Tidshanteringsverktyg för att öka din produktivitet

Det finns ingen annan valuta som vi alla är lika rika på, men som vi så ofta slösar bort: tid.

Men att behärska användningen av den gör skillnad för oss som individer och företag. Bra tidshantering kan frigöra produktivitet, minska stress och uppnå dina mål.

I den här artikeln guidar jag dig igenom:

• Hur man använder effektiva tekniker för tidshantering

• Anledningarna till att du kämpar med tidshantering

• Avancerade verktyg för tidshantering som kan hjälpa dig att hålla koll på tiden och ta kontroll över den

Vad är tidshantering?

Tidsplanering är processen att planera och kontrollera hur mycket tid vi lägger på specifika aktiviteter. Det handlar om att sätta upp mål, prioritera uppgifter och fördela tiden effektivt för att uppnå önskade resultat.

Även om det gör det möjligt för oss att arbeta smartare , vara mer produktiva och hitta en bättre balans mellan arbete och privatliv, kräver finjustering av vår relation till tid en hel del tidshanteringsfärdigheter och ständiga justeringar. I min forskning fann jag en definition som sammanfattar alla aspekter av tid och hur vår relation till tid bör vara:

Varför kämpar du med tidshantering?

Ja, verktyg och tekniker för tidshantering är onekligen avgörande för vår produktivitet och för vår förmåga att slutföra vår att-göra-lista eller ha en framgångsrik projektledning, men det räcker inte.

Så innan vi går in på tekniker för tidsuppföljning och de bästa tidshanteringsverktygen måste du ha klart för dig varför du kämpar med tidshanteringen idag.

• Du överskattar: Vi faller ofta offer för planeringsmisstaget, överskattar vad vi kan åstadkomma inom en viss tidsram och slutar med staplande att-göra-listor. Hur ofta planerar du att göra klart en rapport på två timmar, men det tar fyra timmar, vilket kastar omkull hela ditt schema? Detta har att göra med att sätta upp realistiska mål, inte med att lära sig bättre metoder för tidshantering.

• Du prioriterar inte: Utan tydliga prioriteringar kan du slösa tid på mindre viktiga uppgifter samtidigt som du försummar de viktigaste. Tillbringar du timmar med att besvara e-postmeddelanden som inte är brådskande medan en kritisk deadline för ett stort projekt dröjer? Då bör du först arbeta med hur du prioriterar dina uppgifter.

• Du blir lätt distraherad: Det går inte riktigt att undvika distraktioner, meddelanden och omedelbar tillfredsställelse nuförtiden. "Jag ska bara kolla sociala medier i en minut" blir lätt en timme av förlorad produktivitet. Det kan vara bra att lära sig hur man övervinner förhalning först.

• Du planerar inte på ett realistiskt sätt: Att inte planera framåt leder till slöseri med tid och missade deadlines, för att inte tala om tidsångest. Du måste ha en grundlig genomgång av allt som behöver göras och kritiskt planera dina uppgifter och din arbetsbelastning.

• Du använder föråldrade verktyg: Verktygen hjälper oss att öka produktiviteten och leverera ett bra arbete, men i samma utsträckning saktar de ner oss och blockerar våra framsteg om de är föråldrade. Oavsett om det är ett projekthanteringsverktyg eller ett verktyg för uppgiftshantering måste det vara snabbt och automatiskt och påskynda ditt arbete i stället för att avbryta det.

• Du säger aldrig nej till arbete: Om du tar på dig för många åtaganden kan din tid bli för knapp. Du måste förstå om du kämpar med en underliggande tidshanteringsproblematik eller en oförmåga att säga nej, och sedan börja använda en programvara för tidsspårning. Jag har skrivit en omfattande guide om hur man säger nej på jobbet, som kan hjälpa dig om det är ditt fall.

Börja spåra din tid för att upprepa Richards framgång

"Vi har blivit 20 % mer lönsamma eftersom alla är vana vid att följa upp tiden." - Richard Wingfield, chefsnörd på Envision Design

Prova Timeular nu

Se till att du förstår dessa utmaningar som ett första steg mot att ta itu med dem innan du börjar tillämpa andra tidshanteringsfärdigheter eller investerar i programvara för tidsspårning. Låt oss ändå utforska vilken tidshanteringsstrategi som passar dig bland följande tekniker.

Tekniker för tidshantering att tillämpa

1. Pomodoro-tekniken

Tekniken utvecklades av Francesco Cirillo under studietiden och innebär att man använder en timer för att dela upp arbetet i intervaller. Jag kanske är partisk, eftersom det är mitt favoritsystem för tidshantering, men det gör underverk för mitt sätt att hantera uppgifter.

Så med Pomodoro-timern har du en fokussession på 25 minuter (kallad "Pomodoros"), åtskilda av en kort paus på 5. Sedan fortsätter cykeln. Pomodoros djupa arbetspass kan variera i längd beroende på hur mycket tid du behöver för att fokusera.

Den här tidmätaren hjälper mig att hålla fokus i 25 minuter åt gången och gör mig redo att rikta min uppmärksamhet mot en enda uppgift som jag måste klara av inom den tiden.

Hur man tillämpar Pomodoro-tekniken:

1. Välj en uppgift att arbeta med.

2. Ställ in en timer på 25 minuter.

3. Arbeta med uppgiften tills timern ringer.

4. Ta en kort paus på 5 minuter.

5. Upprepa.

6. Efter fyra Pomodoros kan du ta en längre paus på 15-30 minuter.

2. 1-3-5-regeln

1-3-5-regeln är en enkel metod för att prioritera dagliga uppgifter, oavsett om det är administrativa uppgifter eller uppgifter som kräver mer mental kapacitet. Jag upptäckte den här tekniken nyligen och jag måste säga att den hjälper mig att känna att jag utför flera varierande uppgifter under en dag. Dessutom tycker jag att den hjälper mig att balansera min arbetsbelastning och enkelt följa upp hur arbetet fortskrider.

Denna regel innebär att du måste fylla i följande:

1. En stor uppgift

2. Tre medelstora uppgifter

3. Fem små uppgifter

Verkar genomförbart, eller hur? För mig var det verkligen en förändring som satte saker och ting i perspektiv när det gäller uppgifts- och tidsallokering. Särskilt om du bortser från svårighetsgraden i vissa av dina uppgifter och känner att du kan åstadkomma mer än du faktiskt kan på en dag.

Så här använder du 1-3-5-regeln:

1. Identifiera den enda stora uppgift som kräver mycket tid och ansträngning.

2. Välj ut tre medelstora uppgifter som är viktiga men mindre tidskrävande än din stora uppgift.

3. Välj fem små uppgifter som kan utföras snabbt, till exempel att svara på e-post eller uppdatera din att-göra-lista.

4. Fokusera på att slutföra dessa nio uppgifter under hela dagen.

Exempel: Din 1-3-5-lista kan omfatta att skriva ett projektförslag (stor uppgift), göra lite research, uppdatera ett kalkylblad, förbereda ett gruppmöte (medelstora uppgifter), svara på e-post, uppdatera din kalender och lämna in utgiftsrapporter (små uppgifter).

Missa inte att registrera din tid med den enklaste appen

Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, Timeular helps you track time in < 1 minute a day.

Starta din 30 dagars kostnadsfria testperiod nu

3. Eisenhower-matrisen

Eisenhower Matrix är uppkallad efter president Dwight D. Eisenhower och hjälper dig att prioritera uppgifter utifrån hur brådskande och viktiga de är. Med detta kraftfulla tidshanteringsverktyg lär du dig att dela in uppgifter i följande fyra kvadranter:

• Brådskande och viktigt (Do): Kris, brådskande problem eller projekt som drivs av deadlines.

• Viktigt men inte brådskande (schema): Planering eller relationsbyggande.

• Brådskande men inte viktigt (delegat): Avbrott, samtal eller vissa möten där din närvaro inte är obligatorisk.

• Varken brådskande eller viktigt (Eliminera): Tidstjuvar, e-postmeddelanden som kan vänta eller telefonsamtal.

Hur man tillämpar tidshantering Matrix:

1. Lista alla dina uppgifter för dagen eller veckan.

2. Bedöm hur brådskande och viktig varje uppgift är.

3. Placera varje uppgift i kvadranter i enlighet med detta.

4. Vidta åtgärder: Börja med viktiga uppgifter och brådskande uppgifter, följt av de andra kvadranterna.

4. Tidsblockering

Tidsblockeringsmetoden hjälper dig att bokstavligen "blockera" din tid och skydda den. Det innebär att du delar in din dag i särskilda tidsluckor för specifika uppgifter eller aktiviteter. På så sätt vet du att den tid du lägger på vissa viktiga uppgifter är planerad i förväg och att inget kan störa dig när du gör framsteg med dina viktigaste prioriteringar.

Så här gör du för att införa tidsblockering:

1. Identifiera dina viktigaste uppgifter och uppskatta tidsåtgången för var och en.

2. Dela in din dag i tidsblock (t.ex. 30 minuter, 1 timme) och tilldela uppgifter till varje block.

3. Se varje block som ett möte med dig själv och avstå från avbrott under dessa fokuserade arbetssessioner.

4. Räkna med pauser och bufferttid för oväntade uppgifter eller förseningar.

5. Granska och justera dina tidsblock regelbundet baserat på dina framsteg och ändrade prioriteringar.

5. Ät grodan

"Eat the Frog" är en tidshanteringsstrategi som uppmuntrar till att ta itu med den viktigaste, mest utmanande eller mest fruktade uppgiften direkt på morgonen. Den uppgiften är i princip din "groda". Genom att slutföra den här uppgiften tidigt bygger du upp ett momentum och en känsla av prestation som bär genom resten av dagen.

Jag måste erkänna att det här inte är min favoritmetod, eftersom jag blir mer aktiv senare på dagen, men min kollega Karolina älskar den här metoden. Här är vad hon säger:

Min favoritstrategi för tidshantering? Börja dagen eller veckan med den minst trevliga uppgiften. Den här tekniken, som kallas "ät grodan", säkerställer att jag slutför alla uppgifter på min att-göra-lista, inte bara de som jag tycker är intressanta. Karolina Matyska, senior innehållsmarknadsförare

Så här tillämpar du den här tekniken:

1. Identifiera din mest kritiska eller skrämmande uppgift för dagen.

2. Ta itu med denna uppgift först innan du går vidare till andra aktiviteter.

3. Motstå frestelsen att skjuta upp eller ta itu med enklare uppgifter först.

4. Fira dina framgångar för att öka din produktivitet under hela dagen.

5 bästa verktygen för tidshantering

Tidshanteringsverktyg har många användningsområden i ett företag. Programvara för tidsregistrering hjälper till att fånga upp fakturerbara timmar som sedan faktureras till kunder och hjälper till att fatta kritiska beslut baserat på tidsregistreringsdata. Samtidigt hjälper sådana verktyg till att fatta bättre projektledningsbeslut med datastödda uppskattningar.

Låt oss dyka rakt in och avslöja funktionerna i varje tidshanteringsverktyg.

1. Timeular för centraliserad tidsregistrering och semesterhantering

Timeular är en allt-i-ett-app för tidsregistrering som sticker ut med sina smarta, säkra och automatiserade sätt att registrera tid, liksom med sin kub för tidsregistrering.

Dessutom drivs Timeular av AI-funktioner och möjliggör även spårning av ledigheter, vilket möjliggör en enhetlig och automatiserad lösning för flera funktioner.

Timeular har belönats av Capterra för sin intuitivitet som "Best Ease of Use Tool in 2023" och används av över 100 000 användare. Timeular tar bort gissningarna från dina data samtidigt som det kräver ett enkelt åtagande från din sida: att bara spendera en minut av din dag med att fylla i dina tidrapporter. Timeular kommer att ta hand om resten.

Här är Timeulars viktigaste funktioner:

• Det erbjuder sömlösa sätt att spåra tid: automatiserad tidsspårning, AI-baserade tidsposter eller manuell tidsspårning för de gammaldags. Observera att oavsett metod kommer du inte att spendera mer än 1 minut om dagen på att spåra tid med Timeular. Det är så enkelt!

• Det är den enda tidsregistreringsappen som innehåller en fysisk enhet som, när den vänds, registrerar en annan uppgift i programvaran.

Timeulars häftiga tidsregistrering är en av metoderna för att snabbt registrera tid

Den är omtyckt av sina 100.000 användare eftersom den gör tidrapporteringen rolig, trevlig, snabb och taktil.

Prova Timeular 30 dagar gratis

• Det gör det möjligt för användare att automatisera, anpassa och exportera tidsrapporter snabbt. Bonusen är att rapporterna ser snygga ut och att det inte krävs någon Excel-formel i processen.

• Den fungerar som en övertidsspårareså att alla övertidstimmar eller underskott för en anställd automatiskt fångas upp i rapporter baserat på deras förinställda arbetstider.

• Den är utformad för att uppmärksamma individuella produktivitetsmönster med hjälp av AI, till exempel appar som får dig att skjuta upp saker eller informerar dig om vilka tider du är som mest produktiv.

• Den registrerar fakturerbara timmar och PTO-spårning och skickar meddelanden för att fylla i detaljerade tidrapporter samtidigt som du håller dig inom budgeten. Medan Timeular är tillgängligt för obegränsade användare i sin Enterprise-tidsspårningsplan, börjar priset för en personlig plan på $ 6,89.

2. Todoist för sömlös hantering av uppgifter

Todoist är ett enkelt, användarvänligt gränssnitt som är kraftfullt för tidshantering tack vare dess huvudfunktion: att-göra-listor.

Du måste komma ihåg att Todoist inte är en inbyggd programvara för tidsspårning utan ett verktyg för uppgiftshantering. Det hjälper dig att organisera och planera dina uppgifter i en att-göra-lista, samt att samarbeta i teamprojekt.

Här är Todoists viktigaste funktioner:

• Det har ett rent gränssnitt som bidrar till en smidig hantering av arbetsuppgifter

• Det stöder robust uppgiftshantering genom att du kan ställa in återkommande datum, kategorisera uppgifter efter prioritet, avsnitt och underavsnitt;

• Det gör att du kan lägga till röstanteckningar, kommentarer och skärmdumpar till tilldelade uppgifter;

• Det innehåller ett stort antal mallar som du kan lägga till dina uppgifter på istället för att skapa egna mallar;

• Det gör det enkelt att samarbeta genom att dela projekt med ditt team och delegera uppgifter eller schemaläggning för teamet;

• Det gör dina att-göra-listor roligare och roligare med hjälp av spelifiering genom att ge dig en förhandsvisning av dina prestationer.

3. Kom ihåg Milk för en organiserad att-göra-lista

Av namnet att döma skapades Remember the Milk för att hjälpa användare att inte längre glömma den där flaskan mjölk som de ville köpa i mataffären, men som de kom hem utan.

Remember the Milk växte dock bortom livsmedelslistor och stöder mer än så. Det är i själva verket en app för att göra-listor som är utformad för att förenkla och planera uppgifter effektivt utan att glömma de viktigaste sakerna.

Här är de viktigaste funktionerna i Remember the Milk:

• Den innehåller en smart listfunktion som automatiskt skapar nya listor baserat på dina sökkriterier;

• Det ger platsbaserade påminnelser som utlöses när du kommer till ett visst geografiskt område eller en viss plats;

• Den erbjuder färgkodade taggar som hjälper till att skilja och prioritera uppgifter baserat på deras färger, så att du inte längre glömmer mjölken;

• Du kan filtrera uppgifter efter prioritet så att du kan fokusera på de viktigaste sakerna först.

• Det stöder intuitiv uppgiftsdelning och delegering för att samarbeta sömlöst med ditt team;

4. Skog för fokus och produktivitet

Att hålla sig fokuserad, precis som nämndes ovan i avsnittet om att kämpa med tidshantering, är inte en lätt uppgift i sig. Forest försöker ändra på det genom att spela upp processen med att hålla fokus och blanda den med ett välgörenhetsincitament.

När du har en fokussession "planterar" du i princip ett virtuellt träd. Om du lämnar appen före den inställda tiden dör ditt träd. Med tiden växer det upp en skog som representerar dina fokussessioner, och det är den visuella representationen av din produktivitet. Detta ger appen en känsla av syfte och bidrar till miljömässig hållbarhet.

Här är Forest's viktigaste funktioner:

• Det erbjuder spelifierade fokuseringsmöten med virtuell trädplantering för att visualisera dina framsteg och din produktivitet;

• Den innehåller anpassningsbara fokuseringstimers från 10 minuter till 2 timmar, beroende på hur länge du behöver fokusera;

• Det innehåller ett verkligt trädplanteringsinitiativ genom ett partnerskap med Trees for the Future, och det visar upp upplåsningsbara trädarter för att hålla dig motiverad.

• Det ger möjlighet till fokuseringssessioner tillsammans med vänner.

5. Trello för uppgifts- och projekthantering

Du har säkert hört talas om Trello om du inte redan använder det. Trello är ett projekthanteringsverktyg som förvandlar komplexa projekt till visuellt övertygande tavlor.

Trello övertygar användare med sin enkelhet och låter dig organisera, prioritera och spåra uppgifter med ett intuitivt dra-och-släpp-gränssnitt.

• Det erbjuder ett visuellt system med tavlor, listor och kort för att organisera uppgifter och projekt, vilket gör det enkelt att få en snabb överblick över projektets framsteg;

• Den har en intuitiv dra-och-släpp-funktionalitet för superenkel uppgiftshantering;

• Den innehåller anpassningsbara kort med checklistor, förfallodatum och bilagor och gör det möjligt för alla att lägga till kommentarer.

• Den integreras sömlöst med en mängd olika verktyg, bland annat Google Drive, Dropbox och Slack;

Börja bemästra din tidshantering

Effektiv tidshantering är en kombination av att vara tidsmedveten, att använda rätt verktyg och tekniker och att vara konsekvent.

Kom ihåg att bemästra tidshantering är en pågående process anpassningsförmåga också, men när du kopplar alla element som introduceras ovan bör du låsa upp nyckeln till framgångsrik tidshantering.

Missa inte att registrera din tid med den enklaste appen

Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, Timeular helps you track time in < 1 minute a day.

Starta din 30 dagars kostnadsfria testperiod nu

VANLIGA FRÅGOR