Treinamento de gerenciamento de tempo para funcionários [GUIA]
Nem todas as equipes de trabalho são formadas da mesma maneira. Pessoas diferentes têm habilidades diferentes, mas todos trabalham juntos para atingir os mesmos objetivos: produtividade e sucesso.
As habilidades de gerenciamento de tempo podem ser adquiridas por todos quando se segue um conjunto sólido de hábitos. Aqui está o que você precisa saber sobre o treinamento de gerenciamento de tempo para funcionários.
Como líder e membro de uma equipe, é fundamental evitar a perda de prazos e negócios, altos custos de horas extras e chefes e clientes decepcionados.
Veja como você pode passar adiante essas dicas de produtividade e ajudar seus funcionários e membros da equipe a gerenciar melhor o tempo.
Treinamento de gerenciamento de tempo para funcionários: 7 dicas bem-sucedidas
1. Incentivar o uso de ferramentas de controle de tempo
O controle de tempo é essencial para saber quanto tempo um funcionário gasta em uma tarefa específica. Essa melhor noção de tempo permitirá que o funcionário analise seu desempenho, gerencie suas deficiências e trabalhe para melhorar a si mesmo.
Com aplicativos de controle de tempo, como o Timeular, a equipe pode identificar atividades demoradas e desnecessárias e tomar medidas para evitá-las ou contorná-las.
Eles também podem evitar fazer pausas mais longas do que o necessário, gastar muito tempo em reuniões ou ficar perdendo tempo com tarefas bloqueadas.
Com uma ferramenta de controle de tempo, eles também podem definir suas caixas ou blocos de tempo, garantindo um cronograma saudável e produtivo.
- Recursos:
Como ensinar gerenciamento de tempo
Melhores aplicativos de controle de tempo de funcionários
Modelo de programação de bloqueio de tempo
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2. Incentivar o uso de listas de tarefas
Em todos os programas de TV e filmes, uma pessoa que insiste em fazer listas é frequentemente ridicularizada por pessoas que não entendem as vantagens de fazer listas de tarefas.
Por que você deve incentivar os membros da sua equipe a criar listas de tarefas todos os dias? Porque é um truque eficaz de gerenciamento de tempo, pois eles estarão mais preparados e organizados para o dia seguinte:
- Eles não deixarão nenhuma tarefa de fora
- Eles as concluirão com eficiência e terão uma visão mais clara do cronograma de tarefas a serem realizadas.
Começar fazendo uma lista semanal é mais do que bom. Uma lista de tarefas é um hábito como muitos outros e exige tempo para fazer parte da rotina.
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3. Ajude os funcionários a identificar suas metas e a priorizar
Uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade dos funcionários e uma das dicas mais eficazes para os líderes que oferecem treinamento em gerenciamento de tempo aos funcionários é definir metas e prioridades.
Estabelecer metas e prioridades realistas é importante para gerenciar e organizar o tempo. Os gerentes e supervisores devem trabalhar com seus funcionários para definir metas diárias, semanais e mensais.
A próxima etapa é ajudar os funcionários a avaliar essas tarefas e organizá-las com base na importância e na urgência. Também é relevante tentar organizar as tarefas de acordo com o tempo que elas podem levar, apenas para alocá-las em determinados blocos de tempo.
Esse processo exige uma comunicação eficaz entre o funcionário e o gerente. É importante garantir que as tarefas/metas estejam alinhadas com a empresa.
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4. Fornecer dicas para gerenciar o estresse
Muitas situações, especialmente as imprevistas que interrompem o fluxo de trabalho, causam estresse, mesmo para o funcionário mais dedicado que segue uma lista de tarefas e usa todas as ferramentas de produtividade conhecidas pela humanidade.
Essas situações de estresse acabam afetando a capacidade do funcionário de fazer uma boagestão do tempo . Por esse motivo, é importante incluir o gerenciamento do estresse no treinamento de gerenciamento de tempo.
Uma atitude positiva em relação a interrupções e obstáculos imprevistos os ajudará a mudar a programação em vez de se estressarem durante essas situações.
Conheça as diferentes causas do estresse no trabalho.
5. Ensine seus funcionários a delegar
Uma das dicas mais eficazes de treinamento de gerenciamento de tempo para funcionários é delegar tarefas.
Delegar também é uma forma de priorizar tarefas. Isso pode economizar um tempo valioso e permitir que os funcionários trabalhem em outras tarefas importantes.
Isso é especialmente aplicável a funcionários em cargos de liderança com vários projetos diferentes para gerenciar e outras tarefas operacionais relacionadas à administração de negócios.
Você também está educando ainda mais sua equipe em habilidades de gerenciamento ao ensiná-la e permitir que ela delegue.
Os 4 quadrantes de Stephen Covey são uma das melhores maneiras de priorizar e delegar tarefas. Saiba tudo sobre eles em nosso blog.
6. Ensine a eles a habilidade mais importante de gerenciamento de tempo
Como explicaremos no próximo ponto, há períodos em que nos sentimos mais produtivos. Durante esses períodos, os trabalhos mais importantes devem ser feitos primeiro.
Isso significa ensinar os funcionários a encontrar um equilíbrio entre suas prioridades e os períodos mais produtivos.
Em resumo, eles precisam dominar seu tempo. E, para isso, você pode dar a eles as melhores dicas para economizar tempo e apresentá-los às técnicas de gerenciamento de tempo.
7. Ajudar os funcionários a equilibrar a produtividade com o tempo de descanso
Sua equipe pode organizar perfeitamente as horas de trabalho, dividindo as tarefas em caixas de tempo e gerenciando o tempo de forma eficaz. No entanto, não espere que eles sejam mais produtivos se voltarem ao trabalho todos os dias estressados ou sem energia.
Incentive seus funcionários a fazer intervalos regulares para descanso ao longo do dia. Para ajudá-los, considere estabelecer hábitos de bem-estar na rotina da empresa.
Equilibrar a produtividade com o tempo de descanso também implica a necessidade de entender quando ocorrem os períodos mais produtivos do dia. Ao identificá-los, eles podem programar tarefas importantes durante seus horários efetivos, gerenciando assim seu desempenho de uma maneira melhor.
As tarefas mais importantes devem ser realizadas durante o período mais produtivo do dia.
Quer saber como dividir suas tarefas em blocos de tempo? Encontre tudo o que você precisa saber sobre timeboxing.
Benefícios de ensinar gerenciamento de tempo aos funcionários
Como o treinamento em gerenciamento de tempo exige esforço e tempo, é importante analisar os benefícios dessa solução e motivar os funcionários de acordo.
Esse treinamento deve ser feito com interesse genuíno, não apenas porque o chefe disse.
Os principais benefícios do treinamento eficaz em gerenciamento de tempo incluem:
- Perda cada vez menor de tempo - O treinamento em gerenciamento de tempo proporciona aos funcionários mais controle sobre sua carga de trabalho. Ele também garante que eles concluam o trabalho no prazo e combatam a procrastinação.
- Melhorar as oportunidades de carreira - Gerenciar o tempo com sucesso dá às pessoas a sensação de um trabalho bem feito. Essa dedicação pode criar uma impressão positiva entre os empregadores e ajudar no desenvolvimento profissional dos funcionários. A administração do tempo é uma habilidade que os futuros líderes precisam ter para que os funcionários possam vê-la como uma chance de promoção ou um bônus.
- Melhoria do desempenho no trabalho - Em uma continuação do benefício anterior, não há nada melhor do que um trabalho bem feito e ser recompensado por isso. Os funcionários que gerenciam melhor seu tempo realizam tarefas com mais eficiência e se sentem mais engajados e motivados para continuar fazendo cada vez melhor.
- Ter um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal - O bom gerenciamento do tempo permite que os funcionários mantenham seu trabalho no escritório, mesmo que seja o escritório em casa. O gerenciamento bem-sucedido do tempo faz com que os funcionários tenham mais tempo livre para se exercitar, passar tempo com a família, passear, fazer tarefas domésticas etc.
Mesmo com essa lista de benefícios, não é justo deixar que os possíveis desafios passem despercebidos, pois eles existem. O treinamento em gerenciamento de tempo exigirá tempo, esforço e dinheiro.
Os cursos de gerenciamento de tempo precisam de algum tempo extra por parte dos funcionários, talvez durante os finais de semana ou depois do trabalho. Realizar o treinamento durante o horário de trabalho não é impossível, mas pode ser difícil.
Para superar esse possível problema, você pode trabalhar programando aulas de treinamento em gerenciamento de tempo durante os períodos em que os funcionários se sentem improdutivos. A contratação de alguém para ajudar com os cursos exige algum investimento que a empresa terá de administrar.
Desvantagens que são facilmente resolvidas, pois os benefícios as superam em muito.
Leia mais: Conheça todos os benefícios do gerenciamento de tempo em nosso blog.
Perguntas frequentes
Como controlar o tempo?
O controle de tempo é melhor monitorado pelas ferramentas apropriadas, como Timeular. Isso lhe dá uma noção melhor dos seus níveis de produtividade e de quanto tempo você leva para concluir tarefas específicas. Se preferir, anote-as manualmente e insira-as no modelo de controle de horas ou na ferramenta de controle de horas posteriormente.
A escolha do melhor método para você está relacionada ao motivo pelo qual você está controlando o tempo. O controle de tempo por motivos de produtividade, para medir o tempo gasto na execução de tarefas, exige controle em tempo real, portanto, mantenha a ferramenta em funcionamento enquanto você trabalha.
Os cursos de gerenciamento de tempo para gerentes estão disponíveis e valem a pena?
Se você é um gerente de primeira viagem, mas quer ser um bom líder de equipe, vale a pena fazer um treinamento em gerenciamento de tempo.
A obtenção de mais informações e conhecimentos sobre gerenciamento de tempo beneficia você e sua equipe. Certifique-se de passar o conhecimento para eles.
Se você não estiver em um cargo de gerente, um curso pode ser uma ótima oportunidade para adquirir mais habilidades e tentar obter aquela promoção ou bônus, por exemplo.
Conclusão
Como acontece com muitas outras melhorias de produtividade que podem ser implementadas nas equipes de trabalho, as entidades superiores, como gerentes e líderes de equipe, precisam oferecer treinamento de gerenciamento de tempo aos seus funcionários.
Ao fazer isso, eles estão fornecendo ferramentas para que seus funcionários otimizem seu desempenho. Isso contribuirá para sua satisfação e motivação.
Não há dúvida de que um treinamento eficaz em gerenciamento de tempo pode aumentar a produtividade e contribuir para uma vida profissional mais feliz.
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