Come assegnare le priorità alle attività in 7 passi
Un elenco infinito di cose da fare, con scadenze incombenti che si accumulano, è il peggior incubo di tutti.
Ma dato che ci sono solo tante ore in un giorno e i compiti non cesseranno, che ne dite di immaginare uno scenario in cui smetterete di insistere?
Per quanto possa sembrare controverso, vi suggeriamo di prendervi una pausa, di sfogliare questo articolo e di individuare un modo strutturato di affrontare i vostri compiti.
Imparare a stabilire le priorità scoprendo il vero valore del proprio tempo
Questo articolo si propone di fornirvi gli strumenti necessari per riprendere il controllo della vostra giornata. Quindi, seguiteci per imparare a stabilire le priorità delle attività.
La definizione delle priorità determina quasi tutti i risultati. Spesso viene considerata non solo una soft skill apprezzata dai datori di lavoro, ma anche un compito in sé.
Il primo passo per iniziare a stabilire le priorità dei compiti è capire a cosa si sta realmente lavorando (= i risultati). Una volta identificate le attività pertinenti che contribuiscono ai risultati futuri, sarete in grado di stilare un elenco di attività e di ridurlo in base ai metodi di prioritizzazione.
In seguito, imparerete concetti come la creazione di elenchi, l'adozione di una strategia di prioritizzazione come il metodo ABCDE e la matrice di Eisenhower e la gestione di compiti importanti e urgenti allo stesso tempo.
Imparare a stabilire le priorità dei compiti, migliorare i livelli di produttivitàed evitare di ripetere il ciclo di trascinamento delle attività da un giorno all'altro.
Come dare priorità ai compiti: Smettete di giocare a rimpiattino con questi 7 passi
1. Creare un elenco principale dei compiti da svolgere
Iniziate letteralmente "scaricando" tutti i vostri compiti sul quaderno fisico o sul planner digitale, a seconda delle vostre preferenze.
Ricordate che in questa fase l'attenzione sarà rivolta a togliere dalla testa tutti i vostri impegni. L'ideale sarebbe inserirli in un certo ordine, che vi aiuterà a lungo termine. Ad esempio, potete semplicemente annotare prima le attività quotidiane. A questi seguiranno quelli settimanali e mensili, a seconda del tipo di responsabilità e della scadenza.
Ad esempio: Le riunioni, le telefonate o le risposte alle e-mail potrebbero essere aggiunte al gruppo giornaliero, mentre il lavoro su una pietra miliare del progetto o la revisione di documenti può essere inserita tra le attività settimanali, e così via.
È inoltre possibile organizzare tutti i compiti in base alla fonte o al canale di richiesta. Tenete tutto in un unico posto, che sia digitale o analogico. Questo esercizio mira a semplificare il carico di lavoro e a renderlo meno opprimente.
Non censurate voi stessi quando "scaricate il cervello". Dopo questo esercizio, sentirete la vostra mente molto più leggera e pronta a gestire il lavoro vero e proprio.
- Nota bene: per monitorare le attività del progetto in Excel, utilizzate il modello gratuito di task tracker.
2. Categorizzare i compiti in modo più dettagliato
La categorizzazione è la fase successiva e ha un impatto maggiore se viene effettuata prima di stabilire le strategie di prioritizzazione.
Una tecnica di prioritizzazione che potete utilizzare per classificare i vostri compiti è la tecnica delle 4D della gestione del tempoche comprendono le seguenti fasi:
- Eseguire il compito ora
- Rimandare l'attività a un momento successivo
- Delegare il compito a qualcun altro
- Eliminare l'attività dall'elenco
Questo quadro è una tecnica di gestione del tempo identificata come la Matrice decisionale di Eisenhower, in quanto è stata creata dall'ex presidente degli Stati Uniti, Dwight Eisenhower.
La matrice dei 4 quadranti aiuta a stabilire le priorità delle attività in base ai livelli di importanza e urgenza.
Qualcosa può essere importante e urgente, non urgente ma comunque importante, non importante ma urgente, oppure non urgente e non importante. Sembra complicato, ma ecco come si presenta per avere un quadro completo:
Eisenhower utilizzò questo metodo di organizzazione per quadranti per capire come dare priorità al lavoro e alle sue priorità quotidiane, come segue:
- Compiti importanti e più urgenti: compiti ad alta priorità da svolgere il prima possibile;
- Importante ma non urgente: ciò che necessita di una pianificazione;
- Urgente ma non importante: ciò che può essere delegato;
- Non importante né urgente: gli altri compiti possono essere eliminati.
Quindi, una volta controllato l'elenco, ci si rende conto che ci sono un paio di compiti più semplici che si possono fare subito e che vi guideranno immediatamente verso la realizzazione:
- Fare: In parole povere, se un compito non dipende da altri compiti (ad esempio, l'attesa della risposta del vostro manager o del vostro interlocutore), fatelo e basta .
Esempio: inviare un'e-mail o svuotare la casella di posta.
- Rinviare: Un compito o forse alcuni compiti complessi devono essere messi in pausa e assegnati a qualcun altro. Se c'è un'altra attività prioritaria che deve essere risolta con urgenza o se le risorse devono essere riassegnate, rinviare significa mettere da parte le responsabilità iniziali.
Esempio: Non è necessario leggere subito tutte le e-mail. Potete portare a termine i compiti più importanti e, quando avrete del tempo libero, potrete leggere le e-mail in sospeso.
- Delegare: Delegare un compito significa assegnare la responsabilità a qualcun altro per conto vostro.
Esempio: Nella vostra lista di priorità c'è un rapporto per un cliente che deve essere completato nelle prossime ore, ma voi avete compiti più urgenti e importanti. Delegare significa assegnare questa responsabilità a qualcun altro del team per conto vostro. L'ideale sarebbe assegnarla a uno dei membri del team mentre ci si occupa di questioni urgenti.
- Eliminare: Si tratta di attività che sono rimaste nell'elenco per un po' di tempo ma che non hanno più un valore elevato, quindi è ora di lasciarle andare.
Nota: per questa categoria, occorre tenere presente il pregiudizio di completamento, ovvero la tendenza a portare a termine un compito una volta iniziato, indipendentemente dalla sua necessità di essere portato a termine o meno.
Se avete difficoltà a delegare i compiti, leggete la nostra guida per per imparare a delegare i compiti in modo efficace
Leggete la nostra guida per imparare a delegare i compiti in modo efficace.
3. Adottare un metodo di prioritizzazione
Il metodo di prioritizzazione che sceglierete dipenderà dalla natura delle vostre attività e dalle vostre preferenze personali. Di seguito troverete alcuni dei metodi più conosciuti, in modo che possiate imparare a stabilire le priorità dei vostri compiti e capire quale sia il metodo migliore per il vostro flusso di lavoro.
Metodo "Mangia la rana
Il metodo di prioritizzazione dei compiti di Eat the Frog è stato sorprendentemente ispirato da una famosa citazione di Mark Twain:
"Se il tuo lavoro è mangiare una rana, è meglio farlo di prima mattina".
Ciò significa che dovreste iniziare la giornata con il compito più complesso o più importante della vostra lista, perché sono quelli che state anche temendo il più possibile. Quindi, è semplice: mangiate la rana il prima possibile.
Dopodiché, si può passare al resto dell'elenco delle cose da fare. Iniziare la giornata lavorativa "mangiando la rana" vi aiuterà a sentirvi meno stressati e a contribuire a un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
Il metodo MoSCoW
Il metodo MoSCoW è stato sviluppato da Dai Clegg, un ingegnere informatico che ha lavorato presso Oracle. Si concentra sulla prioritizzazione dei compiti in base ai risultati ed è un ottimo metodo da utilizzare nella gestione dei progetti.
Quindi, secondo questa tecnica di prioritizzazione, dividerete il progetto in quattro categorie:
- Must have - esiti o risultati senza i quali il progetto non potrà andare avanti o addirittura esistere, e che richiedono un'attenzione immediata.
- Avrebbero dovuto - risultati che non sono super critici ma sono importanti.
- Potrebbero avere - esiti o risultati che possono essere raggiunti se/quando ci sarà tempo o budget sufficiente.
- Non avrà - esiti o risultati che non saranno raggiunti (i compiti non importanti possono rientrare in questa categoria).
La categorizzazione dei risultati vi consentirà di avviare subito il vostro piano di gestione del progetto con un elenco di attività prioritarie.
Metodo ABCDE
Il metodo ABCDE consiste nel classificare i diversi compiti che avete in lista.
"A" è il voto più alto (e la priorità più importante), mentre "E" è quello più basso (e il compito meno importante che può essere eliminato dall'elenco).
Con questo metodo, potrete soppesare rapidamente l'importanza delle attività per aiutarvi a identificare quelle a più alta priorità. Mentre le attività A e B sono quelle da affrontare per prime, avrete la tranquillità di sapere che le attività D ed E non avranno bisogno della vostra attenzione per un po'.
4. Adottare una tecnica di gestione del tempo
Per portare il processo di definizione delle priorità dei compiti a un livello superiore, una efficace tecnica di gestione del tempo efficace di gestione del tempo.
Per iniziare il processo, è necessaria una radiografia del vostro tempo. A tal fine, potete chiedervi quanto segue:
- Qual è la mia situazione attuale per quanto riguarda la gestione del tempo?
- Come sono i miei orari?
- Quanto spesso mi capita di non rispettare le scadenze e di avere difficoltà con i compiti di lavoro? (questo implica una lotta con la gestione del tempo)
- Quali strumenti uso per aiutarmi a perseguire i miei obiettivi a breve e a lungo termine? (Per esempio, un calendario digitale, uno strumento per tenere traccia del tempo o un software di gestione dei progetti).
Una volta chiarito quanto sopra, vi suggeriamo di iniziare a svolgere il vostro lavoro significativo utilizzando una tecnica di gestione del tempo. Un metodo con cui potete iniziare è timeboxing. È abbastanza semplice da mettere in pratica, poiché tutto ciò che dovete fare è bloccare il tempo necessario per ogni compito. Ciò significa che nel periodo che avete bloccato per un compito, vi concentrate solo su di esso e cercate di portarlo a termine.
Un'altra tecnica di gestione del tempo è la tecnica del Pomodoroche viene comunemente utilizzata per evitare le distrazioni e portare a termine i compiti.
Utilizzo di un Pomodoro, impostare sprint di lavoro profondo temporizzati di 25 minuti. Durante questo lasso di tempo, ci si concentrerà sul compito da svolgere. Sapere di doversi concentrare solo per un periodo più breve è un modo eccellente per allenare la propria capacità di concentrazione.
Leggete: Non funziona per voi? Allora è necessario conoscere i i sostituti più affidabili del metodo Pomodoro.
5. Usare un'applicazione per il time tracking
Se avete applicato alcune delle tecniche che abbiamo menzionato prima, ma state ancora lottando per ottenere il controllo sul vostro tempo, è meglio iniziare con una radiografia oggettiva del vostro tempo. Una radiografia oggettiva può essere fornita da un'applicazione per il time tracking.
Uno strumento di tracciamento del tempo semplificherà il processo di tracciamento grazie all'automazione incorporata, generando allo stesso tempo rapporti dettagliati sul tempo impiegato per ogni attività. In questo modo, sarete in grado di ottimizzare il vostro flusso di lavoro e di dare priorità a ciò che conta.
È possibile utilizzare Timeular in quanto si tratta di uno strumento semplice, intelligente e sicuro:
- Tracciamento automatico del tempo: Compilate i vostri fogli di presenza in base all'utilizzo dell'app, ai siti web visitati e agli eventi programmati nel calendario.
- Metodi di tracciamento multipli: Per iniziare a tracciare il tempo è sufficiente premere CMD + E, oppure inserire un'attività nel calendario.
- Usate il time tracker fisico: migliorate la vostra esperienza di rilevamento del tempo provando il time tracking tattile. Questo è possibile con il time tracker fisico di Timeular, un cubo a 8 facce che tiene traccia di oltre 1000 attività.
Provate Timeular, che è stata riconosciuta come l'applicazione per il time tracking più facile da usare per i team e gli individui.
5. Iniziare con il compito più importante della giornata
Completando per primi i compiti più importanti, si mette in pratica una tecnica di definizione delle priorità. Ciò è particolarmente utile se si fatica a portare a termine le attività quotidiane o si mancano le scadenze anche dopo averle classificate in altri modi. I compiti più importanti sono i primi da spuntare dalla lista delle cose da fare.
Iniziando con un compito di grande importanza e urgenza, potrete affrontare la giornata con più facilità e non vi sentirete sopraffatti da un numero eccessivo di compiti.
SUGGERIMENTO: un programma può essere utile per organizzare la giornata. Ottenete un modello gratuito di agenda di lavoro.
7. Rivedere spesso il piano
Quando i progetti cambiano, le scadenze e la direzione del lavoro cambiano o gli obiettivi vengono ridefiniti, anche le vostre priorità cambiano. È fondamentale rivedere e rivedere le priorità delle attività del progetto con una certa frequenza.
Utilizzate i framework e i metodi qui illustrati e trovate la soluzione migliore per le vostre esigenze attuali.
SUGGERIMENTO: semplificate la vostra vita con i migliori strumenti di definizione delle priorità di lavoro.
Conclusione
Quando si stabilisce una priorità nel lavoro, si può aumentare la produttività, gestire meglio il tempo e rispettare le scadenze. Tuttavia, tenete presente che l'incertezza e il cambiamento sono dati di fatto.
Le vostre priorità o quelle della vostra azienda cambieranno, e spesso quando meno ve lo aspettate. Dovete essere pronti ad affrontare gli imprevisti. Questo non significa che dovete fare tutto o niente.
Non sabotatevi fin dall'inizio; ricordate che la produttività non esiste in un campo di gioco statico.
I compiti più importanti possono facilmente diventare intimidatori, anche se all'inizio non sembrano tali, solo perché si nutrono grandi aspettative e si esercita pressione su se stessi. Lasciate che il vostro programma sia flessibile per far fronte a situazioni inaspettate.
Chiedetevi se avete le risorse disponibili per realizzare ciò che vi serve e suddividete i compiti in piccole attività gestibili.
In questo modo riuscirete comunque a completare i compiti, a raggiungere gli obiettivi e a sentirvi complessivamente più produttivi. Non smettete di provare diversi metodi di definizione delle priorità finché non trovate quello più adatto a voi.
FAQ
Le 4D del lavoro di prioritizzazione sono fare, delegare, cancellare e ritardare i compiti. Le 4D rappresentano un sistema per migliorare la produttività.
I quattro livelli possono essere interpretati come la creazione di un elenco di attività, l'organizzazione delle attività secondo un metodo preferito, la programmazione delle attività in un calendario e la comunicazione dei progressi con gli stakeholder o i membri del team coinvolti.
Possiamo individuare tre priorità assolute al lavoro: elencare tutti i compiti e le cose da fare, organizzare il calendario e mantenere aperti i canali di comunicazione con i colleghi e i superiori.
Si tratta di un'eventualità comune e, per gestire queste situazioni, si possono prendere in considerazione altri aspetti che pesano sull'importanza di ogni compito rispetto agli altri, come la data di scadenza, le risorse necessarie, la disponibilità delle persone coinvolte, ecc. Si tratta della cosiddetta priorità relativa.
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