Så här skapar du en tidsplan i 9 steg
I dagens snabba värld är det viktigt att behärska tidshantering för att lyckas med alla uppgifter du kan tänkas ha, oavsett om det gör att du kan njuta av livet utanför arbetet bättre eller hjälper dig att få mer fritid.
Bra tidshantering hjälper dig att öka produktiviteten, prioritera uppgifter och spara tid för professionell utveckling och privatliv.
"Vi har blivit 20 % mer lönsamma eftersom alla är vana vid att följa upp tiden." - Richard Wingfield, chefsnörd på Envision Design
För att få en bra tidshantering är det viktigt att du först skapar en tidshanteringsplan. Det är därför vi i den här artikeln kommer att ge dig 7 steg för hur du skapar en effektiv tidshanteringsplan.
Vi guidar dig genom de viktigaste stegen, från att fastställa exakta arbetsmål och utvärdera din tidstillgång till att genomföra planen och anpassa den efter behov. Längs vägen kommer du att upptäcka effektiva tekniker för tidshantering och kraftfulla verktyg för att förbättra din produktivitet avsevärt.
Vad är en plan för tidshantering?
En tidshanteringsplan är som ett smart schema som hjälper dig att få saker gjorda på ett effektivt sätt. Det handlar om att sätta upp realistiska mål, dela upp dem i mindre uppgifter och avsätta specifika tider för att slutföra dem. En ordentlig tidsplanering hjälper dig och ditt team att hålla ordning, minska stressen och lyckas i både privatlivet och arbetslivet.
Vad är en viktig del av en framgångsrik plan?
- Tidshanteringsverktyg som appar för tidsregistrering, kalendrar och påminnelser hjälper dig att hålla dig till din plan
- God förmåga att hantera tid
- Effektiva strategier för tidshantering
Vi kommer att gå in på detaljer i de kommande avsnitten i den här artikeln.
Läs också om detta: Varför är tidshantering viktigt i ett företag?
Gratis e-bok: Hur planerar du ditt teams tid?
Få ditt gratis exemplar och upptäck hur du kan utnyttja kraften i tidsregistrering i ditt team.
Så skapar du en tidshanteringsplan i 9 steg
TIPS: Innan du går in på din tidshanteringsplan är det viktigt att du vässar dina färdigheter i tidshantering. Dålig tidshantering beror ofta på att man inte är tillräckligt insatt i tidshanteringstekniker och tidsuppföljning. För att du ska få med dig det viktigaste har vi inkluderat några effektiva tips för tidshantering i nästa avsnitt av den här artikeln.
1. Bestäm dina mål
Tydlighet i dina mål är den grundläggande utgångspunkten för en korrekt tidshanteringsstrategi. Fråga dig själv: Vad vill jag uppnå med en viss uppgift, ett visst projekt eller till och med den kommande veckan? Denna tydlighet utgör grunden för din plan för tidshantering.
Det är viktigt att du ser till att att dina mål är realistiska. Att sätta upp uppnåeliga mål förhindrar frustration och upprätthåller motivationen under hela processen samtidigt som det säkerställer att det inte blir någon bortkastad tid.
Tips: Tillämpa detta steg på både dina personliga och yrkesmässiga mål.
2. Prioritera arbetsuppgifter
När dina mål är kristallklara bör prioriterade uppgifter fastställas. Genom att kategorisera dina dagliga uppgifter kan du hitta det som verkligen kräver din omedelbara uppmärksamhet. För att genomföra detta skapar du en daglig eller veckovis att göra-lista, där du placerar de mest avgörande och utmanande uppgifterna högst upp.
TIPS: Det kan vara en god idé att använda ett bra verktyg för prioritering av arbetet.
3. Utvärdera din tillgängliga schemaplanering
Låt oss sedan fundera över din nuvarande tidssituation. Ta en närmare titt på ditt schema och utvärdera det noggrant. Hur mycket tid har du till förfogande och hur stämmer det överens med den tid som krävs för dina uppgifter? Den här utvärderingen är avgörande.
När du fördjupar dig i den här övningen lär du dig om det krävs justeringar av dina rutiner eller ditt schema för att få en effektivare tidshantering.
4. Reflektera över dina produktivitetsperioder
Fundera också på när du är som mest produktiv. Är du som bäst på morgonen, kvällen eller någon annan tid? Denna individuella benägenhet, som kallas din kronotyp, beror på olika faktorer. Nyckeln här är att utnyttja din kronotyps styrkor genom att schemalägga uppgifter i enlighet med detta. Om du är en nattmänniska ska du arbeta på natten! Det är bättre att lägga hela ditt veckoschema utifrån dina styrkor än dina svagheter.
Du kanske är som mest produktiv på morgonen (AM-shifted), sen eftermiddag eller kväll (PM-shifted), eller till och med i två olika faser (Bi-phasic) - det varierar från person till person.
Visste du att även en enkel metod som Don't Break the Chain, den produktivitetsmetod som gjorde Seinfeld till en legend, kan ha stor inverkan på din produktivitet?
5. Lista dina arbetsuppgifter
Skapa en att-göra-lista med alla uppgifter du behöver slutföra. Sortera dem med början på de mest brådskande uppgifterna och gå ner till den minst viktiga uppgiften på listan. Lägg till information om deadlines och beräknade tidsgränser.
6. Välj rätt verktyg
Använda en programvara för tidsregistrering är till stor hjälp för att säkerställa att planen följs och att målen uppnås, samtidigt som du övervakar varje uppgift i programmet.
Ett tidsregistreringsverktyg är också användbart för att förstå hur mycket tid som läggs på en viss uppgift och vilka områden som kräver mest uppmärksamhet och fokus. Det är en bra idé att utvärdera vad du gör innan du sätter upp en plan för att identifiera de mest problematiska områdena eller vanorna. Innan du väljer verktyg bör du se till att du förstår nackdelarna med elektronisk övervakning.
Vi kommer att utforska flera tekniker längre fram i den här artikeln, till exempel Pomodoro-tekniken eller tidsblockering, som kan följas med hjälp av ett tidsregistreringsverktyg.
Läs vår huvudguide om du vill veta vad Pomodoro-tekniken är.
7. Genomföra planen
Nu är det dags att sätta planen i verket. Håll fast vid den inledande motivationshöjningen och håll fokus på slutmålen, utan att låta dig blockeras av kritiska uppgifter som kan kräva mer tid och energi.
För att hålla dig motiverad, visste du att en genomarbetad uppgiftslista i förväg är ett av de bästa tidsbesparande tipsen?
TIPS: Överväg att använda schemat 2 2 3 för att genomföra en tidplan .
8. Justera efter behov
Allt eftersom tiden går och arbetsbelastningen skiftar och förändras kommer du att kunna anpassa din plan/ditt schema ännu mer. Justera så många gånger som behövs baserat på en ny strategi eller viktiga uppgifter som dyker upp.
Var inte rädd för att göra förändringar, byta ut uppgifter och implementera nya tekniker om det hjälper dig att nå dina mål på ett mer effektivt sätt.
Om du upptäcker att det finns andra hanterbara uppgifter som du kan göra någon gång, eftersom du snubblade över blockeringar när du slutförde dina första uppgifter, kan du ändra ditt fokus för att påskynda uppnåendet av dina mål.
9. Planera för oväntade situationer
Tyvärr är det omöjligt att kontrollera alla aspekter av tidshantering. När vi arbetar med att ordna tid för uppgifter, sätta deadlines och till och med planera personliga ärenden kommer oväntade händelser att inträffa.
Det kan handla om händelser som möten, frågor från medarbetare eller brådskande uppdrag som tar längre tid att slutföra än vad som ursprungligen planerats.
Andra gånger kan problem i det verkliga livet komma i vägen. Försök att planera för detta genom att budgetera lite extra tid. Om du inte behöver den är det extra tid för att koppla av och helt enkelt njuta av det dagliga livet i en långsammare takt.
- TIPS: Använd de bästa böckerna om tidshantering för att lära dig att hantera oväntade situationer.
Mall för plan för tidshantering
Det här är ett schematiskt exempel på hur du enkelt men effektivt kan hantera din tid under en vecka - eller till och med dina återkommande uppgifter.
| Plan för tidshantering | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Uppgift | M | T | W | T | F |
| Läs e-post | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 |
| Möte | 09:30 | 09:30 | 09:30 | ||
| Rapport VD | 15:00 | 15:00 | |||
| Ladda upp data | 17:00 | 17:00 | 17:00 | 17:00 | |
Prioritering av att-göra-listor
Detta är en mall som gör det möjligt för dig att organisera din lista baserat på prioriteringsordningen för uppgifterna.
| DATE: | |
|---|---|
| Hög prioritet | |
| Uppgift A | Uppgift B |
| Uppgift C | Uppgift D |
| Uppgift E | Uppgift F |
| Medelhög prioritet | |
| Uppgift G | Uppgift H |
| Uppgift I | Uppgift J |
| Uppgift K | Uppgift L |
| Låg prioritet | |
| Uppgift M | Uppgift N |
| Uppgift O | Uppgift P |
| Uppgift Q | Uppgift R |
Men om du letar efter något mer genomarbetat och användbart kan du använda Eisenhowers matris, även känd som de fyra kvadranterna för tidshantering.
Tips och tekniker att inkludera i din tidshanteringsplan
Gratis e-bok: Hur planerar du ditt teams tid?
Få ditt gratis exemplar och upptäck hur du kan utnyttja kraften i tidsregistrering i ditt team.
Nedan har vi listat några av de mest populära tidshanteringsteknikerna som hjälper dig att hantera tiden på ett effektivt sätt:
80/20-regeln
Denna tidshanteringsteknik, även känd som Pareto-analysen (uppkallad efter dess italienska skapare), går ut på att prioritera de uppgifter som är mest effektiva för att lösa problem.
Skriv ner alla problem som du står inför just nu, på din avdelning, i ditt företag, på din byrå eller till och med i privatlivet, och identifiera grundorsaken till varje problem.
Tilldela varje problem en poäng - ju högre poäng, desto större är problemet. Gruppera ihop dem enligt deras poäng. Gruppen med högst poäng bör vara den som du arbetar med först.
Eftersom du får en redan prioriterad uppgiftslista är du bättre rustad för att hantera din tid effektivt och slutföra uppgifter i ditt dagliga eller veckovisa schema.
- Kolla in: De bästa citaten om tidshantering
Tidsblockering
Tidsblockering, även känt som time batching, innebär att du schemalägger särskilda tidsluckor för specifika uppgifter, vilket gör att du kan skydda ditt fokus, undvika överbelastning av uppgifter och göra konsekventa framsteg i projekt. Det är en effektiv tidshanteringsstrategi som hjälper till att undvika prokrastinering.
Genom att tillämpa denna metod utvecklar du din förmåga att hantera tid, eftersom du tränar din medvetenhet om att slutföra uppgifter inom en viss tidsgräns.
Denna teknik har många anhängare, t.ex. Teslas VD, Elon Musk som använder 5-minutersblock för att organisera sin dag.
- Ladda ner gratis: Mallar för tidsblockeringsplanerare
Pomodoro-tekniken
Pomodoro-tekniken är en tidshanteringsteknik som innebär att man arbetar i fokuserade 25-minutersintervaller, så kallade "Pomodoros", följt av en 5-minuters paus. Denna metod förbättrar koncentrationen, minimerar förhalning och optimerar produktiviteten genom att dela upp uppgifter i hanterbara tidsintervaller med regelbundna korta pauser.
Oavsett hur lång tid en uppgift tar i allmänhet, måste du dela upp den i 25 minuter och hålla fokus på den. Det frigör tid för pauser och ger en känsla av att det är lättare att slutföra en viss uppgift, oavsett den totala tid som läggs på den.
Kom ihåg att tidsspårning är kärnan i den här tekniken! Du kan till och med schemalägga möten enligt Pomodoro-metoden för bättre effektivitet.
Proffstips: Använd vår gratis Pomodoro-timer eller någon av de Pomodoro-appar för att ställa in Pomodoro-tider med ett klick!
Tidshantering Matris
Time Management Matrix, även kallad Eisenhower Matrix, är en prioriteringsstrategi som kategoriserar uppgifter i fyra kvadranter baserat på hur brådskande och viktiga de är. Den hjälper individer att fatta beslut, prioritera uppgifter och uppnå sina mål på ett effektivt sätt genom att sortera uppgifter i kategorier som t.ex:
- brådskande och viktiga,
- inte viktigt men brådskande,
- brådskande men inte viktigt,
- och varken brådskande eller viktig.
För det mesta tappar vi fokus, antingen för att våra färdigheter i tidshantering inte är så robusta som vi skulle behöva, eller för att vi är för stressade för att se klart vad effektiv tidshantering verkligen innebär. Det är därför Eisenhower Matrix hjälper till att rensa tankarna och visar svart på vitt vad nästa uppgift bör vara.
Ät grodan Teknik
Metoden har fått sitt namn efter ett citat av Mark Twain: "Ät en levande groda det första du gör på morgonen, så kommer inget värre att hända dig under resten av dagen". Eat the Frog-metoden innebär att du börjar dagen med att göra de "värsta" av dina uppgifter.
Det "värsta" blir gjort förr snarare än senare, och resten av dagen kommer att kännas lättare att ta itu med. Du kommer att känna en större tillfredsställelse när du vet att du ligger långt före de komplexa uppgifter som inte längre drar ut på dagen, och du kommer att vara mer avslappnad under dina möten under den andra delen av dagen.
Parkinsons lag
Denna metod riktar sig särskilt till personer som arbetar bra under press. Cyril Northcote Parkinson myntade uttrycket "arbetet expanderar för att fylla den tid som finns tillgänglig för att slutföra det".
Det innebär att den tid vi ger oss själva för att slutföra en uppgift är den tid det tar att slutföra den.
Att tillämpa den här tekniken innebär att arbeta mer effektivt under kortare tidsperioder. Du kan till exempel sätta en gräns för hur många minuter du ska kolla e-post (till exempel en halvtimme) och sedan är det klart.
Försök att arbeta utan datorladdare och utmana dig själv att avsluta uppgiften innan datorn eller annan enhet dör.
Sammanfattningsvis
Nu när du har identifierat dessa tekniker för tidshantering bör du kunna skapa en effektiv tidshanteringsplan, oavsett om det gäller professionella eller personliga livsmål.
Fördelarna fördelarna med god tidshantering är praktiskt taget omöjliga att ignorera, oavsett om du planerar en uppgift eller till och med hanterar personliga ärenden. Du blir mer förberedd på att möta alla utmaningar som kan dyka upp, och hålla koll på saker och tingsamtidigt som du håller deadlines.
Använda en programvara för tidsspårning kan hjälpa dig att se till att du uppnår dina mål och håller dig till din plan, medan du övervakar varje uppgift i programvaran. Ett tidsregistreringsverktyg är också användbart för att förstå hur mycket tid som ägnas åt en specifik uppgift och vilka områden som kräver mest uppmärksamhet och fokus.
Allt som allt, oavsett vilken teknik eller vilket verktyg du väljer, kommer det att leda till ökad effektivitet och produktivitet och det kommer att få dig att hålla dig motiverad på lång sikt samtidigt som du njuter av både arbete och fritid.