Guide för hantering av arbetsbelastning: Hur man behärskar arbetsplanering

En av de första modulerna i alla projektledningskurser handlar om hantering av arbetsbelastning. Varför är det så? För att det har stor inverkan på prestandan och framgången för alla projekt och team.

Vi har alla upplevt scenariot att ju mer överväldigande vår arbetsbörda blir, desto mindre produktiva är vi och desto mer sjunker vi ner i en snöboll av negativitet som är svår att ta sig ur.

Därför är det helt naturligt att företagare och chefer planerar, fördelar och övervakar personalens arbetsbelastning på ett sätt som ger medarbetarna förutsättningar att lyckas.

Det är därför jag i den här artikeln går igenom:

• Strategier för hantering av arbetsbelastning
• De viktigaste stegen för att bygga upp en process för hantering av arbetsbelastning
• Sätt att mäta ditt teams arbetsbelastning

Fortsätt läsa för att få praktiska tips för effektiv hantering av arbetsbelastning. Först och främst: låt oss ta reda på vad hantering av arbetsbelastning handlar om och hur det kan påverka all din planerade projekthantering.

Vad är hantering av arbetsbelastning?

Med enkla ord är arbetsbelastningen det totala antalet uppgifter som någon måste slutföra under en viss period. Den kan mätas kvantitativt, genom antalet uppgifter, eller kvalitativt, baserat på uppgifternas komplexitet. 

Varje person och arbetsplats kan ha en annan uppfattning om vad som är en tyngre eller balanserad arbetsbörda. Det är helt i sin ordning. För vissa jobb kan en tung arbetsbörda bestå av en uppgift som är komplex och krävande för teammedlemmarna. Å andra sidan kan någon hantera flera uppgifter som är ganska lätta att slutföra, jämfört med exemplet ovan, men ändå kategorisera arbetsbelastningen som krävande.

I båda fallen finns det en gräns för vad varje enskild person realistiskt sett kan göra under en viss period. 

Så med tanke på vad arbetsbelastning innebär, låt oss dyka in i syftet med hantering av arbetsbelastning.

Hantering av arbetsbelastning syftar till att fördela arbetsuppgifterna rättvist mellan alla dina medarbetare. Ditt mål är att se till att varje teammedlem har tillräckligt mycket att göra för att hålla sig produktiv, men inte så mycket att det blir omöjligt att få det gjort.

Förstå ditt teams arbetsbelastning

Registrera tid tillsammans med ditt team för att få en tydlig överblick över teamens arbetsbelastning och säkerställa en rättvis kapacitetsplan.

Prova Timeular gratis

För att göra detta måste du ta hänsyn till medarbetarnas prestationer, hur många komplexa uppgifter de kan hantera på en viss tid samt deadlines. Du måste också ta hänsyn till resurstillgången och uppskatta arbetsuppgifterna utifrån teamets förmåga att utföra dem.

Generellt kan sägas att en bra chef spendera en hel del tid på att reflektera över hur man skapar en strategi för hantering av arbetsbelastning som tillgodoser teamets kapacitet och medarbetarnas arbetsbelastning. Framför allt är det projektledarnas uppgift att balansera företagets övergripande förväntningar på prestationer med teamets arbetsbelastning.

Läs också: Hur man gör en detaljerad analys av medarbetarnas arbetsbelastning

Varför är det viktigt att hantera arbetsbelastningen?

Effektiv hantering av arbetsbelastning leder till högre produktivitet och bättre projektledning. Vid hinder eller oförutsedda händelser är det mycket enklare att definiera en plan för hantering av arbetsbelastningen som ger riktlinjer för vilka uppgifter som måste göras, när och av vem.

Löpande hantering av arbetsbelastning hjälper dig också att avgöra om du behöver mer resurser för att uppnå dina mål, prioritera uppgifter och undvika ojämn fördelning av arbetsbelastningen. Dessutom bidrar det till teammedlemmarnas motivation och välbefinnande, vilket i hög grad påverkar resultaten. Enligt en nyligen genomförd Asana-studie som analyserade 10 000 arbetstagare i sju länder, upplevde cirka 70 % utbrändhet förra året.

Effektiv hantering av arbetsbelastning hjälper till att förhindra överbelastning av arbetethjälper till att lyckas med projekt och ökar teamets prestationsförmåga. Visste du att en alltför hög arbetsbelastning är en av de 10 främsta orsakerna till stress på jobbet?

Vilka är de 5 stegen för att hantera arbetsbelastningen på rätt sätt?

1. Skriv ner alla dina arbetsuppgifter

För nästan alla problem i livet är en att göra en att-göra-lista en del av lösningen.

Detta är en av de bästa teknikerna för att hantera arbetsbelastningen, eftersom det ger dig en makrovy över ditt arbete och gör det möjligt för dig att prioritera tilldelade uppgifter. Lista alla uppgifter för veckan, månaden eller året, beroende på vad du har för plan.

Inkludera repetitiva uppgifter, uppgifter med högsta prioritet, administrativa uppgifter, utmaningar, etc. Se till att dessa uppgifter matchar SMART-målen: Specifika, Mätbara, Uppnåeliga, Realistiska och Tidsorienterade. Du kan också definiera och skriva ner dina mål i ett program för hantering av arbetsbelastning.

Upptäck hur viktigt det är att sätta upp realistiska mål för att lyckas.

Håll koll på teamets arbetsbelastning med ett användarvänligt verktyg för tidrapportering

Tidrapportering hjälper dig att hålla ett öga på arbetsbelastning och övertid

Prova Timeular gratis

2. Prioritera ditt arbete baserat på effekt och ansträngning

När du har gjort din lista bör du titta på de olika uppgifterna och kategorisera dem enligt vad vi kallar " impact vs. effort"-matrisen.

Känner du till att snabbt beslutsfattande är en av de mest eftertraktade kompetenserna hos en yrkesman? Impact vs. effort-matrisen är en beslutsmetod som kan hjälpa alla, inte bara chefer, att göra sin beslutsprocess snabbare. Enligt den här tekniken ska varje uppgift kategoriseras utifrån den ansträngning som krävs och den potentiella påverkan den kommer att ha. Detta bör ligga till grund för resursfördelningen i efterhand.

När du bestämmer hur mycket arbete som krävs för en viss åtgärd bör du väga in faktorer som hur lång tid det tar att genomföra den och hur komplex den är.

Därför bör du dela upp dina uppgifter i:

• Låg ansträngning och låg påverkan
• Låg ansträngning och stor effekt
• Hög ansträngning och låg påverkan
• Hög ansträngning och stor påverkan

När du har klart för dig vad varje uppgift innebär bör du börja med projektplaneringen. Hur ska du fördela uppgifterna mellan ditt team och ditt projekt, genom att börja med de enklare men mer betydelsefulla uppgifterna eller de uppgifter som du har kategoriserat som brådskande? Beslutet är ditt!

Kom ihåg att en sådan lösning kommer att ha stor inverkan på projektets tidsplaner och leverans.

Kano eller RICE är några exempel på metoder för uppgiftshantering som kan öka din produktivitet. Lär känna alla de bästa prioriteringsteknikerna.

3. Fastställ uppnåeliga och realistiska tidsfrister

Varje mål behöver en realistisk deadline. Med väldefinierade deadlines blir vägen mycket mer linjär, eftersom alla inblandade vet vilka tidsramar som måste uppfyllas för att projektet ska bli framgångsrikt. Att fastställa deadlines hjälper projektledarna att prioritera och anpassa planen vid utmaningar eller tillfälliga produktivitetsavbrott, liksom alla teammedlemmar. Det leder till en sund balans mellan arbete och privatliv.

Professionell tillväxt kräver lära sig att prioritera arbetsuppgifter och anpassa arbetsplanen när det behövs, och det kan bara göras med uppnåeliga och realistiska deadlines. 

4. Delegera uppgifter på ett rättvist sätt

För att hantera arbetsbelastningen på ett bra sätt krävs god delegeringsförmåga och kapacitetsplanering.

Att delegera uppgifter på ett rättvist sättmåste projektledarna ta hänsyn till flera faktorer: varje teammedlems styrkor och begränsningar, deras kompetens, teamets schema, prestation och till och med den befintliga arbetsbelastningen. Att känna sina teammedlemmar på djupet är halvvägs till att bättre hantera arbetsbelastningen och optimera produktiviteten.

Visste du att delegering är ett av de fyra D:na i tidshantering? Lär känna de andra tre i vår guide.

• Rekommenderad läsning: Vad är ett DuPont-schema?

5. Planera för utmaningar

Förvänta dig det bästa, men förbered dig på det värsta. Detta talesätt lär oss att vi inte ska leva i hopp om att allt ska ordna sig, för det kommer det inte att göra.

I livet och på jobbet bör du alltid ha en plan B. Se därför till att du har en lösning på de vanligaste problemen: en kollega blir sjuk och måste ersättas i ett av de viktigaste projekten, medan andra teammedlemmar inte kan fylla luckan, ett förslag godkänns inte, en deadline hålls inte osv.

Håll dig förberedd, så behöver du aldrig förbereda dig!

Om du är projektledare kan du vara intresserad av vår guide till riskhantering i projekt.

De bästa tipsen för effektiv planering av arbetsbelastningen

1. Skriva att-göra-listor

Vi berörde detta tips ovan när vi diskuterade vikten av att skriva ner alla dina uppgifter.

Att använda en att-göra-lista är ett av de mest effektiva sätten att omvandla en idé till en genomförbar plan innan man överväger någon komplex projektledningsteknik.

Innan du startar ett projekt bör du göra en lista över alla projektuppgifter, även de som verkar obetydliga. Om det behövs kan du bryta ner varje uppgift i mindre delar och delegera dem enligt de kriterier som vi talade om tidigare. Se till att du också är medveten om uppgiftsberoendena i ditt projekt.

Några av fördelarna med att använda att-göra-listor är följande:

• Extra motivation och tillfredsställelse när du ser att du gör framsteg;
• Bättre hantering av tid och arbetsbelastning;
• Ökar din effektivitet
• Minskad ångest;
• Bättre organisation och produktivitet.

2. Använda tekniker för tidshantering 

Du kan och bör också använda dig av tidshanteringsstrategier för att hantera arbetsbelastningen i ditt team på ett effektivt sätt.

Att hantera tid handlar om att organisera och planera sina uppgifter för att uppnå sina mål mer effektivt och samtidigt öka produktiviteten. Det hjälper teamledare att förstå och balansera arbetsbelastningen baserat på korrekta data samtidigt som det säkerställer en korrekt utnyttjandegrad för teamet.

I dag ska jag berätta om två tekniker för att hantera tid som vi tycker är särskilt intressanta för hantering av arbetsbelastning.

4 kvadranter i tidshanteringsmatrisen

Denna teknik, som kallas Eisenhower-matrisenanvänds ofta inom projektledning. Enligt den här metoden finns det fyra kvadranter där du ska kategorisera alla dina uppgifter efter hur brådskande och viktiga de är.

• Kvadrant 1: Brådskande och viktigt
• Kvadrant 2: Inte brådskande men ändå viktigt
• Kvadrant 3: Brådskande men inte viktigt
• Kvadrant 4: Inte brådskande och inte viktigt

Ta sedan itu med varje uppgift i enlighet med din strategi. Den här tekniken kan användas tillsammans med den matris för påverkan kontra ansträngning som vi diskuterade tidigare för att få ännu bättre resultat!

• Kolla in de bästa planeringsapparna för Android.

Tidsblockering

Tidsblockering är en teknik som går ut på att blockera perioder i din kalender för att arbeta med dina tilldelade uppgifter. Under den tiden får inget annat störa dig.

Denna teknik är särskilt användbar för att hjälpa dig att dyka in i perioder av djupt arbete där du är fokuserad.

Du bör ta dina uppgifter och gruppera dem logiskt för att skapa ett tidsblock. Sedan behöver du bara fördela dem över tidsblocken i din kalender och göra ditt bästa för att hålla dig till dem.

Detta hjälper dig att hantera din arbetsbelastning på ett bättre sätt.

• TIPS: Ladda ner de bästa mallarna för dagliga och veckovisa tidsblockeringar.

3-3-3-metoden

3-3-3-metoden för tidshantering är:

1. Tre uppgifter: Fokusera på tre huvuduppgifter per dag så att du inte känner dig överväldigad.
2. Tre pauser: Ta tre korta pauser under dagen för att vila och ladda batterierna så att du kan fokusera och undvika utbrändhet.
3. Tre minuter: Ägna tre minuter på morgonen åt att planera din dag och tre minuter på kvällen åt att reflektera över vad du har gjort för att hålla dig klar och motiverad.

3. Spåra tid

Tidsspårning bör vara en del av varje chefs program för personalhantering. Det ligger i framkant när det gäller effektiv hantering av arbetsbelastning, eftersom det hjälper ledare att analysera tidigare data mot framtida resultat och komma fram till bättre planering av arbetsbelastningen.

Ett sådant verktyg ger detaljerade rapporter om teammedlemmarnas slutförda uppgifter och den tid som krävs för dem, samt särskiljer klientarbete genom att märka aktiviteter som fakturerbara eller icke fakturerbara inom verktyget.

Överlag hjälper tidrapportering ledare att förbättra sin process för hantering av arbetsbelastning, fördela uppgifter rättvist baserat på teamets kapacitet och öka teamets produktivitet.

Obs: I motsats till vad vissa tror fungerar inte tidsregistrering som ett verktyg för att övervaka anställda, utan snarare som ett verktyg för intelligent hantering av arbetsbelastning.

Se hur du får medarbetarna att registrera sin tid

4. Hantering av arbetsbelastning No-Gos:

• Försök att göra flera saker samtidigt - en av de största tidstjuvarna på jobbet;
• Slösa tid med för många meningslösa möten;
• Sätt förväntningarna för högt och döm ut projektet till misslyckande innan det ens har börjat;
• Vara alltför rigid med att tilldela uppgifter (delegering);
• Tilldela för mycket arbete till högpresterande (orättvis resurshantering);
• Att vara obeslutsam med en medarbetare som inte presterar som förväntat.

Håll koll på teamets arbetsbelastning med ett användarvänligt verktyg för tidrapportering

Tidrapportering hjälper dig att hålla ett öga på arbetsbelastning och övertid

Prova Timeular gratis

Läs också om detta: Hur kontextväxling dödar produktiviteten

Vem ska hantera arbetsbelastningen?

I de flesta miljöer är det team- eller projektledaren som ansvarar för hanteringen av teamets arbetsbelastning. I vissa fall kan flera chefer dela på detta ansvar. Därför är det viktigt att ha utmärkta kommunikations- och samarbetsfärdigheter. Men även om de inte är primärt ansvariga för att hantera arbetsbelastningsfördelning eller resursallokering har hela teamet ett delat ansvar för att hantera arbetsbelastningen.

Det är bara med input från dem som producerar arbetet som det är möjligt att skapa effektiva metoder för att hantera arbetsbelastningen, balansera arbetsbelastningen i teamet, hjälpa till med insikter om projektscheman och skapa en bättre arbetsupplevelse för alla. 

Så även om du inte har en chefsbefattning, se till att du gör dig hörd!

Vilket är det bästa sättet att mäta arbetsbelastningen?

För att hantera teamets arbetsbelastning kan du börja med att spåra den tid som läggs på uppgifter med hjälp av ett tillförlitligt tidsregistreringsverktyg som Timeular. Detta ger dig data för att se hur ditt team spenderar sin tid så att du kan identifiera obalanser och fatta välgrundade beslut.

Analysera dessa data för att optimera resursfördelningen, förhindra utbrändhet och se till att uppgifterna fördelas jämnt mellan teammedlemmarna. Granska och justera regelbundet baserat på vad du lär dig för att hålla teamet balanserat och produktivt.

Med ett tidsregistreringssystem på plats kommer du att öka teamets effektivitet och medarbetarnas välbefinnande och få ett mer sammanhållet och effektivt team.

Slutsats

Planering av arbetsbelastningen är inte bara en viktig del av ett projekt. Det är avgörande för att hålla medarbetarna motiverade, produktiva och nöjda samtidigt som du ständigt förbättrar din hantering av arbetsbelastningen.

Att underskatta hanteringen av arbetsbelastningen kan stå i vägen för en framgångsrik projekthantering och kan få konsekvenser, både när det gäller arbetets kvantitet och kvalitet samt personalens tillfredsställelse och förmåga att stanna kvar. Oavsett hur avancerad en programvara för projektledning är, kommer den inte att slå en väl genomförd process för hantering av arbetsbelastning.

Vi hoppas att den här artikeln har hjälpt dig att bättre förstå arbetsbelastningshantering och bidrar till att du kan fördela arbetsuppgifter bättre, öka teammedlemmarnas produktivitet och överlag ha framgångsrika projekt!

VANLIGA FRÅGOR