Die 20 besten Tipps zum Zeitsparen und zur Erledigung von Aufgaben
Hattest du schon einmal das Gefühl, dass du nicht genug Zeit hast, um alles am Tag zu erledigen? Zwischen Arbeit, Familie, Hausarbeit und Freizeitaktivitäten denkst du vielleicht oft: "Ich wünschte, mein Tag hätte 48 Stunden!".
Wenn du dich mit diesem Szenario identifizieren kannst, lies weiter und entdecke die besten Tipps, um Zeit zu sparen und alles zu erledigen, ohne Zeit zu verlieren!
Die Erfassung deiner Zeit ist eine der besten Möglichkeiten, sie zu sparen
Ermittle und beseitige die Aufgaben, die deine Zeit vergeuden. Beginne heute!
Wie du Zeit sparen kannst, in Kürze
- Erfasse deine Zeit
- Wende Zeitmanagementtechniken an
- Plane deine Arbeit um deine Stoßzeiten herum
- Bearbeite ähnliche Aufgaben zusammen
- Plane deine Pausen
- Verwende fertige Vorlagen
- Halte dich von Ablenkungen fern
- Bereite deinen Tag, deine Woche oder deinen Monat im Voraus vor
- Entscheide, wann du Multitasking betreiben solltest (und wann nicht)
- Lerne, "Nein" zu sagen
- Delegiere Arbeit
- Löse Probleme sofort
- Begrenze die Anzahl der Entscheidungen, die du triffst
- Reduziere deinen Konsum sozialer Medien
- Schaffe dir einen persönlichen Arbeitsbereich
- Stelle jemanden ein, der dir hilft
- Erstelle ein System für die Bearbeitung deiner E-Mails
- Arbeite an deinen Aufschiebegewohnheiten
- Wähle, wenn möglich, die Arbeit im Homeoffice
- Digitalisiere dein Leben
1. Erfasse deine Zeit
Du weißt, wie chaotisch ein Tag werden kann. "Überraschungs"-Meetings und Anrufe, mehr Zeit als üblich auf der Straße, und so weiter.
All diese unvorhergesehenen Ereignisse können dazu führen, dass man den Überblick über die Zeit verliert, die man für bestimmte Aufgaben aufwendet. Und wie kannst du das verhindern? Durch Zeiterfassung natürlich.
Wenn du deinen Zeitplan um die Zeit herum organisierst, eliminierst du praktisch jede Chance, Zeit zu verschwenden. Du steigerst deine Produktivitätsniveaus und optimierst deine Arbeit.
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie du deine Zeit erfassen kannst: manuell, mit einer Uhr oder einem Notizbuch, oder digital, zum Beispiel mit einer Zeiterfassungs-App.
Auch wenn die manuelle Methode einfach ist, ist sie nicht so effektiv wie die digitale. Durch die Verwendung von Zeiterfassungs-Apps kannst du Lücken in deinem Zeitplan erkennen. Du siehst, wie viel Zeit du für jede Aufgabe aufwendest, und du kannst diese Informationen nutzen, um deine Zeit in Zukunft besser zu nutzen.
Die Erfassung deiner Zeit ist eine der besten Möglichkeiten, Zeit zu sparen, weil du weißt, wo du sie verbringst und verschwendest.
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2. Wende Zeitmanagementtechniken an
Mit dem richtigen Wissen über Zeitmanagementtechniken kannst du mit weniger Zeitaufwand mehr erreichen. Einige der Techniken, die du anwenden kannst, sind:
- Realistische Ziele setzen;
- Deine Arbeit in kleinere Aufgaben zu unterteilen;
- Zeitblockierung oder Timeboxing;
- Aufgaben für effizienteres Arbeiten zu priorisieren. Dazu kannst du die Quadranten der Zeitmanagement-Matrix verwenden;
- Für jede Aufgabe, die du erledigen musst, eine Frist setzen.
Zeitmanagement ist von entscheidender Bedeutung und eine der wichtigsten Soft Skills, die man haben kann. Sorge also dafür, dass du deine Zeit sinnvoll nutzt. Wie das geht? Indem du die richtige Methode für dein Zeitmanagement anwendest.
Es gibt verschiedene Methoden, die besten Zeitmanagementtechniken kannst du in unserem Blog kennenlernen.
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3. Plane deine Arbeit um deine Stoßzeiten herum
Dies ist einer der besten Tipps, um Zeit zu sparen. Wir alle haben eine Tageszeit, von der wir wissen, dass wir am produktivsten sind. Für manche Menschen ist diese Zeit direkt nach dem Aufwachen. Andere sind kurz vor dem Schlafengehen am produktivsten.
Unabhängig davon, womit du dich am meisten identifizierst, solltest du versuchen, deine Arbeit oder die schwierigsten Aufgaben um diese Zeit herum zu planen. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass deine Produktivität höher ist und du weniger Zeit für die gleiche Menge an Arbeit aufwenden musst.
4. Erledige ähnliche Aufgaben zusammen
Anstatt aufzustehen, um ein Dokument zu drucken, sammle alle Dokumente, die du drucken musst, und drucke sie auf einmal.
Wenn du dein Haus verlassen musst, um zum Supermarkt, zur Post und zum Friseur zu gehen, warum planst du dann nicht alle diese Aktivitäten für denselben Vormittag und Nachmittag ein und erledigst alles auf einmal?
Indem du ähnliche Aufgaben zusammenfasst, verbringst du weniger Zeit mit jeder einzelnen Aufgabe. Einfach, nicht wahr?
5. Plane deine Pausen
Dies ist einer der besten Tipps, wie man intelligenter und nicht härter arbeiten kann.
Pausen sind wichtig, um das Produktivitätsniveau hoch zu halten. Allerdings werden diese Momente manchmal unterschätzt. Denn wenn man einfach weiterarbeitet, verliert man ja keine Zeit, oder? Das stimmt vielleicht nicht.
Einigen Studien und Umfragen zufolge können Pausen dazu beitragen, Entscheidungsmüdigkeit zu vermeiden, die Motivation für langfristige Ziele wiederherzustellen, die Produktivität zu steigern und die Kreativität zu verbessern. All diese Vorteile führen sicherlich zu einer Zeitersparnis an einem Arbeitstag.
Und welches ist die beste Technik, um Pausen zu planen? Zu diesem Thema gehen die Meinungen auseinander:
- Eine Studie der Universität von Illinois besagt, dass man jede Stunde eine Pause einlegen sollte;
- Die Pomodoro-Technik empfiehlt eine Arbeitsdauer von 25 Minuten, gefolgt von einer 3-5-minütigen Pause;
- Ein Artikel des Inc. Magazine rät zu Pausen alle 60 bis 90 Minuten.
Welche ist also die beste Technik? Es kommt ganz darauf an, was für dich am besten funktioniert. Probiere sie aus und finde es selbst heraus.
Lies auch: Die Alternativen zur Pomodoro-Technik
6. Verwende fertige Vorlagen
Die Verwendung von Vorlagen kann eine große Zeitersparnis mit sich bringen. Stell dir vor, du hast eine große Präsentation vor dir, bei der du die Ergebnisse des letzten Trimesters präsentieren musst.
Du musst eine PowerPoint-Präsentation erstellen. Was glaubst du, geht am schnellsten: eine Präsentation von Grund auf zu erstellen oder eine bereits erstellte Vorlage zu verwenden, die für verschiedene Gelegenheiten angepasst werden kann? Wir glauben, du kennst die Antwort darauf.
Nicht nur PowerPoint-Präsentationen, sondern auch E-Mails, Word-Dokumente und Excel-Dateien: Du kannst überall Zeit sparen, wenn du die richtige Vorlage dafür hast.
Verbringe ein wenig Zeit damit, Vorlagen für deine täglichen Aufgaben zu erstellen, und erlebe die Magie der Zeitersparnis.
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7. Halte dich von Ablenkungen fern
Dies ist einer der besten Tipps, um Zeit zu sparen, den du befolgen kannst: Vermeide Ablenkungen.
Eine Instagram-Benachrichtigung. Ein Anruf von deiner Mutter. Eine E-Mail von dem nervigen Verkäufer, der dich dazu bringen will, deinen Handytarif zu erweitern. Diese kleinen Dinge können deinen Arbeitsablauf stören und dazu führen, dass du Arbeitszeit verlieren.
Laut einer Studie der University of California dauert es fast 30 Minuten, bis man sich wieder konzentrieren kann, nachdem man abgelenkt wurde. Diese 30 Minuten, multipliziert mit den verschiedenen Ablenkungen, die du im Laufe des Tages erhältst, können zu mehreren verlorenen Stunden führen.
Um dies zu vermeiden, solltest du alle Arten von Ablenkungen vermeiden, die dich umgeben könnten. Bringe dein Telefon in einen anderen Raum und schalte es auf lautlos, schalte den Fernseher nicht ein und deaktiviere alle Computerbenachrichtigungen. So kannst du Zeit sparen und produktiver sein.
8. Bereite deinen Tag, deine Woche oder deinen Monat im Voraus vor
Einer der wichtigsten Zeitspar-Tipps ist, Dinge im Voraus vorzubereiten. Und es ist offensichtlich, warum.
Wenn du deine Tage, Wochen oder Monate im Voraus vorbereitest, sparst du in den Momenten, in denen du Entscheidungen treffen musst, wertvolle Zeit, da die Entscheidungen bereits getroffen wurden.
Einige Dinge, die du vorbereiten und planen kannst, sind:
- Besprechungen: Die Vorbereitung einer Besprechung ist einer der besten Tipps, um zu vermeiden, dass Besprechungen umsonst geführt werden;
- Arbeitsaufgaben für den Tag und die Woche;
Mahlzeiten; - Trainingstage;
- Outfits;
- Taschen;
- Urlaubsrouten;
- usw.
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9. Entscheide, wann du Multitasking machen solltest (und wann nicht)
Meistens ist Multitasking ein Feind der Produktivität. Wenn du versuchst, dich auf mehrere wichtige Aufgaben gleichzeitig zu konzentrieren, könntest du am Ende schlechte Entscheidungen treffen, dich überarbeiten oder sogar schwere Fehler machen.
Dies alles führt dazu, dass mehr Zeit für dieselben Aufgaben aufgewendet wird. Multitasking ist jedoch nicht immer schlecht. Man muss nur die richtigen Aufgaben auswählen, um zu vermeiden, dass man zu viel gleichzeitig erledigen muss.
Du kannst zum Beispiel einen Produktivitäts-Podcast oder einen Projektmanagement-Podcast oder jede andere Art von Podcast anhören, während du E-Mails beantwortest. Oder du kannst sogar ein Hörbuch hören, während du in deinem Computer aufräumst.
Diese Kombinationen beeinträchtigen die Qualität deiner Arbeit nicht und ermöglichen es dir, zwei produktiven Tätigkeiten gleichzeitig nachzugehen.
Lies auch: Was ist Kontextwechsel?
10. Lerne, "Nein" zu sagen
Es mag schwer zu verdauen sein, aber "Nein" zu sagen, ist eine der besten Möglichkeiten, Zeit zu sparen.
Zu allem Ja zu sagen, mag einfach erscheinen, um gute soziale und berufliche Beziehungen zu pflegen. Es kann jedoch auch zu einem Burnout-Syndrom führen und dazu, dass man seine Zeit mit Dingen verbringt, die man nicht tun möchte.
Wir sind uns alle einig, dass man seine Zeit nicht mit unnötigen Dingen verbringen sollte. Deine Zeit ist ein wertvolles Gut, und du solltest sie auch so behandeln.
Natürlich kann man nicht unter allen Umständen Nein sagen, vor allem nicht bei der Arbeit. Aber es gibt einige Momente, in denen du das kannst - und solltest! Versuche zu verstehen, was für dich wichtig ist und was deine Zeit wert ist.
Wenn du dir darüber im Klaren bist, wird es dir leichter fallen, weniger wichtige Aufgaben abzulehnen und Zeit für die wichtigen Dinge zu sparen.
11. Delegiere Arbeit
Dieser Tipp ist Gold wert für alle Manager, Projektmanager oder Teamleiter, die eine Antwort auf die Frage suchen, wie sie Zeit sparen können!
Wenn du Probleme hast, dein Arbeitspensum zu bewältigen, und wenn du die Möglichkeit hast, einige Aufgaben zu delegieren: Tu es einfach!
Brauchst du bei diesem Prozess Hilfe? Dann solltest du unseren Leitfaden zum Thema "Aufgaben delegieren" lesen.
Du musst deinem Team vertrauen und ihm mehr Verantwortung übertragen. Welchen Vorteil hat es sonst, ein Team zu führen? Du musst deine Teammitglieder einfach stärken. Sonst fragst du dich am Ende: "Warum bin ich so unproduktiv?".
12. Löse Probleme sofort
Eine der wirksamsten Techniken, um Zeit zu sparen, besteht darin, Probleme sofort anzugehen, wenn sie auftauchen. Wenn du mit der Lösung eines Problems wartest, wird es nicht verschwinden - im Gegenteil.
Das Hinauszögern der Lösung kann einen Schneeballeffekt auslösen, bei dem das Problem größer wird und die Lösung noch mehr Zeit in Anspruch nimmt.
Jetzt weißt du es: Wenn du mit einem Problem konfrontiert bist, versuche, es sofort zu lösen. So sparst du Zeit und bist weniger gestresst.
13. Begrenze die Anzahl der Entscheidungen, die du triffst
Entscheidungen zu treffen kostet Zeit (und, seien wir ehrlich, Energie). Und wir müssen sie jeden Tag treffen, mehrmals am Tag.
Eine einfache Möglichkeit, Zeit zu sparen, besteht darin, die Anzahl der Entscheidungen, die wir treffen müssen, zu minimieren.
Schaffe Routinen, damit du weißt, was du als Nächstes zu tun hast. Lege im Voraus Outfits bereit, damit du dich nicht jeden Morgen aufs Neue entscheiden musst, was du anziehen sollst.
Erstelle Listen, wenn du einkaufen gehst, damit du weißt, was du kaufen musst, und keine Zeit damit verschwendest, durch die Supermarkthallen zu irren.
Dies sind einfache Techniken, die jeden Tag oder jede Woche mehrere Stunden einsparen können. Sie sparen Zeit und Energie, um in den wichtigsten Momenten schnelle Entscheidungen zu treffen.
14. Reduziere deinen Konsum sozialer Medien
Dies ist eine Selbstverständlichkeit: Das endlose Scrollen in den sozialen Medien ist ein großer Zeitfresser. Soziale Medien wurden geschaffen, um süchtig zu machen, und wir alle tappen leicht in diese Falle.
Sei es aus FOMO (Fear Of Missing Out - Angst, etwas zu verpassen), aus dem Wunsch herauszufinden, was unsere Freunde so treiben, oder einfach, weil wir sonst nichts zu tun haben. Aber es ist wichtig, diese Verhaltensweisen zu minimieren.
Im Folgenden findest du einige Tipps, wie du dies erreichen kannst:
- Schalte deine Benachrichtigungen aus: Wenn wir eine Benachrichtigung sehen, löst das in unserem Gehirn einen Rausch aus, bei dem wir einfach wissen müssen, wer uns was geschickt hat und warum. Wenn du deine Benachrichtigungen ausschältst, wird dieser Rausch "deaktiviert", und das Bedürfnis, auf soziale Medien zuzugreifen, sinkt;
- Lege dein Telefon in einen anderen Raum: Wie das Sprichwort sagt - aus den Augen, aus dem Sinn. Wenn du keinen Sichtkontakt zu deinem Telefon hast, könntest du es fast vergessen. Das wird dir helfen, deine Zeit in den sozialen Medien zu begrenzen;
- Lege Regeln und Ziele für dich selbst fest: Dies ist eine großartige Technik, um ein höheres Maß an Produktivität zu erreichen. Du musst eine persönliche Vereinbarung mit dir selbst treffen, in der du versprichst, dass du nicht auf soziale Medien zugreifen wirst, bis eine bestimmte Aufgabe erledigt ist. Mache das den ganzen Tag über und lass dich überraschen, wie viel du schaffen kannst!
15. Schaffe dir einen persönlichen Arbeitsbereich
Wir sind uns alle einig, dass es viel einfacher ist, in einem Raum zu arbeiten, in dem wir uns wohl fühlen. Und das wird noch wichtiger, wenn man von zu Hause aus arbeitet.
Die Einrichtung eines persönlichen Arbeitsplatzes erspart dir die Zeit, die du mit der Entscheidung verbringst, wo du arbeiten sollst, und kann deine Produktivität und Motivation steigern. Außerdem hast du die Möglichkeit, ihn nach deinem Geschmack einzurichten - eine Win-Win-Situation!
16. Stelle jemanden ein, der dir hilft
Stehen in deinem Tagesablauf Aufgaben an, die nicht deine persönliche Note oder deinen Einsatz erfordern? Wenn ja, warum stellst du nicht jemanden ein, der sie für dich erledigt?
Die Einstellung eines Assistenten (oder eines virtuellen Assistenten) kann dir Zeit verschaffen, dich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren oder einfach zu entspannen (was ebenso wichtig ist). Wenn du die Möglichkeit dazu hast, fragen wir: Warum nicht?
Delegieren ist eines der vier D's des Zeitmanagements. Finde heraus, warum die 4 D's wichtig für deine Produktivität sind.
17. Erstelle ein System für die Bearbeitung deiner E-Mails
Wenn du einen Prozess für das Sortieren deiner E-Mails entwickelst, kannst du jeden Tag wertvolle Zeit sparen, denn dies ist eine tägliche Aufgabe, die die meisten von uns bewältigen müssen. Und wie kannst du das tun? Es gibt ein paar Möglichkeiten:
- Überprüfe deinen Posteingang jeden Tag, zwei- oder dreimal täglich zur gleichen Zeit;
- Lege einen Zeitrahmen für diese Aufgabe fest. 20-30 Minuten, zum Beispiel;
- Automatisiere Antworten, wenn möglich;
- Verwende eine Vorlage für die Beantwortung deiner E-Mails;
- Lösche immer unnötige E-Mails.
Wenn du diese Techniken anwendest und eine Routine daraus machst (weniger Entscheidungen treffen, erinnerst du dich an Nummer 12?), gewinnst du jeden Tag Zeit für wichtigere Aufgaben.
18. Arbeite an deinen Aufschiebegewohnheiten
Statistiken zeigen, dass 15-20% der Erwachsenen regelmäßig prokrastinieren. Das bedeutet, dass 15-20% der Erwachsenen regelmäßig ihre wichtigen Aufgaben aufschieben und ihre Freizeit damit verschwenden, im Grunde genommen... nichts zu tun.
Wie wir bereits gesagt haben, ist deine Zeit kostbar. Du solltest immer versuchen, sie auf die bestmögliche Weise zu nutzen. Wenn du dich mit diesem Problem identifizieren kannst, findest du hier ein paar Tipps, wie du das Aufschieben beenden kannst:
- Sorge dafür, dass dein Arbeitsplatz frei von Ablenkungen ist;
- Richte ein Belohnungssystem für das Erfüllen einer bestimmten Aufgabe ein;
- Zerlege komplexe Aufgaben in kleine Schritte;
- Mache während des Tages Pausen.
19. Wähle, wenn möglich, die Arbeit im Homeoffice
Wir haben noch einen weiteren wertvollen Tipp, der dir Zeit spart: Remote-Arbeit.
Die Arbeit im Homeoffice ist im Jahr 2020 für den größten Teil der Welt Realität geworden, und heute bevorzugen viele Arbeitnehmer diese Arbeitsform.
Einer der größten Vorteile der Remote-Arbeit ist die Zeitersparnis beim Pendeln. Wenn du von zu Hause aus arbeitest, sparst du Zeit, die du sonst im Verkehr verbracht hättest. Du könntest diese Zeit zum Beispiel für die Hausarbeit nutzen oder einfach nur deinen Arbeitstag in Ruhe vorzubereiten.
Wenn dein Unternehmen es dir erlaubt, aus der Ferne zu arbeiten, können wir dir nur raten, es zu tun!
20. Digitalisiere dein Leben
Wir leben in einer digitalen Welt. Und die Tendenz geht dahin, dass sie immer digitaler wird. Warum also nicht die Vorteile dieser Entwicklung nutzen?
Heutzutage gibt es eine Reihe von Dingen, die du auf deinem Mobiltelefon oder Computer erledigen kannst und die dir helfen, wertvolle Zeit zu sparen.
Warum zum Beispiel nicht Lebensmittel online bestellen, anstatt einkaufen zu gehen? Warum nutzt du nicht die Homebanking-App, anstatt zur Bank zu gehen? Dadurch vermeidest du langes Anstehen.
Mit all diesen Möglichkeiten kannst du Zeit sparen und dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Entdecke die beste Software zur Aufgabenautomatisierung, die dir Zeit spart.
Wie man Zeit spart: 20 Tricks zum Zeitsparen
Jetzt weißt du, wie du Zeit sparen kannst, und es ist wichtig, dies zu tun.
Die Verbesserung deines Zeitmanagements ist für die Zeitersparnis von entscheidender Bedeutung, und wenn du unsere Tipps befolgst, wirst du diese Ziele in kürzester Zeit erreichen können.
Verschwende keine Zeit mehr und fange noch heute an, Zeit zu sparen.
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