Sådan måler du medarbejdernes produktivitet [GUIDE]
Medarbejdernes produktivitet afgør, hvad din virksomhed og dit team kan opnå. I sidste ende er det det, der afgør, om din virksomhed får succes eller ej.
Hvis du har en lederrolle, er ovenstående udsagn ingen nyhed, da du altid er på jagt efter en produktivitetsformel og medarbejdernes produktivitet generelt.
Og selv om du måske er bekendt med at måle medarbejdernes produktivitet og individuelle mål, ved du så, hvordan du måler medarbejdernes produktivitet grundigt?
Dyk ned i denne artikel for at finde ud af hvordan.
Tidsregistrering sammen med dit team hjælper dig med at forstå, hvor din tid går hen
Hvad er teamets produktivitet?
Produktivitet måler og angiver, hvor godt et team eller en person præsterer.
Det er i bund og grund et mål for effektiviteten - enten hos en medarbejder, en maskine, et system eller andre - i at omdanne input til output.
Man kan typisk tænke på et forhold mellem det output, der genereres (f.eks. marketingmaterialer, opnåede mål osv.), og det input, der investeres (tid, ressourcer osv.) for at bestemme graden af produktivitet.
Men hvordan kan du måle produktiviteten mere præcist? Hvordan kan du virkelig vide, om dit team er produktivt, og om du vil nå specifikke mål?
I modsætning til hvad du måske tror, bør det ikke kræve meget mental gymnastik at måle medarbejdernes produktivitet, men lad os se nærmere på det!
Læs også: Måder at forbedre medarbejdernes produktivitet på
Sådan måler du medarbejdernes produktivitet på arbejdspladsen
Nøjagtig måling af medarbejdernes produktivitet er et kritisk skridt i job management, sammen med at forstå den korrekt.
Produktivitetsdata vil give dig et præcist billede og informere om din virksomheds produktivitet, præstationer og overordnede rentabilitet.
Afhængigt af dit teams arbejde er der forskellige måder at måle produktiviteten på.
Når du måler dit teams produktivitet, beregner du, hvor meget arbejde et team kan producere i løbet af en given tid, f.eks. en måned eller et år. Teamets produktivitet afhænger af mange faktorer, f.eks. KPI'er eller produktivitetsniveauer for hver enkelt medarbejder samt deres færdigheder og viden.
Se lige her:
- Gratis skabeloner til timesedler
- Gratis skabeloner til skemaer
- Gratis skabeloner til fakturerbare timer
Mange andre faktorer, som f.eks. teamkommunikation, arbejdsmiljø, virksomhedskultur og motivationsniveau, har også stor indflydelse på deres individuelle indsats, og hvordan de har det.
Du kan finde de bedste metoder til at spore fremskridt og beregne produktivitet i mange retningslinjer, men husk, at hver virksomhed og hvert team er unikt. Det ville være bedst, hvis du valgte de effektive metoder, der passer bedst til din arbejdsplads.
I betragtning af disse forskelle er det indlysende, at produktivitetsmålinger også vil være forskellige.
Så hvis du er en leder, der forsøger at måle dit teams produktivitet, så stil dig selv følgende spørgsmål:
- Hvilken type præstation kan du betegne som produktiv?
- Er der en salgs- eller produktionskvote, som et team skal opfylde?
- Hvad er de vigtigste mål for hvert team?
Selv om der er mange måder, du kan spore dit teams produktivitet på, så lad os se, hvordan du kan gøre det.
1. Tidsstyring på arbejdet
At styre sin tid er en proces, hvor man organiserer, styrer og prioriterer den. Når man tager det et skridt videre, skal man kontrollere sin tid og energi, hvisdenne proces skal være effektiv.
Årsagen til, at et godt forhold til tid har direkte indflydelse på produktiviteten, kan udledes uden nogen forviklinger:
På den måde kan du maksimere din tid på specifikke opgaver eller projekter, så du kan nå mere på kortere tid eller simpelthen nå visse mål hurtigere.
Uanset størrelsen på din virksomhed kan du overvåge dine medarbejderes produktivitet ud fra, hvordan de forvalter deres tid. Nogle mindre opgaver, som f.eks. at tjekke en e-mail, anses måske ikke for at være vigtige nok til at blive sporet. Men tallene viser det stik modsatte.
Ifølge en McKinsey Global Institute Analysis-undersøgelsebruger vi i gennemsnit 28% af arbejdstiden på e-mail, vi tjekker e-mail i gennemsnit 11 gange i timen, og 84% har e-mail åben i baggrunden, mens de arbejder.
Kan du forestille dig, hvor mange timer der bliver brugt på e-mails i løbet af et år, og som aldrig bliver sporet og derfor aldrig bliver gjort rede for?
Bemærk: Jeg vil ikke foreslå, at du måler produktiviteten ved at sætte specifikke tidsgrænser for e-mail, men snarere opfordre medarbejderne til at være opmærksomme på den tid, de bruger på e-mail, som et første skridt.
Hvordan tidsregistrering letter tidsstyring
At forbedre dine evner til tidsstyringkan du tilføje tidsregistrering til din rutine eller til dit team.
Hvis du og dine medarbejdere har en fornemmelse af , at I har brug for at forbedre produktiviteten, men ikke ved, hvor I skal begynde , kan det første praktiske skridt være at registrere den tid, der bruges på alle jeres opgaver.
"Jeg har fordoblet min omsætning takket være Timeular, og det er lykkedes mig at halvere mit arbejde." Valdemar Alfred, ejer af Valdefar
En tidsregistreringsapp fungerer som din medarbejderproduktivitetsberegner uden manuel indblanding. Den vil informere dine beslutninger med data om følgende:
- jobpræstation, såvel som arbejdspræstation;
- Arbejdsomkostninger;
- virksomhedens lønsomhed (herunder projektets lønsomhed);
- produktive timer , som medarbejderne arbejder på;
- hvis du skal tildele opgaver på en anden måde;
- administrativt arbejde, der tager for meget tid og skal automatiseres.
For bedre at forstå, hvordan tidsregistrering hjælper dig med at måle produktivitetsprocessen, er her nogle funktioner i Timeular, et tidsregistreringsværktøj:
- Det giver mulighed for automatisk tidsregistrering: registrerer brug af apps, websites og dokumenter, hvilket sikrer 100 % kontrol og overholdelse af GDPR(bemærk: dine data gemmes kun lokalt).
- Med AI får du automatiske forslag og påmindelser til at udfylde din kalender med et enkelt klik baseret på dine kalenderbegivenheder.
- Som tidsrapporteringssystem genererer det ubesværet rapporter med produktivitetstendenser for app-brug, og på den måde kan du identificere mønstre. Så forstår du, hvordan du kan øge produktiviteten, før du implementerer andre automatiserede processer.
- Sporing af fakturerbare og ikke-fakturerbare timer giver dig mulighed for at spore ikke-fakturerbare og fakturerbare timer med et enkelt klik.
- Sporing af ferie og sporing af arbejdstidinklusive betalt fravær og sygefravær, kan udføres med anmodninger med et enkelt klik og automatisk beregning af overarbejde.
A værktøj til at spore produktivitet kan endda være nødvendigt, hvis du arbejder eksternt eller har et hybrid-setup.
Dine produktivitetsmålinger vil øge dine medarbejderes produktivitet og give vigtig information til at holde dine projekter kørende. Desuden kan det sikre større ansvarlighed blandt medarbejderne.
For at kunne bestemme medarbejdernes produktivitet nøjagtigt skal man vide, hvor meget tid der blev brugt på at producere det samlede output, og man skal vide det så præcist som muligt.
Nysgerrighed: Vidste du, at Timeular er en af de bedste produktivitetsapps?
2. Kvalitet vs. kvantitet
Steve Jobs har allerede sagt det, så det er ikke mig:
"Kvalitet er vigtigere end kvantitet. En home run er meget bedre end to doubles."
Uden at komme ind på de akademiske definitioner, så lad os først slå fast, hvad kvalitet og kvantitet betyder:
kvalitet er "hvor godt eller dårligt noget er", hvilket betyder , at kvalitet er et mål for ekspertise
Mængden repræsenterer "mængden eller antallet af noget, især det, der kan måles", hvilket betyder, at mængden er omfanget, størrelsen eller summen af noget - en numerisk værdi.
Men hvordan passer alt dette ind i arbejdet?
Det er ret almindeligt, at ledelsen måler medarbejdernes produktivitet ud fra kvantitet. Men denne måde at måle produktivitet på er begrænsende, både for en medarbejders præstation og for virksomhedens præstation som helhed.
Hvis du har målt produktiviteten på den sædvanlige måde, er der nogle metoder, du kan begynde at bruge (jeg kommer ind på flere detaljer senere):
præstationsmålinger, kvalitetskontroller, kundetilfredshed og feedback, peer reviews, fejlprocenter, effektiviteten af arbejdsprocessen og output, innovation og forbedringsmuligheder.og forbedringsevne.
Ønsker du at forstå forskellene mellem produktivitet og effektivitet for at få mere klarhed?
3. Klare KPI'er og mål
For at afgøre, om dit team er produktivt, kan du sammenligne, hvordan dine medarbejdere gennemførte deres arbejdsmål individuelt og som team.
Tjek dit teams produktivitet ved at se på deres mål og dem, de ikke har nået. Dette er en af grunde til, at det er vigtigt for dit team at sætte målDet giver dig mulighed for at sammenligne forventet og faktisk præstation.
Hvis dit team ikke konsekvent når sine mål, bør en effektiv og direkte foranstaltning være gammeldags, veludført og klar kommunikation.
Husk, at det at få dine medarbejdere til at lægge flere arbejdstimer ikke er et tegn på øget produktivitet; det er snarere kontraproduktivt. Den tid, nogen bruger på arbejde, er ikke det samme som det antal timer, de arbejder.
Så hvordan kommer man videre herfra, og hvad kommunikerer man?
Gentag deres mål og KPIS. Medarbejdere, der er mere fortrolige med deres mål, har vist sig at være mere produktive end medarbejdere, der er mindre informerede om emnet.
En medarbejder føler en dybere tilknytning til sin virksomhed og har en større følelse af formål og tilhørsforhold, når de ved , hvad der forventes af dem.
At øge dit teams produktivitet kan være så enkelt som at minde dem om organisationens mål og opdele opnåelsen af disse mål i mindre opgaver .
- Tjek det ud: De bedste produktivitets-podcasts
4. Sporing af resultater
At holde styr på dine medarbejderes præstationer er et objektivt og praktisk instrument til at måle medarbejdernes produktivitet.
Så måling af produktivitet kan i dette tilfælde vurderes ved at tjekke (afhængigt af rollen):
salgsmål, kundeservicevurderinger, projektmilepæle, rettede fejl, kodekvalitet, markedsføringsstrategiens effektivitet og andet.
Husk, at mange eksterne faktorer til tider kan føre til dårlige resultater, så hav en holistisk tilgang til vurderingen.
Ikke desto mindre involverer performance tracking andre indikatorer end mål og er meget nemmere at måle. For eksempel tager den højde for, om dine medarbejdere har et godt forhold til deres kolleger og bidrager til organisationens kultur.
5. Forholdet mellem planlagt og udført
Forholdet mellem planlagte og udførte opgaver måler den procentdel af opgaverne, der blev udført , i forhold til dem, der blev tildelt.
Ved at analysere dine medarbejderes præstationer i forhold til en given liste af opgaver får du en dyb indsigt i dit teams kapacitet og produktivitetspotentiale.
Produktivitetssoftware som Timeular er et praktisk værktøj til at få disse oplysninger.
Lad os antage, at dit team har en masse arbejde i støbeskeen. De skal udføre ti opgaver hver måned for at overholde deadlines og givne mål. Men hvis de kun kan nå fem opgaver om måneden, er forholdet mellem planlagt og udført 50 %.
Hvis du har et lavt forhold mellem planlagt og udført arbejde, kan det derfor være på tide at ansætte flere teammedlemmer til at færdiggøre arbejdsbyrden, reducere den nuværende mængde arbejde eller omarbejde din planlægningsproces for at gøre den effektiv.
TIP: Brug en af de bedste apps til tidsregistrering af medarbejdere til at måle medarbejdernes produktivitet og øge virksomhedens effektivitet.
Fordelene ved at måle dit teams produktivitet
A undersøgelse fra SHRM viser, at 95 % af lederne er utilfredse med, hvordan deres virksomhed gennemfører udviklingssamtaler.
Denne frustration har ført til, at nogle virksomheder helt har droppet de årlige samtaler. Men ledere skal forstå, hvor vigtigt det er, og hvordan det kan gavne både medarbejderen og virksomheden.
Her er en liste over de fire vigtigste fordele ved at måle produktivitet og performance.
1. Muliggør medarbejdernes vækst og udvikling
Ledere, der ikke måler deres medarbejderes præstationer nøjagtigt og omhyggeligt, vil være ude af trit med deres teams succeser og fiaskoer.
Det gør det stort set umuligt at give konstruktiv feedback og opnå resultater. Uden værdifuld feedback vil medarbejderne være mindre i stand til at forbedre sig, vokse og udvikle sig, og det vil få dem til at søge videre.
At være en god leder, øge medarbejdertilfredsheden og gøre det muligt for folk at vokse i deres roller hele tiden.
Ifølge en undersøgelse fra HBR.org om at give og modtage feedback var 92% af de adspurgte enige i påstanden: "Negativ (omdirigerende) feedback er, hvis den leveres korrekt, effektiv til at forbedre præstationerne."
Sandheden er, at folk gerne vil vide, hvordan de præsterer, så de ved, hvordan de kan udvikle sig. Derfor hjælper nøjagtig måling af medarbejdernes præstationer dig med at levere nøjagtig, målrettet og specifik feedback, hvis det gøres rigtigt.
2. Skab overensstemmelse mellem mål
Det er kedeligt at arbejde uden et specifikt mål for øje. Alle, der arbejder uden et bestemt formål, ender med at føle sig frustrerede og umotiverede.
Medarbejdere præsterer bedre, når de har mål at stræbe efter og arbejde hen imod. Måling af medarbejdernes præstationer giver enhver leder mulighed for at justere og regulere disse mål ved at give indsigt i, om nogen præsterer godt eller dårligt.
Men målsætningen skal være en samtale om, hvad virksomheden har brug for, og hvordan medarbejderen kan bidrage, og den skal ikke kun fastsættes af ledere uden input fra medarbejderne.
Når mål sættes uden medarbejderinput eller præstationsdata, kan de være for ambitiøse og vil ikke give virksomheden mulighed for at vokse. Det kan også brænde folk ud og få dem til at føle sig umotiverede. På den anden side, når medarbejderne har mål, der er for lette, er virksomheden nødt til at udnytte deres fulde potentiale.
Så hvis du leder et team eller ønsker at opbygge et højtydende teambør du regelmæssigt måle medarbejdernes præstationer og tale med dem om deres projekter, mål og ambitioner.
På den måde er det mindre sandsynligt, at de bliver konfronteret med udbrændthed eller uengagerede teams, og det er mere sandsynligt, at de har medarbejdere, der opfylder målene.
3. Omkostningsreduktioner
Når du registrerer din tid nøjagtigt og måler dit teams produktivitet, får du en bedre fornemmelse af, hvor du skal investere.
Hvad får din virksomhed til at tabe penge?
Når du beregner arbejdsproduktiviteten ved hjælp af outputkvoten og de penge, du har investeret i produktionsprocessen, kan du identificere ting, der kræver en større eller mindre investering.
Når du har analyseret alle oplysningerne, bliver du måske overrasket over, hvor mange penge du kan spare ved at spore og sammenligne produktivitetsmålinger over tid eller investere smart andre steder. Dette er en af de smarteste måder at forbedre virksomhedens effektivitet på
4. Skab en fair kultur for anerkendelse
Desværre er mange virksomheder ikke særlig opmærksomme på dette. Hvis du måler dit teams præstationer nøjagtigt, kompenserer du også medarbejderne nøjagtigt med forfremmelser, interne rolleændringer eller andre ting.
Ved at analysere hver enkelt medarbejders præstationer kan du sikre, at du kompenserer de bedst præsterende retfærdigt ved at give dem den anerkendelse, de fortjener, og støtte de dårligst præsterende. Forbedring af den enkeltes præstation hjælper medarbejderne med at bidrage til virksomhedens succes, men det hjælper også på balancen mellem arbejde og privatliv. Husk, at arbejde generelt også kan have en effekt på en persons mentale eller fysiske helbred.
Når medarbejderne tror, at dårlige resultater tolereres uden konsekvenser, kan det skabe frustration og et ubehageligt miljø.
Læs vores blog og find de bedste måder at holde dit team motiveret til at være mere produktivt.
"Jeg har fordoblet min omsætning takket være Timeular, og det er lykkedes mig at halvere mit arbejde." Valdemar Alfred, ejer af Valdefar
Konklusion
Forhåbentlig har denne artikel klædt dig på til at gennemføre en grundig produktivitetsmålingsproces og hjælper dig med at forbedre din virksomheds produktivitet.
Husk, at forskellige teams fungerer forskelligt i en virksomhed, så det er umuligt at vurdere deres samlede produktivitet ud fra de samme kriterier. For eksempel vil det, der gør et marketingteam til en succes, være anderledes end det, du forventer af et softwareudviklingsteam.
Desuden kan nogle standarder også være forskellige, hvis dit team arbejder på kontoret på fuld tid eller eksternt.
Men at forstå, hvor godt dine medarbejdere præsterer, er afgørende for at kunne evaluere din forretningsudvikling og forbedre resultaterne.