Jak stworzyć plan zarządzania czasem w 9 krokach
W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie opanowanie zarządzania czasem jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu w każdym zadaniu, czy to dlatego, że pozwala lepiej cieszyć się życiem poza pracą, czy też pomaga mieć więcej wolnego czasu.
Dobre umiejętności zarządzania czasem pomagają zwiększyć produktywność, ustalić priorytety zadań i zaoszczędzić czas na rozwój zawodowy i życie osobiste.
"Staliśmy się o 20% bardziej rentowni, ponieważ wszyscy mają nawyk śledzenia czasu". - Richard Wingfield, Head Geek w Envision Design
Aby dobrze zarządzać czasem, należy najpierw stworzyć plan zarządzania czasem. Dlatego w tym artykule przedstawimy 7 kroków, jak stworzyć skuteczny plan zarządzania czasem.
Poprowadzimy Cię przez najważniejsze etapy, od ustalenia precyzyjnych celów pracy i oceny dostępności czasu po wykonanie planu i dostosowanie go w razie potrzeby. Po drodze odkryjesz skuteczne techniki zarządzania czasem i potężne narzędzia, które znacznie zwiększą Twoją produktywność.
Czym jest plan zarządzania czasem?
Plan zarządzania czasem jest jak inteligentny harmonogram, który pomaga efektywnie wykonywać zadania. Polega on na wyznaczaniu realistycznych celów, dzieleniu ich na mniejsze zadania i wyznaczaniu konkretnych godzin na ich wykonanie. Właściwy plan zarządzania czasem pomoże tobie i twojemu zespołowi zachować porządek, zmniejszyć stres i odnieść sukces zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym.
Co jest kluczową częścią udanego planu?
- Narzędzia do zarządzania czasem, takie jak aplikacje do śledzenia czasu, kalendarze i przypomnienia, pomogą ci trzymać się planu.
- Silne umiejętności zarządzania czasem
- Skuteczne strategie zarządzania czasem
Szczegóły omówimy w kolejnych częściach tego artykułu.
Przeczytaj także: Dlaczego zarządzanie czasem jest ważne w biznesie?
Darmowy eBook: Jak zaplanować czas swojego zespołu?
Pobierz bezpłatną kopię i dowiedz się, jak wykorzystać moc śledzenia czasu w swoim zespole.
Jak stworzyć plan zarządzania czasem w 9 krokach
WSKAZÓWKA: Zanim zagłębisz się w swój plan zarządzania czasem, ważne jest, abyś udoskonalił swoje umiejętności zarządzania czasem. Słabe zarządzanie czasem często wynika z braku znajomości technik zarządzania czasem, a także śledzenia czasu. Aby wyposażyć cię w niezbędne umiejętności, w następnej sekcji tego artykułu zamieściliśmy kilka skutecznych wskazówek dotyczących zarządzania czasem.
1. Określ swoje cele
Jasność celów jest podstawowym punktem wyjścia dla właściwej strategii zarządzania czasem. Zadaj sobie pytanie: Co chcę osiągnąć w danym zadaniu, projekcie, a nawet w nadchodzącym tygodniu? Ta jasność stanowi podstawę planu zarządzania czasem.
Co ważne, upewnij się, że Twoje cele są realistyczne. Wyznaczanie osiągalnych celów zapobiega frustracji i utrzymuje motywację przez cały proces, zapewniając jednocześnie, że nie będzie to czas stracony.
Wskazówka: Zastosuj ten krok zarówno do celów osobistych, jak i zawodowych.
2. Ustalanie priorytetów zadań
Gdy cele są już jasno określone, należy ustalić zadania priorytetowe. Kategoryzacja codziennych zadań pomaga określić, co naprawdę wymaga natychmiastowej uwagi. Aby to wdrożyć, stwórz dzienną lub tygodniową listę rzeczy do zrobienia, umieszczając najważniejsze i najtrudniejsze zadania na górze.
WSKAZÓWKA: Dobrym pomysłem może być skorzystanie z dobrego narzędzia do ustalania priorytetów pracy.
3. Ocena dostępnego planuharmonogramu
Następnie zastanówmy się nad obecną sytuacją czasową. Przyjrzyj się swojemu harmonogramowi i dokładnie go oceń. Ile czasu masz do dyspozycji i jak pokrywa się on z czasem potrzebnym na wykonanie zadań? Ta ocena jest kluczowa.
Zagłębiając się w to ćwiczenie, dowiesz się, czy konieczne jest dostosowanie rutyny lub harmonogramu w celu bardziej efektywnego zarządzania czasem.
4. Refleksja nad okresami produktywności
Dodatkowo, weź pod uwagę czas swojej szczytowej produktywności. Czy jesteś w najlepszej formie rano, wieczorem lub w innych porach? Ta indywidualna skłonność, znana jako chronotyp, zależy od różnych czynników. Kluczem jest tutaj wykorzystanie mocnych stron chronotypu poprzez odpowiednie zaplanowanie zadań. Jeśli jesteś osobą nocną, pracuj w nocy! Lepiej będzie, jeśli ustalisz cały swój tygodniowy harmonogram w oparciu o swoje mocne, a nie słabe strony.
Możesz być najbardziej produktywny rano (AM-shifted), późnym popołudniem lub wieczorem (PM-shifted), a nawet w dwóch różnych fazach (Bi-phasic) - zależy to od osoby.
Czy wiesz, że nawet prosta metoda, taka jak Don't Break the Chain, metoda produktywności, która uczyniła Seinfelda legendą, może mieć duży wpływ na twoją produktywność?
5. Lista zadań
Stwórz listę zadań do wykonania. Posortuj je, zaczynając od najpilniejszych zadań i przechodząc w dół, aż dojdziesz do najmniej ważnego zadania na liście. Dodaj informacje o terminach i szacowanych limitach czasowych.
6. Wybór odpowiednich narzędzi
Korzystanie z oprogramowania do śledzenia czasu jest bardzo pomocne w upewnieniu się, że plan jest przestrzegany, a cele są osiągane, podczas gdy Ty monitorujesz każde zadanie w oprogramowaniu.
Narzędzie do śledzenia czasu jest również przydatne w zrozumieniu ilości czasu spędzanego na konkretnych zadaniach i obszarach, które wymagają największej uwagi i skupienia. Świetnym pomysłem jest ocena tego, co robisz przed ustaleniem planu, aby zidentyfikować najbardziej problematyczne obszary lub nawyki. Przed wyborem narzędzia upewnij się, że rozumiesz wady elektronicznego monitoringu.
W dalszej części artykułu omówimy kilka technik, takich jak technika Pomodoro lub blokowanie czasu, które można śledzić za pomocą narzędzia do śledzenia czasu.
Przeczytaj nasz przewodnik, jeśli chcesz dowiedzieć się , czym jest technika Pomodoro.
7. Wdrożenie planu
Nadszedł czas, aby wprowadzić plan w życie. Utrzymaj początkowy przypływ motywacji i skup się na ostatecznych celach, nie dając się zablokować krytycznym zadaniom, które mogą wymagać więcej czasu i energii.
Aby utrzymać motywację, czy wiesz, że przygotowanie listy zadań z wyprzedzeniem jest jedną z najlepszych wskazówek oszczędzających czas?
WSKAZÓWKA: Rozważ wdrożenie harmonogramu 2 2 3 w celu wdrożenia planu czasowego.
8. Dostosować w razie potrzeby
W miarę upływu czasu i zmian w obciążeniu pracą, będziesz w stanie jeszcze bardziej dostosować swój plan/harmonogram. Dostosuj go tyle razy, ile potrzeba, w oparciu o nową strategię lub ważne zadania, które się pojawiają.
Nie bój się wprowadzać zmian, zmieniać zadań i wdrażać nowych technik, jeśli pomoże ci to skuteczniej osiągać cele.
Jeśli okaże się, że istnieją inne zadania, które można wykonać w pewnym momencie, ponieważ natknąłeś się na blokady podczas finalizowania początkowych zadań, zmiana koncentracji może tylko przyspieszyć osiągnięcie celów.
9. Plan na nieoczekiwane sytuacje
Niestety, nie da się kontrolować wszystkich aspektów zarządzania czasem. Gdy pracujemy nad organizacją czasu na zadania, ustalaniem terminów, a nawet planowaniem osobistych sprawunków, zdarzają się nieoczekiwane wydarzenia.
Może to obejmować wydarzenia takie jak spotkania, pytania od współpracowników lub pilne zadania, których wykonanie zajmuje więcej czasu niż pierwotnie planowano.
Innym razem na przeszkodzie mogą stanąć rzeczywiste problemy. Postaraj się zaplanować na to dodatkowy czas. Jeśli go nie potrzebujesz, będzie to dodatkowy czas na relaks i po prostu cieszenie się codziennym życiem w wolniejszym tempie.
- WSKAZÓWKA: Skorzystaj z najlepszych książek o zarządzaniu czasem, aby nauczyć się radzić sobie z nieoczekiwanymi sytuacjami.
Szablon planu zarządzania czasem
Jest to schematyczny przykład prostego, ale skutecznego zarządzania czasem w ciągu tygodnia - a nawet powtarzającymi się zadaniami.
| Plan zarządzania czasem | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Zadanie | M | T | W | T | F |
| Czytaj e-mail | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 |
| Spotkanie | 09:30 | 09:30 | 09:30 | ||
| Raport CEO | 15:00 | 15:00 | |||
| Przesyłanie danych | 17:00 | 17:00 | 17:00 | 17:00 | |
Priorytetyzacja listy rzeczy do zrobienia
Jest to szablon, który pozwoli ci uporządkować listę w oparciu o kolejność zadań priorytetowych.
| DATA: | |
|---|---|
| Wysoki priorytet | |
| Zadanie A | Zadanie B |
| Zadanie C | Zadanie D |
| Zadanie E | Zadanie F |
| Średni priorytet | |
| Zadanie G | Zadanie H |
| Zadanie I | Zadanie J |
| Zadanie K | Zadanie L |
| Niski priorytet | |
| Zadanie M | Zadanie N |
| Zadanie O | Zadanie P |
| Zadanie Q | Zadanie R |
Jeśli jednak szukasz czegoś bardziej rozbudowanego i pomocnego, Matryca Eisenhowera znana jest również jako 4 kwadranty zarządzania czasem.
Wskazówki i techniki do uwzględnienia w planie zarządzania czasem
Darmowy eBook: Jak zaplanować czas swojego zespołu?
Pobierz bezpłatną kopię i dowiedz się, jak wykorzystać moc śledzenia czasu w swoim zespole.
Poniżej wymieniliśmy niektóre z najpopularniejszych technik zarządzania czasem, które pomagają efektywnie zarządzać czasem:
Zasada 80/20
Ta technika zarządzania czasem, znana również jako Analiza Pareto (od nazwiska jej włoskiego twórcy), polega na ustalaniu priorytetów zadań, które są najbardziej efektywne w rozwiązywaniu problemów.
Zanotuj wszystkie problemy, z którymi borykasz się w danej chwili w swoim dziale, firmie, agencji, a nawet w życiu osobistym i zidentyfikuj główną przyczynę każdego z nich.
Przypisz punktację do każdego problemu - im wyższa punktacja, tym większy problem. Pogrupuj problemy zgodnie z ich punktacją. Grupa z najwyższym wynikiem powinna być tą, nad którą pracujesz w pierwszej kolejności.
Dzięki temu, że lista zadań ma już ustalone priorytety, będziesz lepiej przygotowany do efektywnego zarządzania czasem i wykonywania zadań w swoim codziennym lub tygodniowym harmonogramie.
Blokowanie czasu
Blokowanie czasu, znane również jako time batching, polega na planowaniu dedykowanych przedziałów czasowych dla określonych zadań, co pozwala chronić koncentrację, unikać przeciążenia zadaniami i robić stałe postępy w projektach. Jest to skuteczna strategia zarządzania czasem, która pomaga uniknąć prokrastynacji.
Stosując tę metodologię, rozwijasz swoje umiejętności zarządzania czasem, ponieważ ćwiczysz swoją świadomość, aby wykonać zadania w określonym czasie.
Technika ta ma wielu zwolenników, tj. CEO Tesli, Elona Muska, który wykorzystuje 5-minutowe bloki do organizacji swojego dnia..
- Pobierz za darmo: Szablony planerów blokujących czas
Technika Pomodoro
Technika Pomodoro to technika zarządzania czasem, która polega na pracy w skoncentrowanych 25-minutowych interwałach, zwanych "Pomodoros", po których następuje 5-minutowa przerwa. Metoda ta zwiększa koncentrację, minimalizuje prokrastynację i optymalizuje produktywność poprzez dzielenie zadań na możliwe do zarządzania interwały czasowe z regularnymi krótkimi przerwami.
Niezależnie od tego, ile czasu zajmuje dane zadanie, należy podzielić je na 25 minut i skupić się na nim. Pozwoli to wygospodarować czas na przerwę i da poczucie łatwiejszego ukończenia konkretnego zadania, niezależnie od całkowitego czasu poświęconego na jego wykonanie.
Pamiętaj, że śledzenie czasu jest podstawą tej techniki! Możesz nawet zaplanować spotkania w sposób Pomodoro dla lepszej wydajności.
Wskazówka: Skorzystaj z naszego darmowego timera Pomodoro lub jednej z aplikacji aplikacji Pomodoro aby ustawić sloty Pomodoro jednym kliknięciem!
Matryca zarządzania czasem
Matryca zarządzania czasem, znana również jako Matryca Eisenhowera, to strategia ustalania priorytetów, która kategoryzuje zadania na cztery ćwiartki w oparciu o ich pilność i ważność. Pomaga jednostkom podejmować decyzje, ustalać priorytety zadań i skutecznie osiągać cele poprzez sortowanie zadań na kategorie takie jak:
- pilne i ważne,
- nie ważne, ale pilne,
- pilne, ale nie ważne,
- ani pilne, ani ważne.
Przez większość czasu tracimy koncentrację, ponieważ albo nasze umiejętności zarządzania czasem nie są tak solidne, jak byśmy tego potrzebowali, albo jesteśmy zbyt zestresowani, aby jasno zobaczyć, co tak naprawdę oznacza efektywne zarządzanie czasem. Dlatego też Matryca Eisenhowera pomoże uporządkować umysły i pokaże czarno na białym, jakie powinno być następne zadanie.
Technika jedzenia żaby
Nazwana na cześć cytatu Marka Twaina, "zjedz żywą żabę z samego rana, a nic gorszego nie przytrafi ci się przez resztę dnia", metoda Eat the Frog oznacza rozpoczęcie dnia od wykonania "najgorszych" zadań.
To, co "najgorsze" zostanie zrobione raczej wcześniej niż później, a reszta dnia wyda się łatwiejsza do rozwiązania. Będziesz mieć większe poczucie spełnienia, wiedząc, że jesteś daleko przed tymi złożonymi zadaniami, które nie będą już przeciągać się na cały dzień, i będziesz bardziej zrelaksowany podczas spotkań w drugiej części dnia.
Prawo Parkinsona
Metoda ta jest szczególnie skierowana do osób, które dobrze pracują pod presją. Cyril Northcote Parkinson ukuł frazę "praca rozszerza się, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie".
Oznacza to, że czas, jaki dajemy sobie na wykonanie zadania, jest czasem, jaki zajmie jego ukończenie.
Zastosowanie tej techniki oznacza bardziej wydajną pracę w krótszych seriach. Na przykład ustawienie limitu minut na sprawdzenie poczty e-mail (np. pół godziny) i koniec.
Spróbuj pracować bez ładowarki i podejmij wyzwanie ukończenia zadania, zanim komputer lub inne urządzenie padnie.
Podsumowując
Teraz, gdy zidentyfikowałeś te techniki zarządzania czasem, powinieneś być w stanie stworzyć skuteczny plan zarządzania czasem, niezależnie od tego, czy chodzi o cele zawodowe, czy osobiste.
Korzyści Korzyści płynące z dobrego zarządzania czasem są praktycznie niemożliwe do zignorowania, niezależnie od tego, czy planujesz zadanie, czy nawet zarządzasz osobistymi sprawami. Będziesz lepiej przygotowany do stawienia czoła każdemu wyzwaniu, które może się pojawić i być na bieżącojednocześnie dotrzymując terminów.
Korzystanie z oprogramowania do śledzenia czasu może pomóc w upewnieniu się, że osiągasz swoje cele i trzymasz się planu, monitorując każde zadanie w oprogramowaniu. Narzędzie do śledzenia czasu jest również przydatne w zrozumieniu ilości czasu poświęconego na określone zadanie i jakie obszary wymagają największej uwagi i skupienia.
Podsumowując, niezależnie od wybranej techniki lub narzędzia, doprowadzi to do zwiększenia wydajności i produktywności oraz zapewni motywację na długi czas, jednocześnie ciesząc się pracą i czasem osobistym.