Slik måler du produktiviteten til medarbeiderne [GUIDE]
Medarbeidernes produktivitet avgjør hva bedriften og teamet ditt kan oppnå. Til syvende og sist er det det som avgjør om virksomheten din lykkes eller ikke.
Hvis du har en lederrolle, er ikke utsagnet ovenfor noe nytt, ettersom du alltid er på jakt etter en produktivitetsformel og medarbeidernes produktivitet generelt.
Og selv om du kanskje er kjent med måling av medarbeidernes produktivitet og individuelle mål, vet du hvordan du måler medarbeidernes produktivitet på en grundig måte?
Les denne artikkelen for å finne ut hvordan.
Tidsregistrering sammen med teamet ditt hjelper deg med å forstå hva tiden går med til
Hva er teamets produktivitet?
Produktivitet måler og indikerer hvor godt teamet eller en enkeltperson presterer.
Det er i bunn og grunn et mål på effektiviteten - enten det gjelder en ansatt, en maskin, et system eller andre - når det gjelder å omdanne input til output.
Man kan tenke seg et forholdstall mellom generert output (f.eks. markedsføringsmateriell, oppnådde mål osv.) og investert input (tid, ressurser osv.) for å bestemme graden av produktivitet.
Men hvordan kan du måle produktiviteten med større presisjon? Hvordan kan du virkelig vite om teamet ditt er produktivt, og om dere kommer til å nå spesifikke mål?
I motsetning til hva du kanskje tror, bør det ikke kreve mye mental gymnastikk å måle ansattes produktivitet, men la oss se nærmere på det!
Les også: Slik kan du øke produktiviteten til dine ansatte
Slik måler du de ansattes produktivitet på arbeidsplassen
Nøyaktig måling av medarbeidernes produktivitet er et viktig trinn i arbeidsledelsen, sammen med å forstå den riktig.
Produktivitetsdata vil gi deg et nøyaktig bilde av bedriftens produktivitet, ytelse og generelle lønnsomhet.
Avhengig av teamets arbeid, finnes det ulike måter å måle produktiviteten på.
Når du måler teamets produktivitet, beregner du hvor mye arbeid et team kan produsere i løpet av en gitt tidsperiode, for eksempel en måned eller et år. Teamets produktivitet avhenger av mange faktorer, for eksempel KPI-er eller produktivitetsnivået til hver enkelt medarbeider, samt deres ferdigheter og kunnskap.
Sjekk ut dette:
Mange andre faktorer, som teamkommunikasjon, arbeidsmiljø, bedriftskultur og motivasjonsnivå, har også stor innvirkning på deres individuelle innsats og hvordan de føler seg.
Du finner de beste metodene for å spore fremgang og beregne produktivitet i mange retningslinjer, men husk at hver bedrift og hvert team er unikt. Det beste er om du velger de effektive metodene som passer best for din arbeidsplass.
Med tanke på disse forskjellene er det åpenbart at produktivitetsmålene også vil være forskjellige.
Så hvis du er en leder som prøver å måle teamets produktivitet, kan du stille deg selv følgende spørsmål:
- Hvilken type opptreden kan du karakterisere som produktiv?
- Er det en salgs- eller produksjonskvote som et team må oppfylle?
- Hva er de viktigste målene for hvert team?
Selv om det finnes mange måter du kan spore teamets produktivitet på, skal vi se hvordan du kan gjøre det.
1. Tidsstyring på jobben
Tidsstyring handler om å organisere, administrere og prioritere tiden. For atdenne prosessen skal væreeffektiv, må man også ha kontroll over tiden og energien sin.
Årsaken til at et godt forhold til tid har en direkte innvirkning på produktiviteten, er lett å utlede:
På denne måten kan du maksimere tiden din på spesifikke oppgaver eller prosjekter, slik at du kan oppnå mer på kortere tid eller rett og slett nå visse mål raskere.
Uansett hvor stor virksomheten din er, kan du overvåke produktiviteten til de ansatte basert på hvordan de forvalter tiden sin. Noen mindre oppgaver, som å sjekke en e-post, anses kanskje ikke som viktige nok til å bli sporet. Tallene viser imidlertid det stikk motsatte.
I henhold til en McKinsey Global Institute Analysis-studiebruker vi i gjennomsnitt 28 % av arbeidstiden på e-post, vi sjekker e-post i gjennomsnitt 11 ganger i timen, og 84 % har e-post åpen i bakgrunnen mens de jobber.
Kan du tenke deg hvor mange timer som brukes på e-post i løpet av et år, men som aldri spores og derfor aldri blir gjort rede for?
Merk: Jeg vil ikke foreslå at du måler produktiviteten ved å sette spesifikke tidsbegrensninger for e-post, men heller oppfordre de ansatte til å være oppmerksomme på tiden de bruker på e-post som et første skritt.
Hvordan tidsregistrering forenkler tidsstyringen
Å forbedre dine ferdigheter innen tidsstyringkan du legge til tidsregistrering i rutinen din eller for teamet ditt.
Hvis du og medarbeiderne dine har en anelse om at dere trenger å forbedre produktiviteten, men ikke vet hvor dere skal begynne , kan det første praktiske skrittet være å registrere tidsbruken på alle oppgavene deres.
"Jeg har doblet inntektene mine takket være Timeular, og jeg har klart å halvere arbeidsmengden min." Valdemar Alfred, eier av Valdefar
En tidsregistreringsapp vil fungere som en kalkulator for medarbeidernes produktivitet uten manuell innblanding. Den vil gi deg informasjon om følgende:
- jobbprestasjoner, samt arbeidsprestasjoner;
- lønnskostnader;
- selskapets lønnsomhet (inkludert prosjektlønnsomhet);
- produktive timer de ansatte jobber på;
- om du bør tildele oppgaver på en annen måte;
- administrativt arbeid som tar for mye tid og trenger automatisering.
For å få en bedre forståelse av hvordan tidsregistrering kan hjelpe deg med å måle produktiviteten, kan du lese om noen av funksjonene i Timeular, et tidsregistreringsverktøy:
- Det muliggjør automatisk tidssporing: fanger opp bruk av apper, nettsteder og dokumenter, og sikrer 100 % kontroll og overholdelse av GDPR(merk: dataene lagres kun lokalt).
- Med AI får du automatiske forslag og påminnelser som fyller kalenderen din med et klikk, basert på kalenderhendelsene dine.
- Som et tidsrapporteringssystem genererer det rapporter med produktivitetstrender for appbruk, og på denne måten kan du identifisere mønstre. På den måten forstår du hvordan du kan øke produktiviteten før du implementerer andre automatiserte prosesser.
- Med sporing av fakturerbare og ikke-fakturerbare timer kan du spore ikke-fakturerbare og fakturerbare timer med et enkelt klikk.
- La sporing og sporing av arbeidstimerinkludert betalt fravær og sykefravær, kan gjøres med ett klikk og automatisk beregning av overtid.
A verktøy for produktivitetssporing kan til og med være nødvendig hvis du jobber eksternt eller har et hybridoppsett.
Produktivitetsmålingene vil øke de ansattes produktivitet og gi viktig informasjon som bidrar til at prosjektene dine går som smurt. I tillegg kan det sikre større ansvarlighet blant de ansatte.
For å kunne fastslå medarbeidernes produktivitet nøyaktig, må du vite hvor mye tid som ble brukt på å produsere den totale produksjonen, og du må vite det så nøyaktig som mulig.
Nysgjerrighet: Visste du at Timeular er en av de beste produktivitetsappene?
2. Kvalitet vs. kvantitet
Steve Jobs har allerede sagt det, så det er ikke meg:
"Kvalitet er viktigere enn kvantitet. Én homerun er mye bedre enn to doubler."
Uten å gå inn på de akademiske definisjonene, la oss først slå fast hva kvalitet og kvantitet betyr:
kvalitet er "hvor bra eller dårlig noe er", noe som betyr at kvalitet er et mål på fortreffelighet
kvantiteten representerer "mengden eller antallet av noe, spesielt noe som kan måles", noe som betyr at kvantitet er omfanget, størrelsen eller summen av noe - en tallverdi.
Men hvordan passer alt dette inn i arbeidet
Det er ganske vanlig at ledelsen måler de ansattes produktivitet basert på kvantitet. Men denne måten å måle produktivitet på er begrensende, både for den enkelte ansattes prestasjoner og for bedriftens prestasjoner totalt sett.
Hvis du har målt produktiviteten på den vanlige måten, kan du begynne å bruke noen metoder her (jeg kommer tilbake til flere detaljer senere):
prestasjonsmålinger, kvalitetskontroller, kundetilfredshet og tilbakemeldinger, fagfellevurderinger, feilprosent, effektiviteten i arbeidsprosessen og produksjonen, innovasjon ogog forbedringsevne.
Ønsker du å forstå forskjellene forskjellene mellom produktivitet og effektivitet for å få mer klarhet?
3. Tydelige KPI-er og mål
For å finne ut om teamet ditt er produktivt, kan du sammenligne hvordan de ansatte har fullført arbeidsmål individuelt og som team.
Sjekk teamets produktivitet ved å se på hvilke mål de har satt seg, og hvilke de ikke har nådd. Dette er en av grunnene til at det er viktig å sette mål for teamet dittDet gir deg mulighet til å sammenligne forventet og faktisk ytelse.
Hvis teamet ditt ikke når målene sine konsekvent, bør et effektivt og direkte tiltak være gammeldags, godt utført og tydelig kommunikasjon.
Husk at det å tvinge de ansatte til å legge ned flere arbeidstimer ikke er et tegn på økt produktivitet; det virker snarere mot sin hensikt. Hvor mye tid noen tilbringer på jobb, er ikke det samme som hvor mange timer de jobber.
Så hvordan går du videre herfra, og hva kommuniserer du?
Gjenta målene og KPIS. Det har vist seg at medarbeidere som er godt kjent med målene sine, er mer produktive enn medarbeidere som er mindre informert om temaet.
Medarbeiderne føler en dypere tilknytning til bedriften og får en større følelse av formål og tilhørighet når de vet hva som forventes av dem.
Å øke teamets produktivitet kan være så enkelt som å minne dem på organisasjonens mål og dele opp arbeidet med å nå disse målene i mindre oppgaver.
- Sjekk ut: De beste produktivitetspodcastene
4. Resultatoppfølging
Å følge med på medarbeidernes prestasjoner er et objektivt og praktisk instrument for å måle produktiviteten.
I dette tilfellet kan produktiviteten måles ved å sjekke (avhengig av rollen):
salgsmål, rangeringer av kundeservice, milepæler i prosjektet, utbedrede feil, kodekvalitet, effektivitet i markedsføringsstrategien og annet.
Husk at mange eksterne faktorer kan føre til dårlige resultater, så ha en helhetlig tilnærming til vurderingen.
Prestasjonsmåling omfatter imidlertid andre indikatorer enn mål og er mye enklere å måle. For eksempel kan man måle om medarbeiderne har et godt forhold til sine kolleger og om de bidrar til organisasjonskulturen.
5. Forhold mellom planlagt og utført
Forholdet mellom planlagte og utførte oppgaver måler hvor stor prosentandel av oppgavene som ble fullført i forhold til de som ble tildelt.
Ved å analysere de ansattes prestasjoner i forhold til en gitt liste med oppgaver, får du dyp innsikt i teamets kapasitet og produktivitetspotensial.
Produktivitetsprogramvare, som Timeular, er et praktisk verktøy for å få tak i denne informasjonen.
La oss anta at teamet ditt har mye arbeid på gang. De må fullføre ti oppgaver hver måned for å overholde tidsfrister og fastsatte mål. Men hvis de bare klarer å fullføre fem oppgaver i måneden, er forholdet mellom planlagte og utførte oppgaver 50 %.
Hvis du har et lavt forhold mellom planlagt og utført arbeid, kan det derfor være på tide å ansette flere medarbeidere for å fullføre arbeidsmengden, redusere den nåværende arbeidsmengden eller omarbeide planleggingsprosessen for å gjøre den mer effektiv.
TIPS: Bruk en av de av de beste appene for tidsregistrering for å måle de ansattes produktivitet og øke virksomhetens effektivitet.
Fordelene med å måle teamets produktivitet
A studie fra SHRM viser at 95 % av lederne er misfornøyde med hvordan bedriften deres gjennomfører medarbeidersamtaler.
Denne frustrasjonen har ført til at noen bedrifter helt har gått bort fra årlige medarbeidersamtaler. Ledere må imidlertid forstå viktigheten av medarbeidersamtalen, og hvordan den kan være til nytte for både den ansatte og bedriften.
Her er en liste over de fire viktigste fordelene ved å måle produktivitet og ytelse.
1. Muliggjør vekst og utvikling for de ansatte
Ledere som ikke måler medarbeidernes prestasjoner nøyaktig og nøye, vil ikke være i kontakt med teamets suksesser og fiaskoer.
Det gjør det i praksis umulig å gi konstruktive tilbakemeldinger og oppnå resultater. Uten verdifulle tilbakemeldinger vil medarbeiderne i mindre grad være i stand til å forbedre seg, vokse og utvikle seg, og det vil få dem til å gå videre.
Å være en god leder, øke medarbeidertilfredsheten og gjøre det mulig for medarbeiderne å vokse i rollene sine hele tiden.
Ifølge en studie fra HBR.org om å gi og motta tilbakemeldinger var 92 % av respondentene enige i påstanden: "Negative (omdirigerende) tilbakemeldinger, hvis de gis på riktig måte, er effektive når det gjelder å forbedre prestasjonene."
Sannheten er at folk ønsker å vite hvordan de presterer for å vite hvordan de kan utvikle seg. Derfor er det viktig å måle medarbeidernes prestasjoner på en nøyaktig måte, slik at du kan gi nøyaktige, målrettede og spesifikke tilbakemeldinger.
2. Skape samsvar mellom målene
Det er kjedelig å jobbe uten et spesifikt mål for øyet. Alle som jobber uten et bestemt formål, ender opp med å føle seg frustrerte og umotiverte.
Medarbeiderne presterer bedre når de har mål å strekke seg etter og jobbe mot. Ved å måle medarbeidernes prestasjoner kan enhver leder justere og regulere disse målene ved å gi innsikt i om noen presterer godt eller dårlig.
Målsettingen må imidlertid være en samtale om hva bedriften trenger, og hvordan medarbeideren kan bidra, og ikke bare settes av ledere uten innspill fra medarbeiderne.
Når målene settes uten at medarbeiderne får komme med innspill eller prestasjonsdata, kan de bli for ambisiøse og hindre bedriften i å vokse. Det kan også føre til at medarbeiderne blir utbrent og føler seg umotiverte. På den annen side, når medarbeiderne har mål som er for enkle, må selskapet utnytte deres fulle potensial.
Så hvis du leder et team eller ønsker å bygge et høytytende teambør du jevnlig måle medarbeidernes prestasjoner og diskutere med dem om deres prosjekter, mål og ambisjoner.
På denne måten er det mindre sannsynlig at de blir konfrontert med utbrenthet eller uengasjerte team, og mer sannsynlig at de har medarbeidere som når målene.
3. Kostnadsreduksjoner
Når du har nøyaktig oversikt over tiden din og måler teamets produktivitet, får du en bedre følelse av hvor du bør investere.
Hva er det som gjør at bedriften din taper penger?
Når du beregner arbeidsproduktiviteten ved hjelp av produksjonsforholdet og pengene du har investert i produksjonsprosessen, kan du identifisere ting som krever en større eller mindre investering.
Når du har analysert all informasjonen, vil du kanskje bli overrasket over hvor mye penger du kan spare ved å spore og sammenligne produktivitetsmålinger over tid eller ved å investere smart andre steder. Dette er en av de smarteste måtene å forbedre virksomhetens effektivitet på
4. Skap en rettferdig anerkjennelseskultur
Dessverre er det mange selskaper som ikke er særlig oppmerksomme på dette. Hvis du måler teamets prestasjoner nøyaktig, kan du også kompensere de ansatte med forfremmelser, interne rolleendringer eller andre ting.
Ved å analysere hver enkelt medarbeiders prestasjoner kan du sørge for at du kompenserer de som presterer best, ved å gi dem den anerkjennelsen de fortjener og støtte de som presterer dårligst. Bedre individuelle prestasjoner hjelper medarbeiderne med å bidra til bedriftens suksess, men det bidrar også til å skape balanse mellom arbeid og privatliv. Husk at arbeid generelt også kan påvirke den mentale og fysiske helsen.
Når medarbeiderne tror at dårlige resultater tolereres uten konsekvenser, kan det føre til frustrasjon og et ubehagelig miljø.
Les bloggen vår og finn de beste måtene å holde teamet ditt motivert til å bli mer produktivt
"Jeg har doblet inntektene mine takket være Timeular, og jeg har klart å halvere arbeidsmengden min." Valdemar Alfred, eier av Valdefar
Konklusjon
Forhåpentligvis har denne artikkelen gitt deg verktøy til å gjennomføre en grundig produktivitetsmålingsprosess og bidra til å øke produktiviteten i bedriften din.
Husk at ulike team presterer ulikt i en bedrift, og at det derfor er umulig å vurdere den samlede produktiviteten ut fra de samme kriteriene. For eksempel vil det som gjør et markedsføringsteam vellykket, være noe annet enn det du forventer av et programvareutviklingsteam.
Noen standarder kan også variere avhengig av om teamet ditt jobber på kontoret på heltid eller eksternt.
Å forstå hvor godt medarbeiderne presterer, er imidlertid avgjørende for å kunne evaluere forretningsutviklingen og forbedre resultatene.