Zeitverschwender am Arbeitsplatz: Welche das sind und wie man sie vermeidet
In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt können geringwertige Aufgaben, die Zeit vergeuden, die Produktivität und die allgemeine Effektivität beeinträchtigen. In diesem Artikel werden praktische Strategien zur Ermittlung und Beseitigung dieser Produktivitätsfresser vorgestellt.
Durch proaktive Maßnahmen gegen Zeitfresser können Berufstätige ihre Zeit zurückgewinnen, sich besser konzentrieren und eine optimale Produktivität erreichen. Erfahren Sie, was Zeitfresser sind und wie Sie sie bei der Arbeit vermeiden können.
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Was sind Zeitfresser?
Zeitfresser sind Tätigkeiten oder Aufgaben, die unsere Zeit in Anspruch nehmen, ohne positive/wertvolle Ergebnisse zu liefern.
Es ist sehr einfach, im Laufe des Tages einige Minuten mit kleinen Gesprächen mit Kollegen, dem Scrollen durch die sozialen Medien oder dem Surfen im Internet zu verschwenden, und man kommt leicht vom Weg ab.
Einer Studie zufolge sind mehr als 50 % der Arbeitnehmer der Meinung, dass sie zu viel Zeit in Besprechungen verbringen, was sie daran hindert, bei der Arbeit produktiver zu sein. Und die meisten von uns können zustimmen, dass wir während dieser Sitzungen auch Multitasking betreiben.
All diese Dinge verschwenden Ihre Zeit und können dazu führen, dass Sie Ihre Konzentration und Motivation verlieren. Einige von ihnen sind die Gründe, warum Sie sich unproduktiv fühlen.
Sind Sie also bereit, die Zeitfresser in Ihrem Terminkalender aufzudecken? Hier ist unsere Liste mit 10 Zeitfressern bei der Arbeit und einigen Tipps, wie Sie sie vermeiden können.
Die 10 häufigsten Zeitfresser bei der Arbeit
- Sitzungen
- Multitasking
- Die Arbeit anderer Leute machen
- Online-Ablenkungen
- E-Mails
- Unterbrechungen (d.h. Benachrichtigungen)
- Umfangreiche To-Do-Listen
- Desorganisation
- Aufschieben schwierigerer Aufgaben
- Exzessive Pausen
1. Begegnungen
Vermeiden Sie unnötige Besprechungen, immer. Anstatt einfach in eine Sitzung zu gehen und dort Stunden zu verbringen, sollten Sie versuchen, die Sitzung im Voraus zu strukturieren und alle relevanten Diskussionspunkte zu sammeln.
Legen Sie außerdem Zeitlimits für die Sitzungen fest, lassen Sie sie nicht ungenutzt verstreichen und verkürzen Sie sie. Wenn alle Beteiligten ihre Argumente bereits vorbereitet haben, brauchen Sie keine überlangen Sitzungen, um auf den Punkt zu kommen.
Versuchen Sie außerdem, so weit wie möglich beim Thema zu bleiben. Es ist leicht, sich zu verzetteln und über persönliche Angelegenheiten und andere Dinge zu sprechen, die für die eigentliche Sitzung nicht relevant sind.
Verfolgen Sie den Zeitaufwand für Besprechungen, um mehr abrechenbare Stunden zu finden.
2. Multitasking
Manchmal denken wir, dass Multitasking und/oder das Wechseln von Inhalten Zeit spart, aber meistens erlaubt es uns nicht, uns jedem Projekt voll und ganz zu widmen. Das Springen von einer Aufgabe zur nächsten bringt auf lange Sicht keine Zeitersparnis.
Es ist erwiesen, dass nur ein kleiner Prozentsatz der Menschen effektiv multitaskingfähig ist, weil man dabei Fehler machen, die Qualität der Arbeit beeinträchtigen und die Kreativität hemmen kann.
Was können Sie also tun? Setzen Sie Prioritäten für Ihre Aufgaben und unterteilen Sie Ihre tägliche Aufgabenliste in Zeitabschnitte.
Wussten Sie, dass Multitasking einer der Gründe ist , warum Menschen sich unproduktiv fühlen?
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3. Die Arbeit anderer Leute machen
Wenn Sie ein Teamleiter sind, ist dieser Tipp für Sie. Nehmen Sie nicht die ganze Verantwortung und Arbeit auf Ihre Schultern, wenn Sie ein Team haben. Delegieren Sie Aufgaben und erledigen Sie die Dinge.
Auch wenn es manchmal schwierig sein kann, weil man so überzeugt von seiner Arbeit ist, kann es schwer sein, loszulassen und die Aufgaben an jemand anderen zu übergeben.
Es gibt jedoch einen Grund, warum Sie ein Team haben. Setzen Sie ihnen Ziele, kommunizieren Sie offen, lassen Sie sie wachsen, geben Sie konstruktives Feedback, und delegieren Sie Arbeit.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihr Team und Ihre Arbeitsbelastung zu managen, lesen Sie unseren Blog über die Führung eines Teams. Hier finden Sie alles, was Sie für Ihren Erfolg brauchen.
4. Online-Ablenkungen
Wir glauben, dass dies wahrscheinlich einer der Hauptgründe ist, warum wir so abgelenkt werden und Zeit verlieren, besonders wenn wir digital arbeiten. Die beiden häufigsten Online-Ablenkungen sind:
- Soziale Medien: Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, TikTok, was immer Sie wollen. Wenn Sie während der Arbeit einen kurzen Blick in die sozialen Medien werfen, ist das nicht weiter schlimm. Wenn Sie jedoch häufig darauf schauen und zu viel Zeit damit verbringen, schadet das sowohl Ihrer Zeit als auch Ihrer Produktivität.
- Surfen im Internet: Egal, ob Sie ein Kleidungsstück kaufen, nach einem Ort für Ihren nächsten Urlaub suchen oder einfach nur Newsletter abrufen, versuchen Sie, sich nicht stundenlang damit zu beschäftigen. Nutzen Sie dafür Ihre Pausenzeit.
Um zu vermeiden, dass Sie zu viel Zeit mit dieser Art von Ablenkung verschwenden, sollten Sie eine Zeitmanagement-App verwenden - Timeular - dafür sorgen, dass Sie von Zeit zu Zeit angemessene Pausen einlegen.
5. E-Mails
Da wir bei der Kommunikation am Arbeitsplatz auf E-Mails angewiesen sind, überprüfen wir sie den ganzen Tag über regelmäßig und verschwenden so unsere Zeit. Das ist wahrscheinlich eine der größten Zeitverschwendungen, die man bei der Arbeit machen kann.
Wenn Sie also auf der Suche nach einem Zeitmanagement-Hack sind, um produktiv zu bleiben, müssen Sie die Zeit, die Sie mit dem Abrufen Ihrer E-Mails verbringen, begrenzen.
6. Unterbrechungen
Das ist praktisch unvermeidlich, vor allem, wenn Sie im Büro arbeiten. E-Mail-Benachrichtigungen, Anrufe, Textnachrichten und Kollegen, die vorbeikommen, um eine Frage zu stellen.
Diese Unterbrechungen mögen zwar harmlos erscheinen, aber sie können Sie von den Aufgaben ablenken, die ursprünglich auf Ihrer To-Do-Liste standen, und es schwierig machen, sich immer wieder neu zu konzentrieren.
Überlegen Sie sich, ob Sie während Ihres Arbeitstages eine bestimmte Zeitspanne blockieren wollen, in der Sie sich ohne Unterbrechungen konzentrieren können. Sie können eine Abwesenheitsnachricht in Ihrer E-Mail einrichten oder Ihr Telefon ausschalten, um nicht gestört zu werden.
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7. Desorganisation
Das haben wir alle schon erlebt. Hatten Sie schon einmal Probleme, ein superwichtiges Dokument oder eine Datei vor einer Besprechung zu finden oder es einem Kollegen zu schicken?
Der Punkt ist, dass es ein großer Zeitfresser ist, wenn man seine Arbeit nicht organisiert hat. Außerdem ist es super stressig und frustrierend, wenn man etwas Wichtiges sucht und es nicht findet.
Versuchen Sie, Ihren Computer und Ihren Arbeitsplatz zu organisieren, indem Sie ein Organisationssystem einrichten, das für Sie und die Menschen in Ihrer Umgebung geeignet ist, Ihren Arbeitsplatz aufräumen und einen Zeitplan oder eine Checkliste führen. Das wird Ihr Leben sehr viel einfacher machen.
8. Umfangreiche To-Do-Listen
To-Do-Listen können Ihr bester Freund oder Ihr schlimmster Feind sein. Eine kluge Prioritätensetzung ist unerlässlich, um im Arbeitsalltag produktiver und erfolgreicher zu sein.
Damit Ihre Aufgabenliste effektiv ist, müssen Sie sie kurz halten, in der Regel etwa 3 Ihrer wichtigsten Aufgaben pro Tag. Schauen Sie sich also Ihre Aufgaben an und markieren Sie, was für diesen Tag wichtig ist.
Auf diese Weise können Sie sich mit Sicherheit besser auf das Wesentliche konzentrieren, fühlen sich nicht überfordert und können tagsüber leichter produktiv sein.
9. Aufschieben schwieriger Aufgaben
Es gibt einfach Aufgaben, bei denen wir uns nicht motiviert genug fühlen, sie zu erledigen. Am Ende machen wir alles andere und schieben diese eine Aufgabe immer wieder auf, aber leider wird sie dadurch nicht weniger.
Anstatt sich also darüber den Kopf zu zerbrechen, sollten Sie keine Zeit verschwenden und einfach loslegen. Wir haben einen Tipp für Sie: Machen Sie es am Morgen. Es wird einfacher sein, wie Sie in unserem Beitrag über die Zeitmanagement-Ess-den-Frosch-Technik lesen können.
Wussten Sie, dass Sie einige Aufgaben, selbst langweilige, mit einem Tool automatisieren können? Finden Sie die beste Software zur Aufgabenautomatisierung.
10. Exzessive Pausen
Von Zeit zu Zeit ist es notwendig, den Geist und die Augen während der Arbeit vom Computerbildschirm zu lösen. So können Sie Ihre Konzentration und Motivation wiederherstellen und Stress abbauen.
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Es ist jedoch nicht in Ordnung, zu oft am Tag eine Kaffeepause einzulegen und einfach nur draußen zu chillen.
Legen Sie eine bestimmte Zeit für Pausen fest und verwenden Sie eine App zur Zeiterfassung, um zu überprüfen, wie viel Zeit Sie verbringen.
Es ist in Ordnung, zwischendurch aufzustehen, sich zu strecken oder einen kurzen Spaziergang zu machen, aber übertreiben Sie es nicht, sonst vergeuden Sie viel zu viel Zeit.
Wie lassen sich Zeitfresser vermeiden?
Wenn Sie es leid sind, unzählige Zeitfresser in Ihrem Arbeitsplan zu haben, müssen Sie versuchen, die genaue(n) Quelle(n) zu finden, um die Lösung zu finden. Nehmen Sie sich die Zeit, innezuhalten, genau hinzuschauen und sie aus unserem Leben zu entfernen.
Das Positive daran ist, dass Sie, sobald Sie herausgefunden haben, was Sie dazu bringt, Ihre Zeit zu verschwenden, diese Dinge leichter aus Ihrem Zeitplan entfernen und Ihr Leben organisieren können. So geht's:
1. Budgetieren Sie Ihre Zeit
Wenn Sie nicht wissen, was ein Zeitbudget ist, können wir Ihnen sagen, dass es sich nicht wesentlich von der Erstellung eines Finanzbudgets unterscheidet.
Sie erstellen ein Budget, um zu wissen, wo und wie wir unsere Zeit verbringen werden. Wenn Sie mehr über diese Technik erfahren möchten, lesen Sie bitte unseren Blog über Zeitbudgetierung und ihre Vorteile.
2. Zeitblockierung
Wenn Sie nicht wissen, was Time Blocking ist, können wir Sie kurz aufklären: Time Blocking bedeutet, jeden Moment des Tages im Voraus zu planen und bestimmte Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben, aber auch für Pausen einzuplanen.
Dies ist eine der besten Zeitmanagementtechniken, und die Idee hinter der Zeitblockierung ist, das Durcheinander von Aufgaben in Ihrem Kalender zu reduzieren und Ihre Produktivität und Effektivität zu steigern, indem Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren.
Wenn Sie glauben, dass diese Methode nicht effektiv ist, sollten Sie vielleicht noch einmal darüber nachdenken, dass Elon Musk seinen Tag nach einer 5-Minuten-Regel gestaltet.
3. Zeiterfassung
Ein Tool zur Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, den ganzen Tag produktiv zu sein und keine Zeit zu verlieren. Wie und warum?
Wenn Sie die Zeit für die Aufgaben, an denen Sie täglich arbeiten, aufzeichnen, können Sie nicht nur effektiver mit Ihrer Zeit umgehen, sondern erfahren auch, welche Aufgaben Sie am meisten Zeit gekostet haben.
Insgesamt haben Sie so ein besseres Gefühl dafür, wohin Ihre Zeit geht und nicht verschwendet wird.
Mit dieser Art von Analyse können Sie Ihre Zeit besser verwalten und Zeitfresser reduzieren. Deshalb ist die Zeiterfassung so wichtig, denn es geht um Produktivität.
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4. Stummschalten der Benachrichtigungen
Manchmal ist es so schwer, sich nicht von Benachrichtigungen ablenken zu lassen, die im Laufe des Tages auf unseren Telefonen auftauchen.
E-Mails, Nachrichten, soziale Medien, all das. Eine der besten Möglichkeiten, sich auf die Arbeit zu konzentrieren und keine Zeit mit Ablenkungen zu verschwenden, besteht darin, Benachrichtigungen während des Tages auszuschalten.
5. Überprüfen Sie Ihre E-Mails nicht regelmäßig
Hier geht es nicht um persönliche E-Mails. Ja, wir sprechen über geschäftliche E-Mails.
Wenn Sie versuchen, jede E-Mail, die Sie erhalten, schnell zu beantworten, werden Sie wahrscheinlich sehr oft den Überblick verlieren. Wählen Sie also eine bestimmte Zeit aus, um Ihren Posteingang zu überprüfen und E-Mails zu beantworten, sonst sind Sie unnötig gestresst.
6. Prioritäten setzen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Prioritäten für Ihren Arbeitstag zu setzen.
Wir empfehlen Ihnen, die 4 Quadranten des Zeitmanagements von Stephen Corey oder die Eat the Frog-Technik anzuwenden. Sie sind Beispiele für die bekanntesten und besten Priorisierungstechniken, da sie sehr effizient sind.
Wenn Sie diese Technik bereits ausprobiert haben und das Ergebnis nicht gut war, können Sie eine andere ausprobieren. Sie müssen nur die Methode anwenden, die für Sie besser funktioniert.
Wie melde ich meinem Vorgesetzten Zeitfresser?
Wenn Sie es satt haben, Ihre Zeit bei der Arbeit mit Dingen zu verschwenden, die Ihnen nichts bringen, ist es an der Zeit, dass Sie dies Ihrem Vorgesetzten melden.
Befolgen Sie dazu einfach die folgenden Schritte:
- Verfolgen Sie Ihre Zeit: Behalten Sie die Zeit im Auge und sehen Sie, wie viele Stunden Sie mit Dingen verbringen, die Ihnen nicht nützen.
- Erstellen Sie eine Liste: Erstellen Sie eine Liste aller Zeitfresser, die Sie feststellen, wie z. B. die Erledigung von Aufgaben anderer, das Steckenbleiben in Besprechungen oder der Empfang und die Beantwortung von E-Mails alle 10 Minuten.
- Rechnen Sie nach: Rechnen Sie zusammen, wie viel Zeit das in Ihrer Woche in Anspruch nimmt, und zeigen Sie es Ihrem Vorgesetzten.
Warum ist es wichtig, Zeitvergeudung am Arbeitsplatz zu vermeiden?
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass alle Zeitverschwender vermieden werden müssen, da sie nur zu Ablenkung, Unterbrechung, mangelnder Qualität und Produktivität führen.
Wenn Sie sie vermeiden, können Sie Ihre berufliche Entwicklung und Ihre Fähigkeit, sich zu konzentrieren und Ziele zu erreichen, verbessern.
Zeit zu sparen ist daher eine Möglichkeit, die Produktivität zu steigern. Außerdem ist es wichtig zu verstehen, dass Produktivität mehr ist als nur die Menge der Arbeit, die man leistet. Es geht darum, wie viel Wert Sie produzieren.
Auch wenn es äußerst schwierig ist, diese Zeitfresser zu vermeiden, ist es bereits ein großer Schritt, sich ihrer bewusst zu sein, um sie zu überwinden und Erfolg im Beruf zu haben.
Aber was führt dazu, dass wir tagsüber Zeit verschwenden? Sei es, dass wir uns geistig müde fühlen und einfach nicht fertig werden, oder dass wir keine Termine haben.
Andere Erklärungen könnten sein, dass man sich nicht inspiriert oder konzentriert fühlt, und dass man von leichten Ablenkungen umgeben ist, was das Leben ebenfalls erschwert.
Wir wissen, dass es extrem schwierig sein kann, Zeitfresser zu vermeiden. Legen Sie also das Telefon weg, machen Sie eine Pause und organisieren Sie Ihren Zeitplan.
FAQs
Sind Sitzungen Zeitfresser?
Die Antwort lautet meistens ja. Besprechungen geraten manchmal außer Kontrolle, und wenn man einmal drin ist, gibt es keinen Ausweg mehr. Schaffen Sie sie ab und entscheiden Sie sich für ein anderes Mittel der Diskussion und Zusammenarbeit oder beschränken Sie Sitzungen auf die Fälle, in denen nichts anderes funktioniert.
Was ist ein anderes Wort für Zeitverschwender?
Je nach Kontext gibt es verschiedene Wörter für Zeitvergeudung, wie z. B. Zeit verlieren, aufschieben, aufschieben, Zeit totschlagen usw.
Ein Zeitfresser verzögert eine wichtige Aufgabe. Wenn sich Ihre Aufgabe verzögert, weil Sie sich auf weniger dringende, angenehmere und einfachere Aktivitäten konzentrieren. Mit anderen Worten: Sie prokrastinieren.
Sie kann Ihr Potenzial einschränken und Ihre Karriere gefährden. Deshalb ist es wichtig, proaktive Schritte zu unternehmen, um sie zu verhindern!
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