Como priorizar tarefas em 7 etapas
Uma lista interminável de tarefas com prazos iminentes se acumulando é o pior pesadelo de todos.
Mas, como o dia tem poucas horas e as tarefas não cessam, que tal imaginar um cenário em que você vai parar de insistir?
Por mais controverso que possa parecer, sugerimos que você faça uma pausa, leia este artigo e identifique uma maneira estruturada de navegar pelas suas tarefas.
Aprenda a priorizar, descobrindo o verdadeiro valor de seu tempo
Este artigo tem o objetivo de fornecer os instrumentos necessários para recuperar o controle do seu dia. Portanto, continue lendo para saber como priorizar tarefas.
A priorização determina quase todos os seus resultados. Muitas vezes, ela é vista não apenas como uma habilidade social valorizada pelos empregadores, mas também como uma tarefa em si.
A primeira etapa para começar a priorizar as tarefas é entender para o que você está realmente trabalhando (= os resultados). Depois de identificar as tarefas pertinentes que contribuem para os seus resultados futuros, você estará preparado para fazer uma lista de tarefas e ajustá-la com base em métodos de priorização.
Em seguida, você aprenderá conceitos como a criação de listas, a adoção de uma estratégia de priorização, como o método ABCDE e a matriz de Eisenhower, e o gerenciamento de tarefas que são importantes e urgentes ao mesmo tempo.
Saiba como priorizar tarefas, melhorar seus níveis de produtividadee evitar repetir o ciclo de arrastar tarefas de um dia para o outro.
Como priorizar tarefas: Pare de brincar de pega-pega com estas 7 etapas
1. Crie uma lista principal de suas tarefas
Comece literalmente "despejando" todas as suas tarefas em seu caderno físico ou no planejador digital, dependendo de sua preferência.
Lembre-se de que , nesta etapa, seu foco será tirar todas as tarefas da cabeça. Seria ideal adicioná-los em algum tipo de ordem, o que o ajudará a longo prazo. Por exemplo, você pode simplesmente anotar suas tarefas diárias primeiro. Em seguida, virão as tarefas semanais e mensais, de acordo com o tipo de responsabilidade e o prazo.
Por exemplo: Reuniões, chamadas telefônicas ou respostas a e-mails podem ser adicionadas ao grupo diário, enquanto o trabalho em um marco do projeto ou revisar documentos pode estar nas tarefas semanais, e assim por diante.
Há também a opção de organizar todas as tarefas por sua origem ou canal de solicitação. Mantenha tudo em um só lugar, seja digital ou analógico. Esse exercício tem o objetivo de simplificar a carga de trabalho e fazer com que ela pareça menos sobrecarregada.
Não se censure quando estiver fazendo "brain dumping". Depois desse exercício, você sentirá sua mente muito mais leve e pronta para lidar com o trabalho real.
- Observação: para monitorar as tarefas do projeto no Excel, use o modelo gratuito de rastreador de tarefas.
2. Categorize suas tarefas com mais detalhes
A categorização é a próxima etapa importante e tem um impacto maior se for feita antes de estabelecer suas estratégias de priorização.
Uma técnica de priorização que você pode usar para categorizar suas tarefas é a 4Ds do gerenciamento do tempoque inclui as seguintes etapas:
- Faça a tarefa agora
- Adiar a tarefa para um momento posterior
- Delegar a tarefa a outra pessoa
- Excluir a tarefa de sua lista
Essa estrutura é uma técnica de gerenciamento de tempo identificada como a Matriz de Decisão Eisenhower, pois foi criada pelo ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower.
A matriz de 4 quadrantes ajuda você a priorizar as tarefas com base nos níveis de importância e urgência.
Algo pode ser importante e urgente, não urgente, mas ainda assim importante, não importante, mas urgente, ou não urgente e não importante. Parece complicado, mas aqui está o que parece para uma visão completa:
Eisenhower usou esse método de organização por quadrantes para descobrir como priorizar o trabalho e suas prioridades diárias da seguinte forma:
- Tarefas importantes e mais urgentes: tarefas de alta prioridade que devem ser realizadas o mais rápido possível;
- Importante, mas não urgente: o que precisa de algum planejamento;
- Urgente, mas não importante: o que pode ser delegado;
- Não é importante nem urgente: outras tarefas podem ser excluídas.
Assim, depois de verificar sua lista, você percebe que há algumas tarefas mais fáceis que podem ser feitas imediatamente, o que o guiará imediatamente para:
- Fazer: Simplificando, se um dever não depender de outras tarefas (ou seja, esperar a resposta do seu gerente ou uma resposta do seu stakeholder), simplesmente faça-o.
Exemplo: enviar um e-mail ou limpar sua caixa de entrada.
- Adiar: Uma tarefa ou talvez algumas tarefas complexas precisam ser pausadas e atribuídas a outra pessoa. Se houver outra tarefa prioritária que precise ser resolvida com urgência ou se os recursos precisarem ser realocados, adiar significaria deixar de lado suas responsabilidades iniciais.
Exemplo: Você não precisa ler todos os seus e-mails imediatamente. Você pode concluir tarefas mais importantes e, quando tiver tempo livre, poderá ler os e-mails pendentes.
- Delegar: Delegar uma tarefa significa atribuir essa responsabilidade a outra pessoa em seu nome.
Exemplo: Em sua lista de prioridades, há um relatório para um cliente que precisa ser finalizado nas próximas horas, mas você tem tarefas mais urgentes e importantes. Delegar significa que você está atribuindo essa responsabilidade a outra pessoa da equipe em seu nome. O ideal é atribuí-la a um dos membros da equipe enquanto você estiver lidando com assuntos urgentes.
- Excluir: Essas são as tarefas restantes que estão em sua lista há algum tempo, mas que não têm mais um valor alto, portanto, é hora de deixá-las de lado.
Observação: para essa categoria, esteja ciente do viés de conclusão, que é a tendência de finalizar uma tarefa depois de tê-la iniciado, independentemente de sua necessidade de ser finalizada ou não.
Se você tiver dificuldades para delegar tarefas, leia nosso guia para aprender a delegar tarefas de forma eficaz
Leia nosso guia para saber como delegar tarefas de forma eficaz.
3. Adotar um método de priorização
O método de priorização que você escolherá dependerá da natureza de suas tarefas e de sua preferência pessoal. A seguir, você encontrará alguns dos métodos mais conhecidos para que aprenda a priorizar suas tarefas e entenda qual funciona melhor para o seu fluxo de trabalho.
Método Eat the Frog
O método de priorização de tarefas Eat the Frog foi, surpreendentemente, inspirado em uma famosa citação de Mark Twain:
"Se o seu trabalho é comer um sapo, é melhor fazê-lo logo pela manhã."
Isso significa que você deve começar o dia com a tarefa mais complexa ou mais importante da sua lista, pois essas são as que você também teme o máximo possível. Portanto, é simples: coma o sapo o mais cedo possível.
Depois disso, você pode passar para o restante da lista de tarefas. Começar o dia de trabalho "comendo o sapo" o ajudará a se sentir menos estressado e contribuirá para um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
O método MoSCoW
O método MoSCoW foi desenvolvido por Dai Clegg, um engenheiro de software que trabalhou na Oracle. Ele se concentra na priorização de tarefas com base nos resultados e é um ótimo método para ser usado no gerenciamento de projetos.
Portanto, de acordo com essa técnica de priorização, você dividirá o projeto em quatro categorias:
- Obrigatório - resultados sem os quais o projeto não poderá avançar ou mesmo existir, e que precisam de atenção imediata.
- Deveria ter - resultados que não são supercríticos, mas são importantes.
- Poderia ter - resultados que podem ser obtidos se/quando houver tempo ou orçamento suficiente.
- Não terá - resultados que não serão alcançados (tarefas sem importância podem se enquadrar nessa categoria).
Ao categorizar seus resultados, você dará início ao seu plano de gerenciamento de projetos com uma lista de tarefas priorizadas imediatamente.
Método ABCDE
O método ABCDE consiste em classificar as diferentes tarefas que você tem em sua lista.
"A" é a nota mais alta (e a prioridade mais importante), e "E" é a mais baixa (e a tarefa menos importante que pode ser eliminada da lista).
Com esse método, você avaliará rapidamente a importância da tarefa para ajudá-lo a identificar as tarefas de maior prioridade. Embora as tarefas A e B sejam as primeiras a serem executadas, você terá a tranquilidade de saber que as tarefas D e E não precisarão de sua atenção por algum tempo.
4. Adotar uma técnica de gerenciamento de tempo
Para levar seu processo de priorização de tarefas para o próximo nível, uma técnica eficaz de gerenciamento de tempo pode ser aplicada.
Para iniciar o processo, você precisará de uma radiografia do seu tempo. Para isso, você pode se perguntar o seguinte:
- Qual é a minha situação atual no que diz respeito ao gerenciamento do tempo?
- Como é minha agenda?
- Com que frequência estou perdendo prazos e tenho dificuldades com as tarefas de trabalho? (isso implica uma dificuldade com o gerenciamento do tempo)
- Que ferramentas utilizo para me ajudar a atingir minhas metas? (Por exemplo, um calendário digital, uma ferramenta de controle de tempo ou um software de gerenciamento de projetos).
Depois de esclarecer o que foi dito acima, sugerimos que você comece a fazer seu trabalho significativo usando uma técnica de gerenciamento de tempo. Um método com o qual você pode começar é timeboxing. É bastante simples implementá-lo, pois tudo o que você precisa fazer é bloquear o tempo necessário para cada tarefa. Isso significa que, no período que você bloqueou para uma tarefa, você se concentra apenas nela e tenta levá-la até o fim.
Outra técnica de gerenciamento de tempo é a técnica Pomodoroque é comumente usada para evitar distrações e concluir tarefas.
Usando um cronômetro Pomodorodefina sprints de trabalho profundo cronometrados de 25 minutos. Durante esse bloco de tempo, você se concentrará na tarefa em questão. Saber que você só precisa se concentrar por um período mais curto é uma excelente maneira de praticar sua capacidade de concentração.
Leia: Não funciona para você? Então, você precisa conhecer os substitutos mais confiáveis para o método Pomodoro.
5. Use um aplicativo de controle de tempo
Se você já aplicou algumas das técnicas que mencionamos anteriormente, mas ainda está com dificuldades para controlar seu tempo, é melhor começar com uma radiografia objetiva dele. Uma radiografia objetiva pode ser fornecida por um aplicativo de controle de tempo.
Uma ferramenta de controle de tempo facilitará seu processo de controle com automação incorporada, ao mesmo tempo em que gera relatórios detalhados do tempo gasto em cada tarefa. Dessa forma, você poderá otimizar seu fluxo de trabalho e priorizar o que é importante.
Você pode usar o Timeular, pois ele é uma ferramenta fácil, inteligente e segura:
- Controle automático de tempo: Preencha suas planilhas de horas com base no uso do aplicativo, nos sites visitados e nos eventos programados no calendário.
- Vários métodos de controle: Comece a monitorar o tempo simplesmente pressionando CMD + E ou inserindo uma atividade em seu calendário.
- Use o rastreador de tempo físico: aprimore sua experiência de rastreamento de tempo experimentando o rastreamento de tempo tátil. Isso é possível com o rastreador de tempo físico da Timeular, um cubo de 8 lados que rastreia mais de 1.000 atividades para você.
Experimente o Timeular, que foi reconhecido como o aplicativo de controle de tempo mais fácil de usar para equipes e indivíduos
5. Comece com a tarefa mais importante do dia
Ao concluir as tarefas mais importantes primeiro, você está praticando uma técnica de priorização em si. Isso é especialmente útil se você tiver dificuldades para realizar as tarefas diárias ou perder prazos, mesmo depois de priorizá-las de outras maneiras. As tarefas mais importantes são as primeiras a serem marcadas na lista de afazeres.
Ao começar com uma tarefa de alta importância e urgência, você passará o dia com mais facilidade e não se sentirá sobrecarregado por ter muitas tarefas.
DICA: Uma agenda pode ser útil para organizar seu dia. Obtenha um modelo gratuito de cronograma de trabalho.
7. Revise seu plano com frequência
À medida que os projetos mudam, o trabalho muda as datas de vencimento e a direção, ou as metas são redefinidas, o mesmo acontece com suas prioridades. É fundamental analisar e revisar as prioridades das tarefas do projeto com certa frequência.
Use as estruturas e os métodos explicados aqui e encontre a melhor solução para suas necessidades atuais.
DICA: Facilite sua vida com as melhores ferramentas de priorização de trabalho.
Conclusão
Quando você prioriza seu trabalho, pode aumentar a produtividade, gerenciar melhor seu tempo e cumprir prazos. Entretanto, lembre-se de que a incerteza e a mudança são inevitáveis.
Suas prioridades ou as da sua empresa mudarão, e muitas vezes quando você menos esperar. Você precisa estar preparado para o inesperado. Isso não significa que você precisa fazer tudo ou nada.
Não se sabote desde o início; lembre-se de que a produtividade não existe em um campo de jogo estático.
As tarefas mais importantes podem facilmente se tornar intimidadoras, mesmo que não pareçam no início, porque você estará colocando grandes expectativas e pressão sobre si mesmo. Permita flexibilidade em sua agenda para situações inesperadas.
Pergunte a si mesmo se você tem os recursos disponíveis para realizar o que precisa e divida suas tarefas em tarefas menores e gerenciáveis.
Você ainda estará concluindo tarefas, atingindo metas e se sentindo mais produtivo em geral. Não pare de experimentar diferentes métodos de priorização até encontrar o que melhor se adapta a você.
PERGUNTAS FREQUENTES
Os 4Ds do trabalho de priorização são fazer, delegar, excluir e adiar tarefas. Os 4Ds representam um sistema para melhorar a produtividade.
Os quatro níveis podem ser interpretados como a criação de uma lista de tarefas, a organização das tarefas de acordo com um método preferido, a programação das tarefas em um calendário e a comunicação do progresso com as partes interessadas ou os membros da equipe envolvidos.
Podemos identificar três prioridades principais no trabalho: listar todas as tarefas e coisas que temos que fazer, organizar nossos calendários e manter os canais de comunicação abertos com nossos colegas de trabalho e superiores.
Essa é uma ocorrência comum e, para lidar com essas situações, você pode considerar outros aspectos que pesarão na importância de cada tarefa em comparação com outras, como a data de vencimento, os recursos necessários ou se todos os envolvidos estão disponíveis etc. Isso é chamado de prioridade relativa.
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