Slik prioriterer du oppgaver i 7 trinn
En uendelig oppgaveliste med truende tidsfrister som hoper seg opp, er alles verste mareritt.
Men siden det bare er så mange timer i døgnet og oppgavene ikke vil ta slutt, hva med å se for deg et scenario der du slutter å presse på?
Selv om det kan høres kontroversielt ut, foreslår vi at du tar en pause, blar gjennom denne artikkelen og finner en strukturert måte å navigere gjennom oppgavene dine på.
Lær deg å prioritere ved å oppdage den sanne verdien av tiden din
Denne artikkelen har som mål å gi deg verktøyene du trenger for å gjenvinne kontrollen over dagen. Så følg med for å lære hvordan du kan prioritere oppgaver.
Prioritering er avgjørende for nesten alle dine resultater. Det blir ofte ikke bare sett på som en soft skill som verdsettes av arbeidsgivere, men også som en oppgave i seg selv.
Det første trinnet når du skal begynne å prioritere oppgaver, er å forstå hva du egentlig jobber mot (= resultatene). Når du har identifisert de relevante oppgavene som bidrar til de fremtidige resultatene dine, kan du lage en oppgaveliste og trimme den basert på prioriteringsmetoder.
I fortsettelsen vil du lære konsepter som å lage lister, ta i bruk en prioriteringsstrategi som ABCDE-metoden og Eisenhower-matrisen, og håndtere oppgaver som både er viktige og haster på samme tid.
Lær hvordan du prioriterer oppgaver, forbedre produktivitetsnivået dittog unngå å gjenta syklusen med å dra oppgaver fra den ene dagen til den andre.
Slik prioriterer du oppgaver: Slutt å ta igjen det tapte med disse 7 trinnene
1. Lag en hovedliste over oppgavene dine
Begynn med å bokstavelig talt "dumpe" alle oppgavene dine i den fysiske notatboken eller den digitale planleggeren, avhengig av hva du foretrekker.
Husk at i denne fasen vil fokuset ditt være på å få alle gjøremålene ut av hodet. Det ville være ideelt å legge dem til i en eller annen form for rekkefølge, noe som vil hjelpe deg i det lange løp. Du kan for eksempel skrive ned de daglige oppgavene først. Deretter følger ukentlige og månedlige oppgaver, avhengig av type ansvar og tidsfrist.
For eksempel: Møter, telefonsamtaler eller svar på e-post kan legges til under den daglige gruppen, mens arbeid med en milepæl i et prosjekt eller gjennomgang av dokumenter kan legges under ukentlige oppgaver, og så videre.
Det er også mulig å organisere alle oppgavene etter kilde eller kanal for forespørselen. Hold alt samlet på ett sted, enten det er digitalt eller analogt. Denne øvelsen har som mål å forenkle arbeidsmengden og få den til å føles mindre overveldende.
Ikke sensurer deg selv når du "hjernedumper". Etter denne øvelsen vil du føle deg mye lettere til sinns og klar til å ta fatt på selve arbeidet.
- Merk: Hvis du vil overvåke prosjektoppgaver i Excel, kan du bruke den gratis malen for oppgavestyring.
2. Kategoriser oppgavene dine mer detaljert
Kategorisering er det neste viktige trinnet, og det har større effekt hvis det gjøres før du etablerer prioriteringsstrategier.
En prioriteringsteknikk du kan bruke til å kategorisere oppgavene dine, er 4D-ene for tidsstyringsom omfatter følgende trinn:
- Gjør oppgaven nå
- Utsett oppgaven til et senere tidspunkt
- Delegere oppgaven til noen andre
- Slett oppgaven fra listen din
Dette rammeverket er en tidsstyringsteknikk som også er kjent som Eisenhowers beslutningsmatrise, ettersom den ble skapt av USAs tidligere president Dwight Eisenhower.
Matrisen med fire kvadranter hjelper deg med å prioritere oppgaver ut fra hvor viktige de er og hvor mye det haster.
Noe kan være viktig og haster, ikke haster, men likevel viktig, ikke viktig, men haster, eller ikke haster og ikke er viktig. Det høres komplisert ut, men slik ser det ut for å få et fullstendig bilde:
Eisenhower brukte denne kvadrantorganiseringsmetoden til å finne ut hvordan han skulle prioritere arbeidet og de daglige prioriteringene sine på følgende måte:
- Viktige og mest presserende oppgaver: Oppgaver med høy prioritet som må gjøres så snart som mulig;
- Viktig, men ikke presserende: det som trenger litt planlegging;
- Det som haster, men ikke er viktig: det som kan delegeres;
- Ikke viktig eller haster: andre oppgaver kan slettes.
Så når du sjekker listen din, innser du at det er et par enklere oppgaver du kan gjøre med en gang, noe som vil lede deg umiddelbart til:
- Gjør: Enkelt sagt: Hvis en oppgave ikke er avhengig av andre oppgaver (f.eks. å vente på svar fra lederen din eller en interessent), er det bare å gjøre den.
Eksempel: sende en e-post eller tømme innboksen.
- Utsett: En oppgave eller kanskje noen komplekse oppgaver må settes på pause og overlates til noen andre. Enten det er en annen prioritert oppgave som må løses raskt, eller om ressurser må omfordeles, vil det å utsette innebære at du setter ditt opprinnelige ansvar til side.
Eksempel: Du trenger ikke å lese alle e-postene dine med en gang. Du kan gjøre deg ferdig med viktigere oppgaver, og når du har tid til overs, kan du lese e-postene du venter på.
- Delegere: Å delegere en oppgave betyr å overlate ansvaret til noen andre på dine vegne.
Eksempel: På prioriteringslisten din står det en rapport for en kunde som må ferdigstilles i løpet av de nærmeste timene, men du har viktigere oppgaver som haster mer . Delegering betyr at du gir ansvaret til noen andre i teamet på dine vegne. Ideelt sett bør du tildele det til et av teammedlemmene dine mens du arbeider med tidssensitive saker.
- Slett: Dette er de gjenværende oppgavene som har stått på listen en stund, men som ikke lenger har noen stor verdi, så det er på tide å gi slipp på dem.
Merk: I denne kategorien må du være oppmerksom på fullføringsskjevhet, som er en tendens til å fullføre en oppgave når du har påbegynt den, uavhengig av om det er nødvendig å fullføre den eller ikke.
Hvis du har utfordringer med å delegere oppgaver, kan du lese vår guide for å lære hvordan du delegerer oppgaver effektivt
Les guiden vår for å lære hvordan du delegerer oppgaver på en effektiv måte.
3. Vedta en prioriteringsmetode
Prioriteringsmetoden prioriteringsmetoden du velger, vil avhenge av oppgavenes art og dine personlige preferanser. Her finner du noen av de mest kjente metodene, slik at du kan lære hvordan du prioriterer oppgavene dine og forstå hvilken som fungerer best for din arbeidsflyt.
Spis frosken-metoden
Eat the Frog-metoden for oppgaveprioritering er overraskende nok inspirert av et kjent Mark Twain-sitat:
"Hvis det er jobben din å spise en frosk, er det best å gjøre det tidlig om morgenen."
Det betyr at du bør starte dagen med den mest komplekse eller viktigste oppgaven på listen din, ettersom det er disse du også gruer deg mest mulig til. Så det er enkelt: Spis frosken så tidlig som mulig.
Etter det kan du gå videre til resten av oppgavelisten. Hvis du starter arbeidsdagen med å "spise frosken", vil du føle deg mindre stresset og bidra til en bedre balanse mellom jobb og fritid.
MoSCoW-metoden
MoSCoW-metoden ble utviklet av Dai Clegg, en programvareingeniør som jobbet i Oracle. Den fokuserer på å prioritere oppgaver basert på resultater, og det er en god metode å bruke i prosjektledelse.
I henhold til denne prioriteringsteknikken skal du altså dele prosjektet inn i fire kategorier:
- Må ha - utfall eller resultater uten hvilke prosjektet ikke vil kunne gå videre eller i det hele tatt eksistere, og som trenger umiddelbar oppmerksomhet.
- Burde ha - utfall eller resultater som ikke er superkritiske, men som er viktige.
- Kunne ha - utfall eller resultater som kan leveres hvis/når det er nok tid eller budsjett.
- Vil ikke ha - utfall eller resultater som ikke vil bli levert (uviktige oppgaver kan falle i denne kategorien).
Ved å kategorisere resultatene dine får du en prioritert oppgaveliste som gir deg en rask start på prosjektledelsesplanen.
ABCDE-metoden
ABCDE-metoden går ut på å gradere de ulike oppgavene du har på listen din.
"A" er den høyeste karakteren (og den viktigste prioriteringen), og "E" er den laveste (og den minst viktige oppgaven som kan strykes fra listen).
Med denne metoden kan du raskt vurdere hvor viktige oppgavene er, slik at du kan identifisere de høyest prioriterte oppgavene. Mens A- og B-oppgaver er de du bør ta deg av først, kan du være trygg på at D- og E-oppgaver ikke trenger din oppmerksomhet på en stund.
4. Ta i bruk en tidsstyringsteknikk
For å ta prioriteringsprosessen til neste nivå, er en effektiv effektiv tidsstyringsteknikk kan brukes.
For å starte prosessen trenger du en radiografi av tiden din. Til det kan du stille deg selv følgende spørsmål:
- Hvordan er min nåværende situasjon når det gjelder tidsstyring?
- Hvordan ser timeplanen min ut?
- Hvor ofte overskrider jeg tidsfrister og sliter med arbeidsoppgaver? (dette innebærer en kamp med tidsstyring)
- Hvilke verktøy bruker jeg for å nå målene mine? (For eksempel en digital kalender, et tidsregistreringsverktøy eller et prosjektstyringsprogram).
Når du har avklart det ovennevnte, foreslår vi at du begynner å gjøre et meningsfylt arbeid ved å bruke en teknikk for tidsstyring. En metode du kan begynne med, er tidsboksing. Det er ganske enkelt å gjennomføre, da alt du trenger å gjøre er å sette av den tiden du trenger til hver oppgave. Det betyr at du i den perioden du har satt av til en oppgave, kun fokuserer på den og prøver å fullføre den helt til slutt.
En annen teknikk for tidsstyring er Pomodoro-teknikkensom ofte brukes for å forhindre distraksjoner og fullføre oppgaver.
Bruk av en Pomodoro-timersetter du inn tidsbestemte dype arbeidssprinter på 25 minutter. I løpet av denne tidsblokken vil du være fokusert på oppgaven. Å vite at du bare trenger å fokusere i en kortere periode er en utmerket måte å øve opp konsentrasjonsevnen på.
Les: Fungerer det ikke for deg? Da trenger du å kjenne til de mest pålitelige erstatningene for Pomodoro-metoden.
5. Bruk en app for tidsregistrering
Hvis du har brukt noen av teknikkene vi har nevnt tidligere, men fortsatt sliter med å få kontroll over tiden din, er det best å begynne med en objektiv kartlegging av den. En objektiv kartlegging kan gjøres med en tidsregistreringsapp.
Et tidsregistreringsverktøy vil gjøre det enklere for deg å spore tid ved hjelp av innebygd automatisering, samtidig som det genererer innsiktsfulle rapporter om tidsbruken på hver enkelt oppgave. På denne måten kan du optimalisere arbeidsflyten og prioritere det som er viktigst.
Du kan bruke Timeular fordi det er et enkelt, smart og sikkert verktøy:
- Automatisk tidsregistrering: Fyll inn timelister basert på appbruk, besøkte nettsteder og planlagte kalenderhendelser.
- Flere sporingsmetoder: Begynn å spore tid ved å trykke på CMD + E, eller sett inn en aktivitet i kalenderen.
- Bruk den fysiske tidsregistreringen: Gjør tidsregistreringen enda bedre ved å prøve taktil tidsregistrering. Det er mulig med Timeulars fysiske tidsregistrering, en 8-sidig kube som sporer mer enn 1000 aktiviteter for deg.
Prøv Timeular, som har blitt kåret til den mest brukervennlige tidsregistreringsappen for team og enkeltpersoner
5. Begynn med dagens viktigste oppgave
Ved å fullføre de viktigste oppgavene først, praktiserer du en prioriteringsteknikk i seg selv. Dette er spesielt nyttig hvis du sliter med å få gjort daglige gjøremål eller ikke rekker tidsfrister selv om du har prioritert dem på andre måter. De viktigste oppgavene er de første du kan krysse av på gjøremålslisten.
Ved å starte med den oppgaven som er viktigst og haster mest, kommer du lettere gjennom dagen og slipper å føle deg overveldet av at du har for mange oppgaver.
TIPS: En arbeidsplan kan være nyttig for å organisere dagen. Få en gratis mal for arbeidsplan.
7. Gjennomgå planen din ofte
Etter hvert som prosjektene endrer seg, arbeidet endrer forfallsdatoer og retning, eller målene omdefineres, vil også prioriteringene endres. Det er viktig å gjennomgå og revidere prioriteringene av prosjektoppgaver med jevne mellomrom.
Bruk rammeverkene og metodene som er forklart her, og finn den beste løsningen for dine aktuelle behov.
TIPS: Gjør livet enklere med de beste verktøyene for prioritering av arbeidet.
Konklusjon
Når du prioriterer arbeidet ditt, kan du øke produktiviteten, styre tiden din bedre og overholde tidsfrister. Husk imidlertid at usikkerhet og endring er en selvfølge.
Dine eller bedriftens prioriteringer vil endre seg, og ofte når du minst venter det. Du må være klar for det uventede. Dette betyr ikke at du må gjøre alt eller ingenting.
Ikke saboter deg selv fra starten av. Husk at produktivitet ikke er en statisk størrelse.
De viktigste oppgavene kan lett bli skremmende, selv om de ikke ser slik ut i begynnelsen, bare fordi du har høye forventninger til dem og legger press på deg selv. Sørg for fleksibilitet i timeplanen for uventede situasjoner.
Spør deg selv om du har de ressursene du trenger for å få gjort det du skal, og del opp oppgavene i mindre, overkommelige deler.
Du vil fortsatt fullføre oppgaver, nå mål og føle deg mer produktiv. Ikke slutt å prøve ulike prioriteringsmetoder før du finner den som passer deg best.
VANLIGE SPØRSMÅL
De 4D-ene i prioriteringsarbeidet er å gjøre, delegere, slette og utsette oppgaver. 4D-ene representerer et system for å forbedre produktiviteten.
De fire nivåene kan tolkes som å lage en oppgaveliste, organisere oppgavene i henhold til en foretrukket metode, planlegge oppgavene i en kalender og kommunisere fremdriften med de involverte interessentene eller teammedlemmene.
Vi kan identifisere tre hovedprioriteringer på jobben: å liste opp alle oppgaver og ting vi må gjøre, organisere kalenderen vår og holde kommunikasjonskanalene åpne med kolleger og overordnede.
Dette er en vanlig situasjon, og for å håndtere disse situasjonene kan du ta hensyn til andre aspekter som påvirker hvor viktig hver oppgave er i forhold til andre, for eksempel forfallsdato, ressurser som trengs, om alle involverte er tilgjengelige osv. Dette kalles relativ prioritet.
Du er kanskje interessert i: