Tidsstyringsverktøy for å øke produktiviteten din

Det finnes ingen annen valuta vi alle er like rike på, men som vi så ofte kaster bort: tid.

Men å mestre bruken av den skiller oss som individer og bedrifter. God tidsstyring kan frigjøre produktivitet, redusere stress og bidra til at du når målene dine.

I denne artikkelen skal jeg veilede deg:

• Alt du trenger å vite om effektive teknikker for tidsstyring

• Årsakene til at du sliter med tidsstyring

• Avanserte tidsstyringsverktøy som kan hjelpe deg med å holde styr på tiden og ta kontroll over den

Hva er tidsstyring?

Tidsstyring handler om å planlegge og kontrollere hvor mye tid vi bruker på spesifikke aktiviteter. Det innebærer å sette seg mål, prioritere oppgaver og fordele tiden effektivt for å oppnå de ønskede resultatene.

Selv om det gjør oss i stand til å jobbe smartere, være mer produktive og finne en bedre balanse mellom jobb og fritid, krever det en god del tidsstyring og stadige justeringer for å finjustere forholdet vårt til tid. I min research fant jeg en definisjon som oppsummerer alle aspekter av tid og hvordan vårt forhold til tid bør være:

Hvorfor sliter du med tidsstyring?

Ja, tidsstyringsverktøy og -teknikker er unektelig avgjørende for produktiviteten vår og for vår evne til å fullføre oppgavelisten eller ha en vellykket prosjektledelse, men det er ikke nok.

Så før vi går inn på teknikker for tidsregistrering og de beste tidsstyringsverktøyene, må du ha klarhet i hvorfor du sliter med tidsstyringen i dag.

• Du overvurderer: Vi blir ofte offer for planleggingsfeilen, der vi overvurderer hva vi kan få til på en gitt tidsramme og ender opp med lange oppgavelister. Hvor ofte har du ikke planlagt å fullføre en rapport på to timer, men ender opp med å bruke fire timer på den, noe som ødelegger hele timeplanen din? Dette handler om å sette seg realistiske mål, ikke om å lære seg bedre tidsstyring.

• Du prioriterer ikke: Uten klare prioriteringer kan du kaste bort tid på mindre viktige oppgaver og forsømme de viktigste. Bruker du timevis på å svare på e-poster som ikke haster, mens en kritisk deadline for et større prosjekt ikke blir tatt hånd om? Da bør du først jobbe med hvordan du prioriterer oppgavene dine.

• Du blir lett distrahert: I dag er det umulig å unngå distraksjoner, varsler og umiddelbar tilfredsstillelse. "Jeg skal bare sjekke sosiale medier et øyeblikk" blir fort til en time med tapt produktivitet. Det kan være nyttig å lære hvordan du kan overvinne prokrastinering først.

• Du planlegger ikke realistisk: Manglende planlegging fører til bortkastet tid og overskredne tidsfrister, for ikke å snakke om tidsangst. Du må ta en grundig gjennomgang av alt som må gjøres, og planlegge arbeidsoppgavene og arbeidsmengden din på en kritisk måte.

• Du bruker utdaterte verktøy: Selv om verktøyene hjelper oss med å øke produktiviteten og levere godt arbeid, kan de også bremse oss og blokkere fremdriften vår hvis de er utdaterte. Uansett om det er et prosjektstyringsverktøy eller et oppgavehåndteringsverktøy, må det være raskt og automatisk, og det må fremskynde arbeidet ditt i stedet for å avbryte det.

• Du sier aldri nei til å jobbe: Hvis du påtar deg for mange forpliktelser, kan det føre til at tiden din blir for knapp. Du må forstå om du sliter med et underliggende problem med tidsstyring eller manglende evne til å si nei, og deretter begynne å bruke et tidsregistreringsprogram. Jeg har skrevet en omfattende guide til hvordan du kan si nei på jobben, som kan hjelpe deg hvis det er tilfellet for deg.

Begynn å spore tiden din for å kopiere Richards suksess

"Vi har blitt 20 % mer lønnsomme fordi alle har blitt vant til å bruke tidsregistrering." - Richard Wingfield, sjefsnerd hos Envision Design

Prøv Timeular nå

Sørg for at du forstår disse utfordringene som et første skritt mot å løse dem før du begynner å bruke andre tidsstyringsferdigheter eller investere i programvare for tidsregistrering. La oss likevel finne ut hvilken tidsstyringsstrategi som passer best for deg blant de følgende teknikkene.

Teknikker for tidsstyring som kan brukes

1. Pomodoro-teknikken

Denne teknikken ble utviklet av Francesco Cirillo da han var student, og bruker en tidtaker til å dele opp arbeidet i intervaller. Jeg er kanskje partisk, siden det er mitt favoritt-tidsstyringssystem, men det gjør underverker i måten jeg tilnærmer meg oppgavehåndtering på.

Med Pomodoro-timeren har du altså en fokusøkt på 25 minutter (kalt "Pomodoros"), avbrutt av en kort pause på 5 minutter. Deretter fortsetter syklusen. Pomodoro-øktene kan variere i lengde avhengig av hvor mye tid du trenger til å fokusere.

Denne tidsmåleren hjelper meg med å holde fokus i 25 minutter om gangen, og gjør meg i stand til å rette oppmerksomheten mot kun én oppgave som jeg trenger å komme videre med i løpet av denne tiden.

Hvordan du bruker Pomodoro-teknikken:

1. Velg en oppgave å jobbe med.

2. Still inn en tidtaker på 25 minutter.

3. Jobb med oppgaven til tidtakeren ringer.

4. Ta en kort pause på fem minutter.

5. Gjenta.

6. Etter fire Pomodoros kan du ta en lengre pause på 15-30 minutter.

2. 1-3-5-regelen

1-3-5-regelen er en enkel metode for å prioritere daglige oppgaver, enten det dreier seg om administrative oppgaver eller oppgaver som krever mer mental kapasitet. Jeg har nylig oppdaget denne teknikken, og jeg må si at den hjelper meg til å føle at jeg får gjort flere varierte oppgaver i løpet av en dag. I tillegg har jeg oppdaget at den hjelper meg med å balansere arbeidsmengden og holde oversikt over fremdriften i arbeidet.

Denne regelen innebærer å fylle ut følgende:

1. En stor oppgave

2. Tre mellomstore oppgaver

3. Fem små oppgaver

Det virker gjennomførbart, ikke sant? For meg var det virkelig en game changer som satte ting i perspektiv når det gjelder oppgave- og tidsfordeling. Spesielt hvis du overser vanskelighetsgraden i noen av oppgavene dine og føler at du kan rekke mer enn du faktisk kan i løpet av en dag.

Slik bruker du 1-3-5-regelen:

1. Identifiser den ene store oppgaven som krever mye tid og innsats.

2. Velg ut tre mellomstore oppgaver som er viktige, men mindre tidkrevende enn den store oppgaven din.

3. Velg fem små oppgaver som kan gjøres raskt, for eksempel å svare på e-post eller oppdatere huskelisten din.

4. Fokuser på å fullføre disse ni oppgavene i løpet av dagen.

Et eksempel: 1-3-5-listen din kan omfatte å skrive et prosjektforslag (stor oppgave), gjøre litt research, oppdatere et regneark, forberede et teammøte (middels store oppgaver), svare på e-post, oppdatere kalenderen din og arkivere utgiftsrapporter (små oppgaver).

Ikke gå glipp av å spore tiden din med den enkleste appen

Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, Timeular helps you track time in < 1 minute a day.

Start din 30 dagers gratis prøveperiode nå

3. Eisenhower-matrisen

Eisenhower-matrisen, som er oppkalt etter president Dwight D. Eisenhower, hjelper deg med å prioritere oppgaver basert på hvor mye det haster og hvor viktige de er. Med dette effektive verktøyet for tidsstyring lærer du å dele oppgavene inn i følgende fire kvadranter:

• Haster og er viktig (Do): Kriser, presserende problemer eller tidsbegrensede prosjekter.

• Viktig, men ikke presserende (tidsplan): Planlegging eller relasjonsbygging.

• Haster, men ikke viktig (Delegate): Avbrudd, samtaler eller enkelte møter der du ikke er forpliktet til å være til stede.

• Verken haster eller er viktig (Eliminer): Tidstyver, e-poster som kan vente, eller telefonsamtaler.

Hvordan bruke tidsstyring Matrix:

1. Skriv opp alle dagens eller ukens oppgaver.

2. Vurder hvor mye det haster og hvor viktig hver oppgave er.

3. Plasser hver oppgave i kvadranter i henhold til dette.

4. Gjør noe med det: Begynn med viktige oppgaver og oppgaver som haster, og deretter følger de andre kvadrantene.

4. Tidsblokkering

Med tidsblokkeringsmetoden kan du bokstavelig talt "blokkere" tiden din og beskytte den. Det innebærer at du deler inn dagen i tidsluker for bestemte oppgaver eller aktiviteter. På denne måten vet du at tiden du bruker på viktige oppgaver, er planlagt på forhånd, og at ingenting kan forstyrre fremdriften i arbeidet med viktige prioriteringer.

Slik implementerer du tidsblokkering:

1. Identifiser de viktigste oppgavene dine, og anslå hvor lang tid du trenger til hver av dem.

2. Del dagen inn i tidsblokker (f.eks. 30 minutter, 1 time), og tildel oppgaver til hver blokk.

3. Behandle hver blokk som en avtale med deg selv, og motstå avbrytelser under disse fokuserte arbeidsøktene.

4. Legg inn pauser og buffertid for uventede oppgaver eller forsinkelser.

5. Gjennomgå og juster tidsblokkene dine regelmessig basert på fremgang og endrede prioriteringer.

5. Spis frosken

"Eat the Frog" er en tidsstyringsstrategi som går ut på å ta fatt på den viktigste, mest utfordrende eller fryktede oppgaven som det første om morgenen. Denne oppgaven er egentlig "frosken" din. Ved å fullføre denne oppgaven tidlig, bygger du opp et momentum og en følelse av mestring som følger deg gjennom resten av dagen.

Jeg må innrømme at dette ikke er min favorittmetode, siden jeg blir mer aktiv senere på dagen, men kollegaen min, Karolina, elsker denne metoden. Her er hva hun sier:

Min favorittstrategi for tidsstyring? Å starte dagen eller uken med den oppgaven som er minst hyggelig. Denne teknikken, som kalles "spis frosken", sørger for at jeg fullfører alle oppgavene på gjøremålslisten, ikke bare de jeg synes er interessante. Karolina Matyska, senior innholdsmarkedsfører

Slik bruker du denne teknikken:

1. Identifiser dagens mest kritiske eller skremmende oppgave.

2. Ta deg av denne oppgaven først, før du går videre til andre aktiviteter.

3. Motstå fristelsen til å utsette eller jobbe med enklere oppgaver først.

4. Feir det du har oppnådd for å øke produktiviteten gjennom hele dagen.

De 5 beste tidsstyringsverktøyene

Tidsstyringsverktøy har mange bruksområder i en bedrift. Programvare for tidsregistrering bidrar til å registrere fakturerbare timer, som deretter faktureres til kundene, og hjelper til med å ta viktige beslutninger basert på tidsregistreringsdataene. Samtidig bidrar slike verktøy til å ta bedre prosjektledelsesbeslutninger med datastøttede estimater.

La oss dykke rett inn i de ulike tidsstyringsverktøyene og avdekke deres funksjoner.

1. Timeular for sentralisert tidsregistrering og fraværshåndtering

Timeular er en alt-i-ett-tidsregistreringsapp som skiller seg ut med sine smarte, sikre og automatiserte måter å registrere tid på, i tillegg til sin tidsregistreringskube.

Timeular er dessuten basert på AI-funksjoner og gjør det også mulig å spore permisjoner, noe som gir en enhetlig og automatisert løsning for flere funksjoner.

Timeular, som av Capterra er kåret til "Best Ease of Use Tool in 2023" for sin intuitivitet og brukes av mer enn 100 000 brukere, fjerner gjetningene fra dataene dine , samtidig som det krever en enkel forpliktelse fra din side: å bruke bare ett minutt av dagen på å fylle ut timelistene dine. Timeular tar seg av resten.

Her er Timeulars viktigste funksjoner:

• Timeular tilbyr sømløse måter å registrere tid på: automatisert tidsregistrering, AI-baserte tidsregistreringer eller manuell tidsregistrering for de gammeldagse. Merk at uansett metode vil du ikke bruke mer enn 1 minutt om dagen på tidsregistrering med Timeular. Så enkelt er det!

• Det er den eneste tidsregistreringsappen med en fysisk enhet som, når den vendes, sporer en annen oppgave i programvaren.

Timeulars kule tidsregistreringsmodul er en av metodene for rask tidsregistrering

Den er elsket av sine 100 000 brukere, fordi den gjør tidsregistrering morsom, hyggelig, rask og taktil.

Prøv Timeular 30 dager gratis

• Det lar brukerne automatisere, tilpasse og eksportere tidsrapporter raskt. Bonusen er at rapportene ser rene ut, og det er ingen Excel-formler involvert i prosessen.

• Den fungerer som en overtidssporingslik at alle overtids- eller underskuddstimer for en ansatt automatisk fanges opp i rapporter basert på den forhåndsinnstilte arbeidstiden.

• Den er utviklet for å legge merke til individuelle produktivitetsmønstre ved hjelp av kunstig intelligens, for eksempel apper som får deg til å utsette ting eller informerer deg om hvilke tidspunkter du er mest produktiv.

• Den fanger opp fakturerbare timer og PTO-sporing og sender varsler for å fylle ut detaljerte timelister samtidig som du holder deg innenfor budsjettet. Timeular er tilgjengelig for ubegrenset antall brukere i Enterprise-abonnementet for tidsregistrering, mens prisen for et personlig abonnement starter på $ 6,89.

2. Todoist for sømløs oppgavehåndtering

Todoist er et enkelt, brukervennlig grensesnitt som er effektivt for tidsstyring på grunn av hovedfunksjonen: oppgavelister.

Du må huske på at Todoist ikke er et program for tidsregistrering, men et verktøy for oppgavestyring. Det hjelper deg med å organisere og planlegge oppgavene dine i en oppgaveliste, samt samarbeide om teamprosjekter.

Her er Todoists viktigste funksjoner:

• Det har et rent grensesnitt som bidrar til sømløs oppgavehåndtering

• Programmet støtter robust oppgavehåndtering ved at du kan angi gjentakende datoer, kategorisere oppgaver etter prioritet, seksjoner og underseksjoner;

• Du kan legge til talenotater, kommentarer og skjermbilder til tildelte oppgaver;

• Den inneholder et bredt utvalg av maler som du kan legge til oppgavene dine på i stedet for å lage dine egne maler;

• Det gjør det enkelt å samarbeide ved å dele prosjekter med teamet ditt og delegere oppgaver eller teamplanlegging;

• Det gjør oppgavelistene dine morsommere og morsommere ved å gi deg en forhåndsvisning av hva du har oppnådd.

3. Husk Milk for en organisert huskeliste

Navnet avslører at Remember the Milk ble laget for å hjelpe brukerne med å ikke lenger glemme den melkeflasken de ville kjøpe i matbutikken, men som de kom hjem uten.

Remember the Milk har imidlertid utviklet seg til å bli mer enn bare en huskeliste. Det er i bunn og grunn en gjøremålsliste-app som er utviklet for å forenkle og planlegge oppgaver effektivt uten å glemme de viktigste tingene.

Her er Remember the Milks viktigste funksjoner:

• Den inneholder en smartlistefunksjon som automatisk oppretter nye lister basert på søkekriteriene dine;

• Den gir stedsbaserte påminnelser som utløses når du går inn i et bestemt geografisk område eller sted;

• Den tilbyr fargekodede tagger som hjelper deg med å skille og prioritere oppgaver basert på fargene, slik at du ikke lenger glemmer melken;

• Du kan filtrere oppgaver etter prioritet, slik at du kan fokusere på de mest kritiske oppgavene først.

• Den støtter intuitiv oppgavedeling og delegering, slik at du kan samarbeide sømløst med teamet ditt;

4. Skog for fokus og produktivitet

Å holde fokus, akkurat som nevnt ovenfor i avsnittet om å slite med tidsstyring, er ikke en lett oppgave i seg selv. Forest forsøker å endre på dette ved å gjøre det å holde fokus til et spill og blande det med et veldedighetsinsentiv.

Når du har en fokusøkt, "planter" du et virtuelt tre. Hvis du forlater appen før det angitte tidspunktet, dør treet ditt. Over tid vokser det opp en skog som representerer fokusøktene dine, og det er den visuelle representasjonen av produktiviteten din. Dette gir appen en følelse av formål og bidrar til miljømessig bærekraft.

Her er de viktigste funksjonene i Forest:

• Den tilbyr spillbaserte fokusøkter med virtuell treplanting for å visualisere fremgang og produktivitet;

• Den inkluderer tilpassbare fokustimere fra 10 minutter til 2 timer , avhengig av hvor lenge du trenger å fokusere;

• Det inneholder et ekte treplantingsinitiativ gjennom et samarbeid med Trees for the Future, og det viser opplåsbare treslag for å holde deg motivert.

• Det gir mulighet for felles fokusøkter med venner.

5. Trello for oppgave- og prosjektstyring

Du har sikkert hørt om Trello, hvis du ikke allerede bruker det. Trello er et prosjektstyringsverktøy som forvandler komplekse prosjekter til visuelt overbevisende tavler.

Trello overbeviser brukerne med sin enkelhet og lar deg organisere, prioritere og spore oppgaver ved hjelp av et intuitivt dra-og-slipp-grensesnitt.

• Det tilbyr et visuelt tavle-, liste- og kortsystem for organisering av oppgaver og prosjekter, noe som gjør det enkelt å få et raskt overblikk over prosjektets fremdrift;

• Det leveres med en intuitiv dra-og-slipp-funksjonalitet for superenkel oppgavehåndtering;

• Det inkluderer tilpassbare kort med sjekklister, forfallsdatoer og vedlegg, og alle kan legge til kommentarer.

• Den integreres sømløst med en lang rekke verktøy, blant annet Google Drive, Dropbox og Slack;

Begynn å mestre tidsstyringen din

Effektiv tidsstyring er en kombinasjon av å være tidsbevisst, bruke de riktige verktøyene og teknikkene og være konsekvent.

Husk at det å mestre tidsstyring også er en kontinuerlig prosess som krever tilpasningsevne, men når du kobler sammen alle elementene som er introdusert ovenfor, bør du finne nøkkelen til vellykket tidsstyring.

Ikke gå glipp av å spore tiden din med den enkleste appen

Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, Timeular helps you track time in < 1 minute a day.

Start din 30 dagers gratis prøveperiode nå

VANLIGE SPØRSMÅL