Så prioriterar du arbetsuppgifter i 7 steg
En oändlig att-göra-lista med hotande deadlines som hopar sig är allas värsta mardröm.
Men eftersom det bara finns så många timmar på en dag och uppgifterna inte kommer att upphöra, vad sägs om att föreställa sig ett scenario där du slutar att driva på?
Hur kontroversiellt det än kan låta föreslår vi att du tar en paus, bläddrar igenom den här artikeln och hittar ett strukturerat sätt att navigera genom dina uppgifter.
Lär dig att prioritera genom att upptäcka det verkliga värdet av din tid
Den här artikeln syftar till att ge dig de verktyg du behöver för att återta kontrollen över din dag. Så följ med för att lära dig hur du prioriterar uppgifter.
Prioriteringar avgör nästan alla dina resultat. Det ses ofta inte bara som en mjuk färdighet som värdesätts av arbetsgivare utan också som en uppgift i sig.
Det första steget när du ska börja prioritera uppgifter är att förstå vad du verkligen arbetar mot (= resultaten). När du har identifierat de relevanta uppgifter som bidrar till dina framtida resultat är du rustad för att göra en uppgiftslista och trimma den utifrån prioriteringsmetoder.
I fortsättningen får du lära dig begrepp som att skapa listor , använda en prioriteringsstrategi som ABCDE-metoden och Eisenhower-matrisen samt hantera uppgifter som är både viktiga och brådskande på samma gång.
Lär dig hur du prioriterar uppgifter, förbättra dina produktivitetsnivåeroch undvika att upprepa cykeln med att släpa uppgifter från en dag till en annan.
Hur man prioriterar uppgifter: Med de här 7 stegen kan du komma ikapp
1. Skapa en huvudlista över dina uppgifter
Börja med att bokstavligen "dumpa" alla dina uppgifter på din fysiska anteckningsbok eller den digitala planeraren, beroende på vad du föredrar.
Kom ihåg att i det här skedet kommer ditt fokus att ligga på att få bort alla dina att-göra-uppgifter ur huvudet. Det vore idealiskt att lägga till dem i någon form av ordning, vilket kommer att hjälpa dig i det långa loppet. Till exempel kan du helt enkelt skriva ner dina dagliga uppgifter först. Därefter följer vecko- och månadsuppgifter beroende på typ av ansvar och deadline.
Ett exempel: Möten, telefonsamtal eller svar på e-postmeddelanden kan läggas till under den dagliga gruppen, medan arbetet med en milstolpe i ett projekt eller granska dokument kan läggas till under veckouppgifter, och så vidare.
Det finns också möjlighet att organisera alla uppgifter efter deras källa eller kanal för begäran. Håll allt på ett ställe, oavsett om det är digitalt eller analogt. Den här övningen syftar till att förenkla arbetsbördan och få den att kännas mindre överväldigande.
Censurera inte dig själv när du "hjärndumpar". Efter den här övningen kommer du att känna dig mycket lättare i sinnet och redo att ta itu med det faktiska arbetet.
- Observera: För att övervaka projektuppgifter i Excel använder du den kostnadsfria mallen för uppgiftsspårning.
2. Kategorisera dina uppgifter mer detaljerat
Kategorisering är nästa viktiga steg, och det får större effekt om det görs innan du fastställer dina prioriteringsstrategier.
En prioriteringsteknik som du kan använda för att kategorisera dina uppgifter är 4D:erna för tidshanteringsom omfattar följande steg:
- Gör uppgiften nu
- Skjut upp upp giften till en senare tidpunkt
- Delegera uppgiften till någon annan
- Ta bort uppgiften från din lista
Detta ramverk är en tidshanteringsteknik som identifierats liksom Eisenhowers beslutsmatris, eftersom den skapades av USA:s tidigare president Dwight Eisenhower.
Matrisen med 4 kvadranter hjälper dig att prioritera uppgifter utifrån hur viktiga och brådskande de är.
Något kan vara viktigt och brådskande, inte brådskande men ändå viktigt, inte viktigt men brådskande, eller inte brådskande och inte viktigt. Det låter komplicerat, men så här ser det ut för att ge en fullständig bild:
Eisenhower använde denna kvadrantorganisationsmetod för att räkna ut hur han skulle prioritera arbetet och hans dagliga prioriteringar enligt följande:
- Viktiga och mest brådskande uppgifter: uppgifter med hög prioritet som ska utföras så snart som möjligt;
- Viktigt men inte brådskande: det som behöver lite planering;
- Brådskande men inte viktigt: vad som kan delegeras;
- Inte viktigt eller brådskande: andra uppgifter kan tas bort.
Så när du har kontrollerat din lista inser du att det finns ett par enklare uppgifter som du kan göra direkt, vilket leder dig direkt till:
- Gör det: Enkelt uttryckt, om en uppgift inte är beroende av andra uppgifter (t.ex. att vänta på svar från din chef eller ett svar från din intressent) , gör du den helt enkelt.
Exempel: skicka ett e-postmeddelande eller rensa inkorgen.
- Skjut upp: En uppgift eller kanske några komplexa uppgifter behöver pausas och tilldelas någon annan. Oavsett om det finns en annan prioriterad uppgift som måste lösas snarast eller om resurser måste omfördelas, innebär uppskjutande att du lägger ditt ursprungliga ansvar åt sidan.
Exempel: Du behöver inte läsa alla dina e-postmeddelanden på en gång. Du kan göra klart viktigare uppgifter och när du har tid över kan du läsa dina väntande e-postmeddelanden.
- Delegera: Att delegera en uppgift innebär att du överlåter ansvaret till någon annan för din räkning.
Exempel: På din prioriteringslista finns en rapport för en kund som måste slutföras inom de närmaste timmarna, men du har mer brådskande och viktiga uppgifter. Att delegera innebär att du överlåter ansvaret till någon annan i teamet för din räkning. Helst ska du tilldela det till en av dina teammedlemmar medan du hanterar tidskänsliga frågor.
- Radera: Det här är de återstående uppgifterna som har funnits på din lista ett tag men som inte längre har ett högt värde, så det är dags att släppa taget om dem.
Notera: För denna kategori bör du vara medveten om "completion bias", vilket är en tendens att slutföra en uppgift när du har påbörjat den, oavsett om den behöver slutföras eller inte.
Om du har svårt att delegera uppgifter, läs vår guide för att lära dig hur du delegerar uppgifter effektivt
Läs vår guide för att lära dig hur du delegerar uppgifter på ett effektivt sätt.
3. Anta en prioriteringsmetod
Prioriterings prioriteringsmetod du kommer att välja beror på dina uppgifters karaktär och personliga preferenser. I fortsättningen hittar du några av de mest kända metoderna så att du lär dig hur du prioriterar dina uppgifter och förstår vilken som fungerar bäst för ditt arbetsflöde.
Ät grodan-metoden
Eat the Frog-metoden för prioritering av arbetsuppgifter inspirerades överraskande nog av ett berömt citat av Mark Twain :
"Om det är ditt jobb att äta en groda är det bäst att göra det direkt på morgonen."
Det innebär att du bör börja dagen med den mest komplexa eller viktigaste uppgiften på din lista, eftersom det är dessa som du också fruktar så mycket du kan. Så det är enkelt: ät grodan så tidigt som möjligt.
Efter det kan du gå vidare till resten av att-göra-listan. Att börja arbetsdagen med att "äta grodan" hjälper dig att känna dig mindre stressad och bidrar till en bättre balans mellan arbete och fritid.
MoSCoW-metoden
MoSCoW-metoden utvecklades av Dai Clegg, en mjukvaruingenjör som arbetade på Oracle. Den fokuserar på att prioritera uppgifter baserat på resultat, och det är en bra metod att använda i projektledning.
Enligt den här prioriteringstekniken ska du alltså dela in projektet i fyra kategorier:
- Måste ha - utfall eller resultat utan vilka projektet inte kommer att kunna gå vidare eller ens existera, och som kräver omedelbar uppmärksamhet.
- Should have - utfall eller resultat som inte är superkritiska men som är viktiga.
- Kunde ha - utfall eller resultat som kan levereras om/när det finns tillräckligt med tid eller budget.
- Won't have - utfall eller resultat som inte kommer att levereras (oviktiga uppgifter kan falla inom denna kategori).
Genom att kategorisera dina resultat kommer du att starta din projektledningsplan med en prioriterad uppgiftslista direkt.
ABCDE-metoden
ABCDE-metoden går ut på att du graderar de olika uppgifter du har på din lista.
"A" är det högsta betyget (och den viktigaste prioriteringen) och "E" är det lägsta betyget (och den minst viktiga uppgiften som kan strykas från listan).
Med den här metoden kan du snabbt väga uppgifternas betydelse för att identifiera de uppgifter som har högst prioritet. Medan A- och B-uppgifter är de som du ska ta itu med först, kan du känna dig trygg med att D- och E-uppgifter inte kommer att behöva din uppmärksamhet på ett tag.
4. Anta en teknik för tidshantering
För att ta din uppgiftsprioriteringsprocess till nästa nivå krävs en effektiv teknik för tidshantering kan tillämpas.
För att påbörja processen behöver du en röntgenbild av din tid. För det kan du fråga dig själv följande:
- Hur ser min nuvarande situation ut när det gäller tidshantering?
- Hur ser mitt schema ut?
- Hur ofta missar jag deadlines och kämpar med arbetsuppgifter? (detta tyder på en kamp med tidshantering)
- Vilka verktyg använder jag för att nå mina kortsiktiga och långsiktiga mål? (Till exempel en digital kalender, ett tidsregistreringsverktyg eller programvara för projekthantering).
När du har klargjort ovanstående föreslår vi att du börjar göra ditt meningsfulla arbete genom att använda en tidshanteringsteknik. En metod som du kan börja med är tidsboxning. Det är ganska enkelt att genomföra, eftersom allt du behöver göra är att blockera den tid du behöver för varje uppgift. Det innebär att du under den tid du har avsatt för en uppgift bara fokuserar på den och försöker slutföra den.
En annan teknik för tidshantering är Pomodoro-teknikensom ofta används för att förhindra distraktioner och slutföra uppgifter.
Använda en Pomodoro-timerställer du in tidsbestämda djupa arbetssprintar på 25 minuter. Under denna tidsperiod kommer du att vara fokuserad på uppgiften. Att veta att du bara behöver fokusera under en kortare period är ett utmärkt sätt att öva upp din koncentrationsförmåga.
Läs mer: Fungerar det inte för dig? Då måste du känna till mest tillförlitliga ersättare för Pomodoro-metoden.
5. Använd en app för tidsregistrering
Om du har använt några av de tekniker som vi nämnde tidigare, men fortfarande kämpar med att få kontroll över din tid, är det bäst att börja med en objektiv kartläggning av den. En objektiv radiografi kan tillhandahållas av en app för tidsregistrering.
Ett tidsregistreringsverktyg underlättar din registreringsprocess med inbyggd automatisering samtidigt som det genererar insiktsfulla rapporter om den tid du lägger på varje uppgift. På så sätt kan du optimera ditt arbetsflöde och prioritera det som är viktigt.
Du kan använda Timeular eftersom det är ett enkelt, smart och säkert verktyg som erbjuds:
- Automatisk tidrapportering: Fyll i dina tidrapporter baserat på appanvändning, besökta webbplatser och schemalagda kalenderhändelser.
- Flera olika spårningsmetoder: Börja registrera tid genom att trycka på CMD + E eller genom att lägga in en aktivitet i din kalender.
- Använd den fysiska tidmätaren: Förbättra din tidmätningsupplevelse genom att prova taktil tidmätning. Det är möjligt med Timeular:s fysiska tidmätare, en 8-sidig kub som registrerar över 1000 aktiviteter åt dig.
Prova Timeular , som har utsetts till den mest användarvänliga appen för tidsrapportering för team och individer
5. Börja med den viktigaste uppgiften för dagen
Genom att slutföra de viktigaste uppgifterna först praktiserar du en prioriteringsteknik i sig själv. Detta är särskilt användbart om du kämpar för att få dagliga uppgifter gjorda eller missar deadlines även efter att ha prioriterat dem på andra sätt. De viktigaste uppgifterna är de första som bockas av på att-göra-listan.
Genom att börja med den uppgift som är viktig och brådskande kommer du att navigera lättare genom dagen och inte känna dig överväldigad av att du har för många uppgifter.
TIPS: Ett schema kan vara användbart för att organisera din dag. Få en gratis mall för arbetsschema.
7. Se över din plan ofta
När projekten skiftar, arbetet ändrar förfallodatum och riktning eller målen omdefinieras, ändras också dina prioriteringar. Det är viktigt att se över och revidera prioriteringarna för projektuppgifterna med viss regelbundenhet.
Använd de ramverk och metoder som beskrivs här och hitta den bästa lösningen för dina aktuella behov.
TIPS: Gör ditt liv enklare med de bästa verktygen för att prioritera arbetet.
Slutsats
När du prioriterar ditt arbete kan du öka produktiviteten, hantera din tid bättre och hålla deadlines. Kom dock ihåg att osäkerhet och förändring är en självklarhet.
Dina eller ditt företags prioriteringar kommer att ändras, ofta när du minst anar det. Du måste vara beredd på det oväntade. Det betyder inte att du måste göra allt eller ingenting.
Sabotera inte för dig själv redan från början, utan kom ihåg att produktivitet inte existerar på en statisk spelplan.
De viktigaste uppgifterna kan lätt bli skrämmande, även om de inte ser ut så i början, bara för att du sätter höga förväntningar på dem och press på dig själv. Se till att ditt schema är flexibelt för oväntade situationer.
Fråga dig själv om du har de resurser som krävs för att utföra det du ska och dela upp dina uppgifter i hanterbara mindre delar.
Du kommer fortfarande att slutföra uppgifter, nå mål och känna dig mer produktiv överlag. Sluta inte prova olika prioriteringsmetoder förrän du hittar den som passar dig bäst.
VANLIGA FRÅGOR
De fyra 4D:erna i prioriteringsarbetet är att göra, delegera, radera och fördröja uppgifter. 4D:orna utgör ett system för att förbättra produktiviteten.
De fyra nivåerna kan tolkas som att man skapar en uppgiftslista, organiserar uppgifterna enligt en önskad metod, schemalägger uppgifterna i en kalender och kommunicerar framstegen med berörda intressenter eller teammedlemmar.
Vi kan identifiera tre topprioriteringar på jobbet: att lista alla uppgifter och saker vi måste göra, att organisera våra kalendrar och att hålla kommunikationskanalerna öppna med våra medarbetare och överordnade.
Detta är vanligt förekommande och för att hantera dessa situationer kan du ta hänsyn till andra aspekter som påverkar hur viktig varje uppgift är i jämförelse med andra, t.ex. förfallodatum, resurser som behövs eller om alla inblandade är tillgängliga. Detta kallas relativ prioritet.
Du kanske är intresserad av: