20 melhores dicas para economizar tempo e realizar suas tarefas
Você já sentiu que não tem tempo suficiente para fazer tudo o que precisa em seu dia? Entre o trabalho, a família, as tarefas domésticas e as atividades de lazer, você pode pensar com frequência: "Gostaria que meu dia tivesse 48 horas!".
Se você se identifica com esse cenário, continue lendo e descubra as melhores dicas para economizar tempo e fazer tudo com tempo de sobra!
Controlar seu tempo é uma das melhores maneiras de economizá-lo
Identifique e elimine as tarefas que estão desperdiçando seu tempo. Comece hoje mesmo!
Como economizar seu tempo em poucas palavras
- Controle seu tempo
- Usar técnicas de gerenciamento de tempo
- Programe seu trabalho de acordo com seus horários de pico
- Agrupar tarefas semelhantes
- Programe seus intervalos
- Use modelos prontos
- Afaste-se das distrações
- Prepare seu dia, semana ou mês com antecedência
- Decida quando você deve executar várias tarefas (e quando não deve fazê-lo)
- Aprenda a dizer "não"
- Delegar trabalho
- Resolver problemas imediatamente
- Limitar o número de decisões que você toma
- Reduza seu consumo de mídia social
- Crie um espaço de trabalho pessoal
- Contrate alguém para ajudá-lo
- Crie um sistema para lidar com seus e-mails
- Trabalhe em seus hábitos de procrastinação
- Escolha o trabalho remoto quando possível
- Digitalize sua vida
1. Controle seu tempo
Você sabe como um dia pode ser caótico. Reuniões e ligações "surpresa", mais tempo do que o normal gasto no trânsito e assim por diante.
Todos esses imprevistos podem fazer com que você perca a noção do tempo que está gastando em determinadas tarefas. E como você pode evitar que isso aconteça? Por meio do controle de tempo, é claro.
Quando você organiza sua agenda em torno do tempo, elimina quase todas as chances de perda de tempo, aumenta seus níveis de produtividade e otimiza seu trabalho.
Há duas maneiras de controlar seu tempo: manualmente, por meio de planilhas de horas manuais, ou digitalmente, usando um aplicativo de controle de tempo, por exemplo.
Embora a técnica manual seja simples, ela não é tão eficaz quanto a digital. Ao usar aplicativos de controle de tempo, você pode identificar lacunas em sua agenda, ver quanto tempo está gastando em cada tarefa e usar essas informações para fazer melhor uso do seu tempo no futuro.
Controlar seu tempo é uma das melhores maneiras de economizar tempo, pois você saberá onde está gastando e desperdiçando.
Recursos valiosos:
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2. Usar técnicas de gerenciamento de tempo
Ter o conhecimento correto das técnicas de gerenciamento de tempo o ajudará a fazer mais com menos tempo gasto. Algumas das técnicas que você pode usar são:
- estabelecer metas realistas;
- dividir seu trabalho em tarefas menores;
- bloqueio de tempo ou timeboxing;
- priorizar tarefas para trabalhar com mais eficiência. Você pode usar os quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo para fazer isso;
- estabelecer prazos para cada tarefa que você precisa realizar.
O gerenciamento do tempo é crucial e uma das habilidades sociais mais importantes que você pode ter. Portanto, certifique-se de que está gastando seu tempo com sabedoria. Como? Usando o método certo para gerenciar seu tempo.
Há vários métodos disponíveis, e você pode conhecer as melhores técnicas de gerenciamento de tempo em nosso blog.
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3. Programe seu trabalho para os horários de pico
Essa é uma das melhores dicas para economizar tempo. Todos nós temos aquele momento do dia em que sabemos que somos mais produtivos. Para algumas pessoas, pode ser logo ao acordar. Para outras, logo antes de ir para a cama.
Independentemente daquele com o qual você mais se identifica, você deve tentar programar seu trabalho ou as tarefas mais difíceis para esse horário. Dessa forma, você garantirá que seus níveis de produtividade sejam mais altos, permitindo que você gaste menos tempo fazendo a mesma quantidade de trabalho.
4. Agrupar tarefas semelhantes
Em vez de se levantar para imprimir um documento, agrupe todos os documentos que você precisa imprimir e imprima-os de uma só vez.
Se você precisa sair de casa para ir ao supermercado, ao correio e ao cabeleireiro, por que não programar todas essas atividades para a mesma manhã e tarde e fazê-las de uma só vez?
Ao agrupar tarefas semelhantes, você acabará gastando menos tempo em cada uma delas. Fácil, não é?
5. Programe seus intervalos
Essa é uma das melhores dicas sobre como trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil.
Fazer pausas é essencial para manter os níveis de produtividade altos. Entretanto, esses momentos às vezes são subestimados. Porque se você continuar trabalhando, não estará perdendo tempo, certo? Isso pode não ser verdade.
De acordo com alguns estudos e pesquisas, as pausas podem ajudá-lo a evitar a fadiga das decisões, restaurar a motivação para metas de longo prazo, aumentar a produtividade e melhorar a criatividade. Todos esses benefícios certamente levarão à economia de tempo em um dia de trabalho.
E qual é a melhor técnica para programar intervalos? Sobre esse tópico, as opiniões são divergentes:
- Um estudo da Universidade de Illinois afirma que você deve fazer uma pausa a cada hora;
- A técnica Pomodoro aconselha trabalhar por 25 minutos, seguidos de um intervalo de 3 a 5 minutos;
- Um artigo da Inc. Magazine aconselha pausas a cada 60 a 90 minutos.
Então, qual é a melhor técnica? Tudo depende do que funciona melhor para você. Experimente-as e descubra por si mesmo.
Leia também: As alternativas para a técnica Pomodoro.
6. Use modelos prontos
O uso de modelos pode economizar muito tempo. Imagine que você tem uma grande apresentação pela frente, na qual precisa mostrar os resultados do último trimestre.
Você precisa fazer uma apresentação em PowerPoint, é claro. O que você acha que será mais rápido: criar uma apresentação do zero ou usar um modelo criado anteriormente que pode ser adaptado a várias ocasiões? Achamos que você sabe a resposta para essa pergunta.
Não apenas apresentações em PowerPoint, mas também e-mails, documentos do Word e arquivos do Excel: todos eles podem otimizar o tempo se você tiver o modelo certo para usar.
Dedique um pouco de seu tempo à criação de modelos para suas tarefas diárias e veja a mágica da economia de tempo acontecer.
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7. Afaste-se das distrações
Essa é uma das melhores dicas para economizar tempo que você pode seguir: afaste-se das distrações.
Uma notificação do Instagram. Uma ligação de sua mãe. Um e-mail daquele vendedor chato que está tentando fazer com que você atualize seu plano de celular. Essas pequenas coisas podem atrapalhar seu fluxo de trabalho e fazer com que você perca tempo de trabalho.
De acordo com um estudo realizado pela Universidade da Califórnia, são necessários quase 30 minutos para voltar a se concentrar depois de se distrair. Esses 30 minutos, multiplicados por várias distrações que você recebe ao longo do dia, podem culminar em várias horas perdidas.
Para evitar essa situação, evite todos os tipos de distrações que possam estar ao seu redor. Leve seu telefone para outro cômodo e coloque-o no modo silencioso, não ligue a TV e desative todas as notificações do computador. Isso o ajudará a economizar tempo e a ser mais produtivo.
8. Prepare seu dia, semana ou mês com antecedência
Uma das dicas mais importantes para economizar tempo é preparar as coisas com antecedência. E é óbvio o motivo.
Ao preparar seus dias, semanas ou meses com antecedência, você economiza um tempo precioso nos momentos de tomada de decisão, pois as decisões já foram tomadas anteriormente.
Algumas das coisas que você pode preparar e planejar são:
- reuniões: preparar uma reunião é uma das melhores dicas para evitar liderar reuniões inúteis;
- tarefas de trabalho para o dia e a semana;
refeições; - dias de treino;
- roupas;
- sacolas;
- itinerários de férias;
- etc
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9. Decidir quando você deve executar várias tarefas (e quando não deve fazê-lo)
Na maioria das vezes, a multitarefa é um inimigo da produtividade. Quando você tenta se concentrar em várias tarefas importantes ao mesmo tempo, pode acabar tomando decisões erradas, sobrecarregando-se ou até mesmo cometendo erros graves.
Tudo isso levará a um tempo extra gasto nessas mesmas tarefas. Entretanto, a multitarefa nem sempre é ruim. Você só precisa escolher as tarefas corretas para fazer par com elas, a fim de evitar ter muito o que fazer ao mesmo tempo.
Por exemplo, você pode ouvir um podcast sobre produtividade ou sobre gerenciamento de projetos, ou qualquer outro tipo de podcast, enquanto responde a e-mails. Ou até mesmo ouvir um audiolivro enquanto organiza seu computador.
Essas combinações não comprometerão a qualidade do seu trabalho e permitirão que você se envolva em duas atividades produtivas ao mesmo tempo.
Leia também: O que é mudança de contexto?
10. Aprenda a dizer "não"
Pode ser difícil de "digerir", mas dizer "não" é uma das melhores maneiras de economizar tempo.
Dizer sim a tudo pode parecer fácil para manter bons relacionamentos sociais e profissionais. Entretanto, isso também pode levar à síndrome do esgotamento e a gastar tempo com coisas que você não quer fazer.
Todos concordamos que gastar tempo com coisas desnecessárias é um tempo mal gasto. Seu tempo é algo valioso e você deve tratá-lo da mesma forma.
É claro que você não pode dizer não em todas as circunstâncias, especialmente no trabalho. Mas há vários momentos em que você pode - e deve! Tente entender o que é importante para você e o que vale seu tempo.
Quando você tiver isso definido, será mais fácil dizer não às tarefas menos importantes e economizar tempo com o que importa.
11. Delegar trabalho
Essa dica é de ouro para todos os gerentes, gerentes de projeto ou líderes de equipe que procuram uma resposta sobre como economizar tempo!
Se estiver tendo problemas para gerenciar sua carga de trabalho e tiver a oportunidade de delegar algumas tarefas, faça isso!
Você precisa de ajuda com esse processo? Então você precisa ler nosso guia sobre como delegar tarefas.
Você precisa confiar na sua equipe e dar a ela mais responsabilidades. Caso contrário, qual é a vantagem de liderar uma equipe? Você só precisa capacitá-los. Caso contrário, você acabará se perguntando: "Por que sou tão improdutivo?".
12. Resolver problemas imediatamente
Uma das técnicas mais eficazes para economizar tempo é abordar os problemas assim que você se deparar com eles. Esperar para resolver um problema não fará com que ele desapareça - pelo contrário.
Atrasar a resolução pode ter um efeito de bola de neve, em que o problema se torna maior, levando ainda mais tempo para ser resolvido.
Então, agora você já sabe: quando se deparar com um problema, tente resolvê-lo imediatamente. Isso economizará seu tempo e o deixará menos estressado.
13. Limitar o número de decisões que você toma
Tomar decisões requer tempo (e, sejamos honestos, energia). E precisamos tomá-las todos os dias, várias vezes ao dia.
Uma maneira simples de economizar tempo é simplesmente minimizar o número de decisões que precisamos tomar.
Crie rotinas para que você saiba qual será seu próximo passo na maioria das vezes. Crie roupas de preferência com antecedência para que você não perca muito tempo decidindo o que vestir todas as manhãs.
Crie listas quando for às compras, assim você saberá o que comprar e não perderá tempo vagando pelos corredores do supermercado.
Essas são técnicas simples que podem economizar várias horas por dia ou por semana. Fazer isso economiza tempo e energia para tomar decisões rápidas nos momentos mais importantes.
14. Reduza seu consumo de mídia social
Esta é uma certeza: a rolagem interminável nas mídias sociais é um grande desperdício de tempo. A mídia social foi criada para ser viciante, e todos nós caímos facilmente nessa armadilha.
Seja pelo FOMO (Fear Of Missing Out), pelo desejo de saber o que nossos amigos estão fazendo ou simplesmente porque não temos mais nada para fazer. Mas é importante minimizar esses comportamentos.
Aqui estão algumas dicas que você pode seguir para conseguir isso:
- Desligue suas notificações: ver uma notificação cria uma agitação em nosso cérebro, onde precisamos apenas saber quem enviou o quê e por quê. Se você desativar as notificações, essa pressa será "desativada" e a necessidade de acessar a mídia social diminuirá;
- Coloque seu telefone em outro cômodo: como diz o ditado - longe da vista, longe da mente. Quando você não tem contato visual com o telefone, acaba quase se esquecendo dele. Isso o ajudará a limitar seu tempo nas mídias sociais;
- Estabeleça regras e metas para si mesmo: essa é uma ótima técnica para atingir níveis mais altos de produtividade. Você precisa fazer um acordo pessoal consigo mesmo, prometendo que não acessará as mídias sociais até terminar uma determinada tarefa. Faça isso ao longo do dia e se surpreenda com o quanto você conseguirá fazer!
15. Criar um espaço de trabalho pessoal
Todos concordamos que é muito mais fácil trabalhar em um espaço onde nos sentimos confortáveis. E isso se torna ainda mais importante quando você trabalha em casa.
A criação de um espaço de trabalho pessoal eliminará o tempo gasto decidindo onde você deve trabalhar e pode aumentar os níveis de produtividade e motivação. Além disso, você pode ter a chance de personalizá-lo a seu gosto - é uma situação em que todos ganham!
16. Contratar alguém para ajudá-lo
Você tem tarefas em sua agenda diária que não precisam de seu toque pessoal ou de sua contribuição? Em caso afirmativo, por que não contratar alguém para executá-las para você?
Contratar um assistente (ou um assistente virtual) pode lhe dar tempo para se concentrar em tarefas mais importantes ou simplesmente relaxar (igualmente importante). Se tiver a chance de fazer isso, perguntamos: por que não?
Delegar é um dos quatro D's do gerenciamento de tempo. Descubra por que os 4 D's são importantes para sua produtividade.
17. Crie um sistema para lidar com seus e-mails
Criar um processo para classificar seus e-mails pode economizar um tempo precioso todos os dias, pois essa é uma tarefa diária que a maioria de nós precisa enfrentar. E como você pode fazer isso? Há algumas maneiras:
- verifique sua caixa de entrada todos os dias, duas ou três vezes por dia, no mesmo horário;
- Defina um limite de tempo para essa tarefa. 20 a 30 minutos, por exemplo;
- automatize as respostas quando você puder fazer isso;
- use um modelo para responder seus e-mails;
- sempre exclua e-mails desnecessários.
Ao implementar essas técnicas e criar uma rotina com elas (tomar menos decisões, lembra-se do número 12?), você economizará tempo para tarefas mais importantes todos os dias.
18. Trabalhe em seus hábitos de procrastinação
As estatísticas mostram que de 15 a 20% dos adultos procrastinam regularmente. Isso significa que 15 a 20% dos adultos adiam regularmente suas tarefas importantes e desperdiçam seu tempo livre fazendo basicamente... nada.
Como dissemos anteriormente, seu tempo é precioso, e você deve sempre tentar gastá-lo da melhor maneira possível. Se você se identifica com esse problema, aqui estão algumas dicas que você pode usar para parar de procrastinar:
- certifique-se de que seu local de trabalho esteja livre de distrações;
- crie um sistema de recompensas para quando você realizar uma tarefa específica;
- dividir tarefas complexas em pequenas etapas;
- Faça intervalos durante o dia.
19. Escolher trabalho remoto quando possível
Temos outra dica preciosa para economizar seu tempo: trabalho remoto.
O trabalho remoto se tornou uma realidade para a maior parte do mundo em 2020 e, atualmente, tornou-se o regime de trabalho preferido de muitos trabalhadores.
Uma das maiores vantagens do trabalho remoto é a economia de tempo no deslocamento para o trabalho. Ao trabalhar em casa, você economiza o tempo que gastaria no trânsito e pode alocá-lo para as tarefas domésticas, por exemplo, ou simplesmente para preparar seu dia de trabalho com mais tranquilidade.
Se sua empresa permite que você trabalhe remotamente, nosso único conselho é que o faça!
20. Digitalize sua vida
Vivemos em um mundo digital. E a tendência é que ele se torne cada vez mais digital. Então, por que não tirar proveito disso?
Hoje em dia, há várias coisas que você pode fazer no seu celular ou computador que lhe permitirão economizar um tempo precioso do seu dia.
Por exemplo, por que não fazer um pedido de compras on-line em vez de ir ao supermercado? Em vez de ir ao banco, por que não usar o aplicativo de home banking e evitar uma longa fila?
Todas essas opções podem ajudá-lo a economizar tempo, permitindo que você se concentre em tarefas mais importantes.
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Como economizar tempo: 20 dicas para economizar tempo
Agora, você sabe como economizar seu tempo, e é importante fazer isso.
Melhorar seus hábitos de gerenciamento de tempo é fundamental para economizar tempo e, seguindo nossas dicas, você conseguirá atingir essas metas rapidamente.
Não perca mais tempo e comece a economizar tempo hoje mesmo.
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