Jak mierzyć produktywność pracowników [PORADNIK]
Produktywnośćpracowników decyduje o tym, co firma i zespół mogą osiągnąć. Ostatecznie to ona decyduje o tym, czy firma odniesie sukces, czy nie.
Jeśli pełnisz rolę lidera, powyższe stwierdzenie nie jest żadną nowością, ponieważ zawsze szukasz formuły produktywności i ogólnej produktywności pracowników.
I choć możesz być zaznajomiony z mierzeniem produktywności pracowników i indywidualnych celów, czy wiesz, jak dokładnie mierzyć produktywność pracowników?
Zapoznaj się z tym artykułem, aby dowiedzieć się, jak to zrobić.
Śledzenie czasu wraz z zespołem pomaga zrozumieć, na co przeznaczany jest czas.
Czym jest produktywność zespołu?
Produktywność mierzy i wskazuje, jak dobrze radzi sobie zespół lub jednostka.
Zasadniczo jest to miara wydajności - pracownika, maszyny, systemu lub innych - w przekształcaniu danych wejściowych w dane wyjściowe.
Zazwyczaj można myśleć o stosunku wygenerowanych wyników (takich jak materiały marketingowe, osiągnięte cele itp.) do zainwestowanych nakładów (czas, zasoby itp.), aby określić stopień produktywności.
Ale jak mierzyć produktywność z większą precyzją? Skąd naprawdę możesz wiedzieć, czy Twój zespół jest produktywny i czy osiągniesz określone cele?
W przeciwieństwie do tego, co mogłoby się wydawać, mierzenie produktywności pracowników nie powinno wymagać dużej gimnastyki umysłowej, ale zbadajmy to dalej!
Przeczytaj również: Sposoby na zwiększenie produktywności pracowników
Jak mierzyć produktywność pracowników w miejscu pracy
Dokładne mierzenie produktywności pracowników jest kluczowym krokiem w zarządzaniu pracą, wraz z jej prawidłowym zrozumieniem.
Dane dotyczące produktywności stworzą dla Ciebie dokładny obraz i poinformują o produktywności, wydajności i ogólnej rentowności Twojej firmy.
W zależności od pracy zespołu istnieją różne sposoby mierzenia produktywności.
Mierząc produktywność zespołu, obliczasz , ile pracy zespół może wykonać w danym czasie, na przykład w ciągu miesiąca lub roku. Produktywność zespołu zależy od wielu czynników, takich jak wskaźniki KPI lub poziomy produktywności poszczególnych pracowników, a także ich umiejętności i wiedza.
Sprawdź to:
- Darmowe szablony kart czasu pracy
- Darmowe szablony harmonogramów
- Darmowe szablony rozliczanych godzin
Wiele innych czynników, takich jak komunikacja w zespole, środowisko pracy, kultura firmy i poziom motywacji, również ma ogromny wpływ na ich indywidualne wysiłki i samopoczucie.
Najlepsze metody śledzenia postępów i obliczania produktywności można znaleźć w wielu poradnikach, ale należy pamiętać, że każda firma i zespół są wyjątkowe. Najlepiej będzie, jeśli wybierzesz skuteczne sposoby, które najbardziej pasują do Twojego miejsca pracy.
Biorąc pod uwagę te różnice, oczywiste jest, że miary produktywności również będą się różnić.
Jeśli więc jesteś menedżerem próbującym zmierzyć produktywność swojego zespołu, zadaj sobie następujące pytania:
- Jaki rodzaj wydajności można określić jako produktywny?
- Czy istnieje limit sprzedaży lub produkcji, który zespół musi osiągnąć?
- Jakie są najważniejsze cele każdego zespołu?
Chociaż istnieje wiele sposobów na śledzenie produktywności zespołu, zobaczmy, jak można to zrobić.
1. Zarządzanie czasem w pracy
Zarządzanie czasem to proces organizowania, zarządzania i ustalania priorytetów. Idąc o krok dalej, aby proces ten był skuteczny, należy kontrolować swój czas i energię.
Powód, dla którego dobre relacje z czasem bezpośrednio wpływają na produktywność, można wydedukować bez żadnych zawiłości:
W ten sposób będziesz w stanie zmaksymalizować swój czas na określone zadania lub projekty, dzięki czemu możesz osiągnąć więcej w krótszym czasie lub po prostu szybciej osiągnąć określone cele.
Niezależnie od wielkości firmy, można monitorować produktywność pracowników w oparciu o sposób, w jaki zarządzają oni swoim czasem. Niektóre mniejsze zadania, takie jak sprawdzanie wiadomości e-mail, mogą nie być uważane za wystarczająco ważne, aby je śledzić. Liczby pokazują jednak, że jest dokładnie odwrotnie.
Według badania McKinsey Global Instituteśrednio 28% czasu pracy poświęcamy na korzystanie z poczty elektronicznej, sprawdzamy ją średnio 11 razy na godzinę, a 84% z nas ma ją otwartą w tle podczas pracy.
Podsumowując ten czas, czy możesz sobie wyobrazić, ile godzin spędza się na e-mailach w ciągu roku i nigdy nie są one śledzone, a zatem nigdy nie są rozliczane?
Uwaga: Nie sugerowałbym mierzenia produktywności poprzez ustalanie konkretnych limitów czasowych dla poczty elektronicznej, ale raczej zachęcanie pracowników do zwracania uwagi na czas spędzany na poczcie elektronicznej jako pierwszy krok.
Jak śledzenie czasu ułatwia zarządzanie czasem
Aby poprawić swoje umiejętności zarządzania czasemmożesz dodać śledzenie czasu do swojej rutyny lub dla swojego zespołu.
Jeśli ty i twoi pracownicy macie przeczucie, że musicie poprawić produktywność, ale nie wiecie od czego zacząć, śledzenie czasu spędzonego na wszystkich zadaniach może być pierwszym praktycznym krokiem.
"Podwoiłem swoje przychody dzięki Timeular i udało mi się zmniejszyć o połowę ilość pracy". Valdemar Alfred, właściciel Valdefar
Aplikacja do śledzenia czasu pracy będzie działać jako kalkulator produktywności pracowników bez ręcznej ingerencji. Będzie informować o Twoich decyzjach za pomocą danych dotyczących następujących kwestii:
- wydajność pracy, a także wydajność pracy;
- koszty pracy;
- rentowność firmy (w tym rentowność projektu);
- produktywnych godzin pracy pracowników;
- jeśli zadania powinny być przydzielane w inny sposób;
- prace administracyjne, które zajmują zbyt dużo czasu i wymagają automatyzacji.
Aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób śledzenie czasu pomaga w mierzeniu procesu produktywności, oto kilka funkcji Timeular, narzędzia do śledzenia czasu:
- Umożliwia automatyczne śledzenie czasu: rejestruje użycie aplikacji, strony internetowej i dokumentów, zapewniając 100% kontrolę i zgodność z RODO(uwaga: dane są przechowywane tylko lokalnie).
- Dzięki sztucznej inteligencji zapewnia automatyczne sugestie i przypomnienia, aby wypełnić kalendarz jednym kliknięciem na podstawie wydarzeń w kalendarzu.
- Jako system raportowania czasu pracy, bez wysiłku generuje raporty z trendami produktywności i wykorzystania aplikacji, dzięki czemu można zidentyfikować wzorce. Zrozumiesz wtedy, jak zwiększyć produktywność przed wdrożeniem innych zautomatyzowanych procesów.
- Śledzenie godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu umożliwia śledzenie godzin niepodlegających i podlegających rozliczeniu za pomocą jednego kliknięcia.
- Pozostaw śledzenie i śledzenie godzin pracy, w tym płatnych i chorobowych, można wykonać za pomocą żądań jednym kliknięciem i automatycznego obliczania nadgodzin.
A narzędzie do śledzenia produktywności może być nawet niezbędne, jeśli pracujesz zdalnie lub masz konfigurację hybrydową.
Pomiary produktywności zwiększą wydajność pracowników i dostarczą kluczowych informacji, dzięki którym projekty będą przebiegać sprawnie. Co więcej, może zapewnić większą odpowiedzialność wśród pracowników.
Aby dokładnie określić produktywność pracowników, trzeba wiedzieć, ile czasu poświęcono na wytworzenie całkowitej produkcji, i trzeba to wiedzieć jak najdokładniej.
Ciekawostka: Czy wiesz, że Timeular jest jedną z najlepszych aplikacji zwiększających produktywność?
2. Jakość kontra ilość
Steve Jobs już to powiedział, więc to nie ja:
"Jakość jest ważniejsza niż ilość. Jeden home run jest znacznie lepszy niż dwa dublety".
Nie zagłębiając się w akademickie definicje, ustalmy najpierw, co oznaczają jakość i ilość:
jakość to "jak dobre lub złe jest coś", co oznacza , że jakość jest miarą doskonałości
Ilość reprezentuje "ilość lub liczbę czegoś, zwłaszcza tego, co można zmierzyć", co oznacza , że ilość to zakres, rozmiar lub suma czegoś - wartość liczbowa.
Ale jak to wszystko ma się do pracy?
Kierownictwo dość często mierzy produktywność pracowników na podstawie ilości. Jednak ten sposób mierzenia produktywności jest ograniczający, zarówno dla wydajności pracownika, jak i dla ogólnej wydajności firmy.
Jeśli do tej pory mierzyłeś produktywność w standardowy sposób, oto kilka metod, z których możesz zacząć korzystać (więcej szczegółów omówię później):
wskaźniki wydajności, kontrole jakości, zadowolenie klientów i informacje zwrotne, wzajemne oceny, wskaźniki błędów, wydajność procesu pracy i wyniki, innowacyjność i możliwości doskonalenia.i możliwości doskonalenia.
Chcesz zrozumieć różnice między produktywnością a wydajnością dla większej jasności?
3. Jasne wskaźniki KPI i cele
Aby określić, czy zespół jest produktywny, można porównać, w jaki sposób pracownicy zrealizowali swoje cele zawodowe indywidualnie i jako zespół.
Sprawdź produktywność swojego zespołu, patrząc na jego cele i te, których nie udało mu się osiągnąć. Jest to jeden z powodów, dla których wyznaczanie celów jest niezbędne dla zespołuPozwoli ci to porównać oczekiwaną i rzeczywistą wydajność.
Jeśli zespół nie osiąga konsekwentnie swoich celów, skutecznym i bezpośrednim środkiem powinna być staromodna, dobrze wykonana i jasna komunikacja.
Pamiętaj, że zmuszanie pracowników do poświęcania większej liczby godzin na pracę nie świadczy o zwiększaniu produktywności; przynosi raczej efekt przeciwny do zamierzonego. Ilość czasu spędzonego w pracy to nie to samo, co liczba przepracowanych godzin.
Jak więc dalej postępować i co komunikować?
Powtórz ich cele i KPIS. Udowodniono, że pracownicy, którzy są lepiej zaznajomieni ze swoimi celami, są bardziej produktywni niż pracownicy, którzy są mniej poinformowani na ten temat.
Pracownik czuje głębszą więź ze swoją firmą i ma większe poczucie celu i przynależności, gdy wie , czego się od niego oczekuje.
Zwiększenie produktywności zespołu może być tak proste, jak przypomnienie mu o celach organizacji i podzielenie ich na mniejsze zadania.
- Sprawdź: Najlepsze podcasty o produktywności
4. Śledzenie wydajności
Śledzenie wydajności pracownika jest obiektywnym i praktycznym narzędziem do pomiaru jego produktywności.
Tak więc pomiar produktywności w tym przypadku można ocenić poprzez sprawdzenie (w zależności od roli):
cele sprzedażowe, oceny obsługi klienta, kamienie milowe projektu, naprawione błędy, jakość kodu, skuteczność strategii marketingowej i inne.
Należy pamiętać, że wiele czynników zewnętrznych może czasami prowadzić do słabych wyników, więc należy mieć holistyczne podejście do oceny.
Niemniej jednak śledzenie wyników obejmuje inne wskaźniki niż cele i jest znacznie łatwiejsze do zmierzenia. Na przykład uwzględnia to, czy pracownicy mają dobre relacje ze swoimi współpracownikami i przyczyniają się do rozwoju kultury organizacji.
5. Stosunek planowanych do wykonanych
Wskaźnik planowanych do wykonanych zadań mierzy procent zadań, które zostały wykonane w stosunku do tych, które zostały przydzielone.
Analizując wydajność pracowników w odniesieniu do danej listy zadań, można uzyskać dogłębny wgląd w możliwości zespołu i jego potencjał w zakresie produktywności.
Oprogramowanie zwiększające produktywność, takie jak Timeular, jest praktycznym narzędziem do uzyskiwania tych informacji.
Załóżmy, że Twój zespół ma dużo pracy w przygotowaniu. Muszą wykonać dziesięć zadań miesięcznie, aby dotrzymać terminów i wyznaczonych celów. Jeśli jednak byliby w stanie wykonać tylko pięć zadań miesięcznie, stosunek zadań zaplanowanych do wykonanych wyniósłby 50%.
W związku z tym, jeśli masz niski stosunek liczby zaplanowanych do wykonanych zadań, być może nadszedł czas, aby zatrudnić więcej członków zespołu w celu sfinalizowania obciążenia pracą, zmniejszyć bieżącą ilość pracy lub zmienić proces planowania, aby był wydajny.
WSKAZÓWKA: Użyj jednej z najlepszych aplikacji do śledzenia czasu pracowników aby mierzyć produktywność pracowników i zwiększać wydajność firmy.
Korzyści z mierzenia produktywności zespołu
A badanie przeprowadzone przez SHRM pokazuje, że 95% menedżerów jest niezadowolonych ze sposobu, w jaki ich firma przeprowadza oceny wyników.
Ta frustracja doprowadziła do tego, że niektóre firmy całkowicie zrezygnowały z corocznych przeglądów. Menedżerowie muszą jednak zrozumieć, jak ważna jest ocena roczna i jakie korzyści może przynieść zarówno pracownikowi, jak i firmie.
Oto lista czterech najważniejszych korzyści płynących z mierzenia produktywności i wydajności.
1. Umożliwia wzrost i rozwój pracowników
Menedżerowie, którzy nie mierzą dokładnie i starannie wydajności swoich pracowników, nie będą mieli kontaktu z sukcesami i porażkami swoich zespołów.
Zasadniczo uniemożliwia to przekazywanie konstruktywnych informacji zwrotnych i uzyskiwanie wyników. Bez wartościowej informacji zwrotnej pracownicy nie będą w stanie się doskonalić, rozwijać i rozwijać, a to sprawi, że pójdą dalej.
Być świetnym liderem, zwiększać satysfakcję pracowników i umożliwiać im ciągły rozwój w ramach swoich ról.
Według badania HBR.org na temat udzielania i otrzymywania informacji zwrotnych, 92% respondentów zgodziło się ze stwierdzeniem: "Negatywna (przekierowująca) informacja zwrotna, jeśli jest odpowiednio przekazana, skutecznie poprawia wyniki".
Prawda jest taka, że ludzie chcą wiedzieć, jak sobie radzą, aby wiedzieć, jak mogą się rozwijać. Dlatego też dokładny pomiar wydajności pracowników pomaga w dostarczaniu dokładnych, ukierunkowanych i konkretnych informacji zwrotnych, jeśli jest wykonywany prawidłowo.
2. Wyrównywanie celów
Praca bez konkretnego celu jest nudna. Każdy, kto pracuje bez konkretnego celu, czuje się sfrustrowany i pozbawiony motywacji.
Pracownicy osiągają lepsze wyniki, gdy mają cele, do których dążą i nad którymi pracują. Pomiar wydajności pracowników pozwoli każdemu menedżerowi dostosować i regulować te cele, zapewniając wgląd w to, czy ktoś osiąga dobre wyniki, czy nie.
Jednak ustalanie celów musi być rozmową o tym, czego potrzebuje firma i jak pracownik może się do tego przyczynić, a nie ustalane wyłącznie przez menedżerów bez wkładu pracowników.
Kiedy cele są ustalane bez wkładu pracowników lub danych dotyczących wydajności, mogą być zbyt ambitne i nie pozwolą firmie na rozwój. Może to również wypalić ludzi i sprawić, że poczują się pozbawieni motywacji. Z drugiej strony, gdy pracownicy mają zbyt łatwe cele, firma musi wykorzystać ich pełny potencjał.
Tak więc, jeśli prowadzisz zespół lub chcesz zbudować zespół o wysokiej wydajnościpowinieneś regularnie mierzyć wydajność pracowników i rozmawiać z nimi o ich projektach, celach i ambicjach.
W ten sposób jest mniej prawdopodobne, że będą mieli do czynienia z wypaleniem lub niezaangażowanymi zespołami i bardziej prawdopodobne, że będą mieli pracowników, którzy osiągają cele.
3. Redukcja kosztów
Gdy dokładnie śledzisz swój czas i mierzysz produktywność swojego zespołu, lepiej wiesz, w co powinieneś inwestować.
Co sprawia, że firma traci pieniądze?
Obliczając wydajność pracy na podstawie wskaźnika produkcji i pieniędzy zainwestowanych w proces produkcji, można zidentyfikować rzeczy, które wymagają większych lub mniejszych inwestycji.
Po przeanalizowaniu wszystkich informacji możesz być zaskoczony, ile pieniędzy możesz zaoszczędzić, śledząc i porównując wskaźniki produktywności w czasie lub mądrze inwestując gdzie indziej. Jest to jeden z najmądrzejszych najmądrzejszych sposobów na poprawę wydajności biznesowej
4. Stwórz uczciwą kulturę uznania
Niestety, wiele firm nie przywiązuje do tego wagi. Jeśli dokładnie mierzysz wydajność swojego zespołu, odpowiednio wynagradzasz pracowników awansami, wewnętrznymi zmianami ról lub innymi rzeczami.
Analizując wyniki każdego pracownika, można upewnić się, że sprawiedliwie wynagradzasz najlepszych, dając im uznanie, na które zasługują i wspierając słabszych. Poprawa indywidualnych wyników pomaga pracownikom przyczynić się do sukcesu firmy, ale także pomaga zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Należy pamiętać, że praca, ogólnie rzecz biorąc, może mieć również wpływ na czyjeś zdrowie psychiczne lub fizyczne.
Kiedy pracownicy uważają, że słabe wyniki są tolerowane bez konsekwencji, może to powodować frustrację i nieprzyjemne środowisko.
Przeczytaj nasz blog i poznaj najlepsze sposoby na zmotywowanie zespołu do większej produktywności
"Podwoiłem swoje przychody dzięki Timeular i udało mi się zmniejszyć o połowę ilość pracy". Valdemar Alfred, właściciel Valdefar
Wnioski
Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł ci w przeprowadzeniu dokładnego procesu pomiaru produktywności i pomógł zwiększyć produktywność twojej firmy.
Należy pamiętać, że różne zespoły osiągają różne wyniki w firmie, więc nie można ocenić ich ogólnej produktywności na podstawie tych samych kryteriów. Na przykład to, co sprawia, że zespół marketingowy odnosi sukcesy, będzie się różnić od tego, czego oczekujesz od zespołu programistów.
Co więcej, niektóre standardy mogą się różnić w zależności od tego, czy zespół pracuje w biurze w pełnym wymiarze godzin, czy zdalnie.
Jednak zrozumienie, jak dobrze radzą sobie pracownicy, jest niezbędne do oceny rozwoju firmy i poprawy wyników.