Wie man die Produktivität von Mitarbeitern misst [GUIDE]
Die Produktivität der Mitarbeiter bestimmt, was dein Unternehmen und dein Team erreichen können. Letztlich entscheidet sie darüber, ob dein Unternehmen erfolgreich ist oder nicht.
Wenn du eine Führungsposition innehast, ist die obige Aussage nichts Neues, denn du bist immer auf der Suche nach einer Produktivitätsformel und der Produktivität deiner Mitarbeiter insgesamt.
Du kennst dich vielleicht mit der Messung der Mitarbeiterproduktivität und den individuellen Zielen aus, aber weißt du auch, wie du die Produktivität deiner Mitarbeiter gründlich messen kannst?
Wie das geht, erfährst du in diesem Artikel.
Die gemeinsame Zeiterfassung mit deinem Team hilft dir zu verstehen, wohin deine Zeit geht
Was bedeutet Teamproduktivität?
Die Produktivität misst und zeigt an, wie gut ein Team oder eine Einzelperson arbeitet.
Sie ist im Wesentlichen ein Maß für die Effizienz - entweder eines Mitarbeiters, einer Maschine, eines Systems oder anderern Dingen - bei der Umwandlung von Input in Output.
Zur Bestimmung des Produktivitätsgrades kann man sich in der Regel ein Verhältnis zwischen dem erzeugten Output (z. B. Marketingmaterial, erreichte Ziele usw.) und dem investierten Input (Zeit, Ressourcen usw.) vorstellen.
Aber wie kannst du die Produktivität genauer messen? Wie kannst du wirklich wissen, ob dein Team produktiv ist und ob du bestimmte Ziele erreichen wirst?
Im Gegensatz zu dem, was du vielleicht denkst, sollte die Messung der Mitarbeiterproduktivität keine große mentale Gymnastik erfordern, aber lass uns das als nächstes untersuchen!
Lies auch: Wege zur Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität
Wie man die Produktivität der Mitarbeiter am Arbeitsplatz messen kann
Die genaue Messung der Mitarbeiterproduktivität ist ein entscheidender Schritt bei der Verwaltung von Arbeitsplätzen, ebenso wie das richtige Verständnis der Produktivität.
Produktivitätsdaten vermitteln dir ein genaues Bild und geben Aufschluss über die Produktivität, Leistung und Gesamtrentabilität deines Unternehmens.
Je nach der Arbeit deines Teams gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Produktivität zu messen.
Wenn du die Produktivität deines Teams misst, berechnest du, wie viel Arbeit ein Team in einem bestimmten Zeitraum, z. B. einem Monat oder einem Jahr, leisten kann. Die Produktivität des Teams hängt von vielen Faktoren ab, z. B. von den KPIs oder Produktivitätsniveaus der einzelnen Mitarbeiter sowie von ihren Fähigkeiten und Kenntnissen.
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Viele andere Faktoren wie die Kommunikation im Team, das Arbeitsumfeld, die Unternehmenskultur und das Motivationsniveau haben ebenfalls einen großen Einfluss auf die individuellen Bemühungen und die Stimmung der Mitarbeiter.
Die besten Methoden zur Verfolgung von Fortschritten und zur Berechnung der Produktivität findest du in vielen Leitfäden, aber denke daran, dass jedes Unternehmen und jedes Team einzigartig ist. Am besten wählst du die effektiven Methoden aus, die am besten zu deinem Arbeitsplatz passen.
Angesichts dieser Unterschiede liegt es auf der Hand, dass auch die Produktivitätskennzahlen unterschiedlich ausfallen werden.
Wenn du also als Manager versuchst, die Produktivität deines Teams zu messen, solltest du dir die folgenden Fragen stellen:
- Welche Art von Leistung kannst du als produktiv bezeichnen?
- Gibt es eine Verkaufs- oder Produktionsquote, die ein Team erfüllen muss?
- Was sind die wichtigsten Ziele der einzelnen Teams?
Auch wenn es viele Möglichkeiten gibt, die Produktivität deines Teams zu verfolgen, wollen wir uns ansehen, wie du das tun kannst.
1. Zeitmanagement bei der Arbeit
Zeitmanagement ist der Prozess des Organisierens, Verwaltens und Priorisierens von Zeit. Wenn man einen Schritt weiter geht, muss man seine Zeit und Energie kontrollieren, damit dieser Prozess effektiv ist.
Der Grund, warum sich ein gutes Verhältnis zur Zeit direkt auf die Produktivität auswirkt, lässt sich ohne Umschweife ableiten:
Auf diese Weise kannst du deine Zeit für bestimmte Aufgaben oder Projekte maximieren, so dass du in kürzerer Zeit mehr erreichen oder einfach bestimmte Ziele schneller verwirklichen kannst.
Unabhängig von der Größe deines Unternehmens kannst du die Produktivität deiner Mitarbeiter anhand der Art und Weise, wie sie ihre Zeit einteilen, überwachen. Einige kleinere Aufgaben, wie das Abrufen einer E-Mail, werden vielleicht nicht als wichtig genug angesehen, um erfasst zu werden. Die Zahlen zeigen jedoch genau das Gegenteil.
Laut einer Studie des McKinsey Global Institute werden durchschnittlich 28 % der Arbeitszeit mit E-Mails verbracht, wir checken E-Mails durchschnittlich 11 Mal pro Stunde und 84 % lassen E-Mails während der Arbeit im Hintergrund geöffnet.
Kannst du dir vorstellen, wie viele Stunden im Jahr mit E-Mails verbracht werden? Stunden, die nie erfasst und daher auch nie verbucht werden?
Hinweis: Ich schlage vor, die Produktivität nicht durch festgelegte Zeitlimits für E-Mails zu messen, sondern die Mitarbeiter zunächst dazu zu ermutigen, achtsam mit der Zeit umzugehen, die sie mit E-Mails verbringen.
Wie die Zeiterfassung das Zeitmanagement erleichtert
Um deine Zeitmanagement-Fähigkeiten zu verbessern, kannst du die Zeiterfassung in deine Routine oder in die Routine deines Teams einbauen.
Wenn du und deine Mitarbeiter ahnen, dass ihr die Produktivität verbessern müsst, aber nicht wisst, wo ihr anfangen sollt, kann die Erfassung der für alle Aufgaben aufgewendeten Zeit der erste praktische Schritt sein.
"Dank Timeular habe ich meinen Umsatz verdoppelt und es geschafft, meine Arbeitszeit zu halbieren." Valdemar Alfred, Inhaber von Valdefar
Eine App für die Zeiterfassung dient als Rechner für die Produktivität deiner Mitarbeiter , ohne dass du manuell eingreifen musst. Sie wird deine Entscheidungen mit Daten zu den folgenden Punkten untermauern:
- die Arbeitsleistung sowie die Arbeitsleistung;
- Arbeitskosten;
- die Rentabilität des Unternehmens (einschließlich der Rentabilität des Projekts);
- die produktiven Arbeitszeiten der Beschäftigten;
- ob du Aufgaben anders zuordnen solltest;
- Verwaltungsarbeiten, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen und automatisiert werden müssen.
Um besser zu verstehen, wie die Zeiterfassung dir bei der Messung der Produktivität hilft, findest du hier einige Funktionen von Timeular, einem Tool zur Zeiterfassung:
- Sie ermöglicht eine automatische Zeiterfassung: Sie erfasst die Nutzung von Apps, Websites und Dokumenten und gewährleistet so eine 100-prozentige Kontrolle und die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften (Hinweis: Deine Daten werden nur lokal gespeichert).
- Dank der künstlichen Intelligenz erhältst du automatische Vorschläge und Erinnerungen, um deinen Kalender mit einem Klick auf der Grundlage deiner Kalenderereignisse zu füllen.
- Als Zeitberichterstattungssystem erstellt es mühelos Berichte mit Produktivitätstrends für die App-Nutzung, so dass du Muster erkennen kannst. Du wirst dann verstehen, wie du die Produktivität steigern kannst, bevor du andere automatisierte Prozesse implementierst.
- Die Erfassung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden ermöglicht es dir, nicht abrechenbare und abrechenbare Stunden mit einem Klick zu erfassen.
- Abwesenheiten und Arbeitsstunden einschließlich bezahlter und krankheitsbedingter Abwesenheit, können mit einem Mausklick beantragt und Überstunden automatisch berechnet werden.
Ein Werkzeug zur Produktivitätskontrolle kann sogar notwendig sein, wenn du remote arbeitest oder ein gemischtes System hast.
Deine Produktivitätsmessungen steigern die Produktivität deiner Mitarbeiter und liefern wichtige Informationen für den reibungslosen Ablauf deiner Projekte. Außerdem können sie für mehr Verantwortlichkeit unter den Mitarbeitern sorgen.
Um die Produktivität eines Mitarbeiters genau zu bestimmen, musst du wissen, wie viel Zeit für die Produktion des gesamten Outputs aufgewendet wurde, und zwar so genau wie möglich.
Interessant: Wusstest du, dass Timeular eine der besten Produktivitäts-Apps ist?
2. Qualität vs. Quantität
Steve Jobs hat es bereits gesagt:
"Qualität ist wichtiger als Quantität. Ein Homerun ist viel besser als zwei Doubles."
Ohne in die akademischen Definitionen einzusteigen, sollten wir zunächst einfach feststellen, was Qualität und Quantität bedeuten:
Qualität sagt aus "wie gut oder schlecht etwas ist", d. h. Qualität ist ein Maß für Exzellenz.
Die Quantität ist "die Menge oder Anzahl von etwas, insbesondere von etwas, das gemessen werden kann", d. h. die Menge ist das Ausmaß, die Größe oder die Summe von etwas - ein numerischer Wert.
Aber wie passt das alles zur Arbeit?
Die Geschäftsleitung misst die Produktivität ihrer Mitarbeiter häufig anhand von Zahlen. Diese Art der Produktivitätsmessung ist jedoch einschränkend, sowohl für die Leistung eines Mitarbeiters als auch für die Leistung des Unternehmens insgesamt.
Wenn du deine Produktivität bisher auf die übliche Art und Weise gemessen hast, findest du hier einige alternative Methoden, auf die ich später noch näher eingehen werde:
Leistungskennzahlen, Qualitätskontrollen, Kundenzufriedenheit und -feedback, Peer Reviews, Fehlerquoten, Effizienz des Arbeitsprozesses und des Arbeitsergebnisses, Innovation und Verbesserungsmöglichkeiten.
Du möchtest die Unterschiede zwischen Produktivität und Effizienz kennenlernen?
3. Klare KPIs und Ziele
Um festzustellen, ob dein Team produktiv ist, kannst du vergleichen, wie deine Mitarbeiter ihre Arbeitsziele einzeln und als Team erreichen.
Überprüfe die Produktivität deines Teams, indem du dir ihre Ziele anschaust. Schau dir genau an, welche Ziele nicht erreichten Ziele wurden. Das ist einer der Gründe warum das Festlegen von Zielen für dein Team so wichtig ist. Es ermöglicht dir den Vergleich von erwarteter und tatsächlicher Leistung.
Wenn dein Team seine Ziele nicht konsequent erreicht, sollte eine effektive und direkte Maßnahme die altmodische, gut geführte und klare Kommunikation sein.
Denke daran, dass es nicht produktivitätsfördernd ist, wenn deine Mitarbeiter mehr Arbeitsstunden leisten, sondern eher kontraproduktiv. Die Zeit, die jemand bei der Arbeit verbringt, ist nicht dasselbe wie die Anzahl der Arbeitsstunden, die er leistet.
Wie geht es nun weiter, und was wird kommuniziert?
Wiederhole deine Ziele und KPIS. Mitarbeiter, die mit ihren Zielen besser vertraut sind, sind nachweislich produktiver als Mitarbeiter, die über dieses Thema weniger gut informiert sind.
Ein Mitarbeiter fühlt sich seinem Unternehmen stärker verbunden und hat ein größeres Gefühl der Zielsetzung und Zugehörigkeit, wenn er weiß, was von ihm erwartet wird.
Die Steigerung der Produktivität deines Teams kann so einfach sein wie die Erinnerung an die Ziele deines Unternehmens und die Aufteilung der Erreichung dieser Ziele in kleinere Aufgaben.
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4. Leistungserfassung
Die Erfassung der Leistung deiner Mitarbeiter ist ein objektives und praktisches Instrument zur Messung der Mitarbeiterproduktivität.
Die Messung der Produktivität kann in diesem Fall also durch eine Überprüfung erfolgen (je nach Rolle):
Verkaufsziele, Bewertungen des Kundendienstes, Projektmeilensteine, behobene Fehler, Codequalität, Wirksamkeit der Marketingstrategie und andere.
Denke daran, dass viele externe Faktoren zuweilen zu schlechten Ergebnissen führen können, verfolge also einen ganzheitlichen Ansatz bei der Bewertung.
Die Leistungskontrolle umfasst jedoch andere Indikatoren als die Zielsetzung und ist viel leichter zu messen. So wird beispielsweise berücksichtigt, ob deine Mitarbeiter ein gutes Verhältnis zu ihren Kollegen haben und zur Unternehmenskultur beitragen.
5. Verhältnis von geplant zu erledigt
Das Verhältnis von geplanten zu erledigten Aufgaben misst den Prozentsatz der erledigten Aufgaben im Verhältnis zu den zugewiesenen Aufgaben.
Wenn du die Leistung deiner Mitarbeiter anhand einer vorgegebenen Liste von Aufgaben analysierst, erhältst du tiefe Einblicke in die Kapazität und das Produktivitätspotenzial deines Teams.
Eine Produktivitätssoftware wie Timeular ist ein praktisches Werkzeug, um diese Informationen zu erhalten.
Nehmen wir an, dein Team hat eine Menge Arbeit vor sich. Es muss monatlich zehn Aufgaben erledigen, um die Fristen und die vorgegebenen Ziele einzuhalten. Wenn es jedoch nur fünf Aufgaben pro Monat erledigen kann, beträgt das Verhältnis von geplanten zu erledigten Aufgaben 50 %.
Wenn du also ein niedriges Verhältnis von geplanten zu erledigten Aufgaben hast, ist es vielleicht an der Zeit, mehr Teammitglieder einzustellen, um das Arbeitspensum zu bewältigen, den aktuellen Arbeitsumfang zu reduzieren oder deinen Planungsprozess zu überarbeiten, um ihn effizienter zu gestalten.
TIPP: Verwende eine der Top-Apps zur Zeiterfassung für Mitarbeiter, um die Produktivität der Mitarbeiter zu messen und die Effizienz des Unternehmens zu steigern.
Die Vorteile der Messung der Produktivität deines Teams
Eine Studie von SHRM zeigt, dass 95 % der Manager mit der Art und Weise, wie ihr Unternehmen Leistungsbewertungen durchführt, unzufrieden sind.
Diese Frustration hat dazu geführt, dass einige Unternehmen die jährlichen Beurteilungen ganz aufgeben. Die Führungskräfte müssen jedoch verstehen, wie wichtig sie sind und wie sie sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen von Nutzen sein können.
Im Folgenden findest du eine Liste der vier wichtigsten Vorteile der Produktivitäts- und Leistungsmessung.
1. Ermöglicht Wachstum und Entwicklung der Mitarbeiter
Manager, die die Leistung ihrer Mitarbeiter nicht genau und sorgfältig messen, haben keinen Überblick über die Erfolge und Misserfolge ihrer Teams.
Es wird im Grunde unmöglich, konstruktives Feedback zu geben und Ergebnisse zu erzielen. Ohne wertvolles Feedback sind die Mitarbeiter weniger in der Lage, sich zu verbessern, zu wachsen und sich weiterzuentwickeln, und das wird sie dazu bringen, weiterzuziehen.
Um eine großartige Führungspersönlichkeit zu sein, musst du die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich in ihrer Rolle kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Laut einer Studie von HBR.org über das Geben und Erhalten von Feedback stimmten 92 % der Befragten der Aussage zu, dass "negatives (umlenkendes) Feedback, wenn es angemessen gegeben wird, die Leistung wirksam verbessert".
Die Wahrheit ist, dass die Menschen wissen wollen, wie ihre Leistung aussieht, um zu wissen, wie sie sich weiterentwickeln können. Wenn du die Leistung dein Mitarbeiter genau misst, kannst du genaues, gezieltes und spezifisches Feedback geben, wenn du es richtig machst.
2. Zielausrichtung schaffen
Ohne ein bestimmtes Ziel zu arbeiten, ist langweilig. Jeder, der ohne ein bestimmtes Ziel arbeitet, fühlt sich am Ende frustriert und unmotiviert.
Mitarbeiter erbringen bessere Leistungen, wenn sie Ziele haben, die sie anstreben und auf die sie hinarbeiten. Die Messung der Mitarbeiterleistung ermöglicht es jedem Vorgesetzten, diese Ziele anzupassen und zu regulieren, da sie einen Einblick in die Leistung der Mitarbeiter gibt.
Die Zielsetzung muss jedoch ein Gespräch darüber sein, was das Unternehmen braucht und wie der Mitarbeiter dazu beitragen kann, und darf nicht nur von den Führungskräften ohne Beteiligung der Mitarbeiter festgelegt werden.
Wenn Ziele ohne den Input der Mitarbeiter oder ohne Leistungsdaten festgelegt werden, können sie zu ehrgeizig sein und das Unternehmen nicht wachsen lassen. Außerdem können sie dazu führen, dass Mitarbeiter ausbrennen und sich unmotiviert fühlen. Wenn andererseits die Ziele für die Mitarbeiter zu einfach sind, muss das Unternehmen ihr volles Potenzial ausschöpfen.
Wenn du also ein Team leitest oder ein hochleistungsfähiges Team aufbauen möchtest, solltest du regelmäßig die Leistung deiner Mitarbeiter messen und mit ihnen über ihre Projekte, Ziele und Ambitionen sprechen.
Auf diese Weise ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass es zu Burnout oder unzufriedenen Teams kommt, und es ist wahrscheinlicher, dass du Mitarbeiter hast, die ihre Ziele erreichen.
3. Kostensenkungen
Wenn du deine Zeit genau erfasst und die Produktivität deines Teams misst, hast du ein besseres Gefühl dafür, wo du investieren solltest.
Wodurch verliert dein Unternehmen Geld?
Wenn du die Arbeitsproduktivität anhand des Produktionsverhältnisses und des Geldes, das du in den Produktionsprozess investiert hast, berechnest, kannst du feststellen, welche Dinge eine größere oder kleinere Investition erfordern.
Sobald du alle Informationen analysiert hast, bist du vielleicht überrascht, wie viel Geld du durch die Erfassung und den Vergleich von Produktivitätsmetriken im Laufe der Zeit sparen kannst oder wie clever du an anderer Stelle investieren kannst. Dies ist eine der intelligentesten Wege zur Verbesserung der Unternehmenseffizienz.
4. Schaffung einer fairen Anerkennungskultur
Leider schenken viele Unternehmen diesem Punkt nicht viel Aufmerksamkeit. Wenn du die Leistung deines Teams genau misst, kannst du auch die Mitarbeiter mit Beförderungen, internen Rollenänderungen oder anderen Dingen angemessen entlohnen.
Indem du die Leistung jedes einzelnen Mitarbeiters analysierst, kannst du sicherstellen, dass du die Leistungsträger gerecht entlohnst, indem du ihnen die Anerkennung zuteil werden lässt, die sie verdienen. Und du kannst deine leistungsschwachen Mitarbeiter unterstützen. Die Verbesserung der individuellen Leistung hilft den Mitarbeitern, zum Erfolg des Unternehmens beizutragen, aber sie trägt auch zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie bei. Denke daran, dass die Arbeit im Allgemeinen auch Auswirkungen auf die geistige oder körperliche Gesundheit haben kann.
Wenn Mitarbeiter denken, dass schlechte Leistungen ohne Konsequenzen toleriert werden, kann dies zu Frustration und einem unangenehmen Umfeld führen.
Lies unseren Blog und erfahre, wie du dein Team am besten motivieren kannst, produktiver zu arbeiten.
"Dank Timeular habe ich meinen Umsatz verdoppelt und es geschafft, meine Arbeitszeit zu halbieren." Valdemar Alfred, Inhaber von Valdefar
Schlussfolgerung
Wir hoffen, dass dich dieser Artikel bei der Durchführung einer gründlichen Produktivitätsmessung unterstützt und zur Steigerung der Produktivität deines Unternehmens beiträgt.
Denke daran, dass verschiedene Teams innerhalb eines Unternehmens unterschiedliche Leistungen erbringen, so dass es unmöglich ist, ihre Gesamtproduktivität nach denselben Kriterien zu bewerten. Was zum Beispiel ein Marketingteam erfolgreich macht, wird sich von dem unterscheiden, was du von einem Softwareentwicklungsteam erwartest.
Darüber hinaus können sich einige Standards auch dadurch unterscheiden, ob dein Team ganztägig im Büro oder aus der Ferne arbeitet.
Das Wissen um die Leistung deiner Mitarbeiter ist jedoch entscheidend für die Bewertung deiner Geschäftsentwicklung und die Verbesserung der Ergebnisse.