Wie man einen Zeitmanagementplan in 9 Schritten erstellt
In der heutigen schnelllebigen Welt ist die Beherrschung des Zeitmanagements eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg bei allen Aufgaben, die Sie zu bewältigen haben, sei es, weil Sie dadurch das Leben außerhalb der Arbeit besser genießen können, oder weil es Ihnen hilft, mehr Freizeit zu haben.
Ein gutes Zeitmanagement hilft Ihnen, Ihre Produktivität zu steigern, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und Zeit für Ihre berufliche Entwicklung und Ihr Privatleben zu gewinnen.
Ein guter Zeitmanagementplan braucht eine gute Zeiterfassungslösung
"Wir sind um 20% rentabler geworden, weil sich jeder an die Zeiterfassung gewöhnt hat". - Richard Wingfield, leitender Geek bei Envision Design
Um ein gutes Zeitmanagement zu haben, müssen Sie zunächst einen Zeitmanagementplan erstellen. Deshalb stellen wir Ihnen in diesem Artikel 7 Schritte vor, mit denen Sie einen effektiven Zeitmanagementplan erstellen können.
Wir führen Sie durch die wichtigsten Schritte, von der Festlegung präziser Arbeitsziele und der Bewertung Ihrer Zeitverfügbarkeit bis zur Ausführung des Plans und der Anpassung bei Bedarf. Auf dem Weg dorthin lernen Sie effektive Zeitmanagementtechniken und leistungsstarke Tools kennen, mit denen Sie Ihre Produktivität erheblich steigern können.
Was ist ein Zeitmanagementplan?
Ein Zeitmanagementplan ist wie ein intelligenter Zeitplan, der Ihnen hilft, Dinge effizient zu erledigen. Es geht darum, realistische Ziele zu setzen, sie in kleinere Aufgaben aufzuteilen und bestimmte Zeiten für ihre Erledigung vorzusehen. Ein guter Zeitmanagementplan hilft Ihnen und Ihrem Team, organisiert zu bleiben, Stress zu reduzieren und sowohl im Privat- als auch im Berufsleben erfolgreich zu sein.
Was ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Plans?
- Zeitmanagement-Tools wie Zeiterfassungs-Apps, Kalender und Erinnerungen helfen Ihnen, Ihren Plan einzuhalten.
- Ausgeprägte Fähigkeiten im Zeitmanagement
- Effiziente Zeitmanagementstrategien
Wir werden in den nächsten Abschnitten dieses Artikels näher darauf eingehen.
Lesen Sie auch: Warum ist Zeitmanagement in einem Unternehmen wichtig?
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Wie man einen Zeitmanagementplan in 9 Schritten erstellt
TIPP: Bevor Sie sich mit Ihrem Zeitmanagementplan befassen, sollten Sie unbedingt Ihre Zeitmanagementfähigkeiten schärfen. Schlechtes Zeitmanagement resultiert oft aus mangelnder Vertrautheit mit Zeitmanagementtechniken und Zeiterfassung. Um Ihnen das nötige Rüstzeug an die Hand zu geben, haben wir im nächsten Abschnitt dieses Artikels einige effektive Zeitmanagement-Tipps zusammengestellt.
1. Bestimmen Sie Ihre Ziele
Klarheit über Ihre Ziele ist der grundlegende Ausgangspunkt für eine angemessene Zeitmanagementstrategie. Fragen Sie sich selbst: Was möchte ich bei einer bestimmten Aufgabe, einem Projekt oder sogar in der kommenden Woche erreichen? Diese Klarheit bildet die Grundlage für Ihren Zeitmanagementplan.
Wichtig ist, dass Sie sicherstellen Ihre Ziele realistisch sind. Die Festlegung erreichbarer Ziele verhindert Frustration und hält die Motivation während des gesamten Prozesses aufrecht, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass keine Zeit vergeudet wird.
Tipp: Wenden Sie diesen Schritt sowohl auf Ihre persönlichen als auch auf Ihre beruflichen Ziele an.
"Wenn Sie nicht tracken, können Sie Ihre Zeit kostenlos verschenken. Die Verwendung von Timeular ermöglicht es uns, unsere Zeit bewusst zu planen und zu verbringen."
2. Aufgaben priorisieren
Sobald Sie sich über Ihre Ziele im Klaren sind, sollten Sie Prioritäten für Ihre Aufgaben festlegen. Eine Kategorisierung Ihrer täglichen Aufgaben hilft Ihnen, herauszufinden, was wirklich Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Erstellen Sie dazu eine tägliche oder wöchentliche Aufgabenliste, auf der die wichtigsten und schwierigsten Aufgaben ganz oben stehen.
TIPP: Es könnte eine gute Idee sein, ein gutes Tool zur Priorisierung der Arbeit zu verwenden.
3. Bewerten Sie Ihren verfügbaren Zeitplan
Betrachten wir als nächstes Ihre derzeitige Zeitsituation. Schauen Sie sich Ihren Zeitplan genau an und bewerten Sie ihn gründlich. Wie viel Zeit steht Ihnen zur Verfügung, und wie deckt sich diese mit dem Zeitbedarf für Ihre Aufgaben? Diese Bewertung ist von entscheidender Bedeutung.
Bei dieser Übung erfahren Sie, ob Sie Ihre Routine oder Ihren Zeitplan anpassen müssen, um Ihre Zeit effektiver zu verwalten.
4. Reflektieren Sie über Ihre Produktivitätszeiten
Überlegen Sie außerdem , zu welchen Zeiten Sie am produktivsten sind. Sind Sie morgens, abends oder zu anderen Zeiten am leistungsfähigsten? Diese individuelle Neigung, die als Chronotyp bezeichnet wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Der Schlüssel dazu ist, die Stärken Ihres Chronotyps zu nutzen, indem Sie die Aufgaben entsprechend planen. Wenn Sie ein Nachtmensch sind, arbeiten Sie nachts! Es ist besser, wenn Sie Ihren gesamten Wochenplan auf der Grundlage Ihrer Stärken und nicht auf der Grundlage Ihrer Schwächen erstellen.
Vielleicht sind Sie morgens am produktivsten (AM-shifted), am späten Nachmittag oder am Abend (PM-shifted) oder sogar in zwei verschiedenen Phasen (Bi-phasic) - das ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich.
5. Liste Ihrer Aufgaben
Erstellen Sie eine To-Do-Liste mit allen Aufgaben, die Sie erledigen müssen. Sortieren Sie sie, beginnend mit den dringendsten Aufgaben, und gehen Sie bis zur unwichtigsten Aufgabe auf Ihrer Liste. Fügen Sie Informationen über Fristen und geschätzte Zeiträume hinzu.
6. Wählen Sie die richtigen Werkzeuge
Die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware ist eine große Hilfe, um sicherzustellen, dass der Plan eingehalten und die Ziele erreicht werden, während Sie jede Aufgabe in der Software überwachen.
Ein Zeiterfassungstool ist auch nützlich, um zu verstehen, wie viel Zeit für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet wird und welche Bereiche die meiste Aufmerksamkeit und Konzentration erfordern.
Es ist eine gute Idee, vor der Aufstellung eines Plans zu prüfen, was Sie tun, um die problematischsten Bereiche oder Gewohnheiten zu ermitteln.
Im weiteren Verlauf dieses Artikels werden wir uns mit verschiedenen Techniken befassen, z. B. mit der Pomodoro-Technik oder der Zeitblockierung, die mit einem Zeiterfassungswerkzeug verfolgt werden kann.
Lesen Sie unseren Leitfaden, wenn Sie wissen wollen, was die Pomodoro-Technik ist.
7. Umsetzung des Plans
Jetzt ist es an der Zeit, den Plan in die Tat umzusetzen. Halten Sie den anfänglichen Motivationsschub aufrecht und konzentrieren Sie sich auf die endgültigen Ziele, ohne sich von den kritischen Aufgaben abhalten zu lassen, die möglicherweise mehr Zeit und Energie erfordern.
Um Sie zu motivieren, wussten Sie, dass die Vorbereitung Ihrer ausgearbeiteten Aufgabenliste im Voraus einer der besten Tipps zur Zeitersparnis?
8. Nach Bedarf anpassen
Wenn die Zeit vergeht und sich die Arbeitslast verschiebt und ändert, können Sie Ihren Plan/Zeitplan noch weiter anpassen. Passen Sie ihn so oft wie nötig an eine neue Strategie oder wichtige Aufgaben an.
Scheuen Sie sich nicht, Änderungen vorzunehmen, Aufgaben umzustellen und neue Techniken einzuführen, wenn Sie dadurch Ihre Ziele effektiver erreichen können.
Wenn Sie feststellen, dass es andere überschaubare Aufgaben gibt, die Sie irgendwann erledigen könnten, weil Sie bei der Fertigstellung Ihrer ursprünglichen Aufgaben auf Blockaden gestoßen sind, kann eine Änderung Ihres Schwerpunkts die Erreichung Ihrer Ziele nur beschleunigen.
9. Planen Sie für unerwartete Situationen
Leider ist es unmöglich, alle Aspekte des Zeitmanagements zu kontrollieren. Während wir daran arbeiten, die Zeit für Aufgaben einzuteilen, Fristen zu setzen und sogar persönliche Besorgungen zu planen, werden unerwartete Ereignisse eintreten.
Dazu können Ereignisse wie Besprechungen, Fragen von Mitarbeitern oder dringende Aufgaben gehören, deren Erledigung länger dauert als ursprünglich geplant.
In anderen Fällen können Probleme aus dem wirklichen Leben dazwischenkommen. Versuchen Sie, sich darauf einzustellen, indem Sie etwas zusätzliche Zeit einplanen. Wenn Sie sie nicht brauchen, ist es zusätzliche Zeit, um sich zu entspannen und einfach das tägliche Leben in einem langsameren Tempo zu genießen.
- TIPP: Nutzen Sie die besten Zeitmanagement-Bücher, um zu lernen, wie Sie mit unerwarteten Situationen umgehen können.
Zeitmanagementplan Vorlage
Dies ist ein schematisches Beispiel dafür, wie Sie Ihre Zeit in einer Woche - oder auch Ihre wiederkehrenden Aufgaben - einfach, aber effektiv verwalten können.
| Zeitmanagement-Plan | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Aufgabe | M | T | W | T | F |
| E-Mail lesen | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 |
| Treffen | 09:30 | 09:30 | 09:30 | ||
| Bericht CEO | 15:00 | 15:00 | |||
| Daten hochladen | 17:00 | 17:00 | 17:00 | 17:00 | |
Prioritätensetzung auf der To-Do-Liste
Dies ist eine Vorlage, mit der Sie Ihre Liste nach der Reihenfolge der Prioritäten organisieren können.
| DATE: | |
|---|---|
| Hohe Priorität | |
| Aufgabe A | Aufgabe B |
| Aufgabe C | Aufgabe D |
| Aufgabe E | Aufgabe F |
| Mittlere Priorität | |
| Aufgabe G | Aufgabe H |
| Aufgabe I | Aufgabe J |
| Aufgabe K | Aufgabe L |
| Niedrige Priorität | |
| Aufgabe M | Aufgabe N |
| Aufgabe O | Aufgabe P |
| Aufgabe Q | Aufgabe R |
Wenn Sie aber etwas Ausführlicheres und Hilfreicheres suchen, dann ist die Eisenhower-Matrix, auch bekannt als die 4 Quadranten des Zeitmanagements, genau das Richtige.
Tipps und Techniken zur Aufnahme in Ihren Zeitmanagementplan
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Im Folgenden haben wir einige der beliebtesten Zeitmanagementtechniken aufgelistet, die zu einem effektiven Zeitmanagement beitragen:
Die 80/20-Regel
Diese Zeitmanagementtechnik, die auch als Pareto-Analyse (benannt nach ihrem italienischen Schöpfer) bekannt ist, besteht darin, die Aufgaben zu priorisieren, die bei der Lösung von Problemen am effektivsten sind.
Schreiben Sie alle Probleme auf, mit denen Sie derzeit in Ihrer Abteilung, Ihrem Unternehmen, Ihrer Agentur oder auch in Ihrem Privatleben konfrontiert sind, und ermitteln Sie die Ursache für jedes Problem.
Vergeben Sie für jedes Problem eine Punktzahl - je höher die Punktzahl, desto größer das Problem. Gruppieren Sie sie entsprechend ihrer Punktzahl. Die Gruppe mit der höchsten Punktzahl sollte diejenige sein, an der Sie zuerst arbeiten.
Da Sie am Ende eine bereits nach Prioritäten geordnete Aufgabenliste haben, sind Sie besser in der Lage, Ihre Zeit effektiv zu verwalten und Aufgaben in Ihrem Tages- oder Wochenplan zu erledigen.
Zeitblockierung
Bei der Zeitblockierung, die auch als Time Batching bezeichnet wird, werden bestimmte Zeitfenster für bestimmte Aufgaben eingeplant. So können Sie sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren, eine Überlastung vermeiden und beständige Fortschritte bei Projekten erzielen. Es ist eine effektive Zeitmanagementstrategie, die hilft Prokrastination zu vermeiden.
Wenn Sie diese Methode anwenden, entwickeln Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten, da Sie Ihr Bewusstsein dafür schulen, Aufgaben innerhalb einer bestimmten Zeitspanne zu erledigen.
Diese Technik hat viele Befürworter, z. B. den CEO von Tesla, Elon Musk, der seinen Tag in 5-Minuten-Blöcken organisiert.
- Kostenlos herunterladen:Vorlagen für Zeitblockierungsplaner
Die Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagementtechnik, bei der in konzentrierten 25-Minuten-Intervallen, den so genannten "Pomodoros", gearbeitet wird, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Diese Methode verbessert die Konzentration, minimiert das Zögern und optimiert die Produktivität, indem Aufgaben in überschaubare Zeitintervalle mit regelmäßigen kurzen Pausen aufgeteilt werden.
Unabhängig davon, wie lange eine Aufgabe im Allgemeinen dauert, sollten Sie sie in 25 Minuten unterteilen und sich auf sie konzentrieren. So haben Sie Zeit für eine Pause und das Gefühl, eine bestimmte Aufgabe leichter abschließen zu können, unabhängig davon, wie viel Zeit Sie insgesamt dafür aufwenden.
Denken Sie daran, dass die Zeiterfassung das Herzstück dieser Technik ist! Sie können sogar Sitzungen nach dem Pomodoro-Prinzip planen, um die Effizienz zu steigern.
Profi-Tipp: Verwenden Sie unseren kostenlosen Pomodoro-Timer oder eine der Pomodoro-Apps um Pomodoro-Slots mit einem Klick festzulegen!
Zeitmanagement Matrix
Die Zeitmanagement-Matrix, auch Eisenhower-Matrix genannt, ist eine Strategie zur Priorisierung von Aufgaben, die je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Quadranten eingeteilt werden. Sie hilft Einzelpersonen, Entscheidungen zu treffen, Aufgaben zu priorisieren und ihre Ziele effektiv zu erreichen, indem sie Aufgaben in Kategorien wie z. B.:
- dringend und wichtig,
- nicht wichtig, aber dringend,
- dringend, aber nicht wichtig,
- und weder dringend noch wichtig.
Meistens verlieren wir den Überblick, weil entweder unsere Zeitmanagement-Fähigkeiten nicht so gut sind, wie wir es bräuchten, oder weil wir zu gestresst sind, um klar zu sehen, was effektives Zeitmanagement wirklich bedeutet. Deshalb hilft die Eisenhower-Matrix dabei, den Kopf frei zu bekommen und schwarz auf weiß zu zeigen, was die nächste Aufgabe sein sollte.
Eat the Frog Technik
Benannt nach einem Zitat von Mark Twain: "Iss morgens als Erstes einen lebenden Frosch, dann wird dir den Rest des Tages nichts Schlimmeres passieren", bedeutet die Eat the Frog-Methode, dass man den Tag damit beginnt, die "schlimmsten" Aufgaben zu erledigen.
Das "Schlimmste" wird eher früher als später erledigt sein, und der Rest des Tages wird leichter zu bewältigen sein. Sie werden ein besseres Erfolgserlebnis haben, weil Sie wissen, dass Sie die komplexen Aufgaben, die sich nicht mehr in den Tag hineinziehen, gut bewältigt haben, und Sie werden entspannter sein, wenn Sie in der zweiten Tageshälfte eine Sitzung nach der anderen abhalten.
Parkinsonsches Gesetz
Diese Methode richtet sich insbesondere an Menschen, die gut unter Druck arbeiten können. Cyril Northcote Parkinson prägte den Satz: "Die Arbeit dehnt sich aus, um die Zeit zu füllen, die für ihre Erledigung zur Verfügung steht".
Das bedeutet, dass die Zeit, die wir uns für die Erledigung einer Aufgabe geben, die Zeit ist, die wir für die Erledigung der Aufgabe benötigen.
Die Anwendung dieser Technik bedeutet, dass man in kürzeren Zeitabschnitten effizienter arbeitet. Zum Beispiel kann man eine bestimmte Anzahl von Minuten für das Abrufen von E-Mails festlegen (etwa eine halbe Stunde) und das war's.
Versuchen Sie, ohne Ladegerät zu arbeiten, und fordern Sie sich selbst heraus, die Aufgabe zu beenden, bevor der Computer oder ein anderes Gerät ausfällt.
Zusammenfassend
Jetzt, wo Sie diese Zeitmanagementtechniken kennen, sollten Sie in der Lage sein, einen effektiven Zeitmanagementplan zu erstellen, sei es für berufliche oder persönliche Ziele.
Die Vorteile eines guten Zeitmanagements sind praktisch unübersehbar, ob Sie nun eine Aufgabe planen oder persönliche Besorgungen machen. Sie sind besser darauf vorbereitet, sich jeder Herausforderung zu stellen, und bleiben Sie auf dem Laufendenund trotzdem die Fristen einhalten.
Die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Ziele erreichen und sich an Ihren Plan halten, indem Sie jede Aufgabe in der Software überwachen. Ein Zeiterfassungstool ist auch nützlich, um zu verstehen, wie viel Zeit für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet wird und welche Bereiche die meiste Aufmerksamkeit und Konzentration erfordern.
Unabhängig davon, für welche Technik oder welches Instrument Sie sich entscheiden, wird es zu einer Steigerung der Effizienz und der Produktivität führen und Ihnen helfen, langfristig motiviert zu bleiben, während Sie Ihre Arbeit und Ihre Freizeit genießen.
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