20 najlepszych wskazówek, jak oszczędzać czas i załatwiać sprawy
Czy kiedykolwiek czułeś, że nie masz wystarczająco dużo czasu, aby zrobić wszystko w ciągu dnia? Pomiędzy pracą, rodziną, obowiązkami domowymi i zajęciami rekreacyjnymi, możesz często myśleć: "Chciałbym, żeby mój dzień miał 48 godzin!".
Jeśli identyfikujesz się z tym scenariuszem, czytaj dalej i odkryj najlepsze wskazówki, aby zaoszczędzić czas i zrobić wszystko z zapasem czasu!
Śledzenie czasu to jeden z najlepszych sposobów na jego oszczędzanie
Zidentyfikuj i wyeliminuj zadania, które marnują Twój czas. Zacznij już dziś!
Jak zaoszczędzić czas w pigułce
- Śledź swój czas
- Stosowanie technik zarządzania czasem
- Zaplanuj pracę w godzinach szczytu
- Łączenie podobnych zadań w grupy
- Zaplanuj przerwy
- Użyj gotowych szablonów
- Uciec od rozpraszających bodźców
- Przygotuj swój dzień, tydzień lub miesiąc z wyprzedzeniem
- Zdecyduj, kiedy powinieneś pracować wielozadaniowo (a kiedy nie powinieneś tego robić).
- Naucz się mówić "nie"
- Delegowanie pracy
- Natychmiastowe rozwiązywanie problemów
- Ogranicz liczbę podejmowanych decyzji
- Ograniczenie korzystania z mediów społecznościowych
- Stwórz osobisty obszar roboczy
- Zatrudnij kogoś do pomocy
- Stwórz system obsługi wiadomości e-mail
- Popracuj nad swoimi nawykami zwlekania
- W miarę możliwości wybieraj pracę zdalną
- Zdigitalizuj swoje życie
1. Śledź swój czas
Wiesz, jak chaotyczny może być dzień. "Niespodziewane" spotkania i telefony, więcej czasu niż zwykle spędzonego w korkach i tak dalej.
Wszystkie te nieprzewidziane wydarzenia mogą sprawić, że stracisz kontrolę nad czasem spędzanym nad określonymi zadaniami. Jak można temu zapobiec? Oczywiście poprzez śledzenie czasu.
Kiedy organizujesz swój harmonogram wokół czasu, eliminujesz prawie wszystkie szanse na marnowanie czasu, zwiększasz poziom produktywności i optymalizujesz swoją pracę.
Istnieją dwa sposoby śledzenia czasu pracy: ręcznie, za pomocą ręcznych kart czasu pracy, lub cyfrowo, na przykład za pomocą aplikacji do śledzenia czasu pracy.
Mimo że technika ręczna jest prosta, nie jest tak skuteczna jak technika cyfrowa. Korzystając z aplikacji do śledzenia czasu, możesz zidentyfikować luki w swoim harmonogramie, zobaczyć, ile czasu spędzasz na każdym zadaniu i wykorzystać te informacje, aby lepiej wykorzystać swój czas w przyszłości.
Śledzenie czasu jest jednym z najlepszych sposobów na oszczędzanie czasu, ponieważ będziesz wiedzieć, gdzie go spędzasz i marnujesz.
Cenne zasoby:
Śledzenie czasu to jeden z najlepszych sposobów na jego oszczędzanie
Zidentyfikuj i wyeliminuj zadania, które marnują Twój czas. Zacznij już dziś!
2. Stosowanie technik zarządzania czasem
Posiadanie odpowiedniej wiedzy na temat technik zarządzania czasem pomoże ci osiągnąć więcej przy mniejszym nakładzie czasu. Niektóre z technik, których możesz użyć to:
- wyznaczanie realistycznych celów;
- dzielenie pracy na mniejsze zadania;
- blokowanie czasu lub timeboxing;
- ustalanie priorytetów zadań w celu zwiększenia wydajności pracy. W tym celu można skorzystać z kwadrantów macierzy zarządzania czasem;
- Ustal terminy dla każdego zadania, które musisz wykonać.
Zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie i jest jedną z najważniejszych umiejętności miękkich. Upewnij się więc, że spędzasz swój czas mądrze. W jaki sposób? Stosując odpowiednią metodę zarządzania czasem.
Istnieje kilka metod, a najlepsze techniki zarządzania czasem można znaleźć na naszym blogu.
- Sprawdź: Cytaty o zarządzaniu czasem
Pobierz bezpłatną kopię eBooka i dowiedz się, jak wykorzystać moc śledzenia czasu.
3. Zaplanuj pracę w godzinach szczytu
To jedna z najlepszych wskazówek dotyczących oszczędzania czasu. Wszyscy mamy taką porę dnia, kiedy wiemy, że jesteśmy najbardziej produktywni. Dla niektórych może to być zaraz po przebudzeniu. Dla innych, tuż przed pójściem spać.
Niezależnie od tego, z którym z nich identyfikujesz się najbardziej, powinieneś spróbować zaplanować swoją pracę lub najtrudniejsze zadania w tym czasie. W ten sposób zagwarantujesz sobie wyższy poziom produktywności, co pozwoli ci spędzać mniej czasu na wykonywaniu tej samej ilości pracy.
4. Łączenie podobnych zadań w grupy
Zamiast wstawać, by wydrukować jeden dokument, wydrukuj wszystkie dokumenty naraz.
Jeśli musisz wyjść z domu, aby udać się do supermarketu, na pocztę i do fryzjera, dlaczego nie zaplanować wszystkich tych czynności na ten sam poranek i popołudnie i wykonać je wszystkie naraz?
Dzięki grupowaniu podobnych zadań, spędzisz mniej czasu nad każdym z nich. Łatwe, prawda?
5. Zaplanuj przerwy
To jedna z najlepszych wskazówek, jak pracować mądrzej, a nie ciężej.
Robienie przerw jest niezbędne do utrzymania wysokiego poziomu produktywności. Momenty te są jednak czasami niedoceniane. Ponieważ jeśli po prostu pracujesz, nie tracisz czasu, prawda? To może nie być prawda.
Według niektórych badań i ankiet przerwy mogą pomóc w zapobieganiu zmęczeniu decyzjami, przywrócić motywację do realizacji długoterminowych celów, zwiększyć produktywność i poprawić kreatywność. Wszystkie te korzyści z pewnością przełożą się na oszczędność czasu w ciągu dnia pracy.
Jaka jest najlepsza technika planowania przerw? Opinie na ten temat są rozbieżne:
- Badanie przeprowadzone przez University of Illinois wykazało, że należy robić przerwę raz na godzinę;
- Technika Pomodoro zaleca pracę przez 25 minut, a następnie 3-5 minut przerwy;
- Artykuł w Inc. Magazine zaleca przerwy co 60-90 minut.
Która technika jest więc najlepsza? Wszystko zależy od tego, co działa najlepiej dla Ciebie. Wypróbuj je i przekonaj się sam.
Przeczytaj również: Alternatywy dla techniki Pomodoro.
6. Używaj gotowych szablonów
Korzystanie z szablonów może znacznie zaoszczędzić czas. Wyobraź sobie, że zbliża się duża prezentacja, w której musisz pokazać wyniki ostatniego trymestru.
Oczywiście musisz zrobić prezentację w PowerPoint. Jak myślisz, co będzie najszybsze: stworzenie prezentacji od podstaw czy skorzystanie z wcześniej stworzonego szablonu, który można dostosować do kilku okazji? Sądzimy, że znasz odpowiedź na to pytanie.
Nie tylko prezentacje PowerPoint, ale także wiadomości e-mail, dokumenty Word i pliki Excel: wszystkie one mogą być optymalizatorami czasu, jeśli masz odpowiedni szablon do użycia. Narzędzia takie jak kreatory szablonów wiadomości e-mail mogą być szczególnie przydatne do projektowania profesjonalnych formatów wiadomości e-mail wielokrotnego użytku, które pozwalają zaoszczędzić czas i zachować spójność komunikacji.
Poświęć trochę czasu na tworzenie szablonów dla codziennych zadań i zobacz, jak magia oszczędzania czasu staje się rzeczywistością.
- Pobierz za darmo
Szablony harmonogramów blokowania czasu
Szablon Excel godzin pracy do rozliczenia
Śledź czas z dokładnością do kilku sekund dziennie
Skorzystaj z łatwego rozwiązania do śledzenia czasu, aby zidentyfikować i wyeliminować zadania, które marnują Twój czas. Zacznij już dziś!
7. Uciec od rozpraszających bodźców
Jest to jedna z najlepszych wskazówek dotyczących oszczędzania czasu, jaką można zastosować: uciec od rozpraszających bodźców.
Powiadomienie na Instagramie. Telefon od mamy. Wiadomość e-mail od irytującego sprzedawcy, który próbuje nakłonić cię do uaktualnienia abonamentu komórkowego. Te małe rzeczy mogą zakłócić twój workflow i sprawić, że stracisz czas na pracę.
Według badań przeprowadzonych przez Uniwersytet Kalifornijski, ponowne skupienie uwagi po rozproszeniu zajmuje prawie 30 minut. Te 30 minut, pomnożone przez kilka czynników rozpraszających w ciągu dnia, może doprowadzić do utraty kilku godzin.
Aby uniknąć takiej sytuacji, unikaj wszelkiego rodzaju rozpraszaczy, które możesz mieć wokół siebie. Zabierz telefon do innego pokoju i przełącz go w tryb cichy, nie włączaj telewizora i wyłącz wszystkie powiadomienia na komputerze. Pomoże to zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność.
8. Przygotuj swój dzień, tydzień lub miesiąc z wyprzedzeniem
Jedną z najważniejszych wskazówek dotyczących oszczędzania czasu jest przygotowywanie rzeczy z wyprzedzeniem. To oczywiste dlaczego.
Przygotowując swoje dni, tygodnie lub miesiące z wyprzedzeniem, oszczędzasz cenny czas w momentach decyzyjnych, ponieważ decyzje zostały podjęte wcześniej.
Niektóre z rzeczy, które można przygotować i zaplanować to:
- spotkania: przygotowanie spotkania jest jedną z najlepszych wskazówek, aby uniknąć prowadzenia marnotrawnych spotkań;
- zadania robocze na dany dzień i tydzień;
posiłki; - dni treningowe;
- stroje;
- torby;
- trasy wakacyjne;
- itp
Darmowy eBook: Poznaj najlepsze techniki zarządzania czasem
Pobierz bezpłatną kopię eBooka i dowiedz się, jak wykorzystać moc śledzenia czasu.
9. Zdecyduj, kiedy powinieneś pracować wielozadaniowo (a kiedy nie powinieneś tego robić).
W większości przypadków wielozadaniowość jest wrogiem produktywności. Gdy próbujesz skupić się na wielu ważnych zadaniach jednocześnie, możesz podejmować złe decyzje, przepracowywać się, a nawet popełniać poważne błędy.
Wszystko to prowadzi do dodatkowego czasu spędzonego na tych samych zadaniach. Jednak wielozadaniowość nie zawsze jest zła. Trzeba tylko wybrać odpowiednie zadania, aby uniknąć zbyt wielu zadań jednocześnie.
Na przykład, możesz słuchać podcastu o produktywności lub podcastu o zarządzaniu projektami, lub dowolnego innego rodzaju podcastu, podczas odpowiadania na e-maile. Lub nawet słuchać audiobooka podczas porządkowania komputera.
Takie połączenia nie wpłyną negatywnie na jakość pracy i pozwolą na wykonywanie dwóch produktywnych czynności w tym samym czasie.
Przeczytaj także: Czym jest przełączanie kontekstowe?
10. Naucz się mówić "nie"
Może to być trudne do "przetrawienia", ale mówienie "nie" jest jednym z najlepszych sposobów na zaoszczędzenie czasu.
Mówienie "tak" na wszystko może wydawać się łatwe, aby utrzymać dobre relacje społeczne i zawodowe. Jednak może to również prowadzić do syndromu wypalenia i poświęcania czasu na rzeczy, których nie chcesz robić.
Wszyscy możemy się zgodzić, że poświęcanie czasu na niepotrzebne rzeczy to źle wykorzystany czas. Twój czas jest cenną rzeczą i powinieneś traktować go podobnie.
Oczywiście nie można mówić "nie" w każdych okolicznościach, zwłaszcza w pracy. Ale jest kilka momentów, w których możesz - i powinieneś! Spróbuj zrozumieć, co jest dla Ciebie ważne i co jest warte Twojego czasu.
Kiedy już to zrozumiesz, łatwiej będzie odmówić mniej ważnym zadaniom i zaoszczędzić czas na to, co ważne.
11. Delegowanie pracy
Ta wskazówka jest na wagę złota dla wszystkich menedżerów, kierowników projektów lub liderów zespołów szukających odpowiedzi na pytanie, jak zaoszczędzić czas!
Jeśli masz problemy z zarządzaniem swoim obciążeniem pracą i jeśli masz możliwość delegowania niektórych zadań: po prostu to zrób!
Potrzebujesz pomocy w tym procesie? W takim razie koniecznie przeczytaj nasz poradnik na temat delegowania zadań.
Musisz zaufać swojemu zespołowi i dać mu więcej obowiązków. W przeciwnym razie, jaka jest korzyść z kierowania zespołem? Musisz ich po prostu wzmocnić. W przeciwnym razie skończysz zadając sobie pytanie "dlaczego jestem tak nieproduktywny?".
12. Natychmiastowe rozwiązywanie problemów
Jedną z najskuteczniejszych technik oszczędzania czasu jest rozwiązywanie problemów natychmiast po ich napotkaniu. Zwlekanie z rozwiązaniem problemu nie sprawi, że on zniknie - wręcz przeciwnie.
Opóźnianie rozwiązania może wywołać efekt kuli śnieżnej, w którym problem staje się większy, a jego rozwiązanie zajmuje jeszcze więcej czasu.
Teraz już wiesz: kiedy masz do czynienia z jakimś problemem, postaraj się rozwiązać go od razu. Zaoszczędzi to czas i zmniejszy stres.
13. Ogranicz liczbę podejmowanych decyzji
Podejmowanie decyzji wymaga czasu (i, bądźmy szczerzy, energii). Musimy je podejmować codziennie, wiele razy dziennie.
Prostym sposobem na zaoszczędzenie czasu jest po prostu zminimalizowanie liczby decyzji, które musimy podjąć.
Stwórz rutynowe działania, aby wiedzieć, jaki będzie twój następny krok w większości przypadków. Stwórz stroje z wyprzedzeniem, aby nie tracić zbyt wiele czasu na decydowanie, w co się ubrać każdego ranka.
Twórz listy podczas zakupów, aby wiedzieć, co kupić i nie tracić czasu na błądzenie po supermarketach.
Są to proste techniki, które mogą zaoszczędzić kilka godzin każdego dnia lub tygodnia. Oszczędza to czas i energię na podejmowanie szybkich decyzji w najważniejszych momentach.
14. Ogranicz korzystanie z mediów społecznościowych
To oczywiste: niekończące się przewijanie w mediach społecznościowych to wielka strata czasu. Media społecznościowe zostały stworzone, by uzależniać i wszyscy łatwo wpadamy w tę pułapkę.
Czy to z powodu FOMO (Fear Of Missing Out), chęci dowiedzenia się, co robią nasi znajomi, czy po prostu dlatego, że nie mamy nic innego do roboty. Ważne jest jednak, aby zminimalizować te zachowania.
Oto kilka wskazówek, których możesz przestrzegać, aby to osiągnąć:
- wyłączanie powiadomień: widok powiadomienia wywołuje w naszym mózgu pośpiech, w którym musimy wiedzieć, kto co wysłał i dlaczego. Jeśli wyłączysz powiadomienia, ten pośpiech zostanie "dezaktywowany", a potrzeba dostępu do mediów społecznościowych zmniejszy się;
- Umieść telefon w innym pokoju: jak mówi powiedzenie - poza zasięgiem wzroku, poza zasięgiem umysłu. Kiedy nie masz kontaktu wzrokowego z telefonem, prawie o nim zapominasz. Pomoże to ograniczyć czas spędzany w mediach społecznościowych;
- Ustal zasady i cele dla siebie: jest to świetna technika, aby osiągnąć wyższy poziom produktywności. Musisz zawrzeć ze sobą osobistą umowę, w której obiecasz, że nie będziesz mieć dostępu do mediów społecznościowych, dopóki nie ukończysz określonego zadania. Rób to przez cały dzień i bądź zaskoczony, jak wiele możesz zrobić!
15. Utworzenie osobistego obszaru roboczego
Wszyscy możemy się zgodzić, że znacznie łatwiej jest pracować w przestrzeni, w której czujemy się komfortowo. Staje się to jeszcze ważniejsze, gdy pracujesz w domu.
Stworzenie osobistego miejsca pracy wyeliminuje czas spędzony na decydowaniu, gdzie powinieneś pracować, a także może zwiększyć produktywność i poziom motywacji. Poza tym możesz mieć szansę na spersonalizowanie go według własnego gustu - to sytuacja korzystna dla obu stron!
16. Zatrudnić kogoś do pomocy
Czy masz w swoim codziennym harmonogramie zadania, które nie wymagają Twojego osobistego podejścia lub wkładu? Jeśli tak, to dlaczego nie zatrudnić kogoś, kto wykona je za ciebie?
Zatrudnienie asystenta (lub wirtualnego asystenta) może dać ci czas na skupienie się na ważniejszych zadaniach lub po prostu na relaks (równie ważne). Mając taką możliwość, pytamy: dlaczego nie?
Delegowanie zadań to jedna z czterech zasad zarządzania czasem. Dowiedz się , dlaczego 4 D są ważne dla Twojej produktywności.
17. Stwórz system obsługi wiadomości e-mail
Stworzenie procesu sortowania wiadomości e-mail może zaoszczędzić cenny czas każdego dnia, ponieważ jest to codzienne zadanie, z którym większość z nas musi się zmierzyć. Jak to zrobić? Jest na to kilka sposobów:
- sprawdzaj skrzynkę odbiorczą codziennie, dwa lub trzy razy dziennie, o tej samej porze;
- określić limit czasu dla tego zadania. Na przykład 20-30 minut;
- zautomatyzuj odpowiedzi, jeśli możesz to zrobić;
- używać szablonu do odpowiadania na wiadomości e-mail;
- Zawsze usuwaj niepotrzebne wiadomości e-mail.
Wdrażając te techniki i tworząc z nich rutynę (podejmowanie mniejszej liczby decyzji, pamiętasz numer 12?), każdego dnia będziesz oszczędzać czas na ważniejsze zadania.
18. Popracuj nad swoimi nawykami zwlekania
Statystyki pokazują, że 15-20% dorosłych regularnie zwleka. Oznacza to, że 15-20% dorosłych regularnie zwleka z ważnymi zadaniami i marnuje swój wolny czas, nie robiąc w zasadzie... nic.
Jak już wspomnieliśmy, czas jest cenny i zawsze należy starać się spędzać go w najlepszy możliwy sposób. Jeśli identyfikujesz się z tym problemem, oto kilka wskazówek, których możesz użyć, aby przestać zwlekać:
- upewnij się, że Twoje miejsce pracy jest wolne od czynników rozpraszających;
- stworzyć system nagród za wykonanie określonego zadania;
- dzielenie złożonych zadań na małe kroki;
- rób przerwy w ciągu dnia.
19. W miarę możliwości wybieraj pracę zdalną
Mamy jeszcze jedną cenną wskazówkę, która pozwoli ci zaoszczędzić czas: praca zdalna.
Praca zdalna stała się rzeczywistością dla większości świata w 2020 roku i stała się preferowanym systemem pracy dla wielu pracowników.
Jedną z największych zalet pracy zdalnej jest oszczędność czasu na dojazdach. Pracując w domu, oszczędzasz czas, który spędziłbyś w korkach i możesz przeznaczyć go na przykład na obowiązki domowe lub po prostu przygotować swój dzień pracy z większym spokojem.
Jeśli twoja firma pozwala ci na pracę zdalną, naszą jedyną radą jest, abyś to zrobił!
20. Zdigitalizuj swoje życie
Żyjemy w cyfrowym świecie. A tendencja jest taka, że staje się on coraz bardziej cyfrowy. Dlaczego więc z tego nie skorzystać?
W dzisiejszych czasach istnieje kilka rzeczy, które można zrobić na telefonie komórkowym lub komputerze, które pozwolą zaoszczędzić cenny czas w ciągu dnia.
Na przykład, dlaczego nie zamówić zakupów spożywczych online zamiast iść na zakupy spożywcze? Zamiast iść do banku, dlaczego nie skorzystać z aplikacji bankowości domowej i uniknąć długiej kolejki?
Wszystkie te opcje mogą pomóc zaoszczędzić czas, pozwalając skupić się na ważniejszych zadaniach.
Odkryj najlepsze oprogramowanie do automatyzacji zadań, które pozwoli Ci zaoszczędzić czas.
Jak oszczędzać czas: 20 wskazówek oszczędzających czas
Teraz już wiesz, jak oszczędzać czas i ważne jest, aby to robić.
Poprawa nawyków związanych z zarządzaniem czasem ma kluczowe znaczenie dla oszczędności czasu, a stosując się do naszych wskazówek, będziesz w stanie osiągnąć te cele w mgnieniu oka.
Nie trać więcej czasu i zacznij oszczędzać czas już dziś.
Możesz być zainteresowany: