Controle de horas no Google Sheets: 3 maneiras simples
Mais de 900 milhões de pessoas estão usando o Planilhas Google todos os meses, de acordo com estimativas do próprio Google. Portanto, a probabilidade de você ter uma guia aberta do Planilhas Google neste momento é relativamente alta.
Mas, como ele tem uma base de usuários tão grande, você deve concluir que ele é eficaz para todos os fins, inclusive para o controle de tempo?
Descubra uma alternativa automatizada de controle de tempo ao Google Sheets
Neste artigo, você aprenderá três maneiras de controlar o tempo no Planilhas Google, obterá acesso imediato a modelos gratuitos e entenderá as deficiências do controle de tempo do Planilhas Google. Você também descobrirá uma alternativa melhor para controlar seu tempo.
Por que controlar o tempo no Planilhas Google?
Os dados de controle de tempo são essenciais para todas as empresas. Eles são necessários para o faturamento do cliente, o controle das horas dos funcionários, a conformidade com as normas ou o gerenciamento da folha de pagamento.
Como o acesso aos modelos de planilha de horas do Google Sheets é gratuito, ele se tornou um dos métodos mais utilizados por empresas e equipes para controlar seu tempo.
Então, quais são os métodos de controle de tempo no Planilhas Google?
1. Inserir manualmente os registros de horas em uma planilha de horas
Primeiro, você precisa criar sua planilha de horas com base em suas necessidades de acompanhamento. Veja o que seu modelo de planilha de horas do Google Sheets deve incluir:
- Data - quando o trabalho foi realizado;
- Nome do funcionário - identifique quem está registrando as horas;
- Nome/código do projeto - indique o projeto ou cliente específico para o qual o trabalho se destina;
- Horário de início e término - registre quando a tarefa foi iniciada e concluída; o ideal é que seja pelo menos um registro diário, pois os funcionários tendem a esquecer as horas exatas trabalhadas;
- Categoria/tipo de trabalho - classifique a tarefa em categorias como projeto, desenvolvimento ou administração;
- Total de horas - calcule o total de horas trabalhadas na tarefa (isso pode ser automatizado com uma fórmula na planilha de horas);
- Horas faturáveis vs. não faturáveis - distinguir entre as horas que podem ser faturadas para o cliente;
- Status - indica o status da tarefa (por exemplo, em andamento, concluída).
- Horas extras - se estiver trabalhando além do horário normal, uma coluna para indicar as horas extras pode ser útil.
Lembre-se de personalizar o modelo de acordo com suas necessidades específicas e seu fluxo de trabalho. Esses elementos em sua planilha de horas manual oferecem uma visão abrangente da utilização do tempo em sua empresa ou projeto.
Modelo gratuito de planilha de horas semanais
Se você não tiver experiência com planilhas, criamos um modelo de planilha de horas gratuito para você, mas se tiver experiência, observe que se trata de um modelo de planilha de horas personalizável.
Tenha acesso ao seu modelo de planilha de horas semanais.
Observação: Não entraremos em detalhes, mas você os encontrará no link fornecido, incluindo fórmulas e como usar esse modelo de planilha de horas semanal. Ele também pode ser usado como um modelo de planilha de horas quinzenal.
Modelo gratuito de folha de ponto mensal
Se preferir ter uma visão geral mensal, faça o download do modelo de planilha de horas mensal.
Observação: se estiver usando um modelo de planilha de horas mensal, é altamente recomendável adicionar registros de horas diariamente. O controle de tempo dos funcionários é propenso a erros e sua equipe pode esquecer os horários exatos do trabalho realizado.
Modelo gratuito de planilha de horas de projeto
Como alternativa, se um modelo de planilha de horas semanal ou mensal não atender às suas necessidades, use esta planilha de horas de controle de tempo do projeto.
Depois de editar sua planilha de horas, o processo de controle de horas no Google Sheets não é muito complicado.
Normalmente, para controlar as horas trabalhadas no Planilhas Google, o processo é o seguinte:
- os funcionários fazem login em sua conta do Planilhas Google;
- começar a adicionar o total de horas trabalhadas em projetos específicos;
- e, em seguida, com base nas fórmulas de um modelo específico do Google Sheets, o total de horas deve ser calculado automaticamente;
- Os modelos de planilha de horas podem ser personalizados de acordo com suas necessidades específicas de controle de horas - você pode controlar tarefas, o tempo gasto em cada tarefa ou o progresso do projeto;
- você exportaria seus dados para análise e geração de relatórios.
Observação: esta é uma breve introdução ao processo de controle de tempo no Planilhas Google; no entanto, quando você entrar no âmago da questão, poderá se deparar com desafios. Falaremos sobre os desafios mais adiante.
2. Use o Google Forms
A versatilidade do Google Forms pode ser utilizada para controlar rapidamente o tempo no Google Sheets. Basta adicionar a hora de início e de término de uma tarefa e inserir todos os detalhes do projeto ou notas relevantes.
Os registros de horas e as anotações serão gerados automaticamente na planilha de horas do Google Sheets. Em seguida, os gerentes de projeto ou supervisores podem analisar os dados da planilha de horas com fórmulas incorporadas, como "= FIM - INÍCIO" na coluna de total de horas trabalhadas.
Essa técnica é vantajosa se você precisar coletar dados de várias equipes ou membros da equipe. Ela simplifica e agiliza o controle de horas dos funcionários.
3. Use uma extensão do Chrome
O método mais fácil para o controle de tempo do Planilhas Google é instalar várias extensões do Chrome. Uma extensão e complementos do Chrome permitem que os usuários iniciem e parem rapidamente os cronômetros em uma tarefa enquanto os dados são adicionados automaticamente à planilha de horas do Google Sheets.
O melhor de adicionar uma extensão do Chrome é que ela elimina a entrada manual e não consome muito tempo. Tudo o que você precisa fazer é iniciar e parar o cronômetro, o que torna o controle de tempo do Google Sheets mais rápido e preciso.
Dê uma olhada nisso:
Por que o controle de horas do Planilhas Google é ineficaz?
Embora ofereça várias maneiras de controlar o tempo, o controle de tempo do Google Sheets pode ser pouco prático e ineficiente para esse escopo.
Não leve isso a mal; estamos mantendo nossos modelos de planilha de horas; eles são bons o suficiente como base inicial.
Mas conversamos com muitas empresas que controlavam seu tempo em planilhas, e continuamos a ouvir: - O que é isso?
"desajeitado", "tedioso" e "perseguir membros da equipe para preenchê-los".
- Os gerentes de projeto estimulam a equipe a preencher os modelos de planilha de horas, pois eles tendem a se esquecer;
- Interferência manual substancial, pois não rastreia automaticamente o tempo, nem envia lembretes para os funcionários adicionarem seus registros de tempo;
- Depende muito de fórmulas, o que se torna um problema quando elas são modificadas involuntariamente e os dados rastreados desaparecem;
- Problemas de escalabilidade, pois quanto maior for o conjunto de dados, mais difícil será para os gerentes entenderem as informações e controlá-las;
- Não há insights instantâneos para a tomada rápida de decisões, pois os relatórios demoram a ser gerados e isso é incômodo;
- Relatórios tediosos para os gerentes de projeto que não entendem de planilhas para adicionar novas fórmulas ou criar tabelas dinâmicas;
- Sem suporte ao cliente - como se trata de um serviço gratuito, na maioria das vezes os usuários resolvem os problemas por conta própria.
Apesar de sua versatilidade, vale a pena observar que, assim como o Excel, o controle de horas do Google Sheets exige muitas entradas manuais e está sujeito a erros humanos.
É por isso que muitas empresas optam por uma ferramenta dedicada de controle de tempo para acessar recursos mais avançados.
Por que um software de controle de tempo é a melhor alternativa?
Ao contrário do Google Sheets, um rastreador automático de tempo oferece aos usuários maneiras automatizadas, flexíveis e seguras de preencher qualquer planilha de tempo. Ele elimina a dificuldade de inserir dados manualmente ou gerar relatórios com base em grandes conjuntos de dados com fórmulas complexas.
Vamos tomar Timeular como exemplo.
Timeular é uma solução completa para todas as necessidades de controle de horas. Esse aplicativo de relógio de ponto gera relatórios detalhados e permite o controle de horas extras, licenças, e horas de trabalho, bem como o controle de horas não faturáveis e faturáveis.
Fácil navegação
TimeularA interface intuitiva do aplicativo, semelhante a um calendário, facilita o início, a interrupção e o gerenciamento das atividades de controle de tempo. Assim, é mais provável que sua equipe controle o tempo instantaneamente ao navegar facilmente pelo aplicativo.
Várias maneiras de controlar seu tempo
1. Rastreador de tempo físico
Timeular é a única ferramenta de controle de tempo com um hardware de controle de tempo. É o recurso extra perfeito para os entusiastas do tato.
Os usuários podem começar a monitorar rapidamente uma atividade simplesmente virando o cubo de 8 lados para iniciar o monitoramento (e podem monitorar até 1.000 atividades).
Observação: esse é um recurso opcional, e você ainda pode controlar o tempo em Timeular sem o Physical Tracker.
2. Controle automático de tempo
Se você acha que o controle de tempo é perturbador, nós o entendemos!
É por isso que o Timeular rastreia todo o seu trabalho em segundo plano. Dessa forma, sua planilha de horas será preenchida automaticamente com base no uso do aplicativo, nos sites visitados e nos eventos programados do calendário.
Tudo o que você precisa fazer é verificar com quais aplicativos, documentos e sites você trabalhou e decidir o que se transforma em um registro automático de horas a ser informado aos seus gerentes ou clientes.
Observação: o siteTimeular foi projetado para ser antivigilância. Seus dados são armazenados com segurança apenas no seu dispositivo e estão disponíveis exclusivamente para você.
3. Outras maneiras rápidas de monitorar o tempo gasto em tarefas
- Quicktrack: não há necessidade de entrar em nenhum aplicativo para iniciar e alterar o controle de tempo. Com um atalho global, uma janela pop-up é exibida e permite que você adicione sua tarefa.
- Visualização de calendário: insira manualmente as entradas de tempo no calendário - quando dizemos "manualmente" em Timeular, isso significa um simples arrastar e soltar para tornar sua planilha de horas precisa.
Controle automatizado de horas faturáveis e não faturáveis
Diferentemente do Google Sheets, o Timeular oferece um controle preciso das horas faturáveis para uma remuneração justa e transparente e para o faturamento do cliente.
Ele permite que você categorize as tarefas como faturáveis ou não faturáveis e calculará automaticamente o total de horas trabalhadas sem interferência manual.
Tudo o que você precisa fazer é simplesmente adicionar a taxa horária de uma tarefa ou de um membro da equipe.
Rastreamento de horas extras sem complicações
Adicione as horas de trabalho de cada membro da equipe e o rastreador de horas extras registrará automaticamente os registros de horas adicionais na planilha de horas.
Não há necessidade de adicionar ou criar fórmulas manualmente, como requer uma planilha do Google. O rastreador de tempo automatizado calculará as horas extras e as horas de déficit com base em cronogramas de trabalho pré-configurados.
Relatórios automatizados e detalhados
Ao contrário do Google Sheets, um software de controle de tempo como o Timeular gera relatórios detalhados com insights sobre o uso do seu tempo para que você possa identificar áreas de melhoria para o seu fluxo de trabalho.
Para gerar um relatório em Timeular, basta fazer o seguinte:
- escolher um período de tempo
- escolha uma pasta do projeto ou cliente
- selecionar os membros da equipe
- selecionar a tarefa, as tags do projeto, faturáveis ou não faturáveis
- exportar em qualquer formato (PDF, CSV, Excel)
Assim, você terá um relatório visual e abrangente para compartilhar com a equipe, os clientes ou a gerência. Faça experiências com as variáveis acima para obter insights específicos sobre o desempenho dos funcionários ou a lucratividade do projeto.
Rastreamento de licenças
Monitore e trate todos os tipos de licenças com um clique, com o sistema de controle de férias integrado ao site Timeular.
Integrações
Com o Timeular, você pode integrar facilmente seu conjunto de ferramentas, desde ferramentas de gerenciamento de projetos até o Google Agenda e plataformas de gerenciamento de conhecimento.
Integrações:
- Integração do controle de tempo do Google Agenda
- Integração do controle de tempo do Slack
- Controle de tempo no Notion
Crie uma conta gratuita em Timeular
Experimente o Timeular, que oferece controle de tempo automatizado e sem atritos, em comparação com o Google Sheets.
Conclusões
O controle de horas no Planilhas Google é versátil devido às suas múltiplas formas de controle de horas, mas apresenta desafios para aumentar a produtividade e impulsionar seus resultados.
Conforme mencionado neste artigo, ao contrário do Google Sheets, uma ferramenta automática de controle de tempo, como o Timeular elimina o incômodo de adicionar dados manualmente ou de gerar relatórios tediosos.
A ferramenta ajuda você a se concentrar no que é importante, oferece insights instantâneos sobre a eficiência da equipe, as horas trabalhadas ou a lucratividade do projeto e garante um faturamento preciso.
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