Come misurare la produttività dei dipendenti [GUIDA]
La produttivitàdei dipendenti determina i risultati che la vostra azienda e il vostro team possono raggiungere. In definitiva, è ciò che determina il successo o meno della vostra azienda.
Se ricoprite un ruolo di leadership, l'affermazione di cui sopra non è una novità, poiché siete sempre alla ricerca di una formula per la produttività e per la produttività generale dei dipendenti.
Sebbene abbiate familiarità con la misurazione della produttività dei dipendenti e degli obiettivi individuali, sapete come misurare la produttività dei dipendenti in modo approfondito?
Scoprite in questo articolo come fare.
Tracciare il tempo insieme al proprio team aiuta a capire dove va a finire il proprio tempo
Che cos'è la produttività del team?
La produttività misura e indica il rendimento di un team o di un individuo.
Si tratta, in sostanza, di una misura dell'efficienza - di un dipendente, di una macchina, di un sistema o di altri - nel convertire gli input in output.
In genere, per determinare il grado di produttività si può pensare a un rapporto tra l'output generato (come materiali di marketing, obiettivi raggiunti, ecc.) e l'input investito (tempo, risorse, ecc.).
Ma come si può misurare la produttività con maggiore precisione? Come potete sapere se il vostro team è produttivo e se raggiungerete obiettivi specifici?
Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, la misurazione della produttività dei dipendenti non dovrebbe richiedere una grande ginnastica mentale, ma vediamo di approfondire questo aspetto!
Leggi anche: Modi per migliorare la produttività dei dipendenti
Come misurare la produttività dei dipendenti sul posto di lavoro
Misurare con precisione la produttività dei dipendenti è una fase cruciale della gestione del lavoro, insieme alla sua corretta comprensione.
I dati sulla produttività creano un quadro accurato e informano sulla produttività, sulle prestazioni e sulla redditività complessiva dell'azienda.
A seconda del lavoro del vostro team, esistono diversi modi per misurare la produttività.
Misurando la produttività del team, si calcola la quantità di lavoro che un team è in grado di produrre in un determinato periodo, ad esempio un mese o un anno. La produttività del team dipende da molti fattori, come i KPI o i livelli di produttività di ciascun dipendente, oltre che dalle sue competenze e conoscenze.
Guardate qui:
Anche molti altri fattori, come la comunicazione di gruppo, l'ambiente di lavoro, la cultura aziendale e i livelli di motivazione, influiscono profondamente sui loro sforzi individuali e sulle loro sensazioni.
I metodi migliori per tracciare i progressi e calcolare la produttività si trovano in molte linee guida, ma ricordate che ogni azienda e team è unico. Sarebbe meglio selezionare i metodi efficaci che più si adattano al vostro posto di lavoro.
Considerando queste differenze, è evidente che anche le misure di produttività saranno diverse.
Quindi, se siete un manager che cerca di misurare la produttività del vostro team, ponetevi le seguenti domande:
- Quale tipo di prestazione può essere definita produttiva?
- Esiste una quota di vendita o di produzione che un team deve raggiungere?
- Quali sono gli obiettivi più importanti di ogni squadra?
Anche se ci sono molti modi per monitorare la produttività del team, vediamo come farlo.
1. Gestione del tempo sul lavoro
La gestione del tempo è il processo di organizzazione, gestione e definizione delle priorità. Facendo un ulteriore passo avanti, è necessario controllare il proprio tempo e la propria energia affinchéquesto processo sia efficace.
Il motivo per cui avere un buon rapporto con il tempo influisce direttamente sulla produttività può essere dedotto senza alcuna complessità:
In questo modo, sarete in grado di massimizzare il vostro tempo su compiti o progetti specifici, in modo da ottenere di più in meno tempo o semplicemente raggiungere più velocemente determinati obiettivi.
Indipendentemente dalle dimensioni della vostra azienda, potete monitorare la produttività dei vostri dipendenti in base a come gestiscono il loro tempo. Alcune attività minori, come il controllo di una e-mail, potrebbero non essere considerate abbastanza importanti da essere monitorate. Tuttavia, i numeri dimostrano l'esatto contrario.
Secondo uno Studio di analisi del McKinsey Global Institutein media il 28% del tempo di lavoro è dedicato alle e-mail, le controlliamo in media 11 volte all'ora e l'84% le tiene aperte in background mentre lavora.
Riassumendo questo tempo, riuscite a immaginare quante ore vengono spese in un anno per le e-mail e non vengono mai tracciate e, quindi, non vengono mai contabilizzate?
Nota: non suggerisco di misurare la produttività fissando limiti di tempo specifici per la posta elettronica, ma piuttosto di incoraggiare i dipendenti a prestare attenzione al tempo trascorso sulla posta elettronica come primo passo.
Come il time tracking facilita la gestione del tempo
Per migliorare le vostre capacità di gestione del tempoè possibile aggiungere il time-tracking alla propria routine o a quella del proprio team.
Se voi e i vostri dipendenti avete la sensazione di dover migliorare la produttività, ma non sapete da dove cominciare, il monitoraggio del tempo dedicato a tutte le attività può essere il primo passo concreto.
"Grazie a Timeular ho raddoppiato le mie entrate e sono riuscito a dimezzare il tempo di lavoro". Valdemar Alfred, proprietario di Valdefar
Un'applicazione per il rilevamento del tempo funziona come calcolatore della produttività dei dipendenti senza interferenze manuali. Le vostre decisioni verranno informate con i dati relativi a quanto segue:
- prestazioni lavorative, nonché le prestazioni lavorative;
- costi della manodopera;
- redditività dell'azienda (compresa la redditività del progetto);
- ore di lavoro produttivo dei dipendenti;
- se è necessario assegnare i compiti in modo diverso;
- lavoro amministrativo che richiede troppo tempo e che deve essere automatizzato.
Per capire meglio come il time-tracking vi aiuta a misurare il processo di produttività, ecco alcune caratteristiche di Timeular, uno strumento di time-tracking:
- Consente il tracciamento automatico del tempo: cattura l'utilizzo di app, siti web e documenti, assicurando un controllo al 100% e la conformità al GDPR(nota: i dati vengono memorizzati solo a livello locale).
- Grazie all'intelligenza artificiale, fornisce suggerimenti e promemoria automatici per riempire il calendario con un clic, in base agli eventi del calendario.
- Come sistema di reporting del tempo, genera senza sforzo rapporti con le tendenze di produttività dell'utilizzo delle app, identificando così gli schemi. Potrete così capire come aumentare la produttività prima di implementare altri processi automatizzati.
- Il monitoraggio delle ore fatturabili e non fatturabili consente di tenere traccia delle ore non fatturabili e fatturabili con un semplice clic.
- Tracciabilità dei congedi e tracciamento delle ore di lavoro, compresi i permessi retribuiti e le assenze per malattia, possono essere effettuati con un solo clic e con il calcolo automatico degli straordinari.
A strumento di monitoraggio della produttività può essere necessario anche se si lavorate da remoto o se si ha una configurazione ibrida.
Le misurazioni della produttività aumenteranno la produttività dei vostri dipendenti e forniranno informazioni cruciali per mantenere i vostri progetti senza intoppi. Inoltre, può garantire una maggiore responsabilità tra i dipendenti.
Per determinare con precisione la produttività dei dipendenti, è necessario sapere quanto tempo è stato impiegato per la produzione totale e con la massima precisione possibile.
Curiosità: Sapevate che Timeular è una delle migliori app per la produttività?
2. Qualità vs. Quantità
L'ha già detto Steve Jobs, quindi non sono io:
"La qualità è più importante della quantità. Un fuoricampo è molto meglio di due doppi".
Senza entrare nel merito delle definizioni accademiche, stabiliamo innanzitutto cosa si intende per qualità e quantità:
la qualità è "quanto qualcosa è buono o cattivo", cioè la qualità è una misura dell'eccellenza
La quantità rappresenta "la quantità o il numero di qualcosa, specialmente se misurabile", ovvero la quantità è l'estensione, la dimensione o la somma di qualcosa - un valore numerico.
Ma come si inserisce tutto questo nel lavoro
È abbastanza comune che il management misuri la produttività dei dipendenti in base alla quantità. Ma questo modo di misurare la produttività è limitante, sia per le prestazioni di un dipendente che per quelle dell'azienda nel suo complesso.
Se avete misurato la produttività in modo standard, ecco alcuni metodi che potete iniziare a utilizzare (più avanti vi spiegherò meglio):
metriche di performance, controlli di qualità, soddisfazione e feedback dei clienti, revisioni tra pari, tassi di errore, efficienza del processo di lavoro e dei risultati, innovazione e capacità di miglioramento.e capacità di miglioramento.
Volete capire le differenze tra produttività ed efficienza per una maggiore chiarezza?
3. KPI e obiettivi chiari
Per determinare se il team è produttivo, si può confrontare il modo in cui i dipendenti hanno completato i loro obiettivi di lavoro. obiettivi di lavoro individualmente e come squadra.
Verificate la produttività del vostro team esaminando i suoi obiettivi e quelli che non ha raggiunto. Questo è uno dei motivi per cui la definizione degli obiettivi è essenziale per il vostro teamVi permetterà di confrontare le prestazioni previste con quelle effettive.
Se il vostro team non riesce a raggiungere i propri obiettivi in modo costante, una misura efficace e diretta dovrebbe essere la vecchia comunicazione, ben fatta e chiara.
Ricordate che costringere i vostri dipendenti a dedicare più ore di lavoro non significa aumentare la produttività, ma è piuttosto controproducente. La quantità di tempo che una persona trascorre al lavoro non coincide con il numero di ore di lavoro.
Quindi, come si procede da qui e cosa si comunica?
Ribadire gli obiettivi e il KPIS. È dimostrato che i dipendenti che conoscono meglio i loro obiettivi sono più produttivi di quelli che sono meno informati sull'argomento.
I dipendenti sentono un legame più profondo con l'azienda e provano un maggiore senso di appartenenza quando sanno cosa ci si aspetta da loro.
Per aumentare la produttività del team può essere sufficiente ricordare gli obiettivi dell'organizzazione e suddividere il raggiungimento di tali obiettivi in compiti più piccoli.
4. Monitoraggio delle prestazioni
Tenere traccia delle prestazioni dei dipendenti è uno strumento oggettivo e pratico per misurare la loro produttività.
In questo caso, quindi, la misurazione della produttività può essere valutata attraverso un controllo (a seconda del ruolo):
obiettivi di vendita, valutazioni del servizio clienti, tappe del progetto, bug risolti, qualità del codice, efficacia della strategia di marketing e altro.
Tenete presente che molti fattori esterni possono a volte portare a scarsi risultati, quindi adottate un approccio olistico alla valutazione.
Tuttavia, il monitoraggio delle prestazioni coinvolge indicatori diversi rispetto agli obiettivi ed è molto più facile da valutare. Per esempio, valuta se i dipendenti hanno un buon rapporto con i colleghi e se contribuiscono alla cultura dell'organizzazione.
5. Rapporti tra pianificato e fatto
Il rapporto tra attività pianificate e attività svolte misura la percentuale di attività completate rispetto a quelle assegnate.
Analizzando le prestazioni dei vostri dipendenti rispetto a un determinato elenco di compiti, otterrete una visione approfondita della capacità e del potenziale di produttività del vostro team.
Un software di produttività, come Timeular, è uno strumento pratico per ottenere queste informazioni.
Supponiamo che il vostro team abbia un sacco di lavoro in cantiere. Deve completare dieci compiti al mese per rispettare le scadenze e gli obiettivi prefissati. Tuttavia, se riuscissero a portare a termine solo cinque attività al mese, il rapporto tra attività pianificate e attività svolte sarebbe del 50%.
Pertanto, se il rapporto tra pianificato e realizzato è basso, potrebbe essere il momento di assumere altri membri del team per finalizzare il carico di lavoro, ridurre l'attuale quantità di lavoro o rielaborare il processo di pianificazione per renderlo efficiente.
SUGGERIMENTO: utilizzate una delle migliori app per il rilevamento del tempo dei dipendenti per misurare la produttività dei dipendenti e aumentare l'efficienza aziendale.
I vantaggi di misurare la produttività del team
A studio SHRM mostra che il 95% dei manager non è soddisfatto di come la propria azienda conduce le valutazioni delle prestazioni.
Questa frustrazione ha portato alcune aziende ad abbandonare del tutto le revisioni annuali. Tuttavia, i manager devono comprenderne l'importanza e il modo in cui può giovare sia al dipendente che all'azienda.
Ecco un elenco dei quattro vantaggi più significativi della misurazione della produttività e delle prestazioni.
1. Consente la crescita e lo sviluppo dei dipendenti
I manager che non misurano accuratamente e con attenzione le prestazioni dei loro dipendenti non sono in grado di capire i successi e gli insuccessi dei loro team.
In sostanza, rende impossibile fornire feedback costruttivi e ottenere risultati. Senza un feedback valido, i dipendenti saranno meno in grado di migliorare, crescere e svilupparsi, e questo li spingerà ad andare avanti.
Essere un grande leader, aumentare la soddisfazione dei dipendenti e consentire alle persone di crescere costantemente nel proprio ruolo.
Secondo uno studio di HBR.org sul dare e ricevere feedback, il 92% degli intervistati si è detto d'accordo con l'affermazione: "Il feedback negativo (reindirizzamento), se fornito in modo appropriato, è efficace per migliorare le prestazioni".
La verità è che le persone vogliono sapere come stanno performando per sapere come possono crescere. Pertanto, una misurazione accurata delle prestazioni dei dipendenti vi aiuta a fornire un feedback accurato, mirato e specifico, se è fatta nel modo giusto.
2. Creare l'allineamento degli obiettivi
Lavorare senza un obiettivo specifico è noioso. Chi lavora senza uno scopo preciso finisce per sentirsi frustrato e demotivato.
I dipendenti ottengono risultati migliori quando hanno obiettivi a cui tendere e per i quali lavorare. La misurazione delle prestazioni dei dipendenti consente a qualsiasi manager di regolare gli obiettivi, fornendo indicazioni sul rendimento o meno di una persona.
Tuttavia, la definizione degli obiettivi deve essere una conversazione su ciò di cui l'azienda ha bisogno e su come il dipendente può contribuire, e non deve essere stabilita solo dai manager senza alcun contributo da parte del dipendente.
Quando gli obiettivi vengono fissati senza il contributo dei dipendenti o i dati sulle prestazioni, possono essere troppo ambiziosi e non permettere all'azienda di crescere. Inoltre, possono bruciare le persone e farle sentire demotivate. D'altro canto, quando i dipendenti hanno obiettivi troppo facili, l'azienda deve sfruttare tutto il loro potenziale.
Quindi, se siete a capo di un team o volete costruire costruire un team ad alte prestazioniè necessario misurare regolarmente le prestazioni dei dipendenti e discutere con loro dei progetti, degli obiettivi e delle ambizioni.
In questo modo, è meno probabile che si trovino di fronte a burnout o a team disimpegnati e più probabile che abbiano dipendenti che raggiungono gli obiettivi.
3. Riduzione dei costi
Quando si tiene traccia in modo accurato del proprio tempo e si misura la produttività del team, si ha un'idea più precisa di dove investire.
Cosa fa perdere soldi alla vostra azienda?
Quando si calcola la produttività del lavoro utilizzando il rapporto di produzione e il denaro investito nel processo di produzione, è possibile identificare le cose che richiedono un investimento più o meno significativo.
Una volta analizzate tutte le informazioni, potreste rimanere sorpresi da quanto denaro potete risparmiare monitorando e confrontando le metriche di produttività nel tempo o investendo in modo intelligente altrove. Questo è uno dei modi più intelligenti per migliorare l'efficienza aziendale
4. Creare una cultura equa del riconoscimento
Purtroppo, molte aziende non prestano molta attenzione a questo aspetto. Se misurate accuratamente le prestazioni del vostro team, potrete anche compensare accuratamente i dipendenti con promozioni, cambiamenti di ruolo interni o altro.
Analizzando le prestazioni di ogni dipendente, potete assicurarvi di compensare equamente i top performer, dando loro il riconoscimento che meritano e sostenendo i low performer. Migliorare le prestazioni individuali aiuta i dipendenti a contribuire al successo dell'azienda, ma contribuisce anche all'equilibrio tra lavoro e vita privata. Tenete presente che il lavoro, in generale, può avere effetti anche sulla salute mentale o fisica di una persona.
Quando i dipendenti pensano che gli scarsi risultati siano tollerati senza conseguenze, possono causare frustrazione e un ambiente sgradevole.
Leggete il nostro blog e scoprite i modi migliori per mantenere il vostro team motivato a essere più produttivo.
"Grazie a Timeular ho raddoppiato le mie entrate e sono riuscito a dimezzare il tempo di lavoro". Valdemar Alfred, proprietario di Valdefar
Conclusione
Ci auguriamo che questo articolo vi abbia fornito gli strumenti per eseguire un processo di misurazione della produttività completo e vi aiuti a migliorare la produttività della vostra azienda.
Tenete presente che i diversi team operano in modo diverso all'interno di un'azienda, quindi è impossibile valutare la loro produttività complessiva in base agli stessi criteri. Ad esempio, il successo di un team di marketing è diverso da quello che ci si aspetta da un team di sviluppo software.
Inoltre, alcuni standard potrebbero essere diversi se il vostro team lavora in ufficio a tempo pieno o a distanza.
Tuttavia, capire il rendimento dei propri dipendenti è essenziale per valutare lo sviluppo dell'attività e migliorare i risultati.