MoSCoW Prioritätensetzung: Schritt-für-Schritt-Famework

Zu viele widersprüchliche Anforderungen, und alle mit hoher relativer Bedeutung? Du weißt nicht, wo du anfangen sollst?

Wenn Sie mit "Ja" geantwortet haben, ist die Moskauer Priorisierungsmethode genau das Richtige für Sie. Ich werde Ihnen alles über diese Priorisierungsmethode beibringen, die meine bevorzugte Methode zur Priorisierung von Aufgaben ist.

TL;DR - Die wichtigsten Erkenntnisse

• MoSCoW hilft dir  dabei, Aufgaben in die Kategorien  "Must-have" (muss sein), "Should-have" (sollte sein), "Could-have" (könnte sein) und " Won't have"; wird nicht sein) einzuordnen;
• Mit MoSCoW lernst du, 60 % der Ressourcen für "Must-haves", 20 % für "Should-haves", 20 % für "Could-haves" und 0 % für "Won't's haves" zu verwenden.
• Sie können MoSCoW in 3 Schritten umsetzen: Listen Sie alle Anforderungen auf, wenden Sie die MoSCoW-Kriterien mit allen beteiligten Akteuren an und befolgen Sie die 60-20-20-Ressourcenverteilungsregel;
• Ein einfacher Test, um herauszufinden, ob eine Aufgabe ein Muss ist, besteht darin, die Frage zu stellen: "Würden wir scheitern, wenn wir ohne diese Aufgabe starten?" Wenn die Frage nicht sofort mit "Ja" beantwortet werden kann, handelt es sich wahrscheinlich nicht um ein "Must-have".
• Die Hauptvorteile von MoSCoW bestehen darin, dass es klare Entscheidungen erzwingt, eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs verhindert und einen Konsens im Team herbeiführt;
• Profi-Tipp: Beginne mit Tools zur Zeiterfassung, um den tatsächlichen Zeitaufwand für jede Kategorie zu ermitteln, und füge dann je nach Bedarf weitere Tools hinzu.

Was ist die MoSCow-Priorisierungsmethode?

Die MoSCoW-Methode ist ein Priorisierungsrahmen, der Ihnen hilft, Ihre Aufgaben und Anforderungen in vier Gruppen zu kategorisieren: Muss, Sollte, Könnte und Möchte. Diese Methode ist besonders wirkungsvoll, weil sie die Mehrdeutigkeit der Prioritätssysteme "hoch, mittel, niedrig" beseitigt und Sie dazu zwingt, solide Entscheidungen darüber zu treffen, was wirklich wichtig ist.

Und das Beste daran? Sie verschwenden keine Energie mehr für Arbeiten mit geringer Wirkung und konzentrieren Ihre Ressourcen auf die Bereiche, in denen sie am meisten bewirken können.

Was ist die Geschichte der MoSCoW-Methode?

Die 1994 von Dai Clegg entwickelte MoSCoW-Priorisierungsmethode wurde als Teil von Projekten im Rahmen der agilen Projektmanagementmethode DSDM entwickelt. DSDM ist die Abkürzung für Dynamic Systems Development Method und wurde ursprünglich für Softwareentwicklungsteams entwickelt. Ihre Einfachheit hat sie zu einem Favoriten unter Softwareentwicklern, Projektmanagern und anderen Teams gemacht.

Als Schriftstellerin entdeckte ich diese Technik, als ich versuchte, Abgabetermine, persönliche Projekte und die Bearbeitung von Kundenaufträgen unter einen Hut zu bringen. Sie half mir, zwischen dringender, kundenkritischer Arbeit und "Nice-to-have"-Teilen des Prozesses, die für die Lieferung der Arbeit unnötig waren, zu unterscheiden.

Die MoSCoW-Kategorien

Bevor wir uns mit der Umsetzung dieser Projektmanagementtechnik befassen, sollten wir zunächst ihre Priorisierungskategorien verstehen:

• Muss haben: Dies sind nicht verhandelbare Anforderungen. Ohne sie ist Ihr Projekt oder Ihre Lösung einfach nicht realisierbar. Betrachten Sie sie als die Mindestnutzungsmerkmale (MUST) Ihres neuen Produkts oder die Strategie, mit der Sie Ihr Unternehmen im nächsten Quartal vermarkten - Sie können sie nicht auslassen.
• Sollte haben: Wichtige, aber nicht lebenswichtige Funktionen oder Aufgaben. Diese Funktionen bieten einen erheblichen Mehrwert, sind aber für die Einführung nicht entscheidend. Bei einer Zeiterfassungssoftware beispielsweise sind Funktionen wie die Analyse der Teamproduktivität und anpassbare Berichte zum Verständnis von Arbeitsmustern für Manager unerlässlich, aber die grundlegende Zeiterfassungsfunktion kann auch ohne diese Funktionen ihren Zweck erfüllen.
• Könnte haben: Nice-to-have-Funktionen, die nur einen geringen Einfluss auf die Gesamtlösung haben. Dies sind Ihre "Wunschvorstellungen". Denken Sie an ein benutzerdefiniertes Dashboard-Thema in Ihrem Projektmanagement-Tool oder erweiterte Filteroptionen in Ihrer Analyseplattform. Sie verbessern das Erlebnis, sind aber für Ihre primären Geschäftsziele nicht unbedingt erforderlich.
• Wird nicht haben: Punkte, die für den aktuellen Zeitrahmen keine Priorität haben, aber später wieder aufgegriffen werden könnten. Bei der Markteinführung einer mobilen App könnten beispielsweise Funktionen wie die Integration sozialer Medien oder der Dark Mode als künftige Möglichkeiten betrachtet werden, werden aber eindeutig als außerhalb des Rahmens für die erste Version kommuniziert.

💡 Profi-Tipp: Wenden Sie bei der Identifizierung von Must-haves den Test "Würden wir scheitern, wenn wir ohne dies starten? Wenn die Antwort nicht sofort "Ja" lautet, handelt es sich wahrscheinlich nicht um ein Must-have. Dies passt perfekt zur "Do"-Kategorie der 4 Ds der Zeitmanagement-Methode, um Klarheit zu schaffen.

Warum solltest du die MoSCoW-Priorisierungsmethode anwenden? 

Abgesehen davon, dass Sie nicht wissen, was Sie in Ihrem gesamten Projekt priorisieren sollen, kann die Durchführung einer MoSCow-Analyse zahlreiche weitere Vorteile mit sich bringen. Hier sind einige Gründe, warum Sie jeden in Ihrem Team, sei es Produktmanager oder das Projektmanagementteam, davon überzeugen können, Aufgaben mit dieser agilen Projektmanagementtechnik zu priorisieren:

• Es erzwingt klare Entscheidungen: Im Gegensatz zu vagen Prioritätsstufen und endlosen Brainstorming-Sitzungen erfordert MoSCoW eine definitive Einstufung. Auf diese Weise schaffen Sie Klarheit, da Sie nicht alles als "hoch prioritär" markieren können, sondern auswählen müssen, was wirklich Auswirkungen auf Ihre Projekte hat.
• Es bringt Konsens in Teams: Klare und abgestimmte Kategorien machen es Ihnen leichter, Priorisierungsentscheidungen gegenüber Teammitgliedern, Kunden und anderen Beteiligten zu erklären und zu rechtfertigen.
• Es verhindert eine Ausweitung des Projektumfangs: Indem Sie explizit festlegen, was zum Projektumfang gehört und was nicht, schützen Sie Ihr Projekt vor endlosen Funktionserweiterungen und Anforderungsänderungen. Es ist viel einfacher, die Erwartungen zu steuern.

Wie Sie MoSCoW in Ihren Arbeitsablauf integrieren

Dieser Rahmen für die agile Projektabwicklung ist in nur drei Schritten zu implementieren, bringt aber viele Vorteile und einen hohen geschäftlichen Nutzen mit sich. Schauen wir uns alle Schritte der MoSCow-Technik an:

1. Erfassen Sie zunächst alle Projektanforderungen. Listen Sie alle potenziellen Anforderungen, Funktionen oder Aufgaben auf, ohne zu filtern. Nehmen Sie alles auf, was die Beteiligten angefordert oder Ihr Team ermittelt hat. Kümmern Sie sich noch nicht um eine Priorisierung. Erstellen Sie einfach ein umfassendes Inventar, konzentrieren Sie sich also nur darauf, alles aufzuschreiben.
2. Wenden Sie die MoSCoW-Prioritäten an. Bewerten Sie nun jeden Punkt auf Ihrer Liste anhand der MoSCoW-Prioritäten auf der Grundlage der Kriterien in der unten stehenden Tabelle. Beachten Sie jedoch, dass es wichtig ist, Diskussionen mit allen wichtigen Interessengruppen zu initiieren und gemeinsam über die Priorität der Anforderungen zu entscheiden. Versuchen Sie, Diskussionen in funktionsübergreifenden Teams zu initiieren und so viele Berufsgruppen wie möglich in die Gruppe einzubeziehen. Bringen Sie den Business Analysten sowie Mitglieder der Projektteams und des Produktteams mit.

💡 Profi-Tipp: Wissen Sie, warum eine schnelle Entscheidungsfindung für Ihre Leistung und Ihr Unternehmen entscheidend ist? Am besten, Sie verstehen es, bevor Sie Prioritäten setzen - das könnte Ihren gesamten Prozess beschleunigen 😉.

💡 Profi-Tipp: Kombinieren Sie MoSCoW mit Zeitsperren, indem Sie bestimmte Zeitfenster zuerst für Ihre Must-haves reservieren. Auf diese Weise erhalten Ihre wichtigsten Aufgaben die Stunden mit der höchsten Energie. Mit anderen Worten: Essen Sie den Frosch so früh wie möglich.

3. Wenden Sie die 60-20-20 MoSCoW-Regel an. Die MoSCoW-Priorisierung lehrt Sie nun, Ihren Aufwand auf die Anforderungen zu verteilen. Daher funktioniert die Überprüfung der Prioritäten auf der Grundlage einer einfachen Faustregel:

• Must-haves: benötigen ~60% der verfügbaren Ressourcen
• Sollte: ~20% der verfügbaren Ressourcen in Anspruch nehmen
• Hätte: benötigt ca. 20 % der verfügbaren Ressourcen
• Nicht erwünscht: 0% (dokumentiert für zukünftige Überlegungen)

Beispiel für die MoSCoW-Priorisierung 

Um zu veranschaulichen, wie die Anforderungen mit der MoSCoW-Priorisierungstechnik erfüllt werden können, möchte ich ein konkretes und einfaches Beispiel anführen: Ein Website-Launch-Projekt durch die MoSCoW-Priorisierungslinse:

Must-haves:

• Eine Homepage mit einem klaren Nutzenversprechen: Entscheidend für den ersten Eindruck und die Vermittlung des Kernangebots Ihres Unternehmens.
• Mobile Reaktionsfähigkeit: Laut Soax kommen über 60 % des Internetverkehrs von mobilen Geräten. Eine nicht responsive Website würde die meisten potenziellen Kunden sofort verlieren.
• Kontakt-Formular: Da es der wichtigste Weg ist, auf dem potenzielle Kunden Sie direkt erreichen können, hat es Auswirkungen auf die Lead-Generierung und den Kundensupport und sollte daher unbedingt bearbeitet werden.
• Grundlegende SEO-Elemente (Metatitel, Beschreibungen, richtige Überschriftenstruktur): Entscheidend für die Sichtbarkeit in den Suchmaschinen und den organischen Verkehr vom ersten Tag an.
• Die wichtigsten Produkt-/Dienstleistungsseiten: Wesentliche Informationen über das, was Sie verkaufen. Ohne diese Seiten haben Sie keine Möglichkeit, Besucher zu konvertieren.

Sollte man haben:

• Blog-Bereich: Wichtig für die Suchmaschinenoptimierung und den Aufbau von Autorität, kann aber nach dem Start hinzugefügt werden, ohne die Kernfunktionen der Website zu beeinträchtigen.
• Erfahrungsberichte von Kunden: Sie schaffen Vertrauen und Glaubwürdigkeit, aber die Website kann zunächst auch ohne sie funktionieren, während Sie weitere Bewertungen sammeln.
• Newsletter-Anmeldung: Wertvoll für Lead Nurturing und Inbound Sales, aber nicht entscheidend für die Hauptfunktionalität der Website.
• Integration sozialer Medien: Verbessert die Markenpräsenz und die Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung, ist aber für die Kernfunktionen des Unternehmens nicht unbedingt erforderlich.
• Website-Suchfunktion: Verbessert die Benutzerfreundlichkeit bei größeren Websites, ist aber für den ersten Start nicht entscheidend, insbesondere bei guter Navigation.

💡 Pro-Tipp: Versuchen Sie, Multitasking zu vermeiden und sich auf "Muss" und "Sollte" zu beschränken, denn Multitasking ist einer der Hauptgründe, warum Menschen sich unproduktiv fühlen, und einer der größten Zeitfresser bei der Arbeit.

Könnte man haben:

• Live-Chat-Funktion: Gut für sofortigen Kundensupport, aber ein E-Mail-/Kontaktformular kann für den Anfang ausreichen.
• Interaktive Produktdemos: Dies würde das Produktverständnis verbessern, aber auch statische Bilder/Videos können für die Markteinführung verwendet werden.
• Erweiterte Analysen (über Google Analytics hinaus): Nützlich für tiefere Einblicke, aber für den Anfang reicht die grundlegende Verfolgung aus.
• Mehrsprachige Unterstützung: Dies könnte die Marktreichweite erhöhen, kann aber warten, bis Sie einen erheblichen internationalen Verkehr haben.
• Video-Hintergründe: Dies würde den visuellen Reiz erhöhen, aber die Kernfunktionalität nicht beeinträchtigen.

Will nicht haben (dieses Mal):

• KI-gestützter Chatbot: Es ist teuer, ihn richtig zu implementieren, und er benötigt Trainingsdaten, die Sie noch nicht haben.
• Virtual-Reality-Touren: Coole Funktion, erfordert aber erhebliche Ressourcen und ist für die meisten Nutzer nicht unbedingt erforderlich.
• Benutzer-Community-Forum: Erfordert Moderationsressourcen und eine aktive Benutzerbasis, die Sie beim Start nicht haben.
• Integration mit Altsystemen: Dies kann später in Angriff genommen werden, wenn Sie mehr Benutzerdaten und spezifische Anforderungen haben.
• Maßgeschneiderte mobile App: Für den Anfang reicht das responsive Design der Website aus. Die App-Entwicklung kann auf die nachgewiesene Nachfrage warten.

Werkzeuge zur Beherrschung der MoSCoW-Priorisierung

Um MoSCoW effektiv umzusetzen, brauchen Sie entweder ein Tool oder die richtige Auswahl an Tools, um Ihre Prioritäten zu verfolgen, zu überwachen und anzupassen. Hier sind einige Tools, die dabei helfen können:

• Timeular: Verfolgen Sie den Zeitaufwand für Aufgaben in jeder MoSCoW-Kategorie, um objektiv zu verstehen, wie lange jede Kategorie tatsächlich dauert. Durch die Verfolgung des Zeitaufwands für "Must-haves" im Vergleich zu "Could-haves" können Sie bessere Priorisierungsentscheidungen treffen und feststellen, wo Sie Ressourcen falsch zuweisen. Die automatische Zeiterfassung hilft Ihnen, verlässliche Daten über die Dauer von Aufgaben zu sammeln, damit Sie in zukünftigen Versionen fundiertere Entscheidungen treffen können.

Hören Sie auf zu raten, wie lange Ihre Must-haves wirklich brauchen.

Lassen Sie Timeular automatisch Ihre Zeit erfassen, während Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren.

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• Idee: Erstellen Sie einen zentralen Knotenpunkt für Ihr MoSCoW-Framework, in dem Sie Dokumentations-, Tracking- und andere Kollaborationsfunktionen kombinieren können. In Notion können Sie Ihre Prioritäten auf verschiedene Arten darstellen, da die Datenbank flexibel ist, von Kanban-Boards bis hin zu Listen oder Tabellen. Beachten Sie, dass die Zeiterfassung in Notion umständlich ist.
• Trello oder Jira: Verwenden Sie Boards mit MoSCoW-beschrifteten Spalten, um Ihre priorisierten Elemente zu visualisieren und zu verwalten. Mit diesen Tools können Sie Elemente einfach per Drag-and-Drop zwischen Kategorien verschieben, wenn sich die Prioritäten ändern.
• Miro oder Mural: Diese visuellen Kollaborationstools eignen sich perfekt für gemeinsame MoSCoW-Sitzungen mit Stakeholdern und helfen Teams, mithilfe von virtuellen Haftnotizen und Abstimmungsfunktionen gemeinsam Prioritäten festzulegen.
• Microsoft Excel oder Google Sheets: Erstellen Sie detaillierte Prioritätsmatrizen mit integrierten Formeln zur Bewertung und Gewichtung verschiedener Anforderungen. Diese Tools sind besonders nützlich, um ein umfassendes Backlog aller Elemente über alle Kategorien hinweg zu erstellen.

💡 Profi-Tipp: Tools sind zwar wichtig, aber lassen Sie die Auswahl der Tools nicht zu einem "könnte man haben" werden, das die Priorisierung von "muss man haben" verzögert. Beginnen Sie mit der Projektzeiterfassung und fügen Sie dann bei Bedarf anspruchsvollere Tools hinzu.

Gemeinsame Herausforderungen für MoSCoW

Obwohl die MoSCow-Priorisierungsmethode einfach und effektiv ist, kann sie auch Nachteile mit sich bringen, wenn sie nicht korrekt implementiert und kontrolliert wird:

• Sie haben zu viele Must-haves: Es kann vorkommen, dass Sie sich in einem Szenario wiederfinden, in dem die Beteiligten darauf bestehen, dass alles wichtig ist. In Wirklichkeit können Sie mit MoSCow beweisen, dass Sie innerhalb des knappen Zeitrahmens und der begrenzten Ressourcen nicht so viele Optionen haben. Die Lösung: Verwenden Sie den Test "Wenn dies das Einzige wäre, was wir liefern, würde das Projekt dann noch funktionieren?
• Unklare Prioritäten innerhalb der Kategorien: Sie haben Probleme mit der Rangfolge der Elemente innerhalb derselben Kategorie. Lösung: Fügen Sie innerhalb jeder Kategorie Unterprioritäten (M1, M2, M3) hinzu, um eine feinere Granularität zu erreichen.
• Die Anforderungen ändern sich: Ihre Prioritäten ändern sich mitten im Projekt. Die Lösung: Planen Sie regelmäßige Prioritätsüberprüfungen und führen Sie ein Änderungsprotokoll, um Änderungen zu verfolgen und zu begründen.

Ihre MoSCoW-Reise beginnt jetzt

Mit MoSCoW können Sie Ihr Arbeitspensum und Ihre Prioritäten besser organisieren. Was es von allen anderen Priorisierungsmethoden unterscheidet, ist seine Einfachheit und Effektivität.

Wählen Sie ein Projekt, wenden Sie den Rahmen an und beginnen Sie, Ihre Prioritäten zu verfolgen. Denken Sie daran, dass das Streben nach Perfektion Ihre Arbeit nicht vorantreibt. Sind Sie bereit, Ihre Prioritätensetzung zu verändern? Ihre MoSCoW-Reise beginnt jetzt!

HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN

Quellen

https://soax.com/research/mobile-website-traffic

https://pmworldjournal.com/article/moscow-rules

https://publications.eai.eu/index.php/IoT/article/view/6515