Begynd at spore tid for at identificere og eliminere de opgaver, der spilder din tid

De 20 bedste tips til at spare tid og få tingene gjort

Forfatter: Madalina Roman

29. juni 2022

Har du nogensinde følt, at du ikke har tid nok til at nå det hele i løbet af dagen? Mellem arbejde, familie, huslige pligter og fritidsaktiviteter tænker du måske ofte: "Jeg ville ønske, at min dag havde 48 timer!".

Hvis du kan nikke genkendende til dette scenarie, så læs videre og find de bedste tips til at spare tid og få alting gjort med tid til overs!

At spore din tid er en af de bedste måder at spare den på

Identificer og fjern de opgaver, der spilder din tid. Begynd i dag!

Sådan sparer du tid i en nøddeskal

Hold styr på din tid
Brug teknikker til tidsstyring
Planlæg dit arbejde omkring dine spidsbelastningsperioder
Batch lignende opgaver sammen
Planlæg dine pauser
Brug færdige skabeloner
Kom væk fra distraktioner
Forbered din dag, uge eller måned i forvejen
Beslut dig for, hvornår du skal multitaske (og hvornår du ikke skal gøre det)
Lær at sige "nej"
Uddelegér arbejde
Løs problemer med det samme
Begræns antallet af beslutninger, du træffer
Reducer dit forbrug af sociale medier
Skab et personligt arbejdsområde
Ansæt nogen til at hjælpe dig
Lav et system til at håndtere dine e-mails
Arbejd med dine overspringshandlinger
Vælg fjernarbejde, når det er muligt
Digitaliser dit liv

1. Hold styr på din tid

Du ved, hvor kaotisk en dag kan blive. "Overraskende" møder og opkald, mere tid end normalt brugt på trafik og så videre.

Alle disse uforudsete hændelser kan få dig til at miste overblikket over den tid, du bruger på bestemte opgaver. Og hvordan kan du forhindre det i at ske? Ved hjælp af tidsregistrering, selvfølgelig.

Når du organiserer din tidsplan omkring tid, eliminerer du næsten enhver chance for spildtid, øger din produktivitet og optimerer dit arbejde.

Der er to måder, du kan registrere din tid på: manuelt ved hjælp af timesedler eller digitalt ved hjælp af f.eks. en tidsregistreringsapp.

Selv om den manuelle teknik er enkel, er den ikke så effektiv som den digitale. Ved at bruge tidsregistreringsapps kan du identificere huller i din tidsplan, se hvor meget tid du bruger på hver opgave og bruge disse oplysninger til at udnytte din tid bedre i fremtiden.

At spore din tid er en af de bedste måder at spare tid på, fordi du vil vide, hvor du bruger og spilder den.

Værdifulde ressourcer:

At spore din tid er en af de bedste måder at spare den på

Identificer og fjern de opgaver, der spilder din tid. Begynd i dag!

2. Brug teknikker til tidsstyring

Den rette viden om tidsstyringsteknikker vil hjælpe dig med at opnå mere med mindre tidsforbrug. Nogle af de teknikker, du kan bruge, er:

sætte realistiske mål;
at dele dit arbejde op i mindre opgaver;
tidsblokering eller timeboxing;
Prioriter opgaver for at arbejde mere effektivt. Du kan bruge tidsstyringsmatrixens kvadranter til at gøre det;
Sæt deadlines for hver opgave, du skal udføre.

Tidsstyring er afgørende og en af de vigtigste bløde færdigheder, du kan have. Så sørg for, at du bruger din tid fornuftigt. Hvordan gør du det? Ved at bruge den rigtige metode til at styre din tid.

Der er flere metoder derude, og du kan læse om de bedste teknikker til tidsstyring på vores blog.

Tjek det ud: Citater om tidsstyring

Gratis e-bog: Lær de bedste teknikker til tidsstyring

Få en gratis kopi af e-bogen og lær, hvordan du udnytter kraften i tidsregistrering.

3. Planlæg dit arbejde omkring dine spidsbelastningsperioder

Dette er et af de bedste tips til at spare tid. Vi har alle et tidspunkt på dagen, hvor vi ved, at vi er mest produktive. For nogle mennesker kan det være lige når de vågner. For andre lige før de går i seng.

Uanset hvilket tidspunkt du identificerer dig mest med, bør du forsøge at planlægge dit arbejde eller dine sværeste opgaver omkring det tidspunkt. På den måde garanterer du, at din produktivitet er højere, så du kan bruge mindre tid på den samme mængde arbejde.

4. Læg lignende opgaver sammen

I stedet for at rejse dig for at udskrive et dokument, kan du samle alle de dokumenter, du skal udskrive, og udskrive dem på én gang.

Hvis du er nødt til at forlade dit hus for at gå i supermarkedet, på posthuset og til frisøren, hvorfor så ikke planlægge alle disse aktiviteter til samme morgen og eftermiddag og gøre dem alle sammen på én gang?

Ved at samle ensartede opgaver ender du med at bruge mindre tid på hver enkelt af dem. Det er nemt, ikke?

5. Planlæg dine pauser

Dette er et af de bedste tips til , hvordan man arbejder smartere, ikke hårdere.

Pauser er afgørende for at holde produktivitetsniveauet højt. Men disse øjeblikke bliver nogle gange undervurderet. For hvis du bare fortsætter med at arbejde, mister du ikke tid, vel? Det er måske ikke helt sandt.

Ifølge nogle studier og undersøgelser kan pauser hjælpe dig med at forebygge beslutningstræthed, genskabe motivationen for langsigtede mål, øge produktiviteten og forbedre kreativiteten. Alle disse fordele vil helt sikkert føre til sparet tid i løbet af en arbejdsdag.

Og hvilken er den bedste teknik til at planlægge pauser? Om dette emne er der forskellige meninger:

En undersøgelse fra University of Illinois viser, at du bør holde en pause hver time;
Pomodoro-teknikken anbefaler, at man arbejder i 25 minutter efterfulgt af en pause på 3-5 minutter;
En artikel i Inc. Magazine anbefaler pauser hvert 60. til 90. minut.

Så hvilken er den bedste teknik? Det kommer an på, hvad der fungerer bedst for dig. Prøv dem og find selv ud af det.

Læs også her: Alternativerne til Pomodoro-teknikken.

6. Brug færdige skabeloner

At bruge skabeloner kan være en stor tidsbesparelse. Forestil dig, at du snart skal holde en stor præsentation, hvor du skal vise resultaterne af det sidste trimester.

Du skal selvfølgelig lave en PowerPoint-præsentation. Hvad tror du vil være hurtigst: at lave en præsentation fra bunden eller at bruge en skabelon, der er lavet tidligere, og som kan tilpasses til flere lejligheder? Vi tror, du kender svaret på dette spørgsmål.

Ikke kun PowerPoint-præsentationer, men også e-mails, Word-dokumenter og Excel-filer: De kan alle være tidsoptimerende, hvis du har den rigtige skabelon at bruge.

Brug lidt af din tid på at oprette skabeloner til dine daglige opgaver, og se, hvordan du kan spare tid.

Download gratis

Skabeloner til tidsbegrænsede skemaer

Skabelon til fakturerbare timer i Excel

Følg tiden med nogle få sekunder om dagen

Brug en ubesværet tidsregistreringsløsning til at identificere og eliminere de opgaver, der spilder din tid. Begynd i dag!

7. Kom væk fra distraktioner

Dette er et af de bedste tips til at spare tid, som du kan følge: Kom væk fra distraktioner.

En besked fra Instagram. Et opkald fra din mor. En e-mail fra den irriterende sælger, som prøver at få dig til at opgradere dit mobilabonnement. Disse små ting kan forstyrre dit workflow og få dig til at miste arbejdstid.

Ifølge en undersøgelse foretaget af University of California tager det næsten 30 minutter at genfinde fokus, når man er blevet distraheret. Disse 30 minutter, ganget med flere distraktioner, du får i løbet af dagen, kan kulminere i flere tabte timer.

For at undgå denne situation skal du undgå alle former for distraktioner, du måtte have omkring dig. Tag din telefon med ind i et andet rum og sæt den på lydløs, lad være med at tænde for tv'et, og slå alle notifikationer fra din computer fra. Det vil hjælpe dig med at spare tid og være mere produktiv.

8. Forbered din dag, uge eller måned i forvejen

Et af de vigtigste tidsbesparende tips er at forberede tingene på forhånd. Og det er indlysende hvorfor.

Ved at forberede dine dage, uger eller måneder i forvejen sparer du dyrebar tid i beslutningsøjeblikkene, fordi beslutningerne er truffet på forhånd.

Nogle af de ting, du kan forberede og planlægge, er:

møder: at forberede et møde er et af de bedste tips til at undgå at lede spildte møder;
arbejdsopgaver for dagen og ugen;
måltider;
Træningsdage;
Udstyr;
tasker;
ferieplaner;
osv.

Gratis e-bog: Lær de bedste teknikker til tidsstyring

Få en gratis kopi af e-bogen og lær, hvordan du udnytter kraften i tidsregistrering.

9. Beslut dig for, hvornår du skal multitaske (og hvornår du ikke skal gøre det)

Det meste af tiden er multitasking en produktivitetsfjende. Når du prøver at fokusere på flere vigtige opgaver på én gang, kan du ende med at træffe dårlige beslutninger, overanstrenge dig eller endda begå alvorlige fejl.

Det vil alt sammen føre til, at man bruger ekstra tid på de samme opgaver. Multitasking er dog ikke altid dårligt. Du skal bare vælge de rigtige opgaver, så du undgår at have for meget at se til på samme tid.

Du kan f.eks. lytte til en produktivitetspodcast eller en projektledelsespodcast eller en hvilken som helst anden type podcast, mens du besvarer e-mails. Eller endda lytte til en lydbog, mens du organiserer din computer.

Disse kombinationer vil ikke gå ud over kvaliteten af dit arbejde og vil give dig mulighed for at deltage i to produktive aktiviteter på samme tid.

Læs også her: Hvad er context switching?

10. Lær at sige "nej"

Det kan være svært at "fordøje", men at sige "nej" er en af de bedste måder at spare tid på.

Det kan virke nemt at sige ja til alt for at opretholde gode sociale og arbejdsmæssige relationer. Men det kan også føre til udbrændthed og til, at man bruger tid på ting, man ikke har lyst til at gøre.

Vi kan alle blive enige om, at det er dårlig tid at bruge tid på unødvendige ting. Din tid er en værdifuld ting, og du bør behandle den på samme måde.

Selvfølgelig kan du ikke sige nej under alle omstændigheder, især ikke på arbejdet. Men der er flere øjeblikke, hvor du kan - og bør! Prøv at forstå, hvad der er vigtigt for dig, og hvad der er din tid værd.

Når du har styr på det, bliver det lettere at sige nej til mindre vigtige opgaver og spare tid på det, der betyder noget.

11. Uddelegér arbejde

Dette tip er guld værd for alle ledere, projektledere eller teamledere, der leder efter et svar på, hvordan de kan spare tid!

Hvis du har problemer med at styre din arbejdsbyrde, og hvis du har mulighed for at uddelegere nogle opgaver: Bare gør det!

Har du brug for hjælp til denne proces? Så skal du læse vores guide til , hvordan du uddelegerer opgaver.

Du er nødt til at stole på dit team og give dem mere ansvar. Hvad er ellers fordelen ved at lede et team? Du skal bare styrke dem. Ellers ender du med at spørge dig selv: "Hvorfor er jeg så uproduktiv?".

12. Løser problemer med det samme

En af de mest effektive tidsbesparende teknikker er at tage fat på problemerne, så snart man står over for dem. At vente med at løse et problem får det ikke til at forsvinde - tværtimod.

At udskyde løsningen kan have en sneboldeffekt, hvor problemet bliver større og tager endnu længere tid at løse.

Så nu ved du det: Når du står over for et problem, så prøv at løse det med det samme. Det vil spare dig tid og gøre dig mindre stresset.

13. Begræns antallet af beslutninger, du træffer

At træffe beslutninger tager tid (og, lad os være ærlige, energi). Og vi er nødt til at træffe dem hver dag, flere gange om dagen.

En enkel måde at spare tid på er simpelthen at minimere antallet af beslutninger, vi skal træffe.

Skab rutiner, så du ved, hvad dit næste skridt vil være på de fleste tidspunkter. Lav go-to outfits på forhånd, så du ikke mister for meget tid på at beslutte, hvad du skal have på hver morgen.

Lav lister, når du køber ind, så du ved, hvad du skal købe, og ikke spilder tiden med at gå rundt i supermarkedshallerne.

Det er enkle teknikker, som kan spare flere timer hver dag eller uge. Det sparer tid og energi til at træffe hurtige beslutninger i de vigtigste øjeblikke.

14. Reducer dit forbrug af sociale medier

Dette er en selvfølge: endeløs scrolling på sociale medier er en stor tidsrøver. Sociale medier er skabt til at være vanedannende, og vi falder alle let i den fælde.

Uanset om det er på grund af FOMO (Fear Of Missing Out), ønsket om at finde ud af, hvad vores venner laver, eller bare fordi vi ikke har andet at lave. Men det er vigtigt at minimere denne adfærd.

Her er et par tips, du kan følge for at opnå dette:

Sluk for dine notifikationer: Når vi ser en notifikation, skaber det et sus i vores hjerner, hvor vi bare skal vide, hvem der har sendt hvad og hvorfor. Hvis du slukker for dine notifikationer, bliver dette sus "deaktiveret", og behovet for at gå ind på de sociale medier mindskes;
Læg din telefon i et andet rum: Som ordsproget siger - ude af øje, ude af sind. Når du ikke har visuel kontakt med din telefon, ender du næsten med at glemme den. Det vil hjælpe dig med at begrænse din tid på de sociale medier;
Sæt regler og mål for dig selv: Dette er en fantastisk teknik til at opnå større produktivitet. Du skal lave en personlig aftale med dig selv, hvor du lover ikke at gå på de sociale medier, før du er færdig med en bestemt opgave. Gør det i løbet af dagen, og bliv overrasket over, hvor meget du kan få gjort!

15. Opret et personligt arbejdsområde

Vi kan alle blive enige om, at det er meget nemmere at arbejde i et rum, hvor vi føler os godt tilpas. Og det bliver endnu vigtigere, når man arbejder hjemmefra.

Ved at skabe et personligt arbejdsområde slipper du for at bruge tid på at beslutte, hvor du skal arbejde, og det kan øge produktiviteten og motivationen. Desuden kan du få mulighed for at tilpasse det til din smag - det er en win-win-situation!

16. Ansæt nogen til at hjælpe dig

Har du opgaver i dit daglige skema, som ikke har brug for dit personlige præg eller input? Hvis ja, hvorfor så ikke hyre nogen til at udføre dem for dig?

At ansætte en assistent (eller en virtuel assistent) kan give dig tid til at fokusere på vigtigere opgaver eller bare slappe af (hvilket er lige så vigtigt). Hvis du har mulighed for at gøre det, spørger vi: Hvorfor ikke?

Uddelegering er et af de fire D'er i tidsstyring. Find ud af , hvorfor de 4 D'er er vigtige for din produktivitet .

17. Lav et system til at håndtere dine e-mails

At skabe en proces for sortering af dine e-mails kan spare dig dyrebar tid hver dag, da det er en daglig opgave, som de fleste af os er nødt til at løse. Og hvordan kan du gøre det? Der er et par måder:

Tjek din indbakke hver dag, to eller tre gange om dagen, på samme tid;
Definer en tidsgrænse for denne opgave. 20-30 minutter, for eksempel;
Automatiser svar, når du kan gøre det;
Brug en skabelon til at besvare dine e-mails;
Slet altid unødvendige e-mails.

Ved at implementere disse teknikker og skabe en rutine ud af dem (træffe færre beslutninger, husker du nummer 12?), vil du spare tid til vigtigere opgaver hver dag.

18. Arbejd med dine overspringshandlinger

Statistikker viser, at 15-20% af alle voksne udskyder deres arbejde regelmæssigt. Det betyder, at 15-20% af de voksne regelmæssigt udsætter deres vigtige opgaver og spilder deres fritid på at lave stort set... ingenting.

Som vi tidligere har sagt, er din tid dyrebar, og du bør altid forsøge at bruge den på den bedst mulige måde. Hvis du kan nikke genkendende til dette problem , får du her et par tips til at holde op med at udsætte tingene:

Sørg for, at din arbejdsplads er fri for distraktioner;
Lav et belønningssystem for, hvornår du udfører en bestemt opgave;
opdele komplekse opgaver i små trin;
Hold pauser i løbet af dagen.

19. Vælg fjernarbejde, når det er muligt

Vi har endnu et værdifuldt tip, der kan spare dig tid: fjernarbejde.

Fjernarbejde blev en realitet for det meste af verden i 2020, og det er blevet en foretrukken arbejdsform for mange arbejdstagere i dag.

En af de største fordele ved fjernarbejde er den tid, man sparer på at pendle. Når du arbejder hjemme, sparer du tid, som du ellers ville have brugt i trafikken, og kan bruge den på f.eks. huslige pligter eller bare på at forberede din arbejdsdag med mere ro.

Hvis din virksomhed giver dig mulighed for at arbejde hjemmefra, er vores eneste råd at gøre det!

20. Digitaliser dit liv

Vi lever i en digital verden. Og tendensen er, at den bliver stadig mere digital. Så hvorfor ikke drage fordel af det?

I dag er der flere ting, du kan gøre på din mobiltelefon eller computer, som giver dig mulighed for at spare dyrebar tid i din dag.

Hvorfor ikke bestille dagligvarer online i stedet for at gå i supermarkedet? Hvorfor ikke bruge homebanking-appen i stedet for at gå i banken og undgå en lang kø?

Alle disse valg kan hjælpe dig med at spare tid, så du kan fokusere på vigtigere opgaver.

Opdag den bedste software til automatisering af opgaver, som vil spare dig tid.

Sådan sparer du tid: 20 tidsbesparende tips

Nu ved du, hvordan du kan spare tid, og det er vigtigt at gøre det.

Forbedring af dine tidsstyringsvaner er afgørende for at spare tid, og ved at følge vores tips kan du nå disse mål på ingen tid.

Spild ikke mere tid, og begynd at spare tid i dag.

Du er måske interesseret i: