Utbildning i tidshantering för anställda [GUIDE]
Alla arbetslag är inte uppbyggda på samma sätt. Olika personer har olika färdigheter, men alla arbetar tillsammans för att uppnå samma mål: produktivitet och framgång.
Alla kan lära sig att hantera sin tid genom att följa en gedigen uppsättning vanor. Här är vad du behöver veta om utbildning i tidshantering för anställda.
Som teamledare och teammedlem är det viktigt att undvika missade deadlines och avtal, höga övertidskostnader och besvikna chefer och kunder.
Så här kan du sprida dessa produktivitetstips vidare och hjälpa dina medarbetare och teammedlemmar att hantera sin tid bättre.
Utbildning i tidshantering för anställda: 7 framgångsrika tips
1. Uppmuntra användningen av tidsregistreringsverktyg
Tidrapportering är viktigt för att veta hur mycket tid en anställd lägger ner på en viss uppgift. Med en bättre tidsuppfattning kan medarbetaren analysera sina prestationer, hantera sina brister och arbeta för att förbättra sig själv.
Med hjälp av tidsregistreringsprogram som Timeular kan teamet upptäcka tidskrävande och onödiga aktiviteter och vidta åtgärder för att undvika dem eller arbeta runt dem.
De kan också undvika att ta längre raster än nödvändigt, lägga för mycket tid på möten eller dröja sig kvar och slösa tid på blockerade uppgifter.
Med ett tidsregistreringsverktyg kan de också definiera sina tidsboxar eller block, vilket garanterar ett hälsosamt och produktivt schema.
- Resurser:
Hur man lär ut tidshantering
Bästa apparna för tidsuppföljning för anställda
Mall för tidsblockeringsschema
Timeular har erkänts av över 10.000 team som det mest användarvänliga verktyget för tidrapportering. Skapa ett gratis konto och testa det idag
2. Uppmuntra användandet av att-göra-listor
I alla TV-program och filmer blir en person som envisas med att göra listor ofta utskrattad av människor som inte förstår fördelarna med att göra att-göra-listor.
Varför ska du uppmuntra dina medarbetare att skapa att-göra-listor varje dag? För att det är ett effektivt tidshanteringsverktyg eftersom de blir mer förberedda och organiserade inför den kommande dagen:
- De kommer inte att utelämna några uppgifter
- De kommer att slutföra dem på ett effektivt sätt och få en tydligare bild av sin tidslinje med saker att göra.
Att börja med att göra en veckolista är mer än bra. En att-göra-lista är en vana som många andra och kräver tid för att bli en del av rutinen.
TIPS: Förbättra dina färdigheter i tidshantering med topprankade böcker om tidshantering.
3. Hjälp medarbetarna att identifiera sina mål och prioritera
Ett av de bästa sätten att öka medarbetarnas produktivitet och ett av de mest effektiva tipsen för ledare som utbildar medarbetarna i tidshantering är att sätta upp mål och prioriteringar.
Att sätta upp realistiska mål och prioriteringar är viktigt när man ska hantera och organisera sin tid. Chefer och arbetsledare måste arbeta tillsammans med sina medarbetare för att sätta upp dagliga, veckovisa och månatliga mål.
Nästa steg är att hjälpa medarbetarna att utvärdera dessa uppgifter och organisera dem utifrån hur viktiga och brådskande de är. Det är också relevant att försöka organisera uppgifterna efter den tid de kan ta, bara för att fördela dem till vissa tidsblock.
Denna process kräver en effektiv kommunikation mellan medarbetaren och chefen. Det är viktigt att se till att uppgifterna/målen är i linje med företaget.
- Kolla in: Populära citat om tidshantering
Få en gratis kopia av e-boken och lär dig hur du kan utnyttja kraften i tidsregistrering med ditt team
4. Ge tips för att hantera stress
Många situationer, särskilt oförutsedda sådana som avbryter arbetsflödet, orsakar stress, även för den mer hängivna medarbetaren som följer en att-göra-lista och använder alla produktivitetsverktyg som mänskligheten känner till.
Sådana stressituationer kommer i slutändan att påverka medarbetarens förmåga atthantera sin tid på ett bra sätt. Av den anledningen är det viktigt att inkludera stresshantering i utbildningen i tidsplanering.
En positiv inställning till avbrott och oförutsedda hinder hjälper dem att ändra sitt schema istället för att stressa upp sig under sådana situationer.
Lär känna de olika orsakerna till stress på jobbet.
5. Lär dina anställda hur man delegerar
Ett av de mest effektiva tipsen för utbildning i tidshantering för anställda är att delegera uppgifter.
Delegering är också ett sätt att prioritera arbetsuppgifter. Det kan spara värdefull tid och ge medarbetarna möjlighet att arbeta med andra viktiga uppgifter.
Detta gäller särskilt för medarbetare i ledande befattningar med flera olika projekt att hantera och andra operativa uppgifter relaterade till företagsadministration.
Du vidareutbildar också ditt team i ledarskap genom att lära dem och låta dem delegera.
Stephen Coveys 4 kvadranter är ett av de bästa sätten att prioritera och delegera uppgifter. Lär dig allt om det i vår blogg.
6. Lär dem den viktigaste tidshanteringsfärdigheten
Som vi kommer att förklara i nästa punkt finns det perioder då vi känner oss som mest produktiva. Under dessa perioder bör de viktigaste jobben göras först.
Det innebär att lära medarbetarna att hitta en balans mellan sina prioriteringar och de mest produktiva perioderna.
Kort sagt, de måste behärska sin tid. Och för att göra det kan du ge dem de bästa tipsen för att spara tid och introducera dem till tekniker för tidshantering.
7. Hjälp medarbetarna att hitta en balans mellan produktivitet och vilotid
Ditt team kanske organiserar sin arbetstid perfekt genom att dela in uppgifter i tidsboxar och effektivt hantera sin tid. Men förvänta dig inte att de ska vara som mest produktiva om de kommer tillbaka till jobbet varje dag stressade eller utan energi.
Uppmuntra dina anställda att ta regelbundna vilopauser under dagen. För att hjälpa dem kan du överväga att införa hälsovanor i företagets rutiner.
Att balansera produktivitet med vilotid innebär också att man måste förstå när de mest produktiva perioderna på dagen inträffar. Genom att identifiera dessa kan man schemalägga viktiga uppgifter under deras effektiva tider och på så sätt hantera sin prestation på ett bättre sätt.
De viktigaste uppgifterna bör utföras under den mest produktiva perioden på dagen.
Vill du veta hur du delar in dina arbetsuppgifter i tidsboxar? Här hittar du allt du behöver veta om timeboxning.
Fördelarna med att lära ut tidshantering till medarbetarna
Eftersom utbildning i tidshantering kräver ansträngning och tid är det viktigt att analysera fördelarna med denna lösning och motivera medarbetarna därefter.
Den här utbildningen bör man gå med genuint intresse, inte bara för att chefen säger det.
De viktigaste fördelarna med effektiv utbildning i tidshantering är bl.a:
- Slösa allt mindre tid - Utbildning i tidshantering ger medarbetarna bättre kontroll över sin arbetsbelastning. Det säkerställer också att de slutför sitt arbete i tid och bekämpar förhalning.
- Förbättrade karriärmöjligheter - Att hantera tiden på ett bra sätt ger människor en känsla av att ha gjort ett bra jobb. Detta engagemang kan skapa ett positivt intryck hos arbetsgivarna och bidra till medarbetarnas professionella utveckling. Tidshantering är en mjuk färdighet som framtida ledare måste ha så att medarbetarna kan se det som en chans till befordran eller en bonus.
- Förbättrad arbetsprestation - Som en fortsättning på den tidigare förmånen finns det inget bättre än ett väl utfört arbete och att bli belönad för det. Arbetstagare som är bättre på att hantera sin tid utför arbetsuppgifterna mer effektivt och känner sig mer engagerade och motiverade att fortsätta göra bättre och bättre ifrån sig.
- Bättre balans mellan arbete och privatliv - Bra tidshantering gör det möjligt för medarbetarna att behålla sitt arbete på kontoret, även om det är hemmakontoret. Framgångsrik tidshantering leder till mer fritid för att träna, umgås med familjen, ta promenader, göra sysslor etc.
Även med denna lista över fördelar är det inte rättvist att låta eventuella utmaningar gå obemärkta förbi eftersom de finns. Tidshanteringsutbildning kommer att kräva tid, ansträngning och pengar.
Kurser i tidshantering kräver lite extra tid av medarbetarna, kanske under helgerna eller efter arbetstid. Att genomföra utbildningen under arbetstid är inte omöjligt, men kan vara svårt.
För att lösa detta problem kan du schemalägga kurser i tidshantering under de perioder då medarbetarna känner sig improduktiva. Att anställa någon för att hjälpa till med kurserna kräver en viss investering som företaget måste hantera.
Nackdelar som är lätta att lösa, för fördelarna uppväger dem vida.
Läs mer om detta: Läs mer om alla fördelar med tidshantering i vår blogg.
Vanliga frågor
Hur spårar man tid?
Tidsspårning görs bättre med hjälp av lämpliga verktyg, till exempel Timeular. Genom att göra detta får du en bättre känsla för dina produktivitetsnivåer och hur lång tid det tar att slutföra specifika uppgifter. Om du föredrar det kan du notera dem manuellt och infoga dem i tidsregistreringsmallen eller tidsregistreringsverktyget senare.
Vilken metod som är bäst för dig beror på varför du överhuvudtaget registrerar tid. Tidsregistrering av produktivitetsskäl, för att mäta hur lång tid det tar att utföra uppgifter, kräver realtidsregistrering, så håll verktyget igång medan du arbetar.
Finns det kurser i tidshantering för chefer och är det värt det?
Om du är chef för första gången men vill bli en bra teamledare är det värt att satsa på utbildning i tidshantering.
Att samla på sig mer information och kunskap om tidshantering gynnar både dig och ditt team. Se till att föra kunskapen vidare till dem.
Om du inte har en chefsposition kan en kurs vara ett utmärkt tillfälle att skaffa dig mer kompetens och till exempel gå efter den där befordran eller bonusen.
Slutsats
Precis som med många andra produktivitetsförbättringar som kan implementeras i arbetsgrupper måste överordnade, som chefer och teamledare, utbilda sina medarbetare i tidshantering.
Genom att göra detta ger de sina anställda verktyg för att optimera sina prestationer. Detta kommer att bidra till deras tillfredsställelse och motivation.
Det råder ingen tvekan om att effektiv utbildning i tidshantering kan öka produktiviteten och bidra till ett lyckligare arbetsliv.
Du kanske är intresserad av: