Narzędzia do zarządzania czasem zwiększające produktywność

Nie ma innej waluty, w którą wszyscy jesteśmy równie bogaci, a którą tak często marnujemy: czas.

Jednak opanowanie jego wykorzystania wyróżnia nas jako jednostki i firmy. Dobre zarządzanie czasem może odblokować produktywność, zmniejszyć stres i osiągnąć swoje cele.

W tym artykule przeprowadzę Cię przez ten proces:

• Tajniki skutecznych technik zarządzania czasem

• Powody, dla których zmagasz się z zarządzaniem czasem

• Najnowocześniejsze narzędzia do zarządzania czasem, które pomogą ci śledzić czas i przejąć nad nim kontrolę

Czym jest zarządzanie czasem?

Zarządzanie czasem to proces planowania i kontrolowania tego, ile czasu poświęcamy na określone działania. Obejmuje wyznaczanie celów, ustalanie priorytetów zadań i efektywne przydzielanie czasu w celu osiągnięcia pożądanych rezultatów.

Chociaż pozwala nam pracować mądrzej, być bardziej produktywnymi i znaleźć lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, dostrojenie naszej relacji z czasem wymaga wielu umiejętności zarządzania czasem i ciągłego dostosowywania. W moich badaniach znalazłem definicję, która podsumowuje wszystkie aspekty czasu i tego, jak powinna wyglądać nasza relacja z czasem:

Dlaczego zmagasz się z zarządzaniem czasem?

Tak, narzędzia i techniki zarządzania czasem są niezaprzeczalnie kluczowe dla naszej produktywności i zdolności do sfinalizowania naszej listy rzeczy do zrobienia lub skutecznego zarządzania projektami, ale nie są one wystarczające.

Tak więc, zanim przejdziemy do technik śledzenia czasu i najlepszych narzędzi do zarządzania czasem, musisz mieć jasność co do tego, dlaczego obecnie zmagasz się z zarządzaniem czasem.

• Przeceniasz swoje możliwości: Często padamy ofiarą błędu planowania, przeceniając to, co możemy osiągnąć w danym czasie i kończąc na piętrzących się listach rzeczy do zrobienia. Jak często planujesz ukończyć raport w dwie godziny, ale ostatecznie zajmuje ci to cztery, burząc cały harmonogram? Ma to związek z ustalaniem realistycznych celów, a nie z nauką lepszych praktyk zarządzania czasem.

• Nie ustalasz priorytetów: Bez jasno określonych priorytetów możesz tracić czas na mniej ważne zadania, zaniedbując jednocześnie te najważniejsze. Czy spędzasz godziny na odpowiadaniu na niepilne e-maile, podczas gdy krytyczny termin realizacji ważnego projektu zbliża się nieubłaganie? W takim razie najpierw popracuj nad ustalaniem priorytetów zadań.

• Łatwo się rozpraszasz: W dzisiejszych czasach nie da się uniknąć rozpraszania uwagi, powiadomień i natychmiastowej gratyfikacji. "Sprawdzę media społecznościowe tylko przez minutę" łatwo zamienia się w godzinę straconej produktywności. Warto najpierw nauczyć się , jak przezwyciężyć prokrastynację.

• Nie planujesz realistycznie: Brak planowania z wyprzedzeniem prowadzi do marnowania czasu i niedotrzymywania terminów, nie wspominając o lęku przed czasem. Musisz dogłębnie przyjrzeć się wszystkiemu, co musisz zrobić i krytycznie zaplanować swoje zadania i obciążenie pracą.

• Używasz przestarzałych narzędzi: O ile narzędzia pomagają nam zwiększać produktywność i dostarczać świetną pracę, o tyle spowalniają nas i blokują nasze postępy, jeśli są przestarzałe. Niezależnie od tego, czy jest to narzędzie do zarządzania projektami czy zadaniami, musi być szybkie i automatyczne oraz przyspieszać pracę, zamiast ją przerywać.

• Nigdy nie odmawiasz pracy: Podejmowanie zbyt wielu zobowiązań może zbytnio rozrzedzić twój czas. Musisz zrozumieć, czy zmagasz się z problemem zarządzania czasem lub niezdolnością do odmawiania, a następnie zacząć korzystać z oprogramowania do śledzenia czasu. Napisałem obszerny przewodnik na temat tego , jak odmawiać w pracy, który może ci pomóc, jeśli tak jest w twoim przypadku.

Czy wiesz, że nawet prosta metoda, taka jak Don't Break the Chain, metoda produktywności, która uczyniła Seinfelda legendą, może mieć duży wpływ na twoją produktywność?

Zacznij śledzić swój czas, aby powtórzyć sukces Richarda

"Staliśmy się o 20% bardziej rentowni, ponieważ wszyscy mają nawyk śledzenia czasu". - Richard Wingfield, Head Geek w Envision Design

Wypróbuj Timeular już teraz

Upewnij się, że rozumiesz te wyzwania jako pierwszy krok w kierunku ich rozwiązania, zanim zaczniesz stosować inne umiejętności zarządzania czasem lub inwestować w oprogramowanie do śledzenia czasu. Niemniej jednak zbadajmy, która strategia zarządzania czasem spośród poniższych technik jest dla Ciebie odpowiednia.

Techniki zarządzania czasem do zastosowania

1. Technika Pomodoro

Technika ta, opracowana przez Francesco Cirillo jako studenta, wykorzystuje minutnik do dzielenia pracy na interwały. Mogę być stronniczy, ponieważ jest to mój ulubiony system zarządzania czasem, ale czyni cuda w sposobie, w jaki podchodzę do zarządzania zadaniami.

Tak więc, dzięki zegarowi Pomodoro, będziesz mieć sesję skupienia trwającą 25 minut (zwaną "Pomodoros"), oddzieloną krótką przerwą trwającą 5 minut. Następnie cykl jest kontynuowany. Sesja głębokiej pracy Pomodoro może różnić się długością w zależności od tego, ile czasu potrzebujesz na skupienie.

Ten tracker czasu pomaga mi skupić się na 25 minutach za każdym razem i przygotowuje mnie do skierowania uwagi tylko na jedno zadanie, które muszę wykonać w tym czasie.

Jak stosować technikę Pomodoro?

1. Wybierz zadanie, nad którym chcesz pracować.

2. Ustaw minutnik na 25 minut.

3. Pracuj nad zadaniem, aż zadzwoni minutnik.

4. Zrób sobie krótką, 5-minutową przerwę.

5. Powtórz.

6. Po czterech Pomodoros zrób dłuższą, 15-30-minutową przerwę.

2. Zasada 1-3-5

Reguła 1-3-5 to prosta metoda ustalania priorytetów dla codziennych zadań, czy to administracyjnych, czy wymagających większej sprawności umysłowej. Odkryłem tę technikę niedawno i muszę przyznać, że pomaga mi ona poczuć, że wykonuję wiele różnorodnych zadań w ciągu dnia. Co więcej, odkryłem, że pomaga mi to zrównoważyć obciążenie pracą i łatwo śledzić postępy w pracy.

Zasada ta obejmuje wykonanie następujących czynności:

1. Jedno duże zadanie

2. Trzy średnie zadania

3. Pięć małych zadań

Wydaje się wykonalne, prawda? Dla mnie był to naprawdę przełomowy moment, który pozwolił mi spojrzeć z odpowiedniej perspektywy na przydzielanie zadań i czasu. Zwłaszcza jeśli pomijasz trudność niektórych zadań i czujesz, że możesz osiągnąć więcej niż w rzeczywistości w ciągu dnia.

Oto jak stosować zasadę 1-3-5:

1. Zidentyfikuj jedno główne zadanie, które wymaga znacznego nakładu czasu i wysiłku.

2. Wybierz trzy średnie zadania, które są ważne, ale mniej czasochłonne niż duże zadanie.

3. Wybierz pięć małych zadań, które można szybko wykonać, takich jak odpowiadanie na e-maile lub aktualizowanie listy rzeczy do zrobienia.

4. Skoncentruj się na wykonaniu tych dziewięciu zadań w ciągu dnia.

Przykład: Twoja lista 1-3-5 może obejmować pisanie propozycji projektu (duże zadanie), przeprowadzanie badań, aktualizowanie arkusza kalkulacyjnego, przygotowywanie się do spotkania zespołu (średnie zadania), odpowiadanie na e-maile, aktualizowanie kalendarza i wypełnianie raportów wydatków (małe zadania).

Nie przegap możliwości śledzenia swojego czasu za pomocą najprostszej aplikacji.

Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, Timeular helps you track time in < 1 minute a day.

Rozpocznij 30-dniowy bezpłatny okres próbny już teraz

3. Matryca Eisenhowera

Nazwana na cześć prezydenta Dwighta D. Eisenhowera, matryca Eisenhowera pomaga w ustalaniu priorytetów zadań w oparciu o ich pilność i ważność. Dzięki temu potężnemu narzędziu do zarządzania czasem nauczysz się przypisywać zadania do następujących czterech kwadrantów:

• Pilne i ważne (Do): Kryzys, naglące problemy lub projekty realizowane w terminie.

• Ważne, ale niepilne (harmonogram): Planowanie lub budowanie relacji.

• Pilne, ale nieważne (Deleguj): Przerwy, telefony lub niektóre spotkania, na których twoja obecność nie jest obowiązkowa.

• Ani pilne, ani ważne (wyeliminować): Marnowanie czasu, e-maile, które mogą poczekać lub rozmowy telefoniczne.

Jak zastosować Matryca zarządzania czasem:

1. Wypisz wszystkie zadania na dany dzień lub tydzień.

2. Oceń pilność i ważność każdego zadania.

3. Umieść każde zadanie odpowiednio w kwadrantach.

4. Podejmij działania: Zacznij od zadań ważnych i pilnych, a następnie od pozostałych kwadrantów.

4. Blokowanie czasu

Metoda blokowania czasu pomaga dosłownie "zablokować" czas i chronić go. Polega ona na podzieleniu dnia na dedykowane przedziały czasowe dla określonych zadań lub czynności. W ten sposób wiesz, że czas poświęcony na określone ważne zadania jest zaplanowany z wyprzedzeniem i nic nie może zakłócić postępów w realizacji kluczowych priorytetów.

Oto jak wdrożyć blokowanie czasu:

1. Zidentyfikuj najważniejsze zadania i oszacuj czas potrzebny na ich wykonanie.

2. Podziel swój dzień na bloki czasowe (np. 30 minut, 1 godzina) i przypisz zadania do każdego z nich.

3. Traktuj każdy blok jako spotkanie z samym sobą i nie pozwalaj sobie na przerwy podczas tych sesji pracy w skupieniu.

4. Uwzględnij przerwy i czas buforowy na nieoczekiwane zadania lub opóźnienia.

5. Regularnie przeglądaj i dostosowuj swoje bloki czasowe w oparciu o postępy i zmieniające się priorytety.

Polecane lektury:

• Harmonogram 2 2 3
• Produktywność biznesowa odkryta na nowo: Niekonwencjonalne sposoby na wyprzedzenie konkurencji.

5. Zjedz żabę

"Zjedz żabę" to strategia zarządzania czasem, która zachęca do wykonywania najważniejszych, najtrudniejszych lub najbardziej przerażających zadań z samego rana. To zadanie jest zasadniczo "żabą". Wczesne wykonanie tego zadania pozwala nabrać rozpędu i poczucia spełnienia, które utrzymuje się przez resztę dnia.

Muszę przyznać, że nie jest to moja ulubiona metoda, ponieważ staję się bardziej aktywny później w ciągu dnia, ale moja koleżanka, Karolina, uwielbia tę metodę. Oto co mówi:

Moja ulubiona strategia zarządzania czasem? Zaczynam dzień lub tydzień od najmniej przyjemnego zadania. Ta technika, zwana "zjedz żabę", zapewnia mi wykonanie wszystkich zadań z listy rzeczy do zrobienia, a nie tylko tych, które uważam za interesujące. Karolina Matyska, Senior Content Marketer

Oto jak zastosować tę technikę:

1. Zidentyfikuj swoje najbardziej krytyczne lub zniechęcające zadanie na dany dzień.

2. Zajmij się tym zadaniem w pierwszej kolejności, zanim przejdziesz do innych czynności.

3. Oprzyj się pokusie zwlekania lub pracy najpierw nad łatwiejszymi zadaniami.

4. Świętuj swoje osiągnięcia, aby zwiększyć swoją produktywność w ciągu dnia.

5 najlepszych narzędzi do zarządzania czasem

Narzędzia do zarządzania czasem mają wiele zastosowań w biznesie. Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy pomaga rejestrować rozliczane godziny, które są następnie fakturowane klientom, i pomaga podejmować krytyczne decyzje w oparciu o dane dotyczące śledzenia czasu. Jednocześnie takie narzędzia pomagają podejmować lepsze decyzje w zakresie zarządzania projektami dzięki szacunkom opartym na danych. Przed wyborem narzędzi upewnij się, że rozumiesz wady elektronicznego monitorowania.

Zanurzmy się od razu i odkryjmy cechy każdego narzędzia do zarządzania czasem.

1. Timeular do scentralizowanego śledzenia czasu pracy i zarządzania urlopami

Timeular to wszechstronna aplikacja do śledzenia czasu, która wyróżnia się inteligentnymi, bezpiecznymi i zautomatyzowanymi sposobami śledzenia czasu, a także jej kostka do śledzenia czasu.

Co więcej, Timeular jest zasilany przez funkcje AI i umożliwia również śledzenie urlopów, pozwalając na ujednolicone i zautomatyzowane rozwiązanie dla wielu funkcji.

Nagrodzony przez Capterra za intuicyjność jako "Najlepsze narzędzie łatwe w użyciu w 2023 roku" i używany przez ponad 100 000 użytkowników, Timeular eliminuje zgadywanie z danych, a jednocześnie wymaga prostego zaangażowania z Twojej strony: poświęć tylko jedną minutę dziennie na wypełnienie swoich kart czasu pracy. Timeular zajmie się resztą.

Oto najważniejsze funkcje Timeular:

• Oferuje bezproblemowe sposoby śledzenia czasu: automatyczne śledzenie czasu, wpisy czasu oparte na sztucznej inteligencji lub ręczne śledzenie czasu dla staromodnych. Należy pamiętać, że niezależnie od metody, nie spędzisz więcej niż 1 minutę dziennie na śledzeniu czasu z Timeular. To takie proste!

• Jest to jedyna aplikacja do śledzenia czasu z dołączonym fizycznym urządzeniem, które po odwróceniu śledzi inne zadanie w oprogramowaniu.

TimeularFajny gadżet do śledzenia czasu jest jedną z jego metod szybkiego śledzenia czasu

Jest uwielbiany przez 100 000 użytkowników, ponieważ sprawia, że śledzenie czasu jest zabawne, przyjemne, szybkie i dotykowe.

Wypróbuj Timeular 30 dni za darmo

• Pozwala użytkownikom automatyzować, dostosowywać i eksportować raportów czasu szybko. Dodatkową zaletą jest to, że raporty wyglądają przejrzyście i nie wymagają stosowania formuł Excel.

• Działa jako narzędzie do śledzenia nadgodzindzięki czemu wszystkie nadgodziny lub godziny deficytu pracownika są automatycznie rejestrowane w raportach na podstawie ustawionych godzin pracy.

• Został zaprojektowany tak, aby zauważać indywidualne wzorce produktywności za pomocą sztucznej inteligencji, takie jak aplikacje, które sprawiają, że zwlekasz lub informują Cię, w jakich godzinach jesteś najbardziej produktywny.

• Rejestruje rozliczane godziny i Śledzenie WOM i wysyła powiadomienia w celu wypełnienia szczegółowych kart czasu pracy przy jednoczesnym zachowaniu budżetu. Podczas gdy Timeular jest dostępny dla nieograniczonej liczby użytkowników w planie śledzenia czasu Enterprise, jego cena za plan osobisty zaczyna się od 6,89 USD.

  

2. Todoist do płynnego zarządzania zadaniami

Todoist to prosty, przyjazny dla użytkownika interfejs, który jest skuteczny w zarządzaniu czasem dzięki swojej głównej funkcji: listom rzeczy do zrobienia.

Należy pamiętać, że Todoist nie jest natywnym oprogramowaniem do śledzenia czasu, ale narzędziem do zarządzania zadaniami. Pomaga ono organizować i planować zadania na liście rzeczy do zrobienia, a także współpracować przy projektach zespołowych.

Oto najważniejsze funkcje Todoist:

• Posiada przejrzysty interfejs , który ułatwia zarządzanie zadaniami

• Obsługuje solidne zarządzanie zadaniami, umożliwiając ustawianie powtarzających się dat, kategoryzowanie zadań według priorytetu, sekcji i podsekcji;

• Umożliwia dodawanie notatek głosowych, komentarzy i zrzutów ekranu do przypisanych zadań;

• Zawiera szeroką gamę szablonów do dodawania zadań zamiast tworzenia własnych szablonów;

• Ułatwia współpracę poprzez udostępnianie projektów zespołowi i delegowanie zadań lub planowanie pracy zespołu;

• Dodaje zabawy i przyjemności do list rzeczy do zrobienia dzięki grywalizacji, dając podgląd swoich osiągnięć.

3. Pamiętaj o mleku dla uporządkowanej listy rzeczy do zrobienia

Już po samej nazwie można zrozumieć, że Remember the Milk została stworzona, aby pomóc użytkownikom nie zapomnieć o butelce mleka, którą chcieli kupić w sklepie spożywczym, ale wrócili do domu bez niej.

Jednak Remember the Milk wykracza poza listy zakupów i obsługuje więcej niż to. Zasadniczo jest to aplikacja z listą rzeczy do zrobienia, zaprojektowana w celu uproszczenia i efektywnego planowania zadań bez zapominania o najważniejszych elementach.

Oto najważniejsze funkcje Remember the Milk:

• Zawiera funkcję inteligentnych list, która automatycznie tworzy nowe listy na podstawie kryteriów wyszukiwania;

• Zapewnia przypomnienia oparte na lokalizacji uruchamiane po wejściu do określonego obszaru geograficznego lub lokalizacji;

• Oferuje kolorowe znaczniki, które pomagają rozróżniać i priorytetyzować zadania na podstawie ich kolorów, dzięki czemu nie zapomnisz już o mleku;

• Umożliwia filtrowanie zadań według priorytetu, aby w pierwszej kolejności skupić się na najbardziej krytycznych elementach.

• Obsługuje intuicyjne udostępnianie i delegowanie zadań , umożliwiając płynną współpracę z zespołem;

4. Las zapewniający skupienie i produktywność

Utrzymanie koncentracji, jak wspomniano powyżej, w sekcji dotyczącej zmagań z zarządzaniem czasem, samo w sobie nie jest łatwym zadaniem. Forest stara się to zmienić poprzez grywalizację procesu utrzymywania koncentracji i połączenie go z zachętą charytatywną.

Zasadniczo, gdy masz sesję skupienia, "sadzisz" wirtualne drzewo. Jeśli opuścisz aplikację przed ustalonym czasem, drzewo obumrze. Z biegiem czasu rośnie las reprezentujący sesje skupienia i jest to wizualna reprezentacja Twojej produktywności. Dodaje to aplikacji poczucia celu i przyczynia się do zrównoważonego rozwoju środowiska.

Oto najważniejsze funkcje Forest:

• Oferuje grywalizowane sesje skupienia z wirtualnym sadzeniem drzew w celu wizualizacji postępów i produktywności;

• Obejmuje on konfigurowalne timery ostrości w zakresie od 10 minut do 2 godzin, w zależności od tego, jak długo trzeba ustawić ostrość;

• Zawiera prawdziwą inicjatywę sadzenia drzew dzięki partnerstwu z Trees for the Future i prezentuje odblokowywane gatunki drzew, aby utrzymać motywację.

• Pozwala to na wspólne sesje z przyjaciółmi.

5. Trello do zarządzania zadaniami i projektami

Musiałeś słyszeć o Trello, jeśli jeszcze go nie używasz. Trello to narzędzie do zarządzania projektami, które przekształca złożone projekty w atrakcyjne wizualnie tablice.

Trello przekonuje użytkowników swoją prostotą i pozwala organizować, ustalać priorytety i śledzić zadania za pomocą intuicyjnego interfejsu typu "przeciągnij i upuść".

• Oferuje wizualną tablicę, listę i system kart do organizowania zadań i projektów, co ułatwia szybki wgląd w postęp projektu;

• Posiada intuicyjną funkcję "przeciągnij i upuść", która ułatwia zarządzanie zadaniami;

• Zawiera konfigurowalne karty z listami kontrolnymi, terminami i załącznikami oraz umożliwia dodawanie komentarzy.

• Płynnie integruje się z szeroką gamą narzędzi, wśród których są Dysk Google, Dropbox i Slack;

Zacznij lepiej zarządzać swoim czasem

Skuteczne zarządzanie czasem to połączenie bycia świadomym czasu, korzystania z odpowiednich narzędzi i technik oraz bycia konsekwentnym.

Pamiętaj, że opanowanie zarządzania czasem jest również ciągłym procesem adaptacyjnym, ale łącząc wszystkie elementy przedstawione powyżej, powinieneś odblokować klucz do skutecznego zarządzania czasem.

Nie przegap możliwości śledzenia swojego czasu za pomocą najprostszej aplikacji.

Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, Timeular helps you track time in < 1 minute a day.

Rozpocznij 30-dniowy bezpłatny okres próbny już teraz

FAQS