20 bästa tipsen för att spara tid och få saker gjorda
Har du någonsin känt att du inte har tillräckligt med tid för att hinna med allt under en dag? Mellan arbete, familj, hushållssysslor och fritidsaktiviteter kanske du ofta tänker: "Jag önskar att min dag hade 48 timmar!".
Om du känner igen dig i detta scenario, fortsätt läsa och upptäck de bästa tipsen för att spara tid och få allt gjort med tid över!
Att följa upp sin tid är ett av de bästa sätten att spara den
Identifiera och eliminera de uppgifter som slösar bort din tid. Börja redan idag!
Så här sparar du tid i ett nötskal
- Håll koll på din tid
- Använda tekniker för tidshantering
- Planera ditt arbete efter dina bästa timmar
- Batcha liknande uppgifter tillsammans
- Schemalägg dina raster
- Använd färdiga mallar
- Kom bort från distraktioner
- Förbered din dag, vecka eller månad i förväg
- Bestäm när du ska multitaska (och när du inte ska göra det)
- Lär dig att säga "nej"
- Delegera arbete
- Lösa problem direkt
- Begränsa antalet beslut du fattar
- Minska din konsumtion av sociala medier
- Skapa en personlig arbetsyta
- Anlita någon som kan hjälpa dig
- Skapa ett system för att hantera dina e-postmeddelanden
- Arbeta med dina förhalningsvanor
- Välj distansarbete när det är möjligt
- Digitalisera ditt liv
1. Håll koll på din tid
Du vet hur kaotisk en dag kan bli. "Överraskande" möten och samtal, mer tid än vanligt i trafiken och så vidare.
Alla dessa oförutsedda händelser kan göra att du tappar bort den tid du lägger på vissa uppgifter. Och hur kan du förhindra att det händer? Genom tidsspårning, naturligtvis.
När du organiserar ditt schema utifrån tid eliminerar du nästan alla risker för slöseri med tid, ökar din produktivitet och optimerar ditt arbete.
Du kan registrera din tid på två sätt: manuellt, med hjälp av manuella tidrapporter, eller digitalt, till exempel med hjälp av en app för tidrapportering.
Även om den manuella tekniken är enkel är den inte lika effektiv som den digitala. Genom att använda appar för tidsregistrering kan du identifiera luckor i ditt schema, se hur mycket tid du lägger på varje uppgift och använda denna information för att utnyttja din tid bättre i framtiden.
Att spåra din tid är ett av de bästa sätten att spara tid eftersom du kommer att veta var du spenderar och slösar bort den.
Värdefulla resurser:
Att följa upp sin tid är ett av de bästa sätten att spara den
Identifiera och eliminera de uppgifter som slösar bort din tid. Börja redan idag!
2. Använda tekniker för tidshantering
Att ha rätt kunskap om tekniker för tidshantering hjälper dig att uppnå mer med mindre tidsåtgång. Några av de tekniker du kan använda är:
- sätta upp realistiska mål;
- dela upp ditt arbete i mindre uppgifter;
- tidsblockering eller tidsboxning;
- prioritera uppgifter för effektivare arbete. Du kan använda kvadranterna i tidshanteringsmatrisen för att göra det;
- sätta deadlines för varje uppgift du behöver utföra.
Tidshantering är avgörande och en av de viktigaste mjuka färdigheterna du kan ha. Så se till att du använder din tid på ett klokt sätt. Hur du gör det? Genom att använda rätt metod för att hantera din tid.
Det finns flera metoder där ute, du kan lära dig de bästa teknikerna för tidshantering i vår blogg.
- Kolla in: Citat om tidshantering
Få en gratis kopia av e-boken och lär dig hur du kan utnyttja kraften i tidsregistrering.
3. Schemalägg ditt arbete under dina bästa timmar
Det här är ett av de bästa tipsen för att spara tid. Vi har alla den tid på dagen då vi vet att vi är som mest produktiva. För vissa människor kan det vara direkt när de vaknar. För andra precis innan de går och lägger sig.
Oavsett vilken tid du identifierar dig mest med bör du försöka planera ditt arbete eller dina svåraste uppgifter till den tiden. På så sätt garanterar du att din produktivitetsnivå är högre, vilket gör att du kan lägga mindre tid på samma mängd arbete.
4. Bunta ihop liknande uppgifter
I stället för att resa dig upp för att skriva ut ett dokument kan du samla alla dokument du behöver skriva ut och skriva ut dem på en gång.
Om du måste lämna ditt hus för att gå till snabbköpet, posten och frisören, varför inte lägga alla dessa aktiviteter på samma morgon och eftermiddag och göra dem på en gång?
Genom att dela upp liknande uppgifter i grupper kommer du att lägga mindre tid på var och en av dem. Lätt, eller hur?
5. Schemalägg dina raster
Det här är ett av de bästa tipsen för hur man kan arbeta smartare, inte hårdare.
Att ta pauser är viktigt för att hålla produktiviteten på en hög nivå. Men dessa stunder är ibland underskattade. För om du bara fortsätter att arbeta förlorar du väl ingen tid, eller hur? Detta kanske inte är sant.
Enligt vissa studier och undersökningar kan pauser hjälpa dig att förhindra beslutströtthet, återställa motivationen för långsiktiga mål, öka produktiviteten och förbättra kreativiteten. Alla dessa fördelar kommer med all säkerhet att leda till att du sparar tid under en arbetsdag.
Och vilken är den bästa tekniken för att schemalägga pauser? Om detta ämne skiljer sig åsikterna åt:
- en studie från University of Illinois visar att du bör ta en paus en gång i timmen;
- Pomodoro-tekniken rekommenderar att man arbetar i 25 minuter, följt av en paus på 3-5 minuter;
- I en artikel i Inc. Magazine rekommenderas pauser var 60 : e till 90:e minut.
Så vilken är den bästa tekniken? Allt handlar om vad som fungerar bäst för dig. Testa dem och upptäck det själv.
Läs också om detta: Alternativen till Pomodoro-tekniken.
6. Använd färdiga mallar
Att använda mallar kan vara en stor tidsbesparing. Tänk dig att du har en stor presentation på gång där du ska visa resultaten från den senaste trimestern.
Du behöver naturligtvis göra en PowerPoint-presentation. Vad tror du går snabbast: att skapa en presentation från grunden eller att använda en tidigare skapad mall som kan anpassas till flera tillfällen? Vi tror att du vet svaret på den här frågan.
Inte bara PowerPoint-presentationer utan även e-postmeddelanden, Word-dokument och Excel-filer: alla dessa kan vara tidsoptimerande om du har rätt mall att använda. Verktyg som skapare av e-postmallar kan vara särskilt användbara för att utforma professionella, återanvändbara e-postformat som sparar tid och upprätthåller enhetlighet i hela din kommunikation.
Lägg lite av din tid på att skapa mallar för dina dagliga arbetsuppgifter och se hur du kan spara tid.
- Ladda ner gratis
Mallar för tidsblockeringsschema
Fakturerbara timmar excel-mall
Håll koll på tiden med några sekunder per dag
Använd en enkel lösning för tidsregistrering för att identifiera och eliminera de uppgifter som slösar bort din tid. Börja redan idag!
7. Kom bort från distraktioner
Det här är ett av de bästa tipsen för att spara tid som du kan följa: kom bort från distraktioner.
En notis på Instagram. Ett samtal från din mamma. Ett mejl från den där irriterande försäljaren som försöker få dig att uppgradera ditt mobilabonnemang. Dessa små saker kan störa ditt arbetsflöde och göra att du förlorar arbetstid.
Enligt en studie från University of California tar det nästan 30 minuter att återfå fokus efter att ha blivit distraherad. Dessa 30 minuter, multiplicerat med flera distraktioner som du får under dagen, kan kulminera i flera förlorade timmar.
För att undvika den här situationen ska du undvika alla typer av distraktioner som du kan ha omkring dig. Ta med dig telefonen till ett annat rum och sätt den i tyst läge, sätt inte på TV:n och stäng av alla aviseringar på datorn. Detta hjälper dig att spara tid och bli mer produktiv.
8. Förbered din dag, vecka eller månad i förväg
Ett av de viktigaste tidsbesparande tipsen är att förbereda saker i förväg. Och det är uppenbart varför.
Genom att förbereda dina dagar, veckor eller månader i förväg sparar du dyrbar tid i beslutsfattande ögonblick eftersom besluten redan är fattade.
Några av de saker du kan förbereda och planera är:
- möten: förbered ett möte är ett av de bästa tipsen för att undvika att leda onödiga möten;
- arbetsuppgifter för dagen och veckan;
måltider; - träningsdagar;
- utrusning;
- väskor;
- resplaner för semester;
- etc
Gratis e-bok: Lär dig de bästa teknikerna för tidshantering
Få en gratis kopia av e-boken och lär dig hur du kan utnyttja kraften i tidsregistrering.
9. Bestäm när du ska multitaska (och när du inte ska göra det)
För det mesta är multitasking en produktivitetsfiende. När du försöker fokusera på flera viktiga uppgifter samtidigt kan det sluta med att du fattar dåliga beslut, överanstränger dig eller till och med begår allvarliga misstag.
Allt detta leder till att extra tid läggs på samma uppgifter. Multitasking är dock inte alltid dåligt. Du behöver bara välja rätt uppgifter att kombinera för att undvika att ha för mycket att hantera samtidigt.
Du kan till exempel lyssna på en produktivitetspodcast eller en projektledningspodcast, eller någon annan typ av podcast, medan du svarar på e-post. Eller till och med lyssna på en ljudbok medan du organiserar din dator.
Dessa parningar kommer inte att äventyra kvaliteten på ditt arbete och gör att du kan ägna dig åt två produktiva aktiviteter samtidigt.
Läs också om detta: Vad är kontextväxling?
10. Lär dig att säga "nej"
Det kanske är svårt att "smälta", men att säga "nej" är ett av de bästa sätten att spara tid.
Att säga ja till allt kan verka enkelt för att upprätthålla goda sociala och arbetsmässiga relationer. Men det kan också leda till utbrändhet och att man lägger tid på saker som man inte vill göra.
Vi kan alla hålla med om att tid som läggs på onödiga saker är dåligt använd tid. Din tid är värdefull och du bör behandla den på samma sätt.
Naturligtvis kan du inte säga nej i alla lägen, särskilt inte på jobbet. Men det finns flera tillfällen då du kan - och bör! Försök att förstå vad som är viktigt för dig och vad som är värt din tid.
När du har räknat ut detta blir det lättare att säga nej till mindre viktiga uppgifter och spara tid på det som är viktigt.
11. Delegera arbete
Det här tipset är guld värt för alla chefer, projektledare och teamledare som söker svar på hur de kan spara tid!
Om du har problem med att hantera din arbetsbelastning och om du har möjlighet att delegera vissa uppgifter: gör det bara!
Behöver du hjälp med den här processen? Då behöver du läsa vår guide om hur du delegerar uppgifter.
Du måste lita på ditt team och ge dem mer ansvar. Vad är annars fördelen med att leda ett team? Du behöver bara ge dem befogenheter. Annars kommer det att sluta med att du frågar dig själv "varför är jag så improduktiv?".
12. Löser problem direkt
En av de mest effektiva tidsbesparande teknikerna är att ta itu med problem så snart du ställs inför dem. Att vänta med att lösa ett problem kommer inte att få det att försvinna - tvärtom.
Att fördröja lösningen kan få en snöbollseffekt, där problemet blir större och tar ännu längre tid att lösa.
Så nu vet du: när du ställs inför ett problem ska du försöka lösa det direkt. Det sparar tid och gör dig mindre stressad.
13. Begränsa antalet beslut du fattar
Att fatta beslut tar tid (och, låt oss vara ärliga, energi). Och vi måste fatta dem varje dag, flera gånger om dagen.
Ett enkelt sätt att spara tid är att helt enkelt minimera antalet beslut som vi behöver fatta.
Skapa rutiner så att du alltid vet vad som är nästa steg. Skapa go-to outfits i förväg så att du inte förlorar för mycket tid på att bestämma vad du ska ha på dig varje morgon.
Skapa listor när du ska handla, så att du vet vad du ska köpa och inte slösar tid på att vandra runt i snabbköpen.
Det här är enkla tekniker som kan spara flera timmar varje dag eller vecka. Genom att göra detta sparar du tid och energi för att fatta snabba beslut i de viktigaste ögonblicken.
14. Minska din konsumtion av sociala medier
Det här är en självklarhet: oändligt scrollande på sociala medier är en stor tidsförlust. Sociala medier skapades för att vara beroendeframkallande, och vi faller alla lätt i den fällan.
Oavsett om det är för FOMO (Fear Of Missing Out), önskan att lära sig vad våra vänner håller på med eller bara för att vi inte har något annat att göra. Men det är viktigt att minimera dessa beteenden.
Här är några tips som du kan följa för att uppnå detta:
- stäng av dina notiser: att se en notis skapar en rusning i hjärnan, där vi bara måste veta vem som skickat vad och varför. Om du stänger av dina notiser "avaktiveras" denna rusning och behovet av att gå in på sociala medier minskar;
- lägg din telefon i ett annat rum: som ordspråket säger - ur sikte, ur sinne. När du inte har visuell kontakt med din telefon slutar det med att du nästan glömmer bort den. Detta hjälper dig att begränsa din tid på sociala medier;
- sätt upp regler och mål för dig själv: det här är en bra teknik för att uppnå högre produktivitet. Du måste göra en personlig överenskommelse med dig själv, där du lovar att du inte kommer att komma åt sociala medier förrän du har slutfört en viss uppgift. Gör det här under hela dagen och bli förvånad över hur mycket du kan få gjort!
15. Skapa en personlig arbetsyta
Vi kan alla hålla med om att det är mycket lättare att arbeta i ett utrymme där vi känner oss bekväma. Och detta blir ännu viktigare när du arbetar hemifrån.
Genom att skapa en personlig arbetsyta slipper du lägga tid på att bestämma var du ska arbeta och det kan öka produktiviteten och motivationen. Dessutom kan du få chansen att anpassa den efter din smak - det är en win-win-situation!
16. Anlita någon för att hjälpa dig
Har du uppgifter på ditt dagliga schema som inte behöver din personliga touch eller input? Om så är fallet, varför inte anlita någon för att utföra dem åt dig?
Att anlita en assistent (eller en virtuell assistent) kan ge dig tid att fokusera på viktigare uppgifter eller bara koppla av (vilket är lika viktigt). Om du får chansen att göra det, frågar vi: varför inte?
Delegering är ett av de fyra D:na i tidshantering. Ta reda på varför de fyra D:na är viktiga för din produktivitet .
17. Skapa ett system för att hantera dina e-postmeddelanden
Att skapa en process för att sortera dina e-postmeddelanden kan spara dig dyrbar tid varje dag, eftersom det här är en daglig uppgift som de flesta av oss behöver hantera. Och hur kan du göra det? Det finns några olika sätt:
- kolla din inkorg varje dag, två eller tre gånger om dagen, samtidigt;
- fastställa en tidsgräns för denna uppgift. 20-30 minuter, till exempel;
- automatisera svar när du kan göra det;
- använda en mall för att svara på dina e-postmeddelanden;
- radera alltid onödiga e-postmeddelanden.
Genom att implementera dessa tekniker och skapa en rutin av dem (fatta färre beslut, minns du nummer 12?) sparar du tid för viktigare uppgifter varje dag.
18. Arbeta med dina förhalningsvanor
Statistiken visar att 15-20% av alla vuxna prokrastinerar regelbundet. Det betyder att 15-20% av alla vuxna regelbundet skjuter upp sina viktiga uppgifter och slösar bort sin fritid på att göra i princip... ingenting.
Som vi tidigare sagt är din tid dyrbar och du bör alltid försöka använda den på bästa möjliga sätt. Om du känner igen dig i det här problemet kommer här några tips som du kan använda för att sluta skjuta upp saker:
- se till att din arbetsplats är fri från distraktioner;
- skapa ett belöningssystem för när du utför en viss uppgift;
- bryta ner komplexa uppgifter i små steg;
- ta pauser under hela dagen.
19. Välj distansarbete när det är möjligt
Vi har ett annat värdefullt tips som kan spara tid: distansarbete.
Distansarbete blev en realitet för större delen av världen 2020, och det har blivit en föredragen arbetsform för många arbetstagare idag.
En av de största fördelarna med distansarbete är den tid som sparas på pendling. Genom att arbeta hemma sparar du tid som du skulle ha tillbringat i trafiken och kan använda den till exempel till hushållssysslor eller till att helt enkelt förbereda din arbetsdag i lugn och ro.
Om ditt företag tillåter dig att arbeta på distans är vårt enda råd att göra det!
20. Digitalisera ditt liv
Vi lever i en digital värld. Och tendensen är att den blir alltmer digital. Så varför inte dra nytta av det?
Numera finns det flera saker du kan göra på din mobiltelefon eller dator som gör att du kan spara dyrbar tid i din dag.
Varför inte beställa matvaror på nätet i stället för att gå och handla? Istället för att gå till banken, varför inte använda en app och undvika långa köer?
Alla dessa val kan hjälpa dig att spara tid, så att du kan fokusera på viktigare uppgifter.
Upptäck de bästa programvarorna för automatisering av arbetsuppgifter som sparar tid.
Så här sparar du tid: 20 tidsbesparande tips
Nu vet du hur du kan spara tid, och det är viktigt att du gör det.
Att förbättra dina tidshanteringsvanor är avgörande för att spara tid, och genom att följa våra tips kommer du att kunna uppnå dessa mål på nolltid.
Slösa inte mer tid utan börja spara tid redan idag.
Du kanske är intresserad av: