Sådan prioriterer du opgaver i 7 trin
En uendelig to-do-liste med truende deadlines, der hober sig op, er alles værste mareridt.
Men da der kun er så mange timer i døgnet, og opgaverne ikke vil ophøre, hvad så med at forestille sig et scenarie, hvor du holder op med at presse på?
Hvor kontroversielt det end lyder, så foreslår vi, at du tager en pause, læser denne artikel igennem og finder en struktureret måde at navigere gennem dine opgaver på.
Lær at prioritere ved at opdage den sande værdi af din tid
Denne artikel har til formål at give dig de nødvendige redskaber til at genvinde kontrollen over din dag. Så følg med og lær , hvordan du prioriterer opgaver.
Prioritering bestemmer næsten alle dine resultater. Det ses ofte ikke kun som en blød færdighed, der værdsættes af arbejdsgivere, men også som en opgave i sig selv.
Det første skridt til at begynde at prioritere opgaver er at forstå, hvad du egentlig arbejder hen imod (= resultaterne). Når du har identificeret de relevante opgaver, der bidrager til dine fremtidige resultater, er du rustet til at lave en opgaveliste og trimme den ud fra prioriteringsmetoder.
Fremover vil du lære begreber som at oprette lister, anvende en prioriteringsstrategi som ABCDE-metoden og Eisenhower-matrixen og håndtere opgaver , der både er vigtige og presserende på samme tid.
Lær at prioritere opgaver, forbedre dit produktivitetsniveauog undgå at gentage cyklussen med at slæbe opgaver fra den ene dag til den anden.
Sådan prioriterer du opgaver: Stop med at indhente det forsømte med disse 7 trin
1. Lav en hovedliste over dine opgaver
Start med bogstaveligt talt at "dumpe" alle dine opgaver på din fysiske notesbog eller den digitale planner, alt efter hvad du foretrækker.
Husk, at dit fokus i denne fase er at få alle dine opgaver ud af hovedet. Det ville være ideelt at tilføje dem i en eller anden form for rækkefølge, som vil hjælpe dig i det lange løb. Du kan f.eks. bare skrive dine daglige opgaver ned først. Derefter følger de ugentlige og månedlige opgaver alt efter typen af ansvar og deadline.
For eksempel: Møder, telefonopkald eller svar på e-mails kan tilføjes under den daglige gruppe, mens arbejdet med en projektmilepæl eller gennemgang af dokumenter kan være under ugentlige opgaver og så videre.
Der er også mulighed for at organisere alle opgaverne efter deres kilde eller anmodningskanal. Hold det hele samlet på ét sted, hvad enten det er digitalt eller analogt. Denne øvelse har til formål at forenkle arbejdsbyrden og få den til at føles mindre overvældende.
Lad være med at censurere dig selv, når du "hjernedumper". Efter denne øvelse vil du føle, at dit sind er meget lettere og klar til at håndtere det egentlige arbejde.
- Bemærk: For at overvåge projektopgaver i Excel skal du bruge den gratis task tracker-skabelon.
2. Kategoriser dine opgaver mere detaljeret
Kategorisering er det næste vigtige skridt, og det har større effekt, hvis det gøres, før du fastlægger dine prioriteringsstrategier.
En prioriteringsteknik, du kan bruge til at kategorisere dine opgaver, er 4D'erne i tidsstyringsom omfatter følgende trin:
- Udfør opgaven nu
- Udskyd opgaven til et senere tidspunkt
- Uddelegér opgaven til en anden
- Slet opgaven fra din liste
Denne ramme er en tidsstyringsteknik, der er identificeret som Eisenhower Decision Matrix, da den blev skabt af USA' s tidligere præsident, Dwight Eisenhower.
Matrixen med 4 kvadranter hjælper dig med at prioritere opgaver ud fra , hvor vigtige de er, og hvor meget de haster.
Noget kan være vigtigt og presserende, ikke presserende, men stadig vigtigt, ikke vigtigt, men presserende, eller ikke presserende og ikke vigtigt. Det lyder kompliceret, men sådan ser det ud for at få et komplet billede:
Eisenhower brugte denne kvadrantorganisationsmetode til at finde ud af, hvordan han skulle prioritere sit arbejde og sine daglige prioriteter på følgende måde:
- Vigtige og mest presserende opgaver: Højt prioriterede opgaver, der skal udføres så hurtigt som muligt;
- Vigtigt, men ikke presserende: Det, der skal planlægges;
- Det haster, men er ikke vigtigt: Hvad kan uddelegeres?
- Ikke vigtig eller presserende: andre opgaver kan slettes.
Så når du har tjekket din liste, indser du, at der er et par lettere opgaver, du kan udføre med det samme, hvilket vil føre dig direkte videre:
- Gør det: Kort sagt, hvis en opgave ikke afhænger af andre opgaver (f.eks. at vente på din leders svar eller et svar fra din interessent) , skal du bare gøre det.
Eksempel: sende en e-mail eller tømme din indbakke.
- Udsæt: En opgave eller måske nogle komplekse opgaver skal sættes på pause og overdrages til en anden. Uanset om der er en anden prioriteret opgave, der skal løses hurtigst muligt, eller om ressourcerne skal omfordeles, betyder udskydelse, at du sætter dit oprindelige ansvar til side.
Et eksempel: Du behøver ikke at læse alle dine e-mails med det samme. Du kan afslutte vigtigere opgaver, og når du får tid, kan du læse dine ventende e-mails.
- Uddelegere: At uddelegere en opgave betyder at overdrage ansvaret til en anden på dine vegne.
Et eksempel: På din prioriteringsliste er der en rapport til en kunde, som skal færdiggøres inden for de næste par timer, men du har mere presserende og vigtige opgaver. At uddelegere betyder, at du overdrager ansvaret til en anden fra teamet på dine vegne. Ideelt set skal du give det til et af dine teammedlemmer, mens du beskæftiger dig med tidsfølsomme sager.
- Slet: Dette er de resterende opgaver, som har været på din liste i et stykke tid, men som ikke længere har en høj værdi, så det er tid til at lade dem gå.
Bemærk: I denne kategori skal du være opmærksom på færdiggørelsesbias, som er en tendens til at afslutte en opgave, når du har påbegyndt den, uanset om den er nødvendig at afslutte eller ej.
Hvis du har udfordringer med at uddelegere opgaver, så læs vores guide for at lære at uddelegere opgaver effektivt
Læs vores guide for at lære, hvordan du uddelegerer opgaver effektivt.
3. Vedtag en prioriteringsmetode
Den prioriteringsmetode du vælger, afhænger af dine opgavers art og dine personlige præferencer. I det følgende finder du nogle af de mest kendte metoder, så du kan lære at prioritere dine opgaver og forstå, hvad der fungerer bedst for dit workflow.
Spis frø-metoden
Eat the Frog-opgaveprioriteringsmetoden er overraskende nok inspireret af et berømt Mark Twain-citat:
"Hvis det er dit job at spise en frø, er det bedst at gøre det som det første om morgenen."
Det betyder, at du skal starte din dag med den mest komplekse eller den vigtigste opgave på din liste, da det er dem, du også frygter mest muligt. Så det er enkelt: Spis frøen så tidligt som muligt.
Derefter kan du gå videre til resten af to-do-listen. At starte arbejdsdagen med at "spise frøen" vil hjælpe dig med at føle dig mindre stresset og bidrage til en bedre balance mellem arbejde og privatliv.
MoSCoW-metoden
MoSCoW-metoden blev udviklet af Dai Clegg, en softwareingeniør, der arbejdede hos Oracle. Den fokuserer på at prioritere opgaver ud fra resultater, og det er en god metode at bruge i projektledelse.
Så ifølge denne prioriteringsteknik skal du inddele projektet i fire kategorier:
- Must have - udfald eller resultater, uden hvilke projektet ikke kan komme videre eller overhovedet eksistere, og som kræver øjeblikkelig opmærksomhed.
- Burde have - udfald eller resultater, som ikke er superkritiske, men som er vigtige.
- Kunne have - udfald eller resultater, der kan leveres, hvis/når der er tid eller budget nok.
- Vil ikke have - udfald eller resultater, der ikke vil blive leveret (uvigtige opgaver kan falde i denne kategori).
Ved at kategorisere dine resultater kan du starte din projektstyringsplan med en prioriteret opgaveliste med det samme.
ABCDE-metoden
ABCDE-metoden går ud på at graduere de forskellige opgaver, du har på din liste.
"A" er den højeste karakter (og den vigtigste prioritet), og "E" er den laveste (og den mindst vigtige opgave, der kan fjernes fra listen).
Med denne metode kan du hurtigt afveje opgavernes vigtighed, så du kan identificere de opgaver, der har højest prioritet. Mens A- og B-opgaver er dem, du skal tage dig af først, kan du være sikker på, at D- og E-opgaver ikke har brug for din opmærksomhed i et stykke tid.
4. Brug en teknik til tidsstyring
For at tage din opgaveprioriteringsproces til næste niveau er en effektiv tidsstyringsteknik kan anvendes.
For at starte processen skal du bruge en radiografi af din tid. Til det kan du spørge dig selv om følgende:
- Hvordan er min nuværende situation, når det gælder tidsstyring?
- Hvordan ser min tidsplan ud?
- Hvor ofte overskrider jeg deadlines og kæmper med arbejdsopgaver? (dette indebærer en kamp med tidsstyring)
- Hvilke værktøjer bruger jeg til at hjælpe mig med at nå mine mål? (For eksempel en digital kalender, et tidsregistreringsværktøj eller projektstyringssoftware).
Når du har afklaret ovenstående, foreslår vi, at du begynder at udføre dit meningsfulde arbejde ved at bruge en tidsstyringsteknik. En metode, du kan starte med, er timeboxing. Det er ret enkelt at implementere, da alt, hvad du skal gøre, er at blokere den tid, du har brug for til hver opgave. Det betyder, at du i den periode, du har afsat til en opgave, kun fokuserer på den og forsøger at gennemføre den til ende.
En anden teknik til tidsstyring er Pomodoro-teknikkensom ofte bruges til at forhindre distraktioner og fuldføre opgaver.
Brug af en Pomodoro-timerindstiller du tidsindstillede dybe arbejdssprints på 25 minutter. I dette tidsrum vil du være fokuseret på den aktuelle opgave. At vide, at du kun skal fokusere i en kortere periode, er en fremragende måde at øve din koncentrationsevne på.
Læs nu: Virker det ikke for dig? Så er du nødt til at kende de mest pålidelige erstatninger for Pomodoro-metoden.
5. Brug en app til tidsregistrering
Hvis du har anvendt nogle af de teknikker, vi har nævnt før, men stadig kæmper med at få kontrol over din tid, er det bedst at starte med en objektiv gennemgang af den. En objektiv radiografi kan leveres af en tidsregistreringsapp.
Et tidsregistreringsværktøj vil lette din registreringsproces med indbygget automatisering og samtidig generere indsigtsfulde rapporter om den tid, du bruger på hver enkelt opgave. På den måde kan du optimere dit workflow og prioritere det, der er vigtigt.
Du kan bruge Timeular, da det er et ubesværet, smart og sikkert værktøj:
- Automatisk tidsregistrering: Udfyld dine timesedler baseret på app-brug, besøgte websites og planlagte kalenderbegivenheder.
- Flere sporingsmetoder: Begynd at spore tid ved blot at trykke på CMD + E, eller indsæt en aktivitet i din kalender.
- Brug den fysiske tidsregistrering: Forbedr din tidsregistreringsoplevelse ved at prøve taktil tidsregistrering. Det er muligt med Timeulars fysiske tidsregistrering, en 8-sidet terning, der registrerer mere end 1000 aktiviteter for dig.
Prøv Timeular, som er blevet anerkendt som den mest brugervenlige tidsregistreringsapp til teams og enkeltpersoner.
5. Start med dagens vigtigste opgave
Ved at udføre de vigtigste opgaver først praktiserer du en prioriteringsteknik i sig selv. Det er især nyttigt, hvis du kæmper med at få udført daglige opgaver eller overskrider deadlines, selv om du har prioriteret dem på andre måder. De vigtigste opgaver er de første, der kan krydses af på to-do-listen.
Ved at starte med den opgave, der er vigtigst og mest presserende, kommer du lettere igennem dagen og føler dig ikke overvældet af, at du har for mange opgaver.
TIP: Et skema kan være nyttigt til at organisere din dag. Få en gratis skabelon til en arbejdsplan.
7. Gennemgå din plan ofte
Når projekterne skifter, arbejdet ændrer deadline og retning, eller målene omdefineres, vil dine prioriteter også gøre det. Det er vigtigt at gennemgå og revidere prioriteringen af projektopgaver med en vis hyppighed.
Brug de rammer og metoder, der er beskrevet her, og find den bedste løsning til dine aktuelle behov.
TIP: Gør dit liv lettere med de bedste værktøjer til prioritering af arbejdet.
Konklusion
Når du prioriterer dit arbejde, kan du øge produktiviteten, styre din tid bedre og overholde deadlines. Husk dog på, at usikkerhed og forandring er en selvfølge.
Dine eller din virksomheds prioriteter vil ændre sig, og ofte når du mindst venter det. Du skal være klar til det uventede. Det betyder ikke, at du skal gøre alt eller intet.
Lad være med at sabotere dig selv fra starten; husk, at produktivitet ikke eksisterer på en statisk spillebane.
De vigtigste opgaver kan let blive skræmmende, selv om de ikke ser sådan ud i begyndelsen, bare fordi du har høje forventninger til dem og lægger pres på dig selv. Tillad fleksibilitet i din tidsplan til uventede situationer.
Spørg dig selv, om du har ressourcerne til at udføre det, du skal, og del dine opgaver op i overkommelige mindre opgaver.
Du vil stadig udføre opgaver, nå dine mål og føle dig mere produktiv i det hele taget. Bliv ved med at prøve forskellige prioriteringsmetoder, indtil du finder den, der passer dig bedst.
OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
De fire 4D'erne i prioriteringsarbejdet er at udføre, uddelegere, slette og udsætte opgaver. 4D'erne repræsenterer et system til at forbedre produktiviteten.
De fire niveauer kan fortolkes som oprettelse af en opgaveliste, organisering af opgaver efter en foretrukken metode, planlægning af opgaverne i en kalender og kommunikation af fremskridt med de involverede interessenter eller teammedlemmer.
Vi kan identificere tre topprioriteter på arbejdet: at liste alle opgaver og ting, vi skal gøre, at organisere vores kalendere og at holde kommunikationskanalerne åbne med vores kolleger og overordnede.
Det sker ofte, og for at håndtere disse situationer kan du tage højde for andre aspekter, der påvirker vigtigheden af hver opgave i forhold til andre, f.eks. forfaldsdatoen, de nødvendige ressourcer, eller om alle involverede er tilgængelige osv. Dette kaldes relativ prioritet.
Du er måske interesseret i: