Ferramentas de gerenciamento de tempo para aumentar o nível de sua produtividade

Não há outra moeda em que sejamos igualmente ricos, mas que desperdiçamos com tanta frequência: o tempo.

No entanto, o domínio de seu uso nos diferencia como indivíduos e empresas. Um bom gerenciamento do tempo pode aumentar a produtividade, reduzir o estresse e atingir suas metas.

Neste artigo, eu o orientarei:

• Os prós e contras das técnicas eficazes de gerenciamento de tempo

• As razões pelas quais você está tendo dificuldades com o gerenciamento do tempo

• Ferramentas de ponta de gerenciamento de tempo que podem ajudá-lo a monitorar o tempo e assumir o controle dele

O que é gerenciamento de tempo?

O gerenciamento do tempo é o processo de planejamento e controle do tempo que gastamos em atividades específicas. Envolve a definição de metas, a priorização de tarefas e a alocação eficaz do tempo para alcançar os resultados desejados.

Embora isso nos permita trabalhar de forma mais inteligente, ser mais produtivos e encontrar um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional, o ajuste fino de nossa relação com o tempo exige muitas habilidades de gerenciamento de tempo e reajustes constantes. Em minha pesquisa, encontrei uma definição que resume todas as facetas do tempo e como deve ser nossa relação com ele:

Por que você tem dificuldades com o gerenciamento do tempo?

Sim, as ferramentas e técnicas de gerenciamento de tempo são inegavelmente essenciais para nossa produtividade e nossa capacidade de finalizar nossa lista de tarefas ou ter um gerenciamento de projetos bem-sucedido, mas elas não são suficientes.

Portanto, antes de abordarmos as técnicas de controle de tempo e as melhores ferramentas de gerenciamento de tempo, você precisa ter clareza do motivo pelo qual está tendo dificuldades com o gerenciamento de tempo atualmente.

• Você está superestimando: Muitas vezes somos vítimas da falácia do planejamento, superestimando o que podemos realizar em um determinado período de tempo e acabando com listas de tarefas acumuladas. Com que frequência você planeja concluir um relatório em duas horas, mas acaba demorando quatro, o que prejudica todo o seu cronograma? Isso tem a ver com a definição de metas realistas, não com o aprendizado de melhores práticas de gerenciamento de tempo.

• Você não prioriza: Sem prioridades claras, você pode perder tempo com tarefas menos importantes e negligenciar as mais importantes. Você passa horas respondendo a e-mails não urgentes enquanto um prazo crítico para um projeto importante não é cumprido? Então, trabalhe primeiro em seus comportamentos de priorização de tarefas.

• Você se distrai facilmente: Hoje em dia, não é possível evitar distrações, notificações e gratificações instantâneas. O "Vou verificar as mídias sociais por apenas um minuto" facilmente se transforma em uma hora de produtividade perdida. Talvez seja útil aprender a superar a procrastinação primeiro.

• Você não está planejando de forma realista: A falta de planejamento antecipado leva ao desperdício de tempo e ao não cumprimento de prazos, sem mencionar a ansiedade do tempo. É preciso ter uma visão aprofundada de tudo o que precisa ser feito e planejar criticamente suas tarefas e carga de trabalho.

• Você está usando ferramentas desatualizadas: Na medida em que as ferramentas nos ajudam a aumentar a produtividade e a realizar um excelente trabalho, elas também nos atrasam e bloqueiam nosso progresso se estiverem desatualizadas. Independentemente de ser uma ferramenta de gerenciamento de projetos ou uma ferramenta de gerenciamento de tarefas, ela precisa ser rápida e automática e acelerar seu trabalho em vez de interrompê-lo.

• Você nunca diz não ao trabalho: Assumir muitos compromissos pode fazer com que seu tempo se esgote. É preciso entender se você está lutando com um problema subjacente de gerenciamento de tempo ou com a incapacidade de dizer não e, então, começar a usar um software de controle de tempo. Escrevi um guia completo sobre como dizer não no trabalho, que pode ajudá-lo se esse for o seu caso.

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Certifique-se de entender esses desafios como o primeiro passo para enfrentá-los antes de começar a aplicar outras habilidades de gerenciamento de tempo ou investir em um software de controle de tempo. No entanto, vamos explorar qual estratégia de gerenciamento de tempo é mais adequada para você entre as técnicas a seguir.

Técnicas de gerenciamento de tempo a serem aplicadas

1. A técnica Pomodoro

Desenvolvida por Francesco Cirillo quando era estudante, essa técnica usa um cronômetro para dividir o trabalho em intervalos. Posso ser tendencioso, pois é meu sistema de gerenciamento de tempo favorito, mas ele faz maravilhas na maneira como abordo o gerenciamento de tarefas.

Assim, com o timer Pomodoro, você terá uma sessão de foco de 25 minutos (chamada de "Pomodoros"), separada por uma pequena pausa de 5 minutos. Depois, o ciclo continua. A duração da sessão de trabalho profundo do Pomodoro pode variar de acordo com o tempo que você precisa para se concentrar.

Esse rastreador de tempo me ajuda a manter o foco por 25 minutos de cada vez e me prepara para direcionar minha atenção para apenas uma tarefa que preciso realizar dentro desse período de tempo.

Como aplicar a técnica Pomodoro:

1. Escolha uma tarefa para trabalhar.

2. Defina um cronômetro para 25 minutos.

3. Trabalhe na tarefa até que o cronômetro toque.

4. Faça uma pequena pausa de 5 minutos.

5. Repetir.

6. Depois de quatro Pomodoros, faça um intervalo maior de 15 a 30 minutos.

2. A regra 1-3-5

A regra 1-3-5 é um método simples para priorizar as tarefas diárias, sejam elas administrativas ou que exijam maior capacidade mental. Descobri essa técnica recentemente e devo dizer que ela está me ajudando a sentir que estou realizando várias tarefas variadas em um dia. Além disso, descobri que ela me ajuda a equilibrar minha carga de trabalho e a acompanhar facilmente o progresso no trabalho.

Essa regra envolve o preenchimento do seguinte:

1. Uma grande tarefa

2. Três tarefas médias

3. Cinco pequenas tarefas

Parece factível, certo? Para mim, foi realmente um divisor de águas que colocou as coisas em perspectiva quando se trata de alocação de tarefas e tempo. Principalmente se você estiver negligenciando a dificuldade de algumas de suas tarefas e achar que pode realizar mais do que realmente pode em um dia.

Veja como usar a regra 1-3-5:

1. Identifique uma tarefa importante que exija tempo e esforço significativos.

2. Selecione três tarefas médias que sejam importantes, mas que consumam menos tempo do que a grande tarefa.

3. Escolha cinco pequenas tarefas que possam ser concluídas rapidamente, como responder a e-mails ou atualizar sua lista de tarefas.

4. Concentre-se em concluir essas nove tarefas ao longo do dia.

Exemplo: Sua lista de 1-3-5 pode incluir escrever uma proposta de projeto (tarefa grande), fazer algumas pesquisas, atualizar uma planilha, preparar-se para uma reunião de equipe (tarefas médias), responder a e-mails, atualizar seu calendário e preencher relatórios de despesas (tarefas pequenas).

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3. A matriz de Eisenhower

Com o nome do presidente Dwight D. Eisenhower, a Matriz de Eisenhower ajuda você a priorizar tarefas com base em sua urgência e importância. Com essa poderosa ferramenta de gerenciamento de tempo, você aprende a atribuir tarefas nos quatro quadrantes a seguir:

• Urgente e importante (Do): Crises, problemas urgentes ou projetos com prazos determinados.

• Importante, mas não urgente (cronograma): Planejamento ou construção de relacionamentos.

• Urgente, mas não importante (delegar): Interrupções, chamadas ou algumas reuniões em que sua presença não é obrigatória.

• Nem urgente nem importante (Eliminar): Desperdiçadores de tempo, e-mails que podem esperar ou chamadas telefônicas.

Como aplicar a Matriz de gerenciamento de tempo:

1. Liste todas as suas tarefas do dia ou da semana.

2. Avalie a urgência e a importância de cada tarefa.

3. Posicione cada tarefa em quadrantes de acordo.

4. Tome uma atitude: Comece com tarefas importantes e tarefas urgentes, seguidas pelos outros quadrantes.

4. Bloqueio de tempo

O método de bloqueio de tempo ajuda você a literalmente "bloquear" seu tempo e protegê-lo. Ele envolve a divisão do seu dia em intervalos de tempo dedicados a tarefas ou atividades específicas. Dessa forma, você sabe que o tempo gasto em determinadas tarefas importantes é planejado com antecedência e que nada pode interromper seu progresso nas principais prioridades.

Veja como implementar o bloqueio de tempo:

1. Identifique suas tarefas mais importantes e estime o tempo necessário para cada uma delas.

2. Divida seu dia em blocos de tempo (por exemplo, 30 minutos, 1 hora) e atribua tarefas a cada bloco.

3. Trate cada bloco como um compromisso consigo mesmo e evite interrupções durante essas sessões de trabalho concentradas.

4. Inclua intervalos e tempo de reserva para tarefas inesperadas ou atrasos.

5. Revise e ajuste seus blocos de tempo regularmente com base em seu progresso e nas mudanças de prioridades.

5. Coma o sapo

"Eat the Frog" (coma o sapo) é uma estratégia de gerenciamento de tempo que incentiva a realização de sua tarefa mais importante, desafiadora ou temida logo pela manhã. Essa tarefa é o seu "sapo", essencialmente. Ao concluir essa tarefa logo cedo, você cria um impulso e um senso de realização que se estende pelo resto do dia.

Tenho de admitir que esse não é meu método favorito, pois estou me tornando mais ativo no final do dia, mas minha colega, Karolina, adora esse método. Aqui está o que ela diz:

Minha estratégia favorita de gerenciamento de tempo? Começar o dia ou a semana com a tarefa menos agradável. Essa técnica, chamada de "comer o sapo", garante que eu conclua todas as tarefas de minha lista de afazeres, não apenas as que acho interessantes. Karolina Matyska, profissional sênior de marketing de conteúdo

Veja a seguir como aplicar essa técnica:

1. Identifique sua tarefa mais crítica ou assustadora para o dia.

2. Realize essa tarefa primeiro antes de passar para outras atividades.

3. Resista à tentação de procrastinar ou trabalhar primeiro nas tarefas mais fáceis.

4. Comemore suas conquistas para aumentar sua produtividade ao longo do dia.

5 melhores ferramentas de gerenciamento de tempo

As ferramentas de gerenciamento de tempo têm muitos casos de uso em uma empresa. O software de controle de tempo ajuda a capturar horas faturáveis, que são então faturadas para os clientes, e ajuda a tomar decisões críticas com base nos dados de controle de tempo. Ao mesmo tempo, essas ferramentas ajudam a tomar melhores decisões de gerenciamento de projetos com estimativas baseadas em dados.

Vamos nos aprofundar e descobrir os recursos de cada ferramenta de gerenciamento de tempo.

1. Timeular para controle centralizado de tempo e gerenciamento de férias

O Timeular é um aplicativo de controle de tempo tudo-em-um que se destaca por suas formas inteligentes, seguras e automatizadas de controlar o tempo, bem como por seu cubo de controle de tempo.

Além disso, o Timeular é alimentado por funcionalidades de IA e também permite o rastreamento de licenças, possibilitando uma solução unificada e automatizada para várias funções.

Premiado pela Capterra por sua intuitividade como a "Melhor Ferramenta de Facilidade de Uso em 2023" e usado por mais de 100.000 usuários, o Timeular elimina as suposições de seus dados e exige um simples compromisso de sua parte: dedicar apenas um minuto do seu dia para preencher suas planilhas de horas. O Timeular cuidará do resto.

Aqui estão as principais funcionalidades do Timeular:

• Ele oferece maneiras perfeitas de controlar o tempo: controle de tempo automatizado, registros de tempo baseados em IA ou controle de tempo manual para os mais antiquados. Observe que, independentemente do método, você não gastará mais do que 1 minuto por dia para controlar o tempo com o Timeular. É muito fácil!

• É o único aplicativo de controle de tempo com um dispositivo físico incluído que, uma vez virado, rastreia outra tarefa no software.

O interessante dispositivo de controle de tempo do Timeular é um de seus métodos para controlar rapidamente o tempo

Ele é adorado por seus 100.000 usuários, pois torna o controle de tempo divertido, agradável, rápido e tátil.

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• Ele permite que os usuários automatizem, personalizem e exportem relatórios de tempo rapidamente. O bônus é que os relatórios têm uma aparência limpa e não há nenhuma fórmula do Excel envolvida no processo.

• Ele funciona como um rastreador de horas extrasde modo que todas as horas extras ou horas de déficit de um funcionário são automaticamente capturadas em relatórios com base em suas horas de trabalho predefinidas.

• Ele foi projetado para perceber padrões individuais de produtividade com IA, como aplicativos que fazem você procrastinar ou informam em quais momentos você é mais produtivo.

• Ele captura horas faturáveis e rastreamento de PTO e envia notificações para o preenchimento de planilhas de horas detalhadas, mantendo-se dentro do orçamento. Embora o Timeular esteja disponível para usuários ilimitados em seu plano de controle de tempo Enterprise, seu preço para um plano pessoal começa em US$ 6,89.

2. Todoist para gerenciamento contínuo de tarefas

O Todoist é uma interface simples e fácil de usar que é poderosa para o gerenciamento do tempo devido ao seu principal recurso: listas de tarefas.

Você precisa ter em mente que o Todoist não é um software nativo de controle de tempo, mas uma ferramenta de gerenciamento de tarefas. Ele o ajuda a organizar e planejar suas tarefas em uma lista de tarefas, bem como a colaborar em projetos de equipe.

Aqui estão as principais funcionalidades do Todoist:

• Ele tem uma interface limpa que contribui para o gerenciamento perfeito das tarefas

• Ele oferece suporte ao gerenciamento robusto de tarefas, permitindo definir datas recorrentes, categorizar tarefas por prioridade, seções e subseções;

• Ele permite adicionar notas de voz, comentários e capturas de tela às tarefas atribuídas;

• Ele inclui uma ampla variedade de modelos para adicionar suas tarefas em vez de criar seus próprios modelos;

• Facilita a colaboração compartilhando projetos com sua equipe e delegando tarefas ou agendamento de equipes;

• Ele adiciona diversão e prazer às suas listas de tarefas com a gamificação, oferecendo uma prévia de suas conquistas.

3. Lembre-se do leite para ter uma lista de tarefas organizada

Pelo nome, você pode entender que o Remember the Milk foi criado para ajudar os usuários a não esquecerem mais aquela garrafa de leite que queriam comprar no supermercado, mas voltaram para casa sem ela.

No entanto, o Remember the Milk foi além das listas de compras e oferece mais do que isso. Ele é, em essência, um aplicativo de lista de tarefas projetado para simplificar e planejar tarefas com eficiência sem esquecer os itens mais importantes.

Aqui estão as principais funcionalidades do Remember the Milk:

• Ele inclui um recurso de lista inteligente que cria automaticamente novas listas com base em seus critérios de pesquisa;

• Ele fornece lembretes baseados em localização acionados quando você entra em uma área geográfica ou local específico;

• Ele oferece etiquetas com código de cores para ajudar a diferenciar e priorizar tarefas com base em suas cores, para que você não se esqueça mais do leite;

• Ele permite que você filtre as tarefas por prioridade para se concentrar primeiro nos itens mais críticos.

• Ele suporta o compartilhamento intuitivo de tarefas e a delegação para colaborar perfeitamente com a sua equipe;

4. Floresta para foco e produtividade

Manter o foco, como mencionado acima, na seção sobre dificuldades com o gerenciamento do tempo, não é uma tarefa fácil por si só. Por isso, o Forest tenta mudar isso por meio de jogos no processo de manter o foco e misturá-lo com um incentivo de caridade.

Em essência, quando você tem uma sessão de foco, você "planta" uma árvore virtual. Se você sair do aplicativo antes do horário definido, sua árvore morre. Com o tempo, você cria uma floresta que representa suas sessões de concentração, e essa é a representação visual de sua produtividade. Isso acrescenta um senso de propósito ao aplicativo e contribui para a sustentabilidade ambiental.

Aqui estão as principais funcionalidades do Forest:

• Ele oferece sessões de foco gamificadas com plantio de árvores virtuais para visualizar seu progresso e produtividade;

• Ele inclui temporizadores de foco personalizáveis que variam de 10 minutos a 2 horas, dependendo do tempo que você precisa para focar;

• Ele apresenta uma iniciativa real de plantio de árvores por meio de uma parceria com a Trees for the Future e mostra espécies de árvores desbloqueáveis para mantê-lo motivado.

• Ele permite sessões de foco colaborativas com amigos.

5. Trello para gerenciamento de tarefas e projetos

Você já deve ter ouvido falar do Trello, caso ainda não o esteja usando. O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que transforma projetos complexos em quadros visualmente atraentes.

O Trello conquista os usuários com sua simplicidade e permite que você organize, priorize e acompanhe tarefas com uma interface intuitiva de arrastar e soltar.

• Ele oferece um sistema visual de quadro, lista e cartão para organizar tarefas e projetos, o que facilita a visualização rápida do progresso do projeto;

• Ele vem com uma funcionalidade intuitiva de arrastar e soltar para um gerenciamento de tarefas muito fácil;

• Ele inclui cartões personalizáveis com listas de verificação, datas de vencimento e anexos e permite que qualquer pessoa adicione comentários.

• Ele se integra perfeitamente a uma ampla variedade de ferramentas, entre elas o Google Drive, o Dropbox e o Slack;

Comece a dominar o gerenciamento de seu tempo

O gerenciamento eficaz do tempo é uma combinação de ter consciência do tempo, usar as ferramentas e técnicas certas e manter a consistência.

Lembre-se de que dominar o gerenciamento do tempo também é um processo contínuo de adaptabilidade, mas, ao combinar todos os elementos apresentados acima, você deve desbloquear a chave para o gerenciamento bem-sucedido do tempo.

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