Formación en gestión del tiempo para empleados [GUÍA]
No todos los equipos de trabajo se construyen igual. Diferentes personas tienen diferentes habilidades, pero todos trabajan juntos para perseguir los mismos objetivos: productividad y éxito.
Todo el mundo puede adquirir habilidades de gestión del tiempo si sigue una serie de hábitos sólidos. Esto es lo que hay que saber sobre la formación en gestión del tiempo para empleados.
Como jefe y miembro de un equipo, es crucial evitar el incumplimiento de plazos y acuerdos, el elevado coste de las horas extraordinarias y la decepción de jefes y clientes.
A continuación te explicamos cómo puedes transmitir estos consejos de productividad y ayudar a tus empleados y miembros del equipo a gestionar mejor su tiempo.
Formación en gestión del tiempo para empleados: 7 consejos eficaces
1. Fomentar el uso de herramientas de seguimiento del tiempo
El control del tiempo es esencial para saber cuánto tiempo dedica un empleado a una tarea concreta. Esta mejor noción del tiempo permitirá al trabajador analizar su rendimiento, gestionar sus deficiencias y trabajar para mejorar.
Con aplicaciones de control del tiempo como Timeular, el equipo puede detectar las actividades que consumen mucho tiempo y las innecesarias, y tomar medidas para evitarlas o evitarlas.
También pueden evitar tomarse descansos más largos de lo necesario, dedicar demasiado tiempo a reuniones o entretenerse y perder el tiempo en tareas bloqueadas.
Con una herramienta de seguimiento del tiempo, también pueden definir sus cajas o bloques de tiempo, garantizando un horario saludable y productivo.
- Recursos:
Cómo enseñar a gestionar el tiempo
Las mejores aplicaciones para controlar el tiempo de los empleados
Plantilla de horario de bloqueo horario
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2. Fomentar el uso de listas de tareas pendientes
En todos los programas de televisión y películas, una persona que insiste en hacer listas suele ser objeto de burlas por parte de personas que no comprenden las ventajas de hacer listas de tareas.
¿Por qué debería animar a los miembros de su equipo a crear listas de tareas pendientes cada día? Porque es un truco eficaz de gestión del tiempo, ya que estarán más preparados y organizados para el día que tienen por delante:
- No omitirán ninguna tarea
- Los completarán de forma eficiente y tendrán una visión más clara de su calendario de cosas por hacer.
Empezar haciendo una lista semanal está más que bien. Una lista de tareas es un hábito como muchos otros y exige tiempo para formar parte de la rutina.
CONSEJO: Mejore sus habilidades de gestión del tiempo con los mejores libros sobre gestión del tiempo.
3. Ayudar a los empleados a identificar sus objetivos y a priorizar
Una de las mejores formas de aumentar la productividad de los empleados y uno de los consejos más eficaces para los líderes que imparten formación sobre gestión del tiempo a los empleados es establecer objetivos y prioridades.
Establecer objetivos y prioridades realistas es importante a la hora de gestionar y organizar el tiempo. Los directivos y supervisores deben trabajar con sus empleados para fijar objetivos diarios, semanales y mensuales.
El siguiente paso es ayudar a los empleados a evaluar esas tareas y organizarlas en función de su importancia y urgencia. También es pertinente intentar organizar las tareas por el tiempo que pueden llevar, simplemente para asignarlas a determinados bloques de tiempo.
Este proceso requiere una comunicación eficaz entre el empleado y el directivo. Es importante asegurarse de que las tareas/metas están alineadas con la empresa.
- Echa un vistazo a: Frases populares sobre la gestión del tiempo
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4. Proporcionar consejos para controlar el estrés
Muchas situaciones, especialmente las imprevistas que interrumpen el flujo de trabajo, causarán estrés, incluso al empleado más dedicado que sigue una lista de tareas pendientes y utiliza todas las herramientas de productividad conocidas por la humanidad.
Estas situaciones de estrés acabarán afectando a la capacidad de un empleado para realizar una buenagestión del tiempo . Por eso es importante incluir la gestión del estrés en la formación sobre gestión del tiempo.
Una actitud positiva ante las interrupciones y los obstáculos imprevistos les ayudará a modificar su horario en lugar de estresarse ante tales situaciones.
Conozca las distintas causas del estrés en el trabajo.
5. Enseñe a sus empleados a delegar
Uno de los consejos de formación en gestión del tiempo más eficaces para los empleados es delegar tareas.
Delegar es también una forma de priorizar tareas. Puede ahorrar un tiempo valioso y permitir que los empleados trabajen en otras tareas importantes.
Esto es especialmente aplicable a los empleados en puestos directivos con varios proyectos diferentes que gestionar y otras tareas operativas relacionadas con la administración de empresas.
También está educando aún más a su equipo en habilidades de gestión enseñándoles y permitiéndoles delegar.
Los 4 cuadrantes de Stephen Covey son una de las mejores formas de priorizar y delegar tareas. Aprende todo sobre ello en nuestro blog.
6. Enséñales la habilidad más importante para gestionar el tiempo
Como explicaremos en el siguiente punto, hay periodos en los que nos sentimos más productivos. Durante estos periodos, hay que hacer primero los trabajos más importantes.
Esto significa enseñar a los empleados a encontrar un equilibrio entre sus prioridades y los periodos más productivos.
En resumen, tienen que dominar su tiempo. Y para ello, puedes darles los mejores consejos para ahorrar tiempo e introducirles en las técnicas de gestión del tiempo.
7. Ayudar a los empleados a equilibrar productividad y tiempo de descanso
Puede que su equipo organice perfectamente sus horas de trabajo dividiendo las tareas en cajas horarias y gestionando eficazmente su tiempo. Sin embargo, no esperes que sean lo más productivos posible si cada día vuelven al trabajo estresados o faltos de energía.
Anime a sus empleados a hacer pausas regulares de descanso a lo largo del día. Para ayudarles, plantéate establecer hábitos de bienestar en la rutina de la empresa.
Equilibrar la productividad con el tiempo de descanso también implica la necesidad de comprender cuándo se producen los periodos más productivos del día. Al identificarlos, pueden programar las tareas importantes en sus momentos efectivos, gestionando así mejor su rendimiento.
Las tareas más importantes deben realizarse durante el periodo más productivo del día.
¿Quiere saber cómo dividir sus tareas en cajas de tiempo? Encuentre todo lo que necesita saber sobre el timeboxing.
Ventajas de enseñar gestión del tiempo a los empleados
Dado que la formación en gestión del tiempo requiere esfuerzo y tiempo, es importante analizar los beneficios de esta solución y motivar a los trabajadores en consecuencia.
Esta formación debe tomarse con verdadero interés, no sólo porque lo diga el jefe.
Entre los principales beneficios de una formación eficaz en gestión del tiempo se incluyen:
- Perder cada vez menos tiempo - La formación en gestión del tiempo da a los empleados más control sobre su carga de trabajo. También garantiza que terminen su trabajo a tiempo y combaten la procrastinación.
- Mejora de las oportunidades profesionales - Gestionar el tiempo con éxito da a las personas la sensación de un trabajo bien hecho. Esta dedicación puede crear una impresión positiva entre los empresarios y ayudar al desarrollo profesional de los trabajadores. La gestión del tiempo es una habilidad blanda que los futuros líderes deben tener para que los trabajadores la consideren una oportunidad de ascenso o una bonificación.
- Mejora del rendimiento laboral - Como continuación del beneficio anterior, no hay nada mejor que un trabajo bien hecho y ser recompensado por ello. Los trabajadores que gestionan mejor su tiempo realizan las tareas con mayor eficacia y se sienten más comprometidos y motivados para seguir haciéndolo cada vez mejor.
- Conciliar mejor la vida laboral y personal - Una buena gestión del tiempo permite a los empleados mantener su trabajo en la oficina, aunque sea en casa. Una buena gestión del tiempo permite disponer de más tiempo libre para hacer ejercicio, pasar tiempo con la familia, salir a pasear, hacer las tareas domésticas, etc.
Incluso con esta lista de beneficios, no es justo dejar que los posibles retos pasen desapercibidos porque existen. La formación en gestión del tiempo va a requerir tiempo, esfuerzo y dinero.
Los cursos de gestión del tiempo necesitan algo más de tiempo por parte de los trabajadores, quizá durante los fines de semana o después del trabajo. Impartir la formación durante el horario laboral no es imposible, pero puede resultar difícil.
Para superar este posible problema, puede trabajar programando clases de formación en gestión del tiempo durante los periodos en los que los empleados se sienten improductivos. Contratar a alguien para que ayude con los cursos exige cierta inversión que la empresa tendrá que gestionar.
Desventajas que se solucionan fácilmente, ya que las ventajas las superan con creces.
Más información: Conoce todos los beneficios de la gestión del tiempo en nuestro blog.
Preguntas frecuentes
¿Cómo controlar el tiempo?
El seguimiento del tiempo se realiza mejor con las herramientas adecuadas, como Timeular. De este modo, podrá conocer mejor sus niveles de productividad y el tiempo que tarda en completar tareas específicas. Si lo prefieres, anótalas manualmente e introdúcelas después en la plantilla de control del tiempo o en la herramienta de control del tiempo.
La elección del mejor método para usted está relacionada con la razón por la que realiza el seguimiento del tiempo en primer lugar. El control del tiempo por motivos de productividad, para medir la cantidad de tiempo que uno tarda en realizar tareas, exige un control en tiempo real, así que mantén tu herramienta en funcionamiento mientras trabajas.
¿Existen cursos de gestión del tiempo para directivos que merezcan la pena?
Si es la primera vez que dirige pero quiere ser un buen jefe de equipo, merece la pena formarse en gestión del tiempo.
Reunir más información y conocimientos sobre la gestión del tiempo os beneficia a ti y a tu equipo. Asegúrate de transmitirles esos conocimientos.
Si no ocupa un puesto directivo, un curso puede ser una gran oportunidad para adquirir más competencias e ir a por ese ascenso o bonificación, por ejemplo.
Conclusión
Como ocurre con muchas otras mejoras de la productividad que pueden aplicarse en los equipos de trabajo, las entidades superiores, como los gerentes y los jefes de equipo, deben impartir formación sobre gestión del tiempo a sus empleados.
Al hacerlo, están proporcionando herramientas a sus empleados para optimizar su rendimiento. Esto contribuirá a su satisfacción y motivación.
No cabe duda de que una formación eficaz en gestión del tiempo puede aumentar la productividad y contribuir a una vida laboral más feliz.
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