I 20 migliori consigli per risparmiare tempo e fare le cose in fretta
Vi siete mai sentiti come se non aveste abbastanza tempo per fare tutto nella vostra giornata? Tra il lavoro, la famiglia, le faccende domestiche e le attività del tempo libero, vi capita spesso di pensare: "Vorrei che la mia giornata avesse 48 ore!".
Se vi riconoscete in questo scenario, continuate a leggere e scoprite i migliori consigli per risparmiare tempo e fare tutto con calma!
Tracciare il proprio tempo è uno dei modi migliori per risparmiarlo.
Identificate ed eliminate le attività che vi fanno perdere tempo. Iniziate oggi stesso!
Come risparmiare tempo in poche parole
- Traccia il tuo tempo
- Utilizzare tecniche di gestione del tempo
- Programmare il lavoro nelle ore di punta
- Raggruppamento di attività simili
- Programmare le pause
- Utilizzare modelli pronti
- Allontanarsi dalle distrazioni
- Preparare la giornata, la settimana o il mese in anticipo
- Decidere quando è opportuno fare multitasking (e quando non è opportuno farlo)
- Imparare a dire "no"
- Delegare il lavoro
- Risolvere subito i problemi
- Limitare il numero di decisioni da prendere
- Ridurre il consumo di social media
- Creare uno spazio di lavoro personale
- Assumete qualcuno che vi aiuti
- Creare un sistema per gestire le e-mail
- Lavorate sulle vostre abitudini di procrastinazione
- Scegliere il lavoro a distanza quando è possibile
- Digitalizzate la vostra vita
1. Traccia il tuo tempo
Sapete quanto può essere caotica una giornata. Riunioni e telefonate "a sorpresa", più tempo del solito dedicato al traffico e così via.
Tutti questi imprevisti possono farvi perdere di vista il tempo che state dedicando a determinate attività. E come si può evitare che ciò accada? Attraverso il monitoraggio del tempo, naturalmente.
Quando si organizza il proprio programma in base al tempo, si elimina quasi ogni possibilità di perdere tempo, si aumentano i livelli di produttività e si ottimizza il lavoro.
Ci sono due modi per tenere traccia del proprio tempo: manualmente, attraverso fogli di presenza manuali, o digitalmente, utilizzando ad esempio un'applicazione per il monitoraggio del tempo.
Anche se la tecnica manuale è semplice, non è altrettanto efficace di quella digitale. Utilizzando le applicazioni per il monitoraggio del tempo, è possibile individuare le lacune nella propria agenda, vedere quanto tempo si dedica a ciascun compito e utilizzare queste informazioni per utilizzare meglio il proprio tempo in futuro.
Tracciare il proprio tempo è uno dei modi migliori per risparmiare tempo, perché si sa dove si spende e dove si spreca.
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Tracciare il proprio tempo è uno dei modi migliori per risparmiarlo.
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2. Utilizzare tecniche di gestione del tempo
Conoscere bene le tecniche di gestione del tempo vi aiuterà a ottenere di più con meno tempo a disposizione. Alcune delle tecniche che potete utilizzare sono:
- fissare obiettivi realistici;
- dividere il lavoro in compiti più piccoli;
- blocco del tempo o timeboxing;
- stabilire le priorità dei compiti per lavorare in modo più efficiente. Per farlo, potete utilizzare i quadranti della matrice di gestione del tempo;
- fissare delle scadenze per ogni compito da svolgere.
La gestione del tempo è fondamentale ed è una delle più importanti soft skills che si possano avere. Assicuratevi quindi di impiegare il vostro tempo in modo saggio. Come? Utilizzando il metodo giusto per gestire il vostro tempo.
Ci sono diversi metodi in circolazione, potete conoscere le migliori tecniche di gestione del tempo nel nostro blog.
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3. Programmare il lavoro nelle ore di punta
Questo è uno dei migliori consigli per risparmiare tempo. Tutti noi abbiamo un momento della giornata in cui sappiamo di essere più produttivi. Per alcuni può essere appena svegli. Per altri, poco prima di andare a letto.
Indipendentemente da quello con cui vi identificate di più, dovreste cercare di programmare il vostro lavoro o i compiti più difficili in quell'orario. In questo modo, garantirete che i vostri livelli di produttività siano più elevati, consentendovi di dedicare meno tempo alla stessa quantità di lavoro.
4. Raggruppamento di attività simili
Invece di alzarsi per stampare un solo documento, è possibile raggruppare tutti i documenti da stampare e stamparli in una sola volta.
Se dovete uscire di casa per andare al supermercato, alla posta e dal parrucchiere, perché non programmare tutte queste attività per la stessa mattina e lo stesso pomeriggio e farle tutte insieme?
Accorpando compiti simili, si finisce per dedicare meno tempo a ciascuno di essi. Facile, no?
5. Programmare le pause
Questo è uno dei migliori consigli su come lavorare in modo più intelligente, non più difficile.
Le pause sono essenziali per mantenere alti i livelli di produttività. Tuttavia, questi momenti sono talvolta sottovalutati. Perché se si continua a lavorare non si perde tempo, giusto? Questo potrebbe non essere vero.
Secondo alcuni studi e sondaggi, le pause possono aiutare a prevenire l'affaticamento decisionale, a ripristinare la motivazione per gli obiettivi a lungo termine, ad aumentare la produttività e a migliorare la creatività. Tutti questi benefici si traducono sicuramente in un risparmio di tempo in una giornata lavorativa.
E qual è la tecnica migliore per programmare le pause? Su questo argomento le opinioni divergono:
- uno studio dell'Università dell'Illinois afferma che si dovrebbe fare una pausa ogni ora;
- la Tecnica del Pomodoro consiglia di lavorare per 25 minuti, seguiti da una pausa di 3-5 minuti;
- un articolo della rivista Inc. Magazine consiglia di fare pause ogni 60-90 minuti.
Quindi, qual è la tecnica migliore? Tutto dipende da quella che funziona meglio per voi. Provatele e scopritele da soli.
Leggi anche: Le alternative alla tecnica del Pomodoro.
6. Utilizzare modelli pronti
L'uso di modelli può far risparmiare molto tempo. Immaginate di avere una presentazione importante, in cui dovete mostrare i risultati dell'ultimo trimestre.
Naturalmente, dovete fare una presentazione in PowerPoint. Cosa pensate sia più veloce: creare una presentazione da zero o utilizzare un modello precedentemente creato che può essere adattato a diverse occasioni? Pensiamo che conosciate la risposta a questa domanda.
Non solo le presentazioni di PowerPoint, ma anche le e-mail, i documenti di Word e i file di Excel: tutti questi elementi possono ottimizzare il tempo se si dispone del modello giusto da utilizzare.
Dedicate un po' del vostro tempo alla creazione di modelli per le vostre attività quotidiane e vedrete la magia del risparmio di tempo.
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7. Allontanarsi dalle distrazioni
Questo è uno dei migliori consigli per risparmiare tempo che si possano seguire: allontanarsi dalle distrazioni.
Una notifica di Instagram. Una chiamata di vostra madre. Un'e-mail di quel fastidioso venditore che sta cercando di convincervi ad aggiornare il vostro piano di telefonia mobile. Queste piccole cose possono disturbare il vostro flusso di lavoro e farvi perdere tempo.
Secondo uno studio condotto dall'Università della California, dopo una distrazione occorrono quasi 30 minuti per ritrovare la concentrazione. Questi 30 minuti, moltiplicati per le varie distrazioni che si verificano durante la giornata, possono culminare in diverse ore perse.
Per evitare questa situazione, evitate tutti i tipi di distrazione che potreste avere intorno a voi. Portate il telefono in un'altra stanza e attivate la modalità silenziosa, non accendete la TV e disattivate tutte le notifiche del computer. Questo vi aiuterà a risparmiare tempo e a essere più produttivi.
8. Preparare la giornata, la settimana o il mese in anticipo
Uno dei consigli più importanti per risparmiare tempo è quello di preparare le cose in anticipo. Il motivo è ovvio.
Preparando le giornate, le settimane o i mesi in anticipo, si risparmia tempo prezioso nei momenti decisionali perché le decisioni sono già state prese.
Alcune delle cose che potete preparare e pianificare sono:
- riunioni: preparare una riunione è uno dei migliori consigli per evitare di condurre riunioni inutili;
- compiti di lavoro per la giornata e la settimana;
pasti; - giorni di allenamento;
- abiti;
- borse;
- itinerari di vacanza;
- ecc.
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9. Decidere quando è opportuno fare multitasking (e quando non è opportuno farlo)
Il più delle volte il multitasking è un nemico della produttività. Quando si cerca di concentrarsi su più compiti importanti contemporaneamente, si può finire per prendere decisioni sbagliate, sovraccaricarsi di lavoro o addirittura commettere gravi errori.
Tutto ciò porterà a dedicare più tempo a questi stessi compiti. Tuttavia, il multitasking non è sempre negativo. Basta scegliere i compiti giusti da abbinare per evitare di avere troppe cose da gestire contemporaneamente.
Ad esempio, potete ascoltare un podcast sulla produttività o sulla gestione dei progetti, o qualsiasi altro tipo di podcast, mentre rispondete alle e-mail. Oppure ascoltare un audiolibro mentre si organizza il computer.
Questi abbinamenti non comprometteranno la qualità del vostro lavoro e vi permetteranno di svolgere due attività produttive allo stesso tempo.
Leggete anche: Che cos'è il context switching?
10. Imparare a dire "no"
Può essere difficile da "digerire", ma dire "no" è uno dei modi migliori per risparmiare tempo.
Dire di sì a tutto può sembrare facile per mantenere buone relazioni sociali e lavorative. Tuttavia, può anche portare alla sindrome da burnout e a dedicare tempo a cose che non si vogliono fare.
Siamo tutti d'accordo sul fatto che spendere tempo in cose inutili è tempo speso male. Il vostro tempo è un bene prezioso e dovreste trattarlo allo stesso modo.
Naturalmente non si può dire di no in tutte le circostanze, soprattutto al lavoro. Ma ci sono diversi momenti in cui si può - e si deve! Cercate di capire cosa è importante per voi e cosa vale il vostro tempo.
Quando avrete capito questo, sarà più facile dire di no alle attività meno importanti e risparmiare tempo su quelle importanti.
11. Delegare il lavoro
Questo suggerimento è oro per tutti i manager, i project manager o i team leader che cercano una risposta a come risparmiare tempo!
Se avete problemi a gestire il vostro carico di lavoro e se avete la possibilità di delegare alcuni compiti: fatelo!
Avete bisogno di aiuto per questo processo? Allora dovete leggere la nostra guida su come delegare i compiti.
Dovete avere fiducia nel vostro team e dare loro maggiori responsabilità. Altrimenti, qual è il vantaggio di guidare un team? Dovete solo responsabilizzarli. Altrimenti, finirete per chiedervi: "Perché sono così improduttivo?".
12. Risolvere subito i problemi
Una delle tecniche più efficaci per risparmiare tempo è quella di affrontare i problemi non appena li si incontra. Aspettare di risolvere un problema non lo farà sparire, anzi.
Ritardare la risoluzione può avere un effetto a palla di neve, in cui il problema diventa più grande e richiede ancora più tempo per essere risolto.
Quindi ora lo sapete: quando vi trovate di fronte a un problema, cercate di risolverlo subito. Risparmierete tempo e sarete meno stressati.
13. Limitare il numero di decisioni da prendere
Prendere decisioni richiede tempo (e, siamo onesti, energia). E dobbiamo prenderle ogni giorno, più volte al giorno.
Un modo semplice per risparmiare tempo è ridurre al minimo il numero di decisioni da prendere.
Create delle routine, in modo da sapere quale sarà il vostro prossimo passo nella maggior parte dei casi. Create in anticipo i vostri abiti preferiti, in modo da non perdere troppo tempo a decidere cosa indossare ogni mattina.
Create delle liste quando andate a fare la spesa, così saprete cosa comprare e non perderete tempo a girovagare tra le code del supermercato.
Si tratta di tecniche semplici che possono far risparmiare diverse ore al giorno o alla settimana. In questo modo si risparmiano tempo ed energia per prendere decisioni rapide nei momenti più importanti.
14. Ridurre il consumo di social media
Questo è un dato di fatto: lo scrolling infinito sui social media è una grande perdita di tempo. I social media sono stati creati per creare dipendenza e tutti noi cadiamo facilmente in questa trappola.
Che sia per la FOMO (Fear Of Missing Out), per il desiderio di sapere cosa fanno i nostri amici o semplicemente perché non abbiamo altro da fare. Ma è importante ridurre al minimo questi comportamenti.
Ecco alcuni consigli che potete seguire per raggiungere questo obiettivo:
- spegnere le notifiche: vedere una notifica crea un'eccitazione nel nostro cervello, in cui abbiamo bisogno di sapere chi ci ha inviato cosa e perché. Se si spengono le notifiche, questo impulso viene "disattivato" e la necessità di accedere ai social media diminuisce;
- mettete il telefono in un'altra stanza: come dice il proverbio, lontano dagli occhi, lontano dal cuore. Quando non si ha un contatto visivo con il telefono, si finisce quasi per dimenticarsene. Questo vi aiuterà a limitare il tempo trascorso sui social media;
- Stabilite regole e obiettivi per voi stessi: questa è un'ottima tecnica per raggiungere livelli maggiori di produttività. Dovete fare un accordo personale con voi stessi, in cui vi impegnate a non accedere ai social media finché non avrete portato a termine un determinato compito. Fate questo durante la giornata e sorprendetevi di quanto riuscirete a fare!
15. Creare uno spazio di lavoro personale
Siamo tutti d'accordo che è molto più facile lavorare in uno spazio in cui ci sentiamo a nostro agio. E questo diventa ancora più importante quando si lavora da casa.
Creare uno spazio di lavoro personale elimina il tempo speso a decidere dove lavorare e può aumentare la produttività e i livelli di motivazione. Inoltre, avrete la possibilità di personalizzarlo secondo i vostri gusti: una situazione vantaggiosa per tutti!
16. Assumere qualcuno che vi aiuti
Avete dei compiti nella vostra agenda quotidiana che non hanno bisogno del vostro tocco personale o del vostro contributo? Se sì, perché non assumere qualcuno che le svolga al posto vostro?
Assumere un assistente (o un assistente virtuale) può darvi il tempo di concentrarvi su compiti più importanti o semplicemente di rilassarvi (altrettanto importante). Data la possibilità di farlo, ci chiediamo: perché no?
La delega è una delle quattro D della gestione del tempo. Scoprite perché le 4 D sono importanti per la vostra produttività.
17. Creare un sistema per gestire le e-mail
Creare un processo per la gestione delle e-mail può farvi risparmiare tempo prezioso ogni giorno, poiché si tratta di un'attività quotidiana che la maggior parte di noi deve affrontare. E come si può fare? Ci sono alcuni modi:
- controllare la posta in arrivo ogni giorno, due o tre volte al giorno, alla stessa ora;
- definire un limite di tempo per questo compito. 20-30 minuti, ad esempio;
- automatizzare le risposte quando è possibile farlo;
- utilizzare un modello per rispondere alle e-mail;
- eliminare sempre le e-mail non necessarie.
Implementando queste tecniche e creando una routine (prendendo meno decisioni, ricordate il numero 12?), risparmierete ogni giorno tempo da dedicare a compiti più importanti.
18. Lavorare sulle proprie abitudini di procrastinazione
Le statistiche mostrano che il 15-20% degli adulti procrastina regolarmente. Ciò significa che il 15-20% degli adulti rimanda regolarmente i compiti importanti e spreca il proprio tempo libero facendo sostanzialmente... nulla.
Come abbiamo già detto, il vostro tempo è prezioso e dovreste sempre cercare di impiegarlo nel modo migliore. Se vi riconoscete in questo problema, ecco alcuni consigli che potete utilizzare per smettere di procrastinare:
- assicuratevi che il vostro posto di lavoro sia privo di distrazioni;
- inventare un sistema di ricompense per quando si porta a termine un compito specifico;
- suddividere compiti complessi in piccoli passi;
- fare delle pause durante la giornata.
19. Scegliere il lavoro a distanza quando è possibile
Abbiamo un altro prezioso consiglio per farvi risparmiare tempo: il lavoro a distanza.
Il lavoro a distanza è diventato una realtà per la maggior parte del mondo nel 2020 ed è diventato un regime di lavoro preferito da molti lavoratori al giorno d'oggi.
Uno dei maggiori vantaggi del lavoro a distanza è il tempo risparmiato per gli spostamenti. Lavorando a casa, si risparmia il tempo che si sarebbe trascorso nel traffico e lo si può destinare alle faccende domestiche, ad esempio, o semplicemente a preparare la giornata lavorativa con maggiore tranquillità.
Se la vostra azienda vi permette di lavorare a distanza, il nostro unico consiglio è di farlo!
20. Digitalizzare la propria vita
Viviamo in un mondo digitale. E la tendenza è che diventi sempre più digitale. Quindi, perché non approfittarne?
Al giorno d'oggi, ci sono diverse cose che potete fare sul vostro cellulare o computer e che vi permetteranno di risparmiare tempo prezioso nella vostra giornata.
Ad esempio, perché non ordinare la spesa online invece di andare a fare la spesa? Invece di andare in banca, perché non usare l'app di home banking ed evitare una lunga fila?
Tutte queste scelte possono aiutarvi a risparmiare tempo, permettendovi di concentrarvi su compiti più importanti.
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Come risparmiare tempo: 20 consigli per risparmiare tempo
Ora sapete come risparmiare il vostro tempo ed è importante farlo.
Migliorare le abitudini di gestione del tempo è fondamentale per risparmiare tempo e, seguendo i nostri consigli, sarete in grado di raggiungere questi obiettivi in poco tempo.
Non perdete altro tempo e iniziate a risparmiare oggi stesso.
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