Como criar um plano de gerenciamento de tempo em 9 etapas
No mundo acelerado de hoje, dominar o gerenciamento do tempo é essencial para o sucesso em qualquer tarefa que você tenha, seja porque permite que você aproveite melhor a vida fora do trabalho ou porque o ajuda a ter mais tempo livre.
Boas habilidades de gerenciamento de tempo o ajudam a aumentar a produtividade, priorizar tarefas e economizar tempo para o desenvolvimento profissional e a vida pessoal.
"Nós nos tornamos 20% mais lucrativos porque todos têm o hábito de controlar o tempo." - Richard Wingfield, Geek Chefe da Envision Design
Para ter uma boa administração do tempo, o primeiro passo é criar um plano de administração do tempo. É por isso que, neste artigo, apresentaremos 7 etapas sobre como criar um plano eficaz de gerenciamento de tempo.
Nós o orientaremos nas etapas essenciais, desde o estabelecimento de metas de trabalho precisas e a avaliação de sua disponibilidade de tempo até a execução do plano e a adaptação conforme necessário. Ao longo do caminho, você descobrirá técnicas eficazes de gerenciamento de tempo e ferramentas poderosas para aumentar significativamente sua produtividade.
O que é um plano de gerenciamento de tempo?
Um plano de gerenciamento de tempo é como uma agenda inteligente que o ajuda a fazer as coisas com eficiência. Trata-se de definir metas realistas, dividi-las em tarefas menores e reservar horários específicos para concluí-las. Um plano de gerenciamento de tempo adequado ajudará você e sua equipe a se manterem organizados, reduzir o estresse e ter sucesso na vida pessoal e profissional.
Qual é a parte crucial de um plano bem-sucedido?
- Ferramentas de gerenciamento de tempo, como aplicativos de controle de tempo, calendários e lembretes, o ajudarão a cumprir seu plano
- Fortes habilidades de gerenciamento de tempo
- Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo
Entraremos em detalhes nas próximas seções deste artigo.
Leia também: Por que a administração do tempo é importante em uma empresa?
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Como criar um plano de gerenciamento de tempo em 9 etapas
DICA: antes de se aprofundar em seu plano de gerenciamento de tempo, é essencial aprimorar suas habilidades de gerenciamento de tempo. O mau gerenciamento do tempo geralmente resulta da falta de familiaridade com as técnicas de gerenciamento do tempo, bem como com o controle do tempo. Para equipá-lo com os elementos essenciais, incluímos algumas dicas eficazes de gerenciamento de tempo na próxima seção deste artigo.
1. Determine suas metas
A clareza em suas metas é o ponto de partida fundamental para uma estratégia adequada de gerenciamento de tempo. Pergunte a si mesmo: O que eu quero alcançar em uma determinada tarefa, projeto ou até mesmo na semana seguinte? Essa clareza forma a base de seu plano de gerenciamento de tempo.
É importante assegurar que suas metas sejam realistas. A definição de objetivos alcançáveis evita a frustração e mantém a motivação durante todo o processo, garantindo que não haja perda de tempo.
Dica: Aplique essa etapa a suas metas pessoais e profissionais.
2. Priorizar tarefas
Quando suas metas estiverem bem claras, as tarefas prioritárias devem ser estabelecidas. A categorização de suas tarefas diárias o ajuda a identificar o que realmente requer sua atenção imediata. Para implementar isso, crie uma lista de tarefas diárias ou semanais, colocando as tarefas mais cruciais e desafiadoras no topo.
DICA: pode ser uma boa ideia usar uma boa ferramenta de priorização de trabalho.
3. Avalie seu planode programação disponível
Em seguida, vamos considerar sua situação atual de tempo. Dê uma olhada de perto em sua agenda e avalie-a minuciosamente. Quanto tempo você tem disponível e como ele se alinha com o tempo necessário para suas tarefas? Essa avaliação é fundamental.
Ao se aprofundar nesse exercício, você saberá se é necessário fazer ajustes em sua rotina ou programação para um gerenciamento de tempo mais eficaz.
4. Reflita sobre seus períodos de produtividade
Além disso, considere seus horários de pico de produtividade. Você está em seu melhor momento pela manhã, à noite ou em outros horários? Essa inclinação individual, conhecida como seu cronotipo, depende de vários fatores. A chave aqui é aproveitar os pontos fortes de seu cronotipo, programando as tarefas de acordo com ele. Se você é uma pessoa noturna, trabalhe à noite! Seria melhor definir toda a sua programação semanal com base em seus pontos fortes, e não em seus pontos fracos.
Talvez você se ache mais produtivo pela manhã (turno da manhã), no final da tarde ou à noite (turno da tarde), ou até mesmo em duas fases distintas (bifásico) - isso varia de pessoa para pessoa.
5. Liste suas tarefas
Crie uma lista de afazeres com todas as tarefas que você precisa concluir. Classifique-as começando pelas tarefas mais urgentes e vá diminuindo até chegar à tarefa menos importante de sua lista. Adicione informações sobre prazos e limites de tempo estimados.
6. Escolha as ferramentas certas
Usando um software de controle de tempo é de grande ajuda para garantir que o plano seja seguido e as metas sejam cumpridas, enquanto você monitora cada tarefa dentro do software.
Uma ferramenta de controle de tempo também é útil para entender a quantidade de tempo gasto em uma tarefa específica e quais são as áreas que exigem mais atenção e foco.
É uma ótima ideia avaliar o que você está fazendo antes de estabelecer um plano para identificar as áreas ou os hábitos mais problemáticos.
Exploraremos várias técnicas mais adiante neste artigo, como a técnica Pomodoro ou o bloqueio de tempo, que pode ser seguido com uma ferramenta de controle de tempo.
Leia nosso guia mestre se você quiser saber o que é a técnica Pomodoro.
7. Implementar o plano
Agora é hora de colocar o plano em ação. Mantenha aquela explosão inicial de motivação e concentre-se nas metas finais, sem ser bloqueado pelas tarefas críticas que podem exigir mais tempo e energia.
Para mantê-lo motivado, você sabia que preparar sua lista de tarefas elaborada com antecedência é uma das melhores dicas para economizar tempo?
8. Ajuste conforme necessário
Com o passar do tempo e as mudanças e alterações na carga de trabalho, você poderá personalizar ainda mais seu plano/cronograma. Ajuste quantas vezes forem necessárias com base em uma nova estratégia ou em tarefas importantes que surgirem.
Não tenha medo de fazer mudanças, trocar tarefas e implementar novas técnicas se isso o ajudar a atingir suas metas com mais eficiência.
Se você descobrir que há outras tarefas gerenciáveis que poderia realizar em algum momento, já que se deparou com obstáculos para finalizar as tarefas iniciais, mudar o foco só pode acelerar a realização de seus objetivos.
9. Planeje-se para situações inesperadas
Infelizmente, é impossível controlar todos os aspectos do gerenciamento do tempo. Enquanto trabalhamos para organizar o tempo para as tarefas, definir prazos e até mesmo planejar tarefas pessoais, eventos inesperados acontecem.
Isso pode incluir eventos como reuniões, perguntas de colegas de trabalho ou tarefas urgentes que levam mais tempo para serem concluídas do que o planejado originalmente.
Outras vezes, problemas da vida real podem atrapalhar. Tente se planejar para isso reservando algum tempo extra. Se não precisar dele, é um tempo extra para relaxar e simplesmente aproveitar a vida cotidiana em um ritmo mais lento.
- DICA: Use os melhores livros de gerenciamento de tempo para aprender a lidar com situações inesperadas.
Modelo de plano de gerenciamento de tempo
Este é um exemplo esquemático de como gerenciar de forma simples, mas eficaz, seu tempo em uma semana - ou mesmo suas tarefas recorrentes.
| Plano de gerenciamento de tempo | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Tarefa | M | T | W | T | F |
| Ler e-mail | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 |
| Reunião | 09:30 | 09:30 | 09:30 | ||
| Relatório do CEO | 15:00 | 15:00 | |||
| Carregar dados | 17:00 | 17:00 | 17:00 | 17:00 | |
Priorização da lista de tarefas
Este é um modelo que permitirá que você organize sua lista com base na ordem de prioridade das tarefas.
| DATA: | |
|---|---|
| Alta prioridade | |
| Tarefa A | Tarefa B |
| Tarefa C | Tarefa D |
| Tarefa E | Tarefa F |
| Prioridade média | |
| Tarefa G | Tarefa H |
| Tarefa I | Tarefa J |
| Tarefa K | Tarefa L |
| Baixa prioridade | |
| Tarefa M | Tarefa N |
| Tarefa O | Tarefa P |
| Tarefa Q | Tarefa R |
Mas se estiver procurando algo mais elaborado e útil, a Matriz de Eisenhower, também conhecida como os 4 quadrantes da administração do tempo.
Dicas e técnicas para incluir em seu plano de gerenciamento de tempo
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Abaixo, listamos algumas das técnicas de gerenciamento de tempo mais populares que ajudam a gerenciar o tempo de forma eficaz:
A regra 80/20
Essa técnica de gerenciamento de tempo, também conhecida como Análise de Pareto (nomeada em homenagem ao seu criador italiano), consiste em priorizar as tarefas que são mais eficazes na solução de problemas.
Anote todos os problemas que está enfrentando no momento, em seu departamento, empresa, agência ou até mesmo na vida pessoal, e identifique a causa raiz de cada problema.
Atribua uma pontuação a cada problema - quanto maior a pontuação, maior o problema. Agrupe-os de acordo com suas pontuações. O grupo com a pontuação mais alta deve ser o primeiro a ser trabalhado.
Como você terá uma lista de tarefas já priorizada, estará mais bem equipado para gerenciar seu tempo de forma eficaz e concluir as tarefas em sua programação diária ou semanal.
Bloqueio de tempo
O bloqueio de tempo, também conhecido como lote de tempo, envolve a programação de intervalos de tempo dedicados a tarefas específicas, permitindo que você proteja seu foco, evite a sobrecarga de tarefas e faça progressos consistentes nos projetos. É uma estratégia eficaz de gerenciamento de tempo que ajuda a evitar a procrastinação.
Ao aplicar essa metodologia, você desenvolverá suas habilidades de gerenciamento de tempo, pois estará exercitando sua consciência para concluir tarefas dentro de um limite de tempo.
Essa técnica tem muitos adeptos, por exemplo, o CEO da Tesla, Elon Musk, que usa blocos de 5 minutos para organizar seu dia.
- Faça o download gratuito: Modelos de planejamento de bloqueio de tempo
A técnica Pomodoro
A Técnica Pomodoro é uma técnica de gerenciamento de tempo que envolve trabalhar em intervalos focados de 25 minutos, conhecidos como "Pomodoros", seguidos de um intervalo de 5 minutos. Esse método aumenta a concentração, minimiza a procrastinação e otimiza a produtividade ao dividir as tarefas em intervalos de tempo gerenciáveis com intervalos curtos regulares.
Independentemente do tempo que uma tarefa leva em geral, você precisa dividi-la em 25 minutos e manter o foco nela. Isso liberará tempo para uma pausa e dará a sensação de que é mais fácil finalizar uma tarefa específica, independentemente do tempo total gasto com ela.
Lembre-se de que o controle do tempo é a essência dessa técnica! Você pode até mesmo agendar reuniões no estilo Pomodoro para aumentar a eficiência.
Dica profissional: Use nosso cronômetro Pomodoro gratuito ou um dos aplicativos Pomodoro para definir os intervalos Pomodoro com um clique!
Matriz de gerenciamento de tempo
A matriz de gerenciamento de tempo, também conhecida como Matriz de Eisenhower, é uma estratégia de priorização que categoriza as tarefas em quatro quadrantes com base em sua urgência e importância. Ela ajuda as pessoas a tomar decisões, priorizar tarefas e atingir seus objetivos de forma eficaz, classificando as tarefas em categorias como:
- urgente e importante,
- não importante, mas urgente,
- urgente, mas não importante,
- e nem urgente nem importante.
Na maioria das vezes, perdemos o foco porque nossas habilidades de gerenciamento de tempo não são tão robustas quanto precisamos, ou porque estamos estressados demais para ver claramente o que realmente significa gerenciar o tempo de forma eficaz. É por isso que a Eisenhower Matrix ajudará a organizar a mente e demonstrará, em preto e branco, qual deve ser a próxima tarefa.
Técnica Eat the Frog
Com o nome de uma citação de Mark Twain, "coma um sapo vivo logo pela manhã e nada de pior lhe acontecerá no resto do dia", o método Eat the Frog se traduz em começar o dia fazendo a "pior" de suas tarefas.
O "pior" será feito mais cedo em vez de mais tarde, e o restante do dia parecerá mais fácil de ser enfrentado. Você terá uma sensação maior de realização, sabendo que está bem à frente das tarefas complexas que não mais se arrastam pelo dia, e mais relaxado durante as reuniões consecutivas na segunda parte do dia.
Lei de Parkinson
Esse método é especialmente voltado para pessoas que trabalham bem sob pressão. Cyril Northcote Parkinson cunhou a frase "o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão".
Isso significa que o tempo que nos damos para concluir uma tarefa é o tempo necessário para que ela seja concluída.
Aplicar essa técnica significa trabalhar com mais eficiência em períodos de tempo mais curtos. Por exemplo, definir um limite de minutos para verificar e-mails (como meia hora) e pronto.
Tente trabalhar sem um carregador de computador e desafie-se a terminar a tarefa antes que o computador ou outro dispositivo se desligue.
Em conclusão
Agora que identificou essas técnicas de gerenciamento de tempo, você deve ser capaz de criar um plano eficaz de gerenciamento de tempo, seja para metas profissionais ou pessoais.
Os benefícios de um bom gerenciamento de tempo são praticamente impossíveis de ignorar, seja no planejamento de uma tarefa ou até mesmo no gerenciamento de tarefas pessoais. Você estará mais preparado para enfrentar qualquer desafio que possa surgir e manter o controle das coisase, ao mesmo tempo, cumprir os prazos.
Usando um software de controle de tempo pode ajudar a garantir que você esteja atingindo suas metas e cumprindo seu plano, enquanto monitora cada tarefa dentro do software. Uma ferramenta de controle de tempo também é útil para compreender a quantidade de tempo dedicada a uma tarefa específica e quais são as áreas que exigem mais atenção e foco.
Em suma, independentemente da técnica ou da ferramenta que você escolher, isso levará a um aumento da eficiência e da produtividade e fará com que você se mantenha motivado a longo prazo, aproveitando o trabalho e o tempo pessoal.