Como medir a produtividade dos funcionários [GUIA]
A produtividadedos funcionários determina o que sua empresa e sua equipe podem alcançar. Em última análise, é o que determina se sua empresa é bem-sucedida ou não.
Se você exerce uma função de liderança, a afirmação acima não é novidade, pois você está sempre em busca de uma fórmula de produtividade e da produtividade geral dos funcionários.
E, embora você possa estar familiarizado com a medição da produtividade dos funcionários e das metas individuais, você sabe como medir a produtividade dos funcionários de forma completa?
Leia este artigo para saber como.
Acompanhar o tempo junto com sua equipe ajuda a entender para onde vai o seu tempo
O que é produtividade da equipe?
A produtividade mede e indica o desempenho da equipe ou de um indivíduo.
É, em essência, uma medida de eficiência - de um funcionário, de uma máquina, de um sistema ou de outros - na conversão de entradas em saídas.
Normalmente, você pode pensar em uma relação entre o resultado gerado (como materiais de marketing, metas atingidas etc.) e o insumo investido (tempo, recursos etc.) para determinar o grau de produtividade.
Mas como você pode medir a produtividade com mais precisão? Como saber realmente se a sua equipe está sendo produtiva e se conseguirá atingir objetivos específicos?
Ao contrário do que você pode pensar, medir a produtividade dos funcionários não deve exigir muita ginástica mental, mas vamos explorar isso a seguir!
Leia também: Maneiras de melhorar a produtividade dos funcionários
Como medir a produtividade dos funcionários no local de trabalho
Medir com precisão a produtividade dos funcionários é uma etapa essencial do gerenciamento do trabalho, além de compreendê-la corretamente.
Os dados de produtividade criarão um quadro preciso para você e informarão a produtividade, o desempenho e a lucratividade geral da sua empresa.
Dependendo do trabalho da sua equipe, há diferentes maneiras de medir a produtividade.
Ao medir a produtividade da sua equipe, você está calculando a quantidade de trabalho que uma equipe pode produzir em um determinado período, como um mês ou um ano. A produtividade da equipe depende de muitos fatores, como KPIs ou níveis de produtividade de cada funcionário, bem como de suas habilidades e conhecimentos.
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Muitos outros fatores, como a comunicação da equipe, o ambiente de trabalho, a cultura da empresa e os níveis de motivação, também afetam profundamente seus esforços individuais e como eles se sentem.
Você encontrará os melhores métodos para acompanhar o progresso e calcular a produtividade em muitas diretrizes, mas lembre-se de que cada empresa e equipe é única. Seria melhor se você selecionasse os métodos eficazes que mais se adequam ao seu local de trabalho.
Considerando essas diferenças, é evidente que as medidas de produtividade também serão diferentes.
Portanto, se você é um gerente e está tentando medir a produtividade da sua equipe, faça a si mesmo as seguintes perguntas:
- Que tipo de desempenho você pode classificar como produtivo?
- Há uma cota de vendas ou produção que uma equipe deve cumprir?
- Quais são as metas mais importantes de cada equipe?
Embora existam muitas maneiras de monitorar a produtividade da sua equipe, vamos ver como você pode fazer isso.
1. Gerenciamento do tempo no trabalho
Administrar o tempo é o processo de organizar, gerenciar e priorizar o tempo. Para queesse processo seja eficaz, é preciso controlar seu tempo e sua energia.
A razão pela qual ter uma boa relação com o tempo afeta diretamente a produtividade pode ser deduzida sem nenhuma complicação:
Dessa forma, você poderá maximizar seu tempo em tarefas ou projetos específicos para que possa fazer mais em menos tempo ou simplesmente atingir determinados objetivos mais rapidamente.
Seja qual for o tamanho da sua empresa, você pode monitorar a produtividade dos seus funcionários com base em como eles gerenciam o tempo. Algumas tarefas menores, como verificar um e-mail, podem não ser consideradas importantes o suficiente para serem monitoradas. Entretanto, os números mostram exatamente o contrário.
De acordo com um estudo de análise do McKinsey Global Instituteem média, 28% do tempo de trabalho é gasto com e-mail, verificamos o e-mail em média 11 vezes por hora e 84% mantêm o e-mail aberto em segundo plano enquanto trabalham.
Somando esse tempo, você consegue imaginar quantas horas são gastas em e-mails em um ano e nunca são rastreadas e, portanto, nunca contabilizadas?
Observação: não sugiro que você meça a produtividade definindo limites de tempo específicos para o e-mail, mas sim que incentive os funcionários a prestar atenção ao tempo gasto com o e-mail como primeira etapa.
Como o controle do tempo facilita o gerenciamento do tempo
Para melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempovocê pode adicionar o controle de tempo à sua rotina ou à de sua equipe.
Se você e seus funcionários têm um palpite de que precisam aumentar a produtividade, mas não sabem por onde começar, o controle do tempo gasto em todas as tarefas pode ser o primeiro passo prático.
"Dobrei minha receita graças ao Timeular e consegui reduzir pela metade o tempo de trabalho." Valdemar Alfred, proprietário da Valdefar
Um aplicativo de controle de tempo funcionará como uma calculadora da produtividade de seus funcionários sem interferência manual. Ele informará suas decisões com dados sobre o seguinte:
- desempenho no trabalho, bem como o desempenho no trabalho;
- custos trabalhistas;
- lucratividade da empresa (incluindo a lucratividade do projeto);
- horas produtivas em que os funcionários trabalham;
- se você deve atribuir tarefas de forma diferente;
- trabalho administrativo que consome muito tempo e precisa de automação.
Para entender melhor como o controle de tempo o ajuda a medir o processo de produtividade, aqui estão alguns recursos do Timeular, uma ferramenta de controle de tempo:
- Ele permite o rastreamento automático de tempo: captura o uso de aplicativos, sites e documentos, garantindo 100% de controle e conformidade com o GDPR(observação: seus dados são armazenados apenas localmente).
- Com a IA, ele fornece sugestões e lembretes automatizados para preencher sua agenda com um clique, com base nos eventos de sua agenda.
- Como um sistema de relatório de tempo, ele gera relatórios sem esforço com tendências de produtividade, uso de aplicativos e, dessa forma, você identificará padrões. Assim, você entenderá como aumentar a produtividade antes de implementar outros processos automatizados.
- O rastreamento de horas faturáveis e não faturáveis permite que você rastreie horas faturáveis e não faturáveis com um clique.
- Rastreamento de licenças e controle de horas de trabalhoincluindo licenças remuneradas e por doença, podem ser feitos com solicitações em um clique e cálculo automático de horas extras.
A ferramenta de controle de produtividade pode até ser necessária se você trabalhar remotamente ou tiver uma configuração híbrida.
Suas medições de produtividade aumentarão a produtividade de seus funcionários e fornecerão informações cruciais para manter seus projetos em andamento sem problemas. Além disso, isso pode garantir maior responsabilidade entre os funcionários.
Para determinar com precisão a produtividade dos funcionários, você precisa saber quanto tempo foi gasto para produzir o resultado total e precisa saber com a maior precisão possível.
Curiosidade: Você sabia que o Timeular é um dos melhores aplicativos de produtividade?
2. Qualidade vs. Quantidade
Steve Jobs já disse isso, portanto, não sou eu:
"A qualidade é mais importante do que a quantidade. Um home run é muito melhor do que dois duplos."
Sem entrar nas definições acadêmicas, vamos primeiro estabelecer simplesmente o que significam qualidade e quantidade:
qualidade é "quão bom ou ruim algo é", ou seja, qualidade é uma medida de excelência
a quantidade representa "a quantidade ou o número de algo, especialmente que pode ser medido", ou seja, quantidade é a extensão, o tamanho ou a soma de algo - um valor numérico.
Mas como tudo isso se encaixa no trabalho?
É bastante comum que a gerência meça a produtividade dos funcionários com base na quantidade. Mas essa forma de medir a produtividade é limitante, tanto para o desempenho do funcionário quanto para o desempenho geral da empresa.
Se você tem medido a produtividade da maneira padrão, aqui estão alguns métodos que você pode começar a usar (entrarei em mais detalhes mais adiante):
métricas de desempenho, verificações de controle de qualidade, satisfação e feedback do cliente, avaliações de colegas, taxas de erro, eficiência do processo de trabalho e produção, inovaçãoe recursos de aprimoramento.
Deseja entender as as diferenças entre produtividade e eficiência para maior clareza?
3. KPIs e metas claras
Para determinar se sua equipe é produtiva, você pode comparar como seus funcionários concluíram suas metas de trabalho individualmente e como uma equipe.
Verifique a produtividade da sua equipe observando suas metas e as que não foram atingidas. Essa é uma das razões pelas quais definir metas é essencial para sua equipeele permitirá que você compare o desempenho esperado com o real.
Se a sua equipe não conseguir atingir as metas de forma consistente, uma medida eficaz e direta deve ser a comunicação à moda antiga, bem feita e clara.
Lembre-se de que fazer com que seus funcionários trabalhem mais horas não é indicativo de aumento de produtividade; é contraproducente. A quantidade de tempo que alguém passa no trabalho não é o mesmo que o número de horas que está trabalhando.
Então, como você procede a partir daqui e o que você comunica?
Reiterar suas metas e o KPIS. Os funcionários que estão mais familiarizados com suas metas são comprovadamente mais produtivos do que os funcionários que estão menos informados sobre o assunto.
Um funcionário sente uma conexão mais profunda com sua empresa e tem um senso maior de propósito e pertencimento quando sabe o que se espera dele.
Aumentar a produtividade da sua equipe pode ser tão simples quanto lembrá-la das metas da sua organização e dividir a realização desses objetivos em tarefas menores.
- Confira: Melhores podcasts de produtividade
4. Acompanhamento do desempenho
Acompanhar o desempenho de seus funcionários é um instrumento objetivo e prático para medir a produtividade deles.
Portanto, a medição da produtividade, nesse caso, pode ser avaliada por meio de verificação (dependendo da função):
metas de vendas, classificações de atendimento ao cliente, marcos de projetos, bugs corrigidos, qualidade do código, eficácia da estratégia de marketing, entre outros.
Lembre-se de que muitos fatores externos podem levar a resultados ruins às vezes, portanto, tenha uma abordagem holística para a avaliação.
No entanto, o controle de desempenho envolve indicadores diferentes das metas e é muito mais fácil de avaliar. Por exemplo, ele avalia se seus funcionários têm um bom relacionamento com os colegas e se contribuem para a cultura da organização.
5. Índices de planejado para realizado
A proporção entre o planejado e o realizado mede a porcentagem de tarefas que foram concluídas em relação às que foram atribuídas.
Ao analisar o desempenho de seus funcionários em relação a uma determinada lista de tarefas, você obterá insights profundos sobre a capacidade e o potencial de produtividade de sua equipe.
O software de produtividade, como o Timeular, é uma ferramenta prática para obter essas informações.
Vamos supor que sua equipe tenha muito trabalho em andamento. Eles precisam concluir dez tarefas mensalmente para cumprir os prazos e os objetivos determinados. No entanto, se eles puderem realizar apenas cinco tarefas por mês, a proporção entre o planejado e o realizado será de 50%.
Portanto, se a proporção entre o planejado e o realizado for baixa, talvez seja hora de contratar mais membros da equipe para finalizar a carga de trabalho, reduzir a quantidade atual de trabalho ou reformular o processo de planejamento para torná-lo eficiente.
DICA: Use um dos principais aplicativos de controle de tempo dos funcionários para medir a produtividade dos funcionários e aumentar a eficiência dos negócios.
Os benefícios de avaliar a produtividade da sua equipe
A estudo da SHRM mostra que 95% dos gerentes estão insatisfeitos com a forma como suas empresas conduzem as avaliações de desempenho.
Essa frustração fez com que algumas empresas abandonassem completamente as avaliações anuais. No entanto, os gerentes devem entender a importância da avaliação e como ela pode beneficiar tanto o funcionário quanto a empresa.
Aqui está uma lista dos quatro benefícios mais significativos da medição da produtividade e do desempenho.
1. Possibilita o crescimento e o desenvolvimento dos funcionários
Os gerentes que não medirem com precisão e cuidado o desempenho de seus funcionários ficarão fora de contato com os sucessos e fracassos de suas equipes.
Basicamente, isso impossibilita o fornecimento de feedback construtivo e a obtenção de resultados. Sem um feedback valioso, os funcionários terão menos condições de melhorar, crescer e se desenvolver, e isso os fará seguir em frente.
Ser um grande líder, aumentar a satisfação dos funcionários e permitir que as pessoas cresçam continuamente em suas funções.
De acordo com um estudo da HBR.org sobre como dar e receber feedback, 92% dos entrevistados concordaram com a afirmação: "O feedback negativo (redirecionamento), se fornecido adequadamente, é eficaz para melhorar o desempenho".
A verdade é que as pessoas querem saber como está o seu desempenho para saber como podem crescer. Portanto, medir com precisão o desempenho dos funcionários ajuda a fornecer feedback preciso, direcionado e específico, se for bem feito.
2. Criar alinhamento de metas
Trabalhar sem um objetivo específico em mente é maçante. Todo mundo que trabalha sem um objetivo específico acaba se sentindo frustrado e desmotivado.
Os funcionários têm um desempenho melhor quando têm metas pelas quais se esforçar e trabalhar. A medição do desempenho dos funcionários permitirá que qualquer gerente ajuste e regule essas metas, fornecendo informações sobre se alguém está tendo um bom desempenho ou não.
No entanto, a definição de metas deve ser uma conversa sobre o que a empresa precisa e como o funcionário pode contribuir, e não definida apenas pelos gerentes sem a participação do funcionário.
Quando as metas são definidas sem a contribuição dos funcionários ousem dados de desempenho, elas podem ser ambiciosas demais e não permitirão que a empresa cresça. Além disso, isso pode esgotar as pessoas e fazer com que se sintam desmotivadas. Por outro lado, quando os funcionários têm metas muito fáceis, a empresa precisa aproveitar todo o potencial deles.
Portanto, se você estiver liderando uma equipe ou quiser formar uma equipe de alto desempenhovocê deve medir regularmente o desempenho dos funcionários e conversar com eles sobre seus projetos, metas e ambições.
Dessa forma, é menos provável que eles se deparem com equipes esgotadas ou desengajadas e mais provável que tenham funcionários que atinjam as metas.
3. Reduções de custos
Quando você controla com precisão o seu tempo e mede a produtividade da sua equipe, tem uma noção melhor de onde deve investir.
O que está fazendo sua empresa perder dinheiro?
Quando você calcula a produtividade da mão de obra usando o índice de produção e o dinheiro investido no processo de produção, é possível identificar as coisas que exigem um investimento mais significativo ou menor.
Depois de analisar todas as informações, você pode se surpreender com a quantidade de dinheiro que pode economizar acompanhando e comparando as métricas de produtividade ao longo do tempo ou investindo de forma inteligente em outro lugar. Essa é uma das maneiras mais inteligentes de melhorar a eficiência dos negócios
4. Criar uma cultura justa de reconhecimento
Infelizmente, muitas empresas não prestam muita atenção a isso. Se você medir com precisão o desempenho da sua equipe, também compensará com precisão os funcionários com promoções, mudanças internas de função ou outras coisas.
Ao analisar o desempenho de cada funcionário, você pode garantir que compensa de forma justa os funcionários com melhor desempenho, dando-lhes o reconhecimento que merecem e apoiando os funcionários com baixo desempenho. Melhorar o desempenho individual ajuda os funcionários a contribuir para o sucesso da empresa, mas também ajuda no equilíbrio entre a vida pessoal e profissional dos funcionários. Lembre-se de que o trabalho, em geral, também pode produzir efeitos sobre a saúde física ou mental de uma pessoa.
Quando os funcionários acham que os funcionários com baixo desempenho são tolerados sem consequências, isso pode causar frustração e um ambiente desagradável.
Leia nosso blog e descubra as melhores maneiras de manter sua equipe motivada para ser mais produtiva
"Dobrei minha receita graças ao Timeular e consegui reduzir pela metade o tempo de trabalho." Valdemar Alfred, proprietário da Valdefar
Conclusão
Esperamos que este artigo o tenha ajudado a realizar um processo completo de medição de produtividade e a aumentar a produtividade de sua empresa.
Lembre-se de que equipes diferentes têm desempenhos diferentes dentro de uma empresa, portanto, é impossível avaliar sua produtividade geral com base nos mesmos critérios. Por exemplo, o que torna uma equipe de marketing bem-sucedida é diferente do que se espera de uma equipe de desenvolvimento de software.
Além disso, alguns padrões também podem ser diferentes se a sua equipe trabalhar no escritório em tempo integral ou remotamente.
No entanto, entender o desempenho de seus funcionários é essencial para avaliar o desenvolvimento de seus negócios e melhorar os resultados.