Jak ustalać priorytety zadań w 7 krokach
Niekończąca się lista rzeczy do zrobienia i piętrzące się terminy to najgorszy koszmar każdego z nas.
Ale skoro jest tylko tyle godzin w ciągu dnia, a zadania się nie kończą, co powiesz na wyobrażenie sobie scenariusza, w którym przestaniesz naciskać?
Choć może to zabrzmieć kontrowersyjnie, sugerujemy zrobienie sobie przerwy, przejrzenie tego artykułu i znalezienie ustrukturyzowanego sposobu poruszania się po zadaniach.
Dowiedz się, jak ustalać priorytety, odkrywając prawdziwą wartość swojego czasu.
Ten artykuł ma na celu dostarczenie narzędzi potrzebnych do odzyskania kontroli nad swoim dniem. Śledź więc, aby dowiedzieć się , jak ustalać priorytety zadań.
Ustalanie priorytetów determinuje prawie wszystkie wyniki. Często jest postrzegana nie tylko jako umiejętność miękka ceniona przez pracodawców, ale także jako zadanie samo w sobie.
Pierwszym krokiem do rozpoczęcia ustalania priorytetów zadań jest zrozumienie, nad czym tak naprawdę pracujesz (= wyniki). Po zidentyfikowaniu istotnych zadań przyczyniających się do przyszłych wyników, będziesz przygotowany do sporządzenia listy zadań i przycięcia jej w oparciu o metody ustalania priorytetów.
Idąc dalej, poznasz takie koncepcje, jak tworzenie list, przyjmowanie strategii ustalania priorytetów, takich jak metoda ABCDE i macierz Eisenhowera, oraz zarządzanie zadaniami, które są jednocześnie ważne i pilne.
Dowiedz się, jak ustalać priorytety zadań, poprawić poziom produktywnościi uniknąć powtarzania cyklu przeciągania zadań z dnia na dzień.
Jak ustalać priorytety zadań: Przestań nadrabiać zaległości dzięki tym 7 krokom
1. Utwórz główną listę zadań
Zacznij od dosłownego "wrzucenia" wszystkich zadań do fizycznego notatnika lub cyfrowego planera, w zależności od preferencji.
Pamiętaj, że na tym etapie skupisz się na wyrzuceniu z głowy wszystkich zadań do wykonania. Idealnie byłoby dodać je w jakiejś kolejności, co pomoże ci na dłuższą metę. Na przykład, możesz po prostu najpierw zanotować swoje codzienne zadania. Po nich następują zadania tygodniowe i miesięczne, w zależności od rodzaju odpowiedzialności i terminu.
Na przykład: Spotkania, rozmowy telefoniczne lub odpowiedzi na e-maile mogą być dodawane do grupy codziennej, podczas gdy praca nad kamieniem milowym projektu lub przeglądanie dokumentów może należeć do zadań tygodniowych itd.
Istnieje również opcja organizowania wszystkich zadań według ich źródła lub kanału żądania. Trzymaj wszystko w jednym miejscu, czy to cyfrowym, czy analogowym. Ćwiczenie to ma na celu uproszczenie obciążenia pracą i sprawienie, że będzie ono mniej przytłaczające.
Nie cenzuruj się podczas "brain dumping". Po tym ćwiczeniu poczujesz, że twój umysł jest znacznie lżejszy i gotowy do pracy.
- Uwaga: Aby monitorować zadania projektowe w programie Excel, skorzystaj z bezpłatnego szablonu śledzenia zadań.
2. Bardziej szczegółowa kategoryzacja zadań
Kategoryzacja jest kolejnym ważnym krokiem i ma większy wpływ, jeśli zostanie przeprowadzona przed ustaleniem strategii ustalania priorytetów.
Techniką ustalania priorytetów, której można użyć do kategoryzowania zadań, jest metoda 4D zarządzania czasemktóre obejmują następujące kroki:
- Wykonaj zadanie teraz
- Odłożenie zadania na później
- Delegowanie zadania komuś innemu
- Usuń zadanie z listy
Ta struktura jest techniką zarządzania czasem, zidentyfikowaną jako matryca decyzyjna Eisenhowera, ponieważ została stworzona przez byłego prezydenta Stanów Zjednoczonych, Dwighta Eisenhowera.
Macierz 4 kwadrantów pomaga w ustalaniu priorytetów zadań w oparciu o poziomy ważności i pilności.
Coś może być ważne i pilne, niepilne, ale nadal ważne, nieważne, ale pilne lub niepilne i nieważne. Brzmi skomplikowanie, ale oto jak to wygląda dla pełnego obrazu:
Eisenhower wykorzystał tę metodę organizacji kwadrantów, aby dowiedzieć się, jak ustalić priorytety pracy i swoje codzienne priorytety w następujący sposób:
- Ważne i najpilniejsze zadania: zadania o wysokim priorytecie, które należy wykonać jak najszybciej;
- Ważne, ale nie pilne: co wymaga zaplanowania;
- Pilne, ale nieważne: co można delegować;
- Nieważne ani pilne: inne zadania mogą zostać usunięte.
Tak więc, po sprawdzeniu listy, zdajesz sobie sprawę, że istnieje kilka łatwiejszych zadań, które możesz wykonać od razu, co natychmiast poprowadzi Cię do celu:
- Wykonaj: Mówiąc najprościej, jeśli dany obowiązek nie zależy od innych zadań (np. oczekiwania na odpowiedź przełożonego lub odpowiedź od interesariusza), po prostu go wykonaj.
Przykład: wysyłanie wiadomości e-mail lub czyszczenie skrzynki odbiorczej.
- Odroczenie: Jedno zadanie lub niektóre złożone zadania muszą zostać wstrzymane i przydzielone komuś innemu. Niezależnie od tego, czy istnieje inne priorytetowe zadanie, które należy rozwiązać w trybie pilnym, czy też zasoby wymagają realokacji, odroczenie oznaczałoby odłożenie na bok początkowych obowiązków.
Przykład: Nie musisz od razu czytać wszystkich wiadomości e-mail. Możesz dokończyć ważniejsze zadania, a gdy będziesz mieć wolny czas, możesz przeczytać oczekujące wiadomości e-mail.
- Delegowanie: Delegowanie zadania oznacza przypisanie tej odpowiedzialności komuś innemu w twoim imieniu.
Przykład: Na Twojej liście priorytetów znajduje się raport dla klienta, który musi zostać sfinalizowany w ciągu najbliższych kilku godzin, ale masz pilniejsze i ważniejsze zadania. Delegowanie oznacza, że przypisujesz tę odpowiedzialność komuś innemu z zespołu w swoim imieniu. Idealnie byłoby przypisać je jednemu z członków zespołu, gdy zajmujesz się sprawami wrażliwymi na czas.
- Usuń: Są to pozostałe zadania, które znajdowały się na liście przez jakiś czas, ale nie mają już dużej wartości, więc nadszedł czas, aby je usunąć.
Uwaga: W przypadku tej kategorii należy pamiętać o tendencyjności ukończenia, czyli tendencji do finalizowania zadania po jego rozpoczęciu, niezależnie od konieczności jego ukończenia.
Jeśli masz trudności z delegowaniem zadań, przeczytaj nasz przewodnik, aby jak skutecznie delegować zadania
Przeczytaj nasz przewodnik, aby dowiedzieć się, jak skutecznie delegować zadania.
3. Przyjęcie metody ustalania priorytetów
Metoda metoda ustalania priorytetów będzie zależeć od charakteru zadań i osobistych preferencji. W dalszej części artykułu znajdziesz kilka najbardziej znanych metod, dzięki którym dowiesz się, jak ustalać priorytety zadań i zrozumiesz, która z nich jest najlepsza dla Twojego przepływu pracy.
Metoda zjedz żabę
Metoda priorytetyzacji zadań Eat the Frog została, co zaskakujące, zainspirowana słynnym cytatem Marka Twaina:
"Jeśli twoim zadaniem jest zjedzenie żaby, najlepiej zrobić to z samego rana".
Oznacza to, że powinieneś zacząć dzień od najbardziej złożonego lub najważniejszego zadania na swojej liście, ponieważ są to te, których również boisz się tak bardzo, jak to tylko możliwe. To proste: zjedz żabę tak wcześnie, jak to możliwe.
Następnie możesz przejść do reszty listy rzeczy do zrobienia. Rozpoczęcie dnia pracy od "zjedzenia żaby" pomoże ci poczuć się mniej zestresowanym i przyczyni się do lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.
Metoda MoSCoW
Metoda MoSCoW została opracowana przez Dai Clegga, inżyniera oprogramowania, który pracował w Oracle. Koncentruje się ona na ustalaniu priorytetów zadań w oparciu o wyniki i jest świetną metodą do wykorzystania w zarządzaniu projektami.
Tak więc, zgodnie z tą techniką ustalania priorytetów, podzielisz projekt na cztery kategorie:
- Niezbędne - wyniki lub rezultaty, bez których projekt nie będzie mógł ruszyć do przodu, a nawet istnieć, i które wymagają natychmiastowej uwagi.
- Powinien mieć - wyniki lub rezultaty, które nie są super krytyczne, ale są ważne.
- Mógłby mieć - wyniki lub rezultaty, które mogą zostać osiągnięte, jeśli/kiedy będzie wystarczająco dużo czasu lub budżetu.
- Nie będzie - wyniki lub rezultaty, które nie zostaną osiągnięte (nieistotne zadania mogą należeć do tej kategorii).
Kategoryzując swoje wyniki, od razu rozpoczniesz swój plan zarządzania projektami z listą zadań o ustalonych priorytetach.
Metoda ABCDE
Metoda ABCDE polega na ocenianiu różnych zadań znajdujących się na liście.
"A" to najwyższa ocena (i najważniejszy priorytet), a "E" to najniższa ocena (i najmniej ważne zadanie, które można wyeliminować z listy).
Dzięki tej metodzie szybko zważysz ważność zadania, co pomoże ci zidentyfikować zadania o najwyższym priorytecie. Podczas gdy zadania A i B są tymi, którymi należy zająć się w pierwszej kolejności, będziesz mieć pewność, że zadania D i E nie będą wymagały Twojej uwagi przez jakiś czas.
4. Przyjęcie techniki zarządzania czasem
Aby przenieść proces ustalania priorytetów zadań na wyższy poziom, należy zastosować skuteczna technika zarządzania czasem można zastosować skuteczną technikę zarządzania czasem.
Aby rozpocząć proces, będziesz potrzebował radiografii swojego czasu. W tym celu możesz zadać sobie następujące pytania:
- Jaka jest moja obecna sytuacja, jeśli chodzi o zarządzanie czasem?
- Jak wygląda mój harmonogram?
- Jak często nie dotrzymuję terminów i zmagam się z zadaniami w pracy? (oznacza to walkę z zarządzaniem czasem)
- Jakich narzędzi używam, aby realizować swoje cele? (Na przykład cyfrowy kalendarz, narzędzie do śledzenia czasu lub oprogramowanie do zarządzania projektami).
Po wyjaśnieniu powyższych kwestii sugerujemy, abyś zaczął wykonywać swoją znaczącą pracę przy użyciu techniki zarządzania czasem. Jedną z metod, od której możesz zacząć, jest timeboxing. Jego wdrożenie jest dość proste, ponieważ wszystko, co musisz zrobić, to zablokować czas potrzebny na wykonanie każdego zadania. Oznacza to, że w okresie, który zablokowałeś na zadanie, skupiasz się tylko na nim i starasz się doprowadzić je do końca.
Inną techniką zarządzania czasem jest Technika Pomodoroktóra jest powszechnie stosowana w celu zapobiegania rozpraszaniu uwagi i wykonywania zadań.
Korzystanie z Pomodoro timerustaw głębokie sprinty pracy trwające 25 minut. Podczas tego bloku czasu będziesz skupiony na wykonywanym zadaniu. Świadomość, że musisz skupić się tylko przez krótszy czas, jest doskonałym sposobem na ćwiczenie zdolności koncentracji.
Czytaj: Nie działa dla ciebie? W takim razie musisz poznać najbardziej niezawodne zamienniki metody Pomodoro.
5. Korzystaj z aplikacji do śledzenia czasu
Jeśli zastosowałeś niektóre z technik, o których wspomnieliśmy wcześniej, ale nadal masz trudności z uzyskaniem kontroli nad swoim czasem, najlepiej zacząć od obiektywnej radiografii. Obiektywną radiografię może zapewnić aplikacja do śledzenia czasu.
Narzędzie do śledzenia czasu ułatwi proces śledzenia dzięki wbudowanej automatyzacji, generując jednocześnie wnikliwe raporty dotyczące czasu spędzonego na każdym zadaniu. W ten sposób będziesz w stanie zoptymalizować swój przepływ pracy i ustalić priorytety.
Możesz korzystać z Timeular, ponieważ jest to łatwe w użyciu, inteligentne i bezpieczne narzędzie:
- Automatyczne śledzenie czasu pracy: Wypełniaj karty czasu pracy na podstawie użycia aplikacji, odwiedzonych stron internetowych i zaplanowanych wydarzeń w kalendarzu.
- Wiele metod śledzenia: Rozpocznij śledzenie czasu po prostu naciskając CMD + E lub wstawiając aktywność do kalendarza.
- Korzystaj z fizycznego narzędzia do śledzenia czasu: Zwiększ swoje doświadczenie w zakresie śledzenia czasu, próbując dotykowego śledzenia czasu. Jest to możliwe dzięki fizycznemu trackerowi czasu Timeular, 8-bocznej kostce, która śledzi ponad 1000 aktywności.
Wypróbuj Timeular, który został uznany za najbardziej przyjazną dla użytkownika aplikację do śledzenia czasu pracy dla zespołów i osób indywidualnych.
5. Zacznij od najważniejszego zadania dnia
Wykonując najważniejsze zadania w pierwszej kolejności, praktykujesz technikę ustalania priorytetów samą w sobie. Jest to szczególnie pomocne, jeśli masz trudności z wykonywaniem codziennych zadań lub nie dotrzymujesz terminów nawet po ustaleniu priorytetów w inny sposób. Najważniejsze z nich są pierwszymi, które można odhaczyć na liście rzeczy do zrobienia.
Zaczynając od zadania o wysokiej ważności i pilności, będziesz poruszać się po dniu z większą łatwością i nie będziesz czuł się przytłoczony, że masz zbyt wiele zadań.
WSKAZÓWKA: Harmonogram może być przydatny w organizowaniu dnia pracy. Pobierz darmowy szablon harmonogramu pracy.
7. Często przeglądaj swój plan
W miarę jak projekty ulegają zmianom, zmieniają się terminy i kierunki prac lub cele są redefiniowane, zmieniają się również priorytety. Niezwykle ważne jest, aby z pewną częstotliwością przeglądać i korygować priorytety zadań projektowych.
Skorzystaj z opisanych tutaj frameworków i metod i znajdź najlepsze rozwiązanie dla swoich aktualnych potrzeb.
WSKAZÓWKA: Ułatw sobie życie dzięki najlepszym narzędziom do ustalania priorytetów.
Wnioski
Ustalenie priorytetów w pracy pozwala zwiększyć produktywność, lepiej zarządzać czasem i dotrzymywać terminów. Należy jednak pamiętać, że niepewność i zmiany są czymś oczywistym.
Twoje priorytety lub priorytety Twojej firmy będą się zmieniać i to często wtedy, gdy najmniej się tego spodziewasz. Musisz być gotowy na nieoczekiwane. Nie oznacza to, że musisz robić wszystko albo nic.
Nie sabotuj siebie od samego początku; pamiętaj, że produktywność nie istnieje na statycznym polu gry.
Najważniejsze zadania mogą łatwo stać się onieśmielające, nawet jeśli nie wyglądają na takie na początku, tylko dlatego, że stawiasz przed nimi wysokie oczekiwania i wywierasz na siebie presję. Zapewnij sobie elastyczność w swoim harmonogramie na wypadek nieoczekiwanych sytuacji.
Zadaj sobie pytanie, czy masz dostępne zasoby, aby osiągnąć to, czego potrzebujesz, i podziel swoje zadania na mniejsze, które można zarządzać.
Nadal będziesz wykonywać zadania, osiągać cele i czuć się bardziej produktywnym. Nie przestawaj próbować różnych metod ustalania priorytetów, dopóki nie znajdziesz tego, co najbardziej Ci odpowiada.
FAQ
The 4D priorytetyzacji pracy to wykonywanie, delegowanie, usuwanie i opóźnianie zadań. 4D reprezentują system poprawy produktywności.
Cztery poziomy można interpretować jako tworzenie listy zadań, organizowanie zadań zgodnie z preferowaną metodą, planowanie zadań w kalendarzu i komunikowanie postępów z zaangażowanymi interesariuszami lub członkami zespołu.
Możemy zidentyfikować trzy najważniejsze priorytety w pracy: wypisanie wszystkich zadań i rzeczy, które musimy zrobić, uporządkowanie naszych kalendarzy i utrzymywanie otwartych kanałów komunikacji z naszymi współpracownikami i przełożonymi.
Jest to częste zjawisko i aby poradzić sobie z takimi sytuacjami, można wziąć pod uwagę inne aspekty, które będą miały wpływ na ważność każdego zadania w porównaniu z innymi, takie jak termin wykonania, potrzebne zasoby lub to, czy wszyscy zaangażowani są dostępni itp. Nazywa się to priorytetem względnym.
Możesz być zainteresowany: