro?
Gli strumenti di gestione del carico di lavoro sono software e piattaforme che aiutano a pianificare, distribuire e monitorare il proprio lavoro e quello dei membri del team. L'uso di questi strumenti fornisce ai manager e ai membri del team un quadro in tempo reale dell'avanzamento delle attività su più progetti e nella gestione delle risorse.
Come gestite lo stress da carico di lavoro?
Soprattutto, è importante essere aperti a parlare con i vostri superiori o con i membri del team se ritenete che la gestione del carico di lavoro del team o i compiti del progetto vi stressino.
Stabilite dei limiti e iniziate a dire di no a nuove attività o a progetti complessi se avete compiti in sospeso. Altrimenti, rischiate di avere un cattivo equilibrio tra lavoro e vita privata.
Potreste trovare delle soluzioni insieme al vostro manager e beneficiare di una gestione del carico di lavoro del team più equilibrata, basata sulle capacità del team e sulle vostre.
Ricordate: Evitate di lavorare più ore di quanto raccomandato e concedetevi pause e relax. Chiedete aiuto e sostegno se lo stress persiste.
Come si fa un'analisi del carico di lavoro?
Per preparare un'analisi del carico di lavoro si possono seguire diverse fasi.
Innanzitutto, se si utilizza uno strumento di gestione del carico di lavoro, sfruttarne le funzionalità e valutare le prestazioni dei membri del team e l'avanzamento del progetto.
Quindi, calcolare la produzione media di lavoro del team e determinare se il limite del carico di lavoro è adeguato.
Infine, comunicare frequentemente con i membri del team e capire la loro opinione sull'attuale gestione delle risorse e su come migliorare la pianificazione del carico di lavoro. Essere aperti al feedback aiuterà a migliorare le vostre capacità di gestione del carico di lavoro.
Che cos'è una matrice di carico di lavoro?
Una matrice del carico di lavoro è uno strumento visivo per distribuire il lavoro tra i membri del team in modo che tutti abbiano un carico di lavoro equilibrato. Elenca i compiti, li assegna alle persone, include stime dei tempi e traccia i progressi per ottimizzare l'allocazione delle risorse e prevenire i colli di bottiglia per aumentare la produttività e l'efficienza.
Che cos'è la prioritizzazione del carico di lavoro?
La prioritizzazione del carico di lavoro è il processo di classificazione delle attività in base all'importanza e all'urgenza, in modo che le attività più importanti vengano svolte per prime. Aiuta a gestire le risorse, a concentrarsi sulle attività ad alto impatto e a rispettare le scadenze.
Quali sono i modelli di carico di lavoro?
I modelli di carico di lavoro sono le tendenze e le variazioni ricorrenti nella distribuzione e nell'intensità dei compiti e delle responsabilità nel tempo. Mostrano come cambia il carico di lavoro in diversi periodi, giornalmente, settimanalmente o stagionalmente e aiutano a identificare i periodi di alta o bassa domanda.