Opplæring i tidsstyring for ansatte [GUIDE]
Ikke alle arbeidsteam er bygget opp på samme måte. Ulike mennesker har ulike ferdigheter, men alle jobber sammen for å nå de samme målene: produktivitet og suksess.
Alle kan tilegne seg ferdigheter i tidsstyring ved å følge et solid sett med vaner. Her er det du trenger å vite om opplæring i tidsstyring for ansatte.
Som teamleder og teammedlem er det avgjørende å unngå tapte tidsfrister og avtaler, høye overtidskostnader og skuffede sjefer og kunder.
Slik kan du videreformidle disse produktivitetstipsene og hjelpe medarbeiderne og teammedlemmene dine til å disponere tiden sin bedre.
Trening i tidsstyring for ansatte: 7 tips for å lykkes
1. Oppmuntre til bruk av tidsregistreringsverktøy
Tidsregistrering er avgjørende for å vite hvor mye tid en medarbeider bruker på en bestemt oppgave. Med bedre oversikt over tidsbruken kan medarbeideren analysere sine prestasjoner, håndtere sine mangler og jobbe med å forbedre seg selv.
Med tidsregistreringsprogrammer som Timeular kan teamet oppdage tidkrevende og unødvendige aktiviteter og iverksette tiltak for å unngå dem eller omgå dem.
De kan også unngå å ta lengre pauser enn nødvendig, bruke for mye tid på møter eller dvele og kaste bort tid på blokkerte oppgaver.
Med et tidsregistreringsverktøy kan de også definere tidsbokser eller tidsblokker, noe som garanterer en sunn og produktiv timeplan.
- Ressurser:
Hvordan lære bort tidsstyring
De beste appene for tidsregistrering for ansatte
Mal for tidsblokkeringsplan
Timeular har blitt anerkjent av over 10 000 team som det mest brukervennlige verktøyet for tidsregistrering. Opprett en gratis konto og test det i dag
2. Oppmuntre til bruk av huskelister
I alle TV-serier og filmer blir en person som insisterer på å lage lister, ofte gjort narr av folk som ikke forstår fordelene ved å lage huskelister.
Hvorfor bør du oppfordre medarbeiderne dine til å lage huskelister hver dag? Fordi det er et effektivt tidsstyringshack som gjør dem mer forberedt og organisert for dagen som ligger foran dem:
- De vil ikke utelate noen oppgaver
- De vil fullføre dem effektivt og ha en klarere oversikt over tidslinjen med ting de skal gjøre.
Å begynne med å lage en ukentlig liste er mer enn greit. En huskeliste er en vane som så mange andre og krever tid for å bli en del av rutinen.
TIPS: Bli bedre til å styre tiden din med de beste bøkene om tidsstyring.
3. Hjelp medarbeiderne med å identifisere målene sine og prioritere
En av de beste måtene å øke medarbeidernes produktivitet på, og et av de mest effektive tipsene til ledere som gir opplæring i tidsstyring, er å sette seg mål og prioritere.
Det er viktig å sette seg realistiske mål og prioriteringer når man skal styre og organisere tiden sin. Ledere og arbeidsledere må samarbeide med sine ansatte om å sette daglige, ukentlige og månedlige mål.
Neste trinn er å hjelpe de ansatte med å evaluere oppgavene og organisere dem ut fra hvor viktige de er og hvor mye det haster. Det er også relevant å prøve å organisere oppgavene ut fra hvor lang tid de kan ta, rett og slett å fordele dem til bestemte tidsblokker.
Denne prosessen krever effektiv kommunikasjon mellom medarbeideren og lederen. Det er viktig å sikre at oppgavene/målene er i tråd med bedriftens mål.
- Sjekk ut: Populære sitater om tidsstyring
Få en gratis kopi av e-boken og lær hvordan du kan utnytte kraften i tidsregistrering med teamet ditt
4. Gi tips til å håndtere stress
Mange situasjoner, spesielt uforutsette situasjoner som forstyrrer arbeidsflyten, vil føre til stress, selv for den mest dedikerte medarbeideren som følger en oppgaveliste og bruker alle kjente produktivitetsverktøy.
Slike stressituasjoner vil til syvende og sist påvirke medarbeiderens evne til å utøve godtidsstyring. Derfor er det viktig å inkludere stressmestring i opplæring i tidsstyring.
En positiv holdning til avbrytelser og uforutsette hindringer vil hjelpe dem med å endre timeplanen i stedet for å stresse i slike situasjoner.
Bli kjent med de ulike årsakene til stress på jobben.
5. Lær medarbeiderne dine hvordan de skal delegere
Et av de mest effektive tipsene for opplæring i tidsstyring er å delegere oppgaver.
Delegering er også en måte å prioritere oppgaver på. Det kan spare verdifull tid og gi medarbeiderne mulighet til å jobbe med andre viktige oppgaver.
Dette gjelder spesielt for medarbeidere i lederstillinger med flere ulike prosjekter å lede og andre driftsoppgaver knyttet til forretningsadministrasjon.
Du lærer også opp teamet ditt i ledelsesferdigheter ved å lære dem å delegere.
Stephen Coveys 4 kvadranter er en av de beste måtene å prioritere og delegere oppgaver på. Lær alt om den i bloggen vår.
6. Lær dem den viktigste tidsstyringsferdigheten
Som vi skal forklare i neste punkt, er det perioder hvor vi føler oss mest produktive. I disse periodene bør de viktigste oppgavene gjøres først.
Det innebærer å lære medarbeiderne å finne en balanse mellom egne prioriteringer og de mest produktive periodene.
Kort sagt, de må mestre tiden sin. Og for å få til det kan du gi dem de beste tipsene for å spare tid og introdusere dem for teknikker for tidsstyring.
7. Hjelp de ansatte med å balansere produktivitet og hviletid
Teamet ditt organiserer kanskje arbeidstiden sin perfekt ved å dele opp oppgavene i tidsbokser og effektivt styre tiden sin. Men du kan ikke forvente at de skal være maksimalt produktive hvis de kommer tilbake på jobb hver dag og er stresset eller mangler energi.
Oppfordre de ansatte til å ta regelmessige hvilepauser i løpet av dagen. For å hjelpe dem, bør du vurdere å etablere velværevaner i bedriftens rutiner.
Å balansere produktivitet og hviletid innebærer også at man må forstå når de mest produktive periodene på dagen inntreffer. Ved å identifisere disse periodene kan de planlegge viktige oppgaver i de effektive periodene, og på denne måten styre prestasjonene sine på en bedre måte.
De viktigste oppgavene bør gjøres i løpet av den mest produktive perioden av dagen.
Vil du vite hvordan du deler opp oppgavene dine i tidsbokser? Her finner du alt du trenger å vite om tidsboksing.
Fordelene med å lære de ansatte tidsstyring
Siden opplæring i tidsstyring krever innsats og tid, er det viktig å analysere fordelene med denne løsningen og motivere medarbeiderne deretter.
Denne opplæringen bør tas med genuin interesse, ikke bare fordi sjefen har sagt det.
De viktigste fordelene med effektiv opplæring i tidsstyring er blant annet
- Sløser mindre og mindre tid - Opplæring i tidsstyring gir de ansatte bedre kontroll over arbeidsmengden. Det sikrer også at de fullfører arbeidet i tide og bekjemper prokrastinering.
- Bedre karrieremuligheter - God tidsstyring gir folk en følelse av å ha gjort en god jobb. Dette engasjementet kan skape et positivt inntrykk hos arbeidsgivere og bidra til medarbeidernes faglige utvikling. Tidsstyring er en myk ferdighet som fremtidige ledere må ha, slik at medarbeiderne kan se på det som en mulighet til forfremmelse eller bonus.
- Bedre arbeidsprestasjoner - I forlengelsen av den førstnevnte fordelen er det ingenting som er bedre enn en godt utført jobb og å bli belønnet for det. Medarbeidere som er bedre til å administrere tiden sin, utfører oppgavene sine mer effektivt og føler seg mer engasjerte og motiverte til å gjøre det bedre og bedre.
- Bedre balanse mellom arbeid og fritid - God tidsstyring gjør det mulig for medarbeiderne å beholde arbeidet på kontoret, selv om det er hjemmekontoret. God tidsstyring gir mer fritid til å trene, tilbringe tid med familien, gå turer, gjøre husarbeid osv.
Selv med denne listen over fordeler er det ikke rettferdig å la mulige utfordringer gå upåaktet hen, for de finnes. Opplæring i tidsstyring kommer til å kreve tid, innsats og penger.
Kurs i tidsstyring krever litt ekstra tid fra de ansattes side, kanskje i helgene eller etter arbeidstid. Det er ikke umulig å gjennomføre opplæringen i arbeidstiden, men det kan være vanskelig.
For å løse dette problemet kan du planlegge kurs i tidsstyring i de periodene hvor de ansatte føler seg uproduktive. Å ansette noen til å hjelpe til med kursene krever en viss investering som bedriften må håndtere.
Ulemper som er enkle å løse, for fordelene oppveier dem langt.
Les mer om dette: Bli kjent med alle fordelene med tidsstyring i bloggen vår.
Vanlige spørsmål
Hvordan spore tid?
Tidsregistrering spores bedre ved hjelp av egnede verktøy, for eksempel Timeular. På denne måten får du en bedre oversikt over produktivitetsnivået ditt og hvor lang tid du bruker på å fullføre bestemte oppgaver. Hvis du foretrekker det, kan du notere dem manuelt og sette dem inn i tidsregistreringsmalen eller tidsregistreringsverktøyet senere.
Hvilken metode som passer best for deg, henger sammen med hvorfor du i utgangspunktet bruker tidsregistrering. Tidsregistrering av produktivitetshensyn, for å måle hvor lang tid man bruker på å utføre oppgaver, krever sanntidsregistrering, så hold verktøyet i gang mens du jobber.
Finnes det kurs i tidsstyring for ledere, og er det verdt det?
Hvis du er ny som leder, men ønsker å bli en god teamleder, er det verdt å trene på tidsstyring.
Å samle mer informasjon og kunnskap om tidsstyring kommer både deg og teamet ditt til gode. Sørg for å videreformidle kunnskapen til dem.
Hvis du ikke har en lederstilling, kan et kurs være en fin mulighet til å tilegne deg mer kompetanse og for eksempel gå etter en forfremmelse eller bonus.
Konklusjon
I likhet med mange andre produktivitetsforbedringer som kan implementeres i arbeidsteam, må overordnede, som ledere og teamledere, gi sine ansatte opplæring i tidsstyring.
På denne måten gir de de ansatte verktøy for å optimalisere prestasjonene deres. Dette vil bidra til økt tilfredshet og motivasjon.
Det er ingen tvil om at effektiv opplæring i tidsstyring kan øke produktiviteten og bidra til et lykkeligere arbeidsliv.
Du er kanskje interessert i: