Leitfaden zum Workload Management: Wie Sie die Arbeitsplanung meistern
Die Verwaltung der Arbeitsbelastung ist für den Erfolg eines jeden Projekts und Teams von entscheidender Bedeutung. Eine der ersten Lektionen, die ein Projektmanager lernt, ist, dass ein ineffizientes Workload-Management die Produktivität und Leistung stark beeinträchtigt.
Erfasse gemeinsam mit deinem Team die Zeit, um einen klaren Überblick über die Arbeitsbelastung der Teams zu erhalten und einen fairen Kapazitätsplan zu erstellen.
Wir alle kennen das: Je mehr sich die Arbeitslast auftürmt, desto weniger produktiv sind wir. Dann drohen Abgabetermine, wir sind gestresst und versinken in einem Schneeballsystem der Negativität, dem wir nur schwer entkommen können.
Um eine hohe Qualität der Leistungen, ein gutes Stressmanagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu gewährleisten, sollten alle Führungskräfte die Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter planen, verteilen und überwachen. Das ist das Ziel dieses Artikels: Er soll dir helfen, die Arbeitsbelastung deines Teams besser zu bewältigen.
Lies weiter, um praktische Tipps für ein effektives Workload-Management zu erhalten. Das Wichtigste zuerst: Lass uns herausfinden, worum es beim Workload-Management geht und wie es sich auf dein gesamtes im Voraus geplantes Projektmanagement auswirken kann.
Was ist Workload Management?
Einfach ausgedrückt ist die Arbeitsbelastung die Gesamtzahl der Aufgaben, die jemand in einem bestimmten Zeitraum zu erledigen hat.
Sie kann quantitativ, anhand der Anzahl der Aufgaben, oder qualitativ, anhand der Komplexität dieser Aufgaben, gemessen werden.
Jede Person und jeder Arbeitsplatz mag eine andere Vorstellung von einer höheren oder ausgewogenen Arbeitsbelastung haben. Das ist auch gut so. Bei bestimmten Arbeitsplätzen kann ein hohes Arbeitspensum aus einer einzigen Aufgabe bestehen, die komplex und anspruchsvoll für die Teammitglieder ist.
Auf der anderen Seite kann jemand mehrere Aufgaben erledigen, die im Vergleich zum obigen Beispiel recht einfach zu erledigen sind, aber die Arbeitsbelastung dennoch als anspruchsvoll einstufen.
In jedem Fall gibt es eine Grenze für das, was jeder Einzelne innerhalb eines bestimmten Zeitraums realistischerweise tun kann.
Wenn wir uns also vor Augen halten, was Arbeitsbelastung bedeutet, sollten wir uns mit dem Zweck des Arbeitsbelastungsmanagements befassen.
Die Zeiterfassung hilft dir, die Arbeitsbelastung und Überstunden im Auge zu behalten
Das Workload-Management zielt darauf ab, die Aufgaben gerecht auf alle Teammitglieder zu verteilen. Ihr Ziel ist es, sicherzustellen, dass jedes Teammitglied genug zu tun hat, um produktiv zu bleiben, aber nicht so viel, dass es unmöglich ist, etwas zu erledigen.
Dazu musst du die Leistung der Mitarbeiter, die Anzahl der komplexen Aufgaben, die sie in einer bestimmten Zeit bewältigen können, sowie die Fristen berücksichtigen.
Du musst auch die Verfügbarkeit von Ressourcen berücksichtigen und die Aufgaben auf der Grundlage der Fähigkeit des Teams, sie auszuführen, schätzen.
Generell gilt, dass eine gute Führungskraft viel Zeit damit verbringt, darüber nachzudenken, wie eine Strategie zur Steuerung der Arbeitsbelastung entwickelt werden kann, die der Kapazität des Teams und der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter gerecht wird.
Die Projektleiter müssen vor allem die allgemeinen Leistungserwartungen des Unternehmens und die Arbeitsbelastung des Teams in Einklang bringen.
Lies auch:Wie man eine detaillierte Analyse der Arbeitsbelastung von Mitarbeitern durchführt
Warum ist Workload Management wichtig?
Ein effektives Workload-Management führt zu höherer Produktivität und einem besseren Projektmanagement.
Im Falle von Hindernissen oder unvorhergesehenen Ereignissen ist es viel einfacher, einen Plan zur Verwaltung des Arbeitsaufkommens zu erstellen, der Leitlinien für die Aufgaben enthält, die wann und von wem erledigt werden müssen.
Ein kontinuierliches Workload-Management hilft dir auch festzustellen, ob du mehr Ressourcen benötigst, um deine Ziele zu erreichen, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und eine ungleichmäßige Verteilung der Arbeitslast zu vermeiden.
Darüber hinaus trägt sie zur Motivation und zum Wohlbefinden der Teammitglieder bei, was sich stark auf die Ergebnisse auswirkt. Laut einer jüngsten Asana-Studie die 10.000 Arbeitnehmer in sieben Ländern untersuchte, waren im vergangenen Jahr etwa 70% von Burnout betroffen.
Ein effizientes Workload-Management hilft, Arbeitsüberlastung zu vermeiden, trägt zum Projekterfolg bei und erhöht die Teamleistung.
Wusstest du, dass eine übermäßige Arbeitsbelastung zu den 10 häufigsten Ursachen für Stress am Arbeitsplatz gehört? Lies alles darüber in unserem Blog.
Wie du die Arbeitsbelastung deines Teams in 5 Schritten bewältigst
1. Schreibe alle deine Aufgaben auf
Für fast jedes Problem im Leben gibt es eine To-Do-Liste.
Liste ist Teil der Lösung.
Dies ist eine der besten Techniken zur Verwaltung des Arbeitspensums, die dir eine Makroübersicht über deine Arbeit ermöglicht und dich in die Lage versetzt, die zugewiesenen Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen. Liste alle Aufgaben für die Woche, den Monat oder das Jahr auf, je nach deinem Plan.
Dazu gehören sich wiederholende Aufgaben, Aufgaben mit höchster Priorität, Verwaltungsaufgaben, Herausforderungen usw. Stelle sicher, dass diese Aufgaben den SMART-Zielen entsprechen: Spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitorientiert.
Entdecke, wie wichtig es ist, sich realistische Ziele zu setzen, um erfolgreich zu sein.
2. Setze Prioritäten für deine Arbeit auf der Grundlage von Wirkung und Aufwand
Sobald du deine Liste erstellt hast, solltest du dir die verschiedenen Aufgaben ansehen und sie nach der so genannten " Impact vs. Effort Matrix" kategorisieren .
Wusstest du, dass eine schnelle Entscheidungsfindung eine der gefragtesten Fähigkeiten im Beruf ist? Die Matrix der Auswirkungen und des Aufwands ist eine Entscheidungsfindungsmethode, die nicht nur Managern helfen kann, ihre Entscheidungsfindung zu beschleunigen.
Nach dieser Technik sollte jede Aufgabe nach dem erforderlichen Aufwand und den potenziellen Auswirkungen kategorisiert werden, die sie haben wird. Dies sollte die Grundlage für die spätere Zuweisung von Ressourcen sein.
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Bei der Bestimmung des Aufwands für eine bestimmte Maßnahme solltest du Faktoren wie den Zeitaufwand und die Komplexität der Maßnahme berücksichtigen.
Daher solltest du deine Aufgaben aufteilen:
- Geringer Aufwand und geringe Auswirkungen
- Geringer Aufwand und hohe Wirkung
- Hoher Aufwand und geringe Auswirkungen
- Hoher Aufwand und hohe Belastung
Sobald du dir darüber im Klaren bist, was die einzelnen Aufgaben bedeuten, solltest du mit der Projektplanung beginnen. Wie solltest du die Aufgaben für dein Team und dein Projekt zuweisen: Beginne mit den einfacheren, aber wichtigeren Aufgaben oder mit den Aufgaben, die du als dringend eingestuft hast? Die Entscheidung liegt bei dir!
Denke daran, dass eine solche Lösung große Auswirkungen auf den Zeitplan und die Lieferung von Projekten haben wird.
TIP: Kano or RICE are some examples of task management methods that can increase your productivity. Get to know all the best prioritization techniques.
3. Setze erreichbare und realistische Fristen
Jedes Ziel braucht eine realistische Frist. Durch klar definierte Fristen wird der Weg viel geradliniger, da alle Beteiligten wissen, welcher Zeitrahmen für ein erfolgreiches Projekt eingehalten werden muss.
Die Festlegung von Fristen hilft nicht nur den Projektleitern, Prioritäten zu setzen und den Plan im Falle von Herausforderungen oder vorübergehenden Produktivitätspausen anzupassen, sondern auch allen Teammitgliedern. Dies führt zu einer gesunden Work-Life-Balance.
Berufliches Wachstum erfordert zu lernen, Aufgaben zu priorisieren und den Arbeitsplan bei Bedarf anzupassen, was nur mit erreichbaren und realistischen Fristen möglich ist.
4. Aufgaben fair delegieren
Eine ordnungsgemäße Verwaltung des Arbeitsaufkommens erfordert ausgezeichnete Delegationsfähigkeiten und Kapazitätsplanung.
Um Aufgaben gerecht zu delegieren müssen Projektmanager mehrere Faktoren berücksichtigen: die Stärken und Grenzen der einzelnen Teammitglieder, ihre Fähigkeiten, den Zeitplan des Teams, die Leistung und sogar die bereits bestehende Arbeitsbelastung.
Wer seine Teammitglieder genau kennt, kann die Arbeitsbelastung besser steuern und die Produktivität optimieren.
Wusstest du, dass Delegieren eines der vier D's des Zeitmanagements ist? Lernen die anderen drei in unserem Leitfaden kennen.
5. Plane für Herausforderungen
Erwarte das Beste, aber bereite dich auf das Schlimmste vor. Dieses Sprichwort lehrt uns, dass wir nicht nur in der Hoffnung leben sollten, dass alles gut geht, denn das wird es nicht.
Im Leben und bei der Arbeit solltest du immer einen Plan B haben. Stelle also sicher, dass du eine Lösung für die häufigsten Probleme hast: Ein Kollege wird krank und muss bei einem der wichtigsten Projekte ersetzt werden, während andere Teammitglieder diese Lücke nicht füllen können, ein Vorschlag wird nicht genehmigt, eine Frist wird nicht eingehalten usw.
Bleibe vorbereitet, und du musst dich nie vorbereiten!
Wenn du ein Projektmanager bist, könnte dich unser Leitfaden zum Risikomanagement von Projekten interessieren.
Die besten Tipps für eine effektive Planung der Arbeitsbelastung
1. To-Do-Listen schreiben
Wir haben diesen Tipp bereits erwähnt, als es darum ging, wie wichtig es ist, alle deine Aufgaben aufzuschreiben.
Die Verwendung einer Aufgabenliste ist eine der effektivsten Methoden, um eine Idee in einen umsetzbaren Plan zu verwandeln, bevor man eine komplexe Projektmanagementtechnik in Betracht zieht.
Bevor du ein Projekt in Angriff nimmst, solltest du alle Projektaufgaben auflisten, auch die, die unbedeutend erscheinen. Wenn nötig, unterteile jede Aufgabe in kleinere Aktionen und delegiere sie nach den Kriterien, über die wir bereits gesprochen haben. Vergewissere dich, dass du dir auch der Abhängigkeiten der Aufgaben in deinem Projekt bewusst bist.
Die Verwendung von To-Do-Listen hat unter anderem folgende Vorteile
- Zusätzliche Motivation und Erfolgserlebnisse, wenn du siehst, dass du Fortschritte machst;
- Bessere Verwaltung von Zeit und Arbeitsbelastung;
- Steigert deine Effizienz
- Verringerung der Angstzustände;
- Bessere Organisation und Produktivität.
2. Wende Zeitmanagementtechniken an
Du kannst und solltest dich auch auf Zeitmanagement-Techniken verlassen, um die Arbeitsbelastung deines Teams effektiv zu bewältigen.
Beim Zeitmanagement geht es darum, deine Aufgaben zu organisieren und zu planen, um deine Ziele effektiver zu erreichen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern.
Es hilft den Teamleitern, die Arbeitsbelastung auf der Grundlage genauer Daten zu verstehen und auszugleichen und gleichzeitig eine genaue Auslastungsrate des Teams zu gewährleisten.
Heute stellen wir dir zwei Techniken des Zeitmanagements vor, die wir für die Verwaltung der Arbeitsbelastung besonders interessant finden.
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4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix
Diese Technik, genannt Die Eisenhower-Matrix wird häufig im Projektmanagement eingesetzt. Nach dieser Methode gibt es 4 Quadranten, in die du jede deiner Aufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit einordnen solltest.
- Quadrant 1: Dringend und wichtig
- Quadrant 2: Nicht dringend, aber wichtig
- Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig
- Quadrant 4: Nicht dringend und nicht wichtig
Gehe dann jede Aufgabe entsprechend deiner Strategie an. Diese Technik kann zusammen mit der zuvor besprochenen Matrix aus Wirkung und Aufwand verwendet werden, um noch bessere Ergebnisse zu erzielen!
Zeitblockierung
Zeitblockierung ist eine Technik, die darin besteht, Zeiträume in deinem Kalender zu blockieren, um an den dir zugewiesenen Aufgaben zu arbeiten. Während dieser Zeit solltest du nichts anderes unterbrechen.
Diese Technik ist besonders nützlich, um in Phasen intensiver Arbeit einzutauchen, in denen du konzentriert bist.
Du solltest deine Aufgaben nehmen und sie logisch gruppieren, um einen Zeitblock zu erstellen. Dann musst du sie nur noch auf die Zeitblöcke in deinem Kalender verteilen und dein Bestes tun, um sie einzuhalten.
So kannst du dein Arbeitspensum besser bewältigen.
- TIPP: Lade die besten Vorlagen für die tägliche und wöchentliche Zeitsperre herunter.
3. Zeit erfassen
Die Zeiterfassung sollte Teil der Personalverwaltungssoftware eines jeden Managers sein. Sie steht an der Spitze eines effektiven Workload-Managements, da sie Führungskräften hilft, vergangene Daten mit zukünftigen Ergebnissen zu vergleichen und eine bessere Workload-Planung zu erstellen.
Ein solches Tool bietet detaillierte Berichte über die von den Teammitgliedern erledigten Aufgaben und die dafür benötigte Zeit sowie eine Unterscheidung der Kundenarbeit durch Kennzeichnung der Aktivitäten als abrechenbar oder nicht abrechenbar innerhalb des Tools.
Insgesamt hilft die Zeiterfassung den Führungskräften, ihre Arbeitsbelastung besser zu verwalten, Aufgaben gerecht und entsprechend der Kapazität des Teams zu verteilen und die Produktivität des Teams zu steigern.
Hinweis: Entgegen mancher Meinung dient die Zeiterfassung nicht der Überwachung der Mitarbeiter, sondern vielmehr einem intelligenten Workload-Management.
Finde heraus, wie du deine Mitarbeiter dazu bringen kannst, ihre Zeit zu erfassen.
4. Workload-Management No-Nos:
- Versuche, Multitasking zu betreiben - einer der größten Zeitfresser bei der Arbeit;
- Zeitverschwendung durch zu viele nutzlose Besprechungen;
- Du setzt die Erwartungen zu hoch und verurteilst das Projekt zum Scheitern, bevor es überhaupt begonnen hat;
- Zu rigide bei der Zuweisung von Aufgaben sein (Delegation);
- Zuweisung von zu viel Arbeit an Leistungsträger (ungerechtes Ressourcenmanagement);
- Unentschlossenheit gegenüber einem Teammitglied, das nicht die erwartete Leistung bringt.
Lies auch: Wie das Umschalten zwischen Kontexten die Produktivität tötet
Wer sollte die Arbeitsbelastung bewältigen?
In den meisten Umgebungen ist der Team- oder Projektleiter für die Verwaltung der Arbeitsbelastung des Teams zuständig. In manchen Fällen teilen sich mehrere Manager diese Verantwortung. Daher ist es wichtig, über ausgezeichnete Kommunikations- und Kooperationsfähigkeiten zu verfügen.
Aber auch wenn sie nicht in erster Linie für die Verteilung der Arbeitslast verantwortlich sind, trägt das gesamte Team eine gemeinsame Verantwortung für die Verwaltung der Arbeitslast.
Nur mit den Beiträgen derjenigen, die die Arbeit leisten, ist es möglich, effiziente Verfahren zur Verwaltung der Arbeitsbelastung zu entwickeln, die Arbeitsbelastung der Teams auszugleichen, Einblicke in die Projektzeitpläne zu geben und eine bessere Arbeitserfahrung für alle zu schaffen.
Auch wenn du keine Führungsposition innehast, solltest du dir Gehör verschaffen!
Schlussfolgerung
Die Planung des Arbeitsaufkommens ist nicht nur ein wichtiger Bestandteil eines Projekts, sondern auch von entscheidender Bedeutung, um die Mitarbeiter motiviert, produktiv und zufrieden zu halten, während du dein Arbeitsaufkommensmanagement ständig verbesserst.
Die Unterschätzung des Arbeitsaufwands kann einem erfolgreichen Projektmanagement im Wege stehen und Folgen haben, sowohl was die Quantität und Qualität der Arbeit als auch die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter betrifft.
Wir hoffen, dass dieser Artikel dir geholfen hat, das Management der Arbeitsbelastung besser zu verstehen und dass er dazu beiträgt, Aufgaben besser zuzuordnen, die Produktivität der Teammitglieder zu steigern und insgesamt erfolgreiche Projekte zu haben!
FAQs
Was sind Tools für das Workload-Management?
Workload-Management-Tools sind Software und Plattformen, die dir helfen, deine Arbeit und die deiner Teammitglieder zu planen, zu verteilen und zu überwachen. Durch den Einsatz dieser Tools erhalten Manager und Teammitglieder einen Echtzeitüberblick über den Fortschritt von Aufgaben bei mehreren Projekten und in der Ressourcenverwaltung.
Wie gehst du mit Stress bei der Arbeit um?
Wichtig ist vor allem, dass du offen mit deinen Vorgesetzten oder Teammitgliedern sprichst, wenn du der Meinung bist, dass die Arbeitsbelastung im Team zu hoch ist oder die Projektaufgaben dich belasten.
Setze dir Grenzen und beginne damit, neue Aktivitäten oder Projekte abzulehnen, wenn du noch andere Aufgaben zu erledigen hast, da sonst die Gefahr besteht, dass du ein schlechtes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben hast.
Du könntest gemeinsam mit deinen Vorgesetzten Lösungen erarbeiten und von einem ausgewogeneren Management der Arbeitsbelastung im Team profitieren, das auf den Kapazitäten des Teams und deinen eigenen basiert.
Denke daran: Vermeide es, länger zu arbeiten als empfohlen, und gönnen dir Pausen und Entspannung. Hole dir Hilfe und Unterstützung, wenn der Stress anhält.
Wie führt man eine Arbeitslastanalyse durch?
Um eine angemessene Arbeitslastanalyse durchzuführen, kannst du mehrere Schritte unternehmen.
Wenn du ein Tool zur Verwaltung der Arbeitsbelastung verwendest, nutze zunächst dessen Funktionen und bewerte die Leistung deiner Teammitglieder und den Fortschritt des Projekts.
Berechne dann die durchschnittliche Arbeitsleistung deines Teams und stelle fest, ob die Arbeitsbelastung angemessen ist.
Und schließlich solltest du häufig mit deinen Teammitgliedern kommunizieren, um ihre Meinung über die aktuelle Ressourcenverwaltung zu erfahren und zu sehen, wie man die Arbeitsbelastung besser planen kann. Wenn du offen für Feedback bist, kannst du auch deine Fähigkeiten zur Verwaltung der Arbeitsbelastung verbessern.