Come creare un piano di gestione del tempo in 9 passi
Nel mondo frenetico di oggi, padroneggiare la gestione del tempo è essenziale per il successo in qualsiasi attività, sia perché permette di godersi meglio la vita al di fuori del lavoro, sia perché aiuta ad avere più tempo libero.
Una buona capacità di gestione del tempo aiuta ad aumentare la produttività, a stabilire le priorità e a risparmiare tempo per lo sviluppo professionale e la vita personale.
"Siamo diventati più redditizi del 20% perché tutti hanno l'abitudine di tenere traccia del tempo". - Richard Wingfield, capo geek di Envision Design
Per avere una buona gestione del tempo, il primo passo è creare un piano di gestione del tempo. Per questo motivo, in questo articolo vi forniremo 7 passaggi su come creare un piano di gestione del tempo efficace.
Vi guideremo attraverso le fasi essenziali, dalla definizione di precisi obiettivi di lavoro e dalla valutazione della vostra disponibilità di tempo all'esecuzione del piano e all'adattamento in base alle necessità. Durante il percorso, scoprirete tecniche efficaci di gestione del tempo e strumenti potenti per migliorare notevolmente la vostra produttività.
Che cos'è un piano di gestione del tempo?
Un piano di gestione del tempo è come un programma intelligente che vi aiuta a fare le cose in modo efficiente. Si tratta di fissare obiettivi realistici, suddividerli in compiti più piccoli e stabilire tempi specifici per portarli a termine. Un piano di gestione del tempo adeguato aiuterà voi e il vostro team a rimanere organizzati, a ridurre lo stress e ad avere successo sia nella vita privata che in quella lavorativa.
Qual è la parte fondamentale di un piano di successo?
- Gli strumenti di gestione del tempo, come le app di tracciamento del tempo, i calendari e i promemoria, vi aiuteranno a rispettare il vostro piano.
- Forte capacità di gestione del tempo
- Strategie efficaci di gestione del tempo
Entreremo nei dettagli nelle prossime sezioni di questo articolo.
Leggi anche: Perché la gestione del tempo è importante in un'azienda?
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Come creare un piano di gestione del tempo in 9 passi
SUGGERIMENTO: prima di dedicarsi al piano di gestione del tempo, è essenziale affinare le proprie capacità di gestione del tempo. Una cattiva gestione del tempo è spesso dovuta alla mancanza di familiarità con le tecniche di gestione del tempo e con il time tracking. Per fornirvi l'essenziale, nella prossima sezione di questo articolo abbiamo inserito alcuni consigli efficaci per la gestione del tempo.
1. Determinare gli obiettivi
La chiarezza dei propri obiettivi è il punto di partenza fondamentale per una corretta strategia di gestione del tempo. Chiedetevi: Cosa voglio ottenere in un particolare compito, progetto o anche nella settimana a venire? Questa chiarezza costituisce la base del vostro piano di gestione del tempo.
È importante assicurarsi che che i vostri obiettivi siano realistici. La definizione di obiettivi raggiungibili evita la frustrazione e mantiene la motivazione durante tutto il processo, garantendo che non ci siano perdite di tempo.
Suggerimento: Applicate questa fase sia ai vostri obiettivi personali che a quelli professionali.
2. Definire le priorità dei compiti
Una volta chiariti gli obiettivi, è necessario stabilire le priorità delle attività. La suddivisione in categorie delle attività quotidiane vi aiuta a individuare ciò che richiede davvero la vostra attenzione immediata. Per farlo, create un elenco giornaliero o settimanale di cose da fare, mettendo in cima i compiti più cruciali e impegnativi.
SUGGERIMENTO: potrebbe essere una buona idea utilizzare un buon strumento per la definizione delle priorità di lavoro.
3. Valutare il piano diorari disponibile
Consideriamo poi la vostra attuale situazione temporale. Osservate attentamente la vostra agenda e valutatela a fondo. Quanto tempo avete a disposizione e come si concilia con il tempo necessario per i vostri compiti? Questa valutazione è fondamentale.
Approfondendo questo esercizio, imparerete se è necessario modificare la vostra routine o il vostro programma per una gestione più efficace del tempo.
4. Riflettere sui periodi di produttività
Inoltre, considerate i vostri momenti di massima produttività. Date il meglio di voi al mattino, alla sera o in altri momenti? Questa inclinazione individuale, nota come cronotipo, dipende da vari fattori. La chiave è sfruttare i punti di forza del vostro cronotipo programmando i compiti di conseguenza. Se siete una persona notturna, lavorate di notte! È meglio impostare l'intero programma settimanale in base ai propri punti di forza, piuttosto che alle proprie debolezze.
Potreste trovarvi più produttivi al mattino (AM-shifted), nel tardo pomeriggio o alla sera (PM-shifted), o addirittura in due fasi distinte (Bi-phasic) - varia da persona a persona.
5. Elenco dei compiti
Creare un elenco di tutti i compiti da portare a termine. Ordinateli a partire da quelli più urgenti e scendete fino ad arrivare a quelli meno importanti. Aggiungete informazioni sulle scadenze e sui tempi previsti.
6. Scegliere gli strumenti giusti
Utilizzo di un software di tracciamento del tempo è di grande aiuto per garantire che il piano venga seguito e che gli obiettivi vengano raggiunti, monitorando ogni attività all'interno del software.
Uno strumento di tracciamento del tempo è utile anche per capire la quantità di tempo dedicata a un compito specifico e quali sono le aree che richiedono maggiore attenzione e concentrazione.
È un'ottima idea valutare ciò che si sta facendo prima di impostare un piano per identificare le aree o le abitudini più problematiche.
Nel prosieguo dell'articolo esploreremo diverse tecniche, come la tecnica del Pomodoro o il blocco del tempo, che possono essere seguite con uno strumento di tracciamento del tempo.
Leggete la nostra guida principale se volete sapere cos'è la tecnica del Pomodoro.
7. Attuare il piano
Ora è il momento di mettere in moto il piano. Mantenete la motivazione iniziale e rimanete concentrati sugli obiettivi finali, senza farvi bloccare da compiti critici che potrebbero richiedere più tempo ed energia.
Per mantenervi motivati, sapevate che preparare in anticipo un elenco di attività elaborate è uno dei migliori consigli per risparmiare tempo. migliori consigli per risparmiare tempo?
8. Regolare come necessario
Con il passare del tempo e le variazioni del carico di lavoro, potrete personalizzare ulteriormente il vostro piano/schema. Potrete modificarlo tutte le volte che lo riterrete necessario, in base a una nuova strategia o alla comparsa di compiti importanti.
Non abbiate paura di apportare modifiche, di cambiare i compiti e di implementare nuove tecniche se ciò vi aiuterà a raggiungere i vostri obiettivi in modo più efficace.
Se scoprite che ci sono altri compiti gestibili che potreste svolgere a un certo punto, dato che vi siete imbattuti in blocchi nel portare a termine quelli iniziali, cambiare la vostra attenzione può solo accelerare il raggiungimento dei vostri obiettivi.
9. Pianificare le situazioni inaspettate
Purtroppo è impossibile controllare tutti gli aspetti della gestione del tempo. Mentre lavoriamo per organizzare il tempo per i compiti, per fissare le scadenze e persino per pianificare le commissioni personali, accadono eventi inaspettati.
Questo può includere eventi come riunioni, domande da parte di colleghi o incarichi urgenti che richiedono più tempo per essere completati rispetto a quanto inizialmente previsto.
Altre volte, i problemi della vita reale possono intralciare il lavoro. Cercate di pianificare questa eventualità mettendo in conto un po' di tempo extra. Se non ne avete bisogno, si tratta di tempo in più per rilassarvi e godervi semplicemente la vita quotidiana a un ritmo più lento.
- SUGGERIMENTO: utilizzate i migliori libri di gestione del tempo per imparare a gestire le situazioni impreviste.
Modello di piano di gestione del tempo
Questo è un esempio schematico di come gestire in modo semplice ma efficace il proprio tempo in una settimana, o anche le attività ricorrenti.
| Piano di gestione del tempo | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Compito | M | T | W | T | F |
| Leggi l'email | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 |
| Riunione | 09:30 | 09:30 | 09:30 | ||
| Rapporto CEO | 15:00 | 15:00 | |||
| Caricare i dati | 17:00 | 17:00 | 17:00 | 17:00 | |
Definizione delle priorità dell'elenco delle cose da fare
Si tratta di un modello che consente di organizzare l'elenco in base all'ordine di priorità dei compiti.
| DATA: | |
|---|---|
| Alta priorità | |
| Compito A | Compito B |
| Compito C | Compito D |
| Compito E | Compito F |
| Media priorità | |
| Compito G | Compito H |
| Compito I | Compito J |
| Compito K | Compito L |
| Bassa priorità | |
| Compito M | Compito N |
| Compito O | Compito P |
| Compito Q | Compito R |
Ma se cercate qualcosa di più elaborato e utile, la Matrice di Eisenhower, nota anche come i 4 quadranti della gestione del tempo.
Suggerimenti e tecniche da includere nel vostro piano di gestione del tempo
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Di seguito elenchiamo alcune delle tecniche di gestione del tempo più diffuse che aiutano a gestire il tempo in modo efficace:
La regola dell'80/20
Questa tecnica di gestione del tempo, nota anche come Analisi di Pareto (dal nome del suo ideatore italiano), consiste nel dare priorità ai compiti più efficaci per risolvere i problemi.
Scrivete tutti i problemi che state affrontando in questo momento, nel vostro reparto, nella vostra azienda, nella vostra agenzia o anche nella vostra vita personale, e identificate la causa principale di ogni problema.
Assegnate un punteggio a ciascun problema: più alto è il punteggio, più grande è il problema. Raggruppate i problemi in base al loro punteggio. Il gruppo con il punteggio più alto dovrebbe essere quello su cui lavorare per primo.
Poiché alla fine avrete un elenco di compiti già ordinati per priorità, sarete meglio attrezzati per gestire il vostro tempo in modo efficace e completare i compiti, nel vostro programma giornaliero o settimanale.
- Date un'occhiata: Le migliori citazioni sulla gestione del tempo
Blocco del tempo
Il blocco del tempo, noto anche come time batching, consiste nel programmare fasce orarie dedicate a compiti specifici, consentendo di proteggere la propria concentrazione, evitare il sovraccarico di attività e compiere progressi costanti nei progetti. Si tratta di una strategia efficace di gestione del tempo che aiuta a evitare la procrastinazione.
Applicando questa metodologia, svilupperete le vostre capacità di gestione del tempo, poiché eserciterete la vostra consapevolezza nel completare i compiti entro un limite di tempo.
Questa tecnica ha molti sostenitori, come ad esempio il CEO di Tesla, Elon Musk, che usa blocchi di 5 minuti per organizzare la sua giornata.
- Scarica gratuitamente: Modelli di planner per il blocco del tempo
La tecnica del Pomodoro
La Tecnica del Pomodoro è una tecnica di gestione del tempo che prevede di lavorare in intervalli mirati di 25 minuti, noti come "Pomodori", seguiti da una pausa di 5 minuti. Questo metodo migliora la concentrazione, riduce al minimo la procrastinazione e ottimizza la produttività suddividendo i compiti in intervalli di tempo gestibili con brevi pause regolari.
Indipendentemente dalla durata di un compito in generale, è necessario suddividerlo in 25 minuti e rimanere concentrati su di esso. In questo modo si libererà il tempo per una pausa e si avrà la sensazione di portare a termine più facilmente un compito specifico, indipendentemente dal tempo totale impiegato.
Ricordate che il tracciamento del tempo è il fulcro di questa tecnica! Per una maggiore efficienza, si possono anche programmare le riunioni secondo il metodo del Pomodoro.
Suggerimento: utilizzare il nostro timer Pomodoro gratuito o una delle applicazioni applicazioni Pomodoro per impostare gli intervalli di Pomodoro con un solo clic!
Matrice di gestione del tempo
La matrice di gestione del tempo, nota anche come matrice di Eisenhower, è una strategia di prioritizzazione che classifica i compiti in quattro quadranti in base alla loro urgenza e importanza. Aiuta le persone a prendere decisioni, a dare priorità ai compiti e a raggiungere i propri obiettivi in modo efficace, classificando i compiti in categorie quali:
- urgente e importante,
- non importante ma urgente,
- urgente ma non importante,
- e non è né urgente né importante.
La maggior parte delle volte perdiamo la concentrazione perché le nostre capacità di gestione del tempo non sono così solide come ci servirebbero, oppure perché siamo troppo stressati per vedere chiaramente cosa significa gestire il tempo in modo efficace. Per questo motivo, la Matrice di Eisenhower ci aiuterà a riordinare le idee e a mostrare nero su bianco quali sono i prossimi compiti da svolgere.
Tecnica di mangiare la rana
Prendendo il nome da una citazione di Mark Twain, "mangia una rana viva come prima cosa al mattino, e non ti accadrà nulla di peggio per il resto della giornata", il metodo Eat the Frog si traduce nell'iniziare la giornata svolgendo il "peggiore" dei compiti.
Il "peggio" sarà fatto prima e il resto della giornata sembrerà più facile da affrontare. Avrete una maggiore sensazione di realizzazione, sapendo di essere ben avanti rispetto a quei compiti complessi che non si trascinano più verso la giornata, e più rilassati durante le riunioni back-to-back nella seconda parte della giornata.
Legge di Parkinson
Questo metodo è rivolto soprattutto alle persone che lavorano bene sotto pressione. Cyril Northcote Parkinson ha coniato l'espressione "il lavoro si espande per riempire il tempo disponibile per il suo completamento".
Ciò significa che il tempo che ci diamo per completare un compito è il tempo che ci vorrà per portarlo a termine.
Applicare questa tecnica significa lavorare in modo più efficiente in brevi intervalli di tempo. Ad esempio, fissare un limite di minuti per controllare la posta elettronica (ad esempio mezz'ora) e poi basta.
Provate a lavorare senza il caricabatterie del computer e sfidate voi stessi a finire il compito prima che il computer o un altro dispositivo muoia.
In conclusione
Ora che avete identificato queste tecniche di gestione del tempo, dovreste essere in grado di creare un piano di gestione del tempo efficace, sia che si tratti di obiettivi professionali che personali.
I benefici di una buona gestione del tempo sono praticamente impossibili da ignorare, sia che si tratti di pianificare un compito, sia che si tratti di gestire commissioni personali. Sarete più preparati ad affrontare qualsiasi sfida che possa presentarsi, e rimanere al passo con i tempie di rispettare le scadenze.
Utilizzo di un software di tracciamento del tempo può aiutarvi ad assicurarvi che stiate raggiungendo i vostri obiettivi e che vi stiate attenendo al vostro piano, mentre monitorate ogni attività all'interno del software. Uno strumento di tracciamento del tempo è utile anche per capire la quantità di tempo dedicata a un compito specifico e quali sono le aree che richiedono maggiore attenzione e concentrazione.
In definitiva, a prescindere dalla tecnica o dallo strumento scelto, si otterrà un aumento dell'efficienza e della produttività e si riuscirà a mantenere la motivazione a lungo termine, godendosi il lavoro e il tempo libero.