Hvordan lage en plan for tidsstyring i 9 trinn
I dagens hektiske verden er det å beherske tidsstyring avgjørende for at du skal lykkes med alle oppgaver du måtte ha, enten det er fordi det gjør at du kan nyte livet utenfor jobben bedre, eller fordi det hjelper deg å få mer fritid.
Gode ferdigheter i tidsstyring hjelper deg med å øke produktiviteten, prioritere oppgaver og spare tid til faglig utvikling og privatliv.
"Vi har blitt 20 % mer lønnsomme fordi alle har blitt vant til å bruke tidsregistrering." - Richard Wingfield, sjefsnerd hos Envision Design
For å få god tidsstyring må du først lage en plan for tidsstyring. I denne artikkelen vil vi derfor gi deg syv trinn til hvordan du kan lage en effektiv plan for tidsstyring.
Vi veileder deg gjennom de viktigste trinnene, fra å sette deg nøyaktige arbeidsmål og evaluere tiden du har til rådighet, til å gjennomføre planen og tilpasse den etter behov. Underveis vil du oppdage effektive teknikker for tidsstyring og effektive verktøy som kan øke produktiviteten din betraktelig.
Hva er en plan for tidsstyring?
En tidsstyringsplan er som en smart timeplan som hjelper deg med å få ting gjort på en effektiv måte . Det handler om å sette seg realistiske mål, dele dem opp i mindre oppgaver og sette av bestemte tidspunkter for å fullføre dem. En god tidsplan vil hjelpe deg og teamet ditt med å holde orden, redusere stress og lykkes både privat og på jobb.
Hva er en avgjørende del av en vellykket plan?
- Tidsstyringsverktøy som tidsregistreringsapper, kalendere og påminnelser vil hjelpe deg å holde deg til planen din
- Gode ferdigheter i tidsstyring
- Effektive strategier for tidsstyring
Vi kommer nærmere inn på dette i de neste avsnittene i denne artikkelen.
Les også: Hvorfor er tidsstyring viktig i en bedrift?
Gratis e-bok: Hvordan planlegge teamets tid?
Få ditt gratis eksemplar og finn ut hvordan du kan utnytte kraften i tidsregistrering i teamet ditt.
Hvordan lage en tidsstyringsplan i 9 trinn
TIPS: Før du går i gang med tidsstyringsplanen din, er det viktig å skjerpe ferdighetene dine i tidsstyring. Dårlig tidsstyring skyldes ofte manglende kjennskap til teknikker for tidsstyring og tidsregistrering. For å gi deg det du trenger, har vi inkludert noen effektive tips om tidsstyring i neste del av denne artikkelen.
1. Bestem målene dine
Klarhet i målene dine er det grunnleggende utgangspunktet for en god tidsstyringsstrategi. Spør deg selv: Hva ønsker jeg å oppnå med en bestemt oppgave, et bestemt prosjekt eller til og med den kommende uken? Denne klarheten danner grunnlaget for tidsstyringsplanen din.
Det er viktig at du sørger for at målene dine er realistiske. Ved å sette deg oppnåelige mål unngår du frustrasjon og opprettholder motivasjonen gjennom hele prosessen, samtidig som du unngår bortkastet tid.
Tips: Bruk dette trinnet på både dine personlige og profesjonelle mål.
2. Prioriter oppgaver
Når målene dine er krystallklare, bør du prioritere oppgavene dine. Ved å kategorisere de daglige oppgavene dine kan du finne ut hva som virkelig krever din umiddelbare oppmerksomhet. For å gjennomføre dette kan du lage en daglig eller ukentlig huskeliste, der du plasserer de viktigste og mest utfordrende oppgavene øverst.
TIPS: Det kan være en god idé å bruke et godt verktøy for prioritering av arbeidet.
3. Vurder den tilgjengelige timeplanen din
La oss nå se nærmere på din nåværende tidssituasjon. Ta en nærmere titt på timeplanen din, og vurder den grundig. Hvor mye tid har du til rådighet, og hvordan stemmer den overens med den tiden som kreves for oppgavene dine? Denne evalueringen er avgjørende.
Når du fordyper deg i denne øvelsen, vil du finne ut om det er nødvendig å justere rutinene eller timeplanen for å få en mer effektiv tidsstyring.
4. Reflekter over produktivitetsperiodene dine
I tillegg bør du vurdere når du er mest produktiv. Er du på ditt beste om morgenen, om kvelden eller på andre tider? Denne individuelle tilbøyeligheten, kjent som kronotypen din, avhenger av ulike faktorer. Nøkkelen her er å utnytte kronotypens styrker ved å planlegge oppgavene deretter. Hvis du er et nattmenneske, bør du jobbe om natten! Det er bedre å sette opp hele ukeplanen basert på dine sterke sider enn dine svake sider.
Du kan være mest produktiv om morgenen (AM-shifted), sent på ettermiddagen eller kvelden (PM-shifted), eller til og med i to forskjellige faser (Bi-phasic) - det varierer fra person til person.
Visste du at selv en enkel metode som Don't Break the Chain, produktivitetsmetoden som gjorde Seinfeld til en legende, kan ha stor innvirkning på produktiviteten din?
5. List opp oppgavene dine
Lag en huskeliste over alle oppgavene du må fullføre. Sorter dem med de mest presserende oppgavene først, og gå nedover til du kommer til den minst viktige oppgaven på listen. Legg til informasjon om tidsfrister og estimerte tidsbegrensninger.
6. Velg riktig verktøy
Ved hjelp av et programvare for tidsregistrering er til stor hjelp for å sikre at planen følges og at målene nås, samtidig som du overvåker alle oppgavene i programvaren.
Et tidsregistreringsverktøy er også nyttig for å forstå hvor mye tid som brukes på en bestemt oppgave, og hvilke områder som krever mest oppmerksomhet og fokus. Det er en god idé å vurdere hva du gjør før du setter opp en plan for å identifisere de mest problematiske områdene eller vanene. Før du velger verktøy, må du være klar over ulempene ved elektronisk overvåking.
Vi skal se nærmere på flere teknikker lenger ned i denne artikkelen, for eksempel Pomodoro-teknikken eller tidsblokkering, som kan følges opp med et tidsregistreringsverktøy.
Les vår hovedguide hvis du vil vite hva Pomodoro-teknikken er.
7. Gjennomføre planen
Nå er det på tide å sette planen ut i livet. Hold motivasjonen oppe og fokuser på de endelige målene, uten å bli blokkert av de kritiske oppgavene som kan kreve mer tid og energi.
For å holde motivasjonen oppe, visste du at det å utarbeide en detaljert oppgaveliste på forhånd er et av de beste tipsene for å spare tid?
TIPS: Vurder å bruke 2 2 3-skjemaet for å implementere en tidsplan .
8. Juster etter behov
Etter hvert som tiden går og arbeidsmengden endrer seg, vil du kunne tilpasse planen/tidsplanen ytterligere. Juster så mange ganger som nødvendig basert på en ny strategi eller viktige oppgaver som dukker opp.
Ikke vær redd for å gjøre endringer, bytte om på oppgaver og implementere nye teknikker hvis det kan hjelpe deg med å nå målene dine mer effektivt.
Hvis du finner ut at det finnes andre oppgaver du kan gjøre på et eller annet tidspunkt, fordi du snublet over hindringer da du skulle fullføre de første oppgavene, kan det å endre fokus bare bidra til at du når målene dine raskere.
9. Planlegg for uventede situasjoner
Dessverre er det umulig å kontrollere alle aspekter ved tidsstyring. Når vi jobber med å sette av tid til oppgaver, sette tidsfrister og til og med planlegge personlige ærend, vil uventede hendelser inntreffe.
Dette kan for eksempel være møter, spørsmål fra kolleger eller hasteoppgaver som tar lengre tid å fullføre enn opprinnelig planlagt.
Andre ganger kan problemer i det virkelige liv komme i veien. Prøv å planlegge for dette ved å sette av litt ekstra tid. Hvis du ikke trenger det, er det ekstra tid til å slappe av og bare nyte hverdagen i et roligere tempo.
- TIPS: Bruk de beste bøkene om tidsstyring for å lære deg å håndtere uventede situasjoner.
Mal for tidsstyringsplan
Dette er et skjematisk eksempel på hvordan du enkelt, men effektivt, kan administrere tiden din i løpet av en uke - eller til og med gjentatte oppgaver.
| Plan for tidsstyring | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Oppgave | M | T | W | T | F |
| Les e-post | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 |
| Møte | 09:30 | 09:30 | 09:30 | ||
| Rapporter administrerende direktør | 15:00 | 15:00 | |||
| Last opp data | 17:00 | 17:00 | 17:00 | 17:00 | |
Prioritering av oppgavelister
Dette er en mal som lar deg organisere listen din basert på rekkefølgen av prioriterte oppgaver.
| DATO: | |
|---|---|
| Høy prioritet | |
| Oppgave A | Oppgave B |
| Oppgave C | Oppgave D |
| Oppgave E | Oppgave F |
| Middels prioritet | |
| Oppgave G | Oppgave H |
| Oppgave I | Oppgave J |
| Oppgave K | Oppgave L |
| Lav prioritet | |
| Oppgave M | Oppgave N |
| Oppgave O | Oppgave P |
| Oppgave Q | Oppgave R |
Men hvis du er ute etter noe mer forseggjort og nyttig, er Eisenhowers matrise, også kjent som de fire kvadrantene for tidsstyring.
Tips og teknikker du kan inkludere i tidsstyringsplanen din
Gratis e-bok: Hvordan planlegge teamets tid?
Få ditt gratis eksemplar og finn ut hvordan du kan utnytte kraften i tidsregistrering i teamet ditt.
Nedenfor har vi listet opp noen av de mest populære tidsstyringsteknikkene som hjelper deg med å styre tiden effektivt:
80/20-regelen
Denne tidsstyringsteknikken, også kjent som Pareto-analysen (oppkalt etter sin italienske opphavsmann), går ut på å prioritere de oppgavene som er mest effektive for å løse problemer.
Skriv ned alle problemene du står overfor for øyeblikket, i avdelingen, bedriften, byrået eller til og med privat, og identifiser årsaken til hvert enkelt problem.
Gi hvert problem en poengsum - jo høyere poengsum, desto større er problemet. Grupper dem sammen i henhold til poengsummen. Gruppen med høyest poengsum bør være den dere jobber med først.
Når du ender opp med en prioritert oppgaveliste, er du bedre rustet til å administrere tiden din effektivt og fullføre oppgavene i den daglige eller ukentlige timeplanen din.
- Sjekk ut: De beste sitatene om tidsstyring
Tidsblokkering
Tidsblokkering, også kjent som time batching, innebærer at du planlegger dedikerte tidsluker for spesifikke oppgaver, slik at du kan beskytte fokuset ditt, unngå overbelastning av oppgaver og gjøre jevn fremgang i prosjekter. Det er en effektiv tidsstyringsstrategi som hjelper deg med å unngå utsettelser.
Ved å bruke denne metoden vil du utvikle dine ferdigheter i tidsstyring, ettersom du trener bevisstheten din til å fullføre oppgaver innenfor en tidsbegrensning.
Denne teknikken har mange tilhengere, f.eks. administrerende direktør i Tesla, Elon Musk, som bruker 5-minutters blokker for å organisere dagen sin.
- Last ned gratis: Maler for tidsblokkeringsplanlegger
Pomodoro-teknikken
Pomodoro-teknikken er en tidsstyringsteknikk som går ut på å jobbe i fokuserte 25-minuttersintervaller, såkalte "Pomodoros", etterfulgt av en pause på 5 minutter. Denne metoden forbedrer konsentrasjonen, minimerer prokrastinering og optimaliserer produktiviteten ved å dele opp oppgavene i håndterbare tidsintervaller med regelmessige korte pauser.
Uansett hvor lang tid en oppgave tar generelt, må du dele den opp i 25 minutter og holde fokus på den. Dette vil frigjøre tid til en pause og gi en følelse av at det er lettere å fullføre en spesifikk oppgave, uavhengig av den totale tiden som brukes på den.
Husk at tidsregistrering er kjernen i denne teknikken! Du kan til og med planlegge møter på Pomodoro-vis for å oppnå bedre effektivitet.
Profftips: Bruk vår gratis Pomodoro-timer eller en av Pomodoro-apper for å sette Pomodoro-tider med ett klikk!
Matrise for tidsstyring
Tidsstyringsmatrisen, også kjent som Eisenhower-matrisen, er en prioriteringsstrategi som kategoriserer oppgaver i fire kvadranter basert på hvor mye det haster og hvor viktige de er. Den hjelper enkeltpersoner med å ta beslutninger, prioritere oppgaver og nå målene sine på en effektiv måte ved å sortere oppgavene i kategorier som f.eks:
- Det haster og er viktig,
- ikke viktig, men presserende,
- Det haster, men er ikke viktig,
- og verken haster eller er viktig.
Ofte mister vi fokus, enten fordi vi ikke har så gode ferdigheter i tidsstyring som vi trenger, eller fordi vi er for stresset til å se klart hva effektiv tidsstyring egentlig innebærer. Eisenhower-matrisen hjelper deg derfor med å rydde opp i tankene og viser svart på hvitt hva neste oppgave bør være.
Spis frosken-teknikken
Eat the Frog-metoden er oppkalt etter et sitat av Mark Twain: "Spis en levende frosk om morgenen, så skjer det ikke noe verre med deg resten av dagen", og går ut på at du starter dagen med å gjøre de "verste" oppgavene.
Det "verste" vil bli gjort før heller enn senere, og resten av dagen vil virke lettere å takle. Du får en større mestringsfølelse når du vet at du ligger langt foran de komplekse oppgavene som ikke lenger drar deg mot slutten av dagen, og du blir mer avslappet under møtene som følger etter hverandre i løpet av den andre delen av dagen.
Parkinsons lov
Denne metoden er spesielt rettet mot mennesker som jobber godt under press. Cyril Northcote Parkinson skapte uttrykket "arbeidet utvides for å fylle tiden som er til rådighet for å fullføre det".
Det betyr at den tiden vi gir oss selv til å fullføre en oppgave, er den tiden det vil ta før den er fullført.
Ved å bruke denne teknikken kan du jobbe mer effektivt i kortere perioder. For eksempel ved å sette en grense for hvor mange minutter du kan sjekke e-post (f.eks. en halvtime), og så er det over.
Prøv å jobbe uten datamaskinlader, og utfordre deg selv til å fullføre oppgaven før datamaskinen eller en annen enhet dør.
Avslutningsvis
Nå som du har identifisert disse tidsstyringsteknikkene, bør du være i stand til å lage en effektiv tidsstyringsplan, enten det gjelder profesjonelle eller personlige mål.
Fordelene fordelene med god tidsstyring er nesten umulig å ignorere, enten du skal planlegge en oppgave eller gjøre personlige ærend. Du vil være bedre rustet til å møte enhver utfordring som måtte dukke opp, og holde deg på toppen av tingsamtidig som du overholder tidsfrister.
Ved hjelp av et programvare for tidsregistrering kan hjelpe deg med å sørge for at du når målene dine og holder deg til planen din, samtidig som du overvåker alle oppgavene i programvaren. Et tidsregistreringsverktøy er også nyttig for å forstå hvor mye tid som brukes på en bestemt oppgave, og hvilke områder som krever mest oppmerksomhet og fokus.
Alt i alt, uansett hvilken teknikk eller hvilket verktøy du velger, vil det føre til økt effektivitet og produktivitet, og det vil gi deg energi til å holde motivasjonen oppe på lang sikt, samtidig som du kan nyte både arbeidstid og fritid.