Comment mesurer la productivité des employés [GUIDE]
La productivitédes employés détermine ce que votre entreprise et votre équipe peuvent réaliser. En fin de compte, c'est elle qui détermine la réussite ou l'échec de votre entreprise.
Si vous occupez un poste de direction, l'affirmation ci-dessus n'est pas nouvelle, car vous êtes toujours à la recherche d'une formule de productivité et de la productivité globale des employés.
Et si vous savez peut-être mesurer la productivité des employés et les objectifs individuels, savez-vous comment mesurer la productivité des employés de manière approfondie ?
Plongez dans cet article pour découvrir comment.
Le suivi du temps avec votre équipe vous aide à comprendre où va votre temps.
Qu'est-ce que la productivité d'une équipe ?
La productivité mesure et indique le niveau de performance d'une équipe ou d'un individu.
Il s'agit essentiellement d'une mesure de l'efficacité - d'un employé, d'une machine, d'un système ou autre - dans la conversion des intrants en extrants.
Pour déterminer le degré de productivité, on peut généralement se référer à un rapport entre les résultats générés (tels que les documents de marketing, les objectifs atteints, etc.
Mais comment mesurer la productivité avec plus de précision ? Comment pouvez-vous vraiment savoir si votre équipe est productive et si vous atteindrez des objectifs spécifiques ?
Contrairement à ce que l'on pourrait penser, la mesure de la productivité des employés ne devrait pas nécessiter une grande gymnastique mentale, mais voyons cela plus en détail !
Lire aussi : Les moyens d'améliorer la productivité des employés
Comment mesurer la productivité des employés sur le lieu de travail
La mesure précise de la productivité des employés est une étape essentielle de la gestion de l'emploi, au même titre que sa compréhension correcte.
Les données relatives à la productivité vous permettront d'obtenir une image précise et de connaître la productivité, les performances et la rentabilité globale de votre entreprise.
En fonction du travail de votre équipe, il existe différentes façons de mesurer la productivité.
En mesurant la productivité de votre équipe, vous calculez la quantité de travail qu'une équipe peut produire sur une période donnée, par exemple un mois ou une année. La productivité de l'équipe dépend de nombreux facteurs, tels que les indicateurs clés de performance ou les niveaux de productivité de chaque employé, ainsi que leurs compétences et leurs connaissances.
A vérifier :
- Modèles de feuilles de temps gratuits
- Modèles d'emploi du temps gratuits
- Modèles gratuits d'heures facturables
De nombreux autres facteurs, tels que la communication au sein de l'équipe, l'environnement de travail, la culture d'entreprise et les niveaux de motivation, ont également un impact profond sur leurs efforts individuels et sur la manière dont ils se sentent.
Vous trouverez les meilleures méthodes de suivi des progrès et de calcul de la productivité dans de nombreux guides, mais n'oubliez pas que chaque entreprise et chaque équipe sont uniques. Il serait préférable que vous choisissiez les méthodes efficaces qui conviennent le mieux à votre lieu de travail.
Compte tenu de ces différences, il est évident que les mesures de productivité seront également différentes.
Par conséquent, si vous êtes un manager et que vous essayez de mesurer la productivité de votre équipe, posez-vous les questions suivantes :
- Quel type de performance pouvez-vous qualifier de productive ?
- L'équipe doit-elle atteindre un quota de vente ou de production ?
- Quels sont les objectifs les plus importants de chaque équipe ?
Bien qu'il existe de nombreuses façons de suivre la productivité de votre équipe, voyons comment vous pouvez le faire.
1. Gestion du temps au travail
La gestion du temps est le processus d'organisation, de gestion et de hiérarchisation du temps. Si l'on va plus loin, il faut contrôler son temps et son énergie pour quece processus soit efficace.
La raison pour laquelle une bonne relation avec le temps a un impact direct sur la productivité peut être déduite sans aucune difficulté :
Vous pourrez ainsi maximiser votre temps sur des tâches ou des projets spécifiques afin d'en faire plus en moins de temps ou simplement d'atteindre certains objectifs plus rapidement.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous pouvez contrôler la productivité de vos employés en fonction de la manière dont ils gèrent leur temps. Certaines tâches mineures, comme la consultation d'un courriel, peuvent ne pas être considérées comme suffisamment importantes pour faire l'objet d'un suivi. Pourtant, les chiffres montrent exactement le contraire.
Selon une étude de étude du McKinsey Global Institute Analysisen moyenne, 28 % du temps de travail est consacré au courrier électronique, nous consultons nos courriels en moyenne 11 fois par heure et 84 % d'entre nous gardent leurs courriels ouverts en arrière-plan pendant qu'ils travaillent.
En additionnant ce temps, pouvez-vous imaginer combien d'heures sont consacrées aux courriers électroniques en une année, sans jamais être suivies et, par conséquent, sans être comptabilisées ?
Remarque : je ne vous suggère pas de mesurer la productivité en fixant des limites de temps spécifiques pour le courrier électronique, mais plutôt d'encourager les employés à faire attention au temps passé sur le courrier électronique dans un premier temps.
Comment le suivi du temps facilite la gestion du temps
Pour améliorer vos compétences en matière de gestion du tempsvous pouvez ajouter le suivi du temps à votre routine ou à celle de votre équipe.
Si vous et vos employés avez l'intuition qu'il faut améliorer la productivité mais ne savez pas par où commencer, le suivi du temps passé sur toutes vos tâches peut être la première étape pratique.
"J'ai doublé mon chiffre d'affaires grâce à Timeular et j'ai réussi à réduire de moitié mon temps de travail. Valdemar Alfred, propriétaire de Valdefar
Une application de suivi du temps de travail servira de calculatrice de la productivité de vos employés sans intervention manuelle. Elle vous permettra de prendre des décisions éclairées en vous fournissant des données sur les points suivants :
- les performances professionnelles, ainsi que les performances au travail ;
- les coûts de main-d'œuvre;
- la rentabilité de l'entreprise (y compris la rentabilité du projet) ;
- les heures productives des salariés ;
- si vous devez répartir les tâches différemment;
- les tâches administratives qui prennent trop de temps et doivent être automatisées.
Pour mieux comprendre comment le suivi du temps vous aide à mesurer le processus de productivité, voici quelques caractéristiques de Timeular, un outil de suivi du temps :
- Il permet un suivi automatique du temps: il capture l'utilisation des applications, des sites web et des documents, garantissant un contrôle à 100 % et la conformité au GDPR(note: vos données ne sont stockées que localement).
- Grâce à l'IA, il vous propose des suggestions et des rappels automatisés pour remplir votre agenda en un clic, en fonction des événements de votre calendrier.
- En tant que système d'enregistrement du temps, il génère sans effort des rapports sur les tendances de la productivité et l'utilisation des applications, ce qui vous permet d'identifier des modèles. Vous comprendrez alors comment augmenter la productivité avant de mettre en œuvre d'autres processus automatisés.
- Le suivi des heures facturables et non facturables vous permet de suivre les heures non facturables et facturables en un clic.
- Suivi des congés et suivi des heures de travailLe suivi des congés et des heures de travail, y compris les congés payés et les congés de maladie, peut être effectué en un seul clic et les heures supplémentaires sont calculées automatiquement.
A outil de suivi de la productivité peut même s'avérer nécessaire si vous travaillez à distance ou si vous avez une configuration hybride.
Vos mesures de productivité stimuleront la productivité de vos employés et fourniront des informations cruciales pour le bon déroulement de vos projets. En outre, elles peuvent assurer une plus grande responsabilisation des employés.
Pour déterminer avec précision la productivité d'un employé, vous devez savoir combien de temps a été consacré à la production totale, et vous devez le savoir aussi précisément que possible.
Curiosité : Saviez-vous que Timeular est l'une des meilleures applications de productivité?
2. Qualité et quantité
Steve Jobs l'a déjà dit, donc ce n'est pas moi:
"La qualité est plus importante que la quantité. Un home run vaut mieux que deux doubles".
Sans entrer dans les définitions académiques, établissons d'abord simplement ce que signifient la qualité et la quantité :
la qualité est "la qualité ou la médiocrité d'une chose", ce qui signifie que la qualité est une mesure de l'excellence
la quantité représente "la quantité ou le nombre de quelque chose, en particulier de ce qui peut être mesuré", ce qui signifie que la quantité est l'étendue, la taille ou la somme de quelque chose - une valeur numérique.
Mais comment tout cela s'intègre-t-il dans le travail ?
Il est assez courant que les dirigeants mesurent la productivité des employés sur la base de la quantité. Mais cette façon de mesurer la productivité est limitative, tant pour les performances d'un employé que pour les performances globales de l'entreprise.
Si vous avez mesuré votre productivité de manière classique, voici quelques méthodes que vous pouvez commencer à utiliser (je reviendrai sur les détails plus tard) :
les mesures de performance, les contrôles de qualité, la satisfaction et le retour d'information des clients, les évaluations par les pairs, les taux d'erreur, l'efficacité du processus de travail et de la production, l'innovation et les capacités d'amélioration.l'innovation et les capacités d'amélioration.
Vous voulez comprendre les différences entre la productivité et l'efficacité pour plus de clarté ?
3. Des KPI et des objectifs clairs
Pour déterminer si votre équipe est productive, vous pouvez comparer la façon dont vos employés ont atteint leurs objectifs de travail individuellement et en équipe.
Vérifiez la productivité de votre équipe en examinant ses objectifs et ceux qu'elle n'a pas atteints. C'est l'une des raisons pour lesquelles il est essentiel de fixer des objectifs à votre équipeCela vous permettra de comparer les performances attendues et les performances réelles.
Si votre équipe ne parvient pas à atteindre ses objectifs de manière cohérente, une mesure efficace et directe devrait être une communication claire, bien faite et à l'ancienne.
N'oubliez pas que le fait d'obliger vos employés à effectuer davantage d'heures de travail n'est pas synonyme d'augmentation de la productivité ; c'est plutôt contre-productif. Le temps qu'une personne passe au travail n'est pas la même chose que le nombre d'heures qu'elle travaille.
Alors, comment procéder à partir de là, et que communiquer ?
Répétez leurs objectifs et leur KPIS. Il est prouvé que les employés qui connaissent mieux leurs objectifs sont plus productifs que ceux qui sont moins informés sur le sujet.
Un employé se sent plus proche de son entreprise et a un plus grand sentiment d'utilité et d'appartenance lorsqu'il sait ce que l'on attend de lui.
Pour augmenter la productivité de votre équipe, il suffit de lui rappeler les objectifs de votre organisation et de diviser la réalisation de ces objectifs en tâches plus petites.
- A consulter : Les meilleurs podcasts sur la productivité
4. Suivi des performances
Le suivi des performances de vos employés est un instrument objectif et pratique pour mesurer leur productivité.
Dans ce cas, la mesure de la productivité peut donc être évaluée par un contrôle (en fonction du rôle) :
les objectifs de vente, l'évaluation du service à la clientèle, les étapes du projet, les bogues corrigés, la qualité du code, l'efficacité de la stratégie de marketing, etc.
Gardez à l'esprit que de nombreux facteurs externes peuvent parfois conduire à des résultats médiocres, c'est pourquoi il convient d'adopter une approche holistique de l'évaluation.
Néanmoins, le suivi des performances implique des indicateurs différents des objectifs et est beaucoup plus facile à évaluer. Par exemple, il permet de savoir si vos employés entretiennent de bonnes relations avec leurs pairs et s'ils contribuent à la culture de l'organisation.
5. Ratios prévu/réalisé
Le ratio planifié/réalisé mesure le pourcentage de tâches réalisées par rapport à celles qui ont été assignées.
En analysant les performances de vos employés par rapport à une liste de tâches donnée, vous obtiendrez des informations approfondies sur la capacité et le potentiel de productivité de votre équipe.
Les logiciels de productivité, tels que Timeular, sont des outils pratiques pour obtenir ces informations.
Supposons que votre équipe ait beaucoup de travail en attente. Elle doit accomplir dix tâches par mois pour respecter les délais et les objectifs fixés. Cependant, si elle ne peut accomplir que cinq tâches par mois, le ratio planifié/réalisé est de 50 %.
Par conséquent, si votre ratio planifié/réalisé est faible, il est peut-être temps pour vous d'engager davantage de membres de l'équipe pour finaliser la charge de travail, de réduire la quantité de travail actuelle ou de revoir votre processus de planification pour le rendre plus efficace.
CONSEIL : Utilisez l'une des meilleures applications de suivi des heures de travail des employés pour mesurer la productivité des employés et accroître l'efficacité de l'entreprise.
Les avantages de l'évaluation de la productivité de votre équipe
A étude de la SHRM montre que 95 % des cadres ne sont pas satisfaits de la manière dont leur entreprise mène les évaluations des performances.
Cette frustration a conduit certaines entreprises à abandonner complètement les entretiens annuels. Cependant, les managers doivent comprendre l'importance de ces entretiens et la manière dont ils peuvent bénéficier à la fois à l'employé et à l'entreprise.
Voici une liste des quatre principaux avantages de la mesure de la productivité et des performances.
1. Permet la croissance et le développement des employés
Les managers qui ne mesurent pas avec précision et attention les performances de leurs employés seront déconnectés des succès et des échecs de leurs équipes.
Il est donc impossible de fournir un retour d'information constructif et d'obtenir des résultats. Sans un retour d'information valable, les employés seront moins à même de s'améliorer, d'évoluer et de se développer, ce qui les poussera à passer à autre chose.
Être un grand leader, accroître la satisfaction des employés et permettre à chacun d'évoluer en permanence dans son rôle.
Selon une étude de HBR.org sur le fait de donner et de recevoir un retour d'information, 92 % des personnes interrogées étaient d'accord avec l'affirmation suivante : "Un retour d'information négatif (réorientation), s'il est donné de manière appropriée, est efficace pour améliorer les performances".
La vérité est que les gens veulent connaître leurs performances pour savoir comment ils peuvent progresser. Par conséquent, mesurer avec précision les performances des employés vous permet de fournir un retour d'information précis, ciblé et spécifique, à condition que cela soit fait correctement.
2. Créer un alignement des objectifs
Travailler sans objectif précis est ennuyeux. Toute personne travaillant sans but précis finit par se sentir frustrée et démotivée.
Les employés sont plus performants lorsqu'ils ont des objectifs à atteindre. L'évaluation des performances des employés permet à tout responsable d'ajuster et de réguler ces objectifs en fournissant des informations sur les performances des employés.
Toutefois, la fixation des objectifs doit être le fruit d'une conversation sur les besoins de l'entreprise et sur la manière dont l'employé peut y contribuer, et ne doit pas être fixée uniquement par les responsables sans l'avis de l'employé.
Lorsque les objectifs sont fixés sans l'avis des employés ousans données sur les performances, ils peuvent être trop ambitieux et ne pas permettre à l'entreprise de se développer. En outre, ils peuvent épuiser les employés et les démotiver. En revanche, lorsque les employés ont des objectifs trop faciles à atteindre, l'entreprise doit exploiter tout leur potentiel.
Donc, si vous dirigez une équipe ou si vous voulez constituer une équipe performantevous devez régulièrement mesurer les performances des employés et discuter avec eux de leurs projets, de leurs objectifs et de leurs ambitions.
De cette manière, elles risquent moins d'être confrontées à l'épuisement professionnel ou à des équipes désengagées et ont plus de chances d'avoir des employés qui atteignent leurs objectifs.
3. Réduction des coûts
Lorsque vous suivez votre temps avec précision et que vous mesurez la productivité de votre équipe, vous savez mieux où vous devez investir.
Qu'est-ce qui fait perdre de l'argent à votre entreprise ?
Lorsque vous calculez la productivité du travail en utilisant le ratio de production et l'argent que vous avez investi dans le processus de production, vous pouvez identifier les éléments qui nécessitent un investissement plus ou moins important.
Une fois que vous aurez analysé toutes les informations, vous serez peut-être surpris de voir combien d'argent vous pouvez économiser en suivant et en comparant les mesures de productivité au fil du temps ou en investissant intelligemment ailleurs. C'est l'un des moyens les plus moyens les plus intelligents d'améliorer l'efficacité de l'entreprise
4. Créer une culture de reconnaissance équitable
Malheureusement, de nombreuses entreprises n'y accordent pas beaucoup d'attention. Si vous mesurez avec précision les performances de votre équipe, vous rémunérez aussi correctement les employés par des promotions, des changements de rôle en interne ou d'autres mesures.
En analysant les performances de chaque employé, vous pouvez vous assurer que vous rémunérez équitablement les employés les plus performants en leur accordant la reconnaissance qu'ils méritent et en soutenant les employés les moins performants. L'amélioration des performances individuelles aide les employés à contribuer au succès de l'entreprise, mais elle contribue également à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. N'oubliez pas que le travail, en général, peut également avoir des effets sur la santé mentale ou physique d'une personne.
Lorsque les employés pensent que les personnes peu performantes sont tolérées sans conséquences, cela peut engendrer de la frustration et un environnement désagréable.
Lisez notre blog et découvrez les meilleurs moyens de motiver votre équipe pour qu'elle soit plus productive.
"J'ai doublé mon chiffre d'affaires grâce à Timeular et j'ai réussi à réduire de moitié mon temps de travail. Valdemar Alfred, propriétaire de Valdefar
Conclusion
Nous espérons que cet article vous a permis de mener à bien un processus complet de mesure de la productivité et qu'il vous aidera à améliorer la productivité de votre entreprise.
Gardez à l'esprit que les équipes ont des performances différentes au sein d'une entreprise et qu'il est donc impossible d'évaluer leur productivité globale sur la base des mêmes critères. Par exemple, ce qui fait le succès d'une équipe de marketing sera différent de ce que vous attendez d'une équipe de développement de logiciels.
En outre, certaines normes peuvent également différer selon que votre équipe travaille au bureau à temps plein ou à distance.
Cependant, il est essentiel de connaître les performances de vos employés pour évaluer le développement de votre entreprise et améliorer les résultats.