Træning i tidsstyring for medarbejdere [GUIDE]
Ikke alle arbejdsteams er bygget op på samme måde. Forskellige mennesker har forskellige færdigheder, men alle arbejder sammen for at nå de samme mål: produktivitet og succes.
Alle kan tilegne sig færdigheder i tidsstyring, når de følger et solidt sæt vaner. Her er, hvad du skal vide om træning i tidsstyring for medarbejdere.
Som teamleder og teammedlem er det afgørende at undgå overskredne deadlines og aftaler, høje omkostninger til overarbejde og skuffede chefer og kunder.
Se her, hvordan du kan give disse produktivitetstips videre og hjælpe dine medarbejdere og teammedlemmer med at styre deres tid bedre.
Træning i tidsstyring for medarbejdere: 7 succesfulde tips
1. Tilskynd til brug af tidsregistreringsværktøjer
Tidsregistrering er afgørende for at vide, hvor meget tid en medarbejder bruger på en bestemt opgave. Denne bedre opfattelse af tid vil gøre det muligt for medarbejderen at analysere sin præstation, håndtere sine mangler og arbejde på at forbedre sig selv.
Med tidsregistreringsprogrammer som Timeular kan teamet få øje på tidskrævende og unødvendige aktiviteter og tage skridt til at undgå dem eller arbejde uden om dem.
De kan også undgå at tage længere pauser end nødvendigt, bruge for meget tid på møder eller dvæle ved og spilde tid på blokerede opgaver.
Med et tidsregistreringsværktøj kan de også definere deres tidsbokse eller -blokke og dermed sikre en sund og produktiv tidsplan.
- Ressourcer:
Sådan underviser du i tidsstyring
Bedste apps til tidsregistrering for medarbejdere
Skabelon til tidsblokering
Timeular er blevet anerkendt af over 10.000 teams som det mest brugervenlige tidsregistreringsværktøj. Opret en gratis konto og test det i dag
2. Tilskynd til brug af to-do-lister
I alle tv-serier og film bliver en person, der insisterer på at lave lister, ofte gjort til grin af folk, der ikke forstår fordelene ved at lave to-do-lister.
Hvorfor skal du opfordre dine teammedlemmer til at lave to-do-lister hver dag? Fordi det er et effektivt tidsstyringshack, fordi de vil være mere forberedte og organiserede til den kommende dag:
- De vil ikke udelade nogen opgaver
- De vil gennemføre dem effektivt og have et klarere overblik over deres tidslinje med ting, der skal gøres.
At starte med at lave en ugentlig liste er mere end fint. En to-do-liste er en vane som mange andre og kræver tid til at blive en del af rutinen.
TIP: Bliv bedre til at styre din tid med de bedste bøger om tidsstyring.
3. Hjælp medarbejderne med at identificere deres mål og prioritere
En af de bedste måder at øge medarbejdernes produktivitet på og et af de mest effektive tips til ledere, der underviser medarbejdere i tidsstyring, er at sætte mål og prioriteringer.
Det er vigtigt at opstille realistiske mål og prioriteringer, når man styrer og organiserer sin tid. Ledere og supervisorer skal samarbejde med deres medarbejdere om at sætte daglige, ugentlige og månedlige mål.
Næste skridt er at hjælpe medarbejderne med at evaluere opgaverne og organisere dem ud fra, hvor vigtige og presserende de er. Det er også relevant at forsøge at organisere opgaverne efter den tid, de kan tage, bare for at allokere dem til bestemte tidsblokke.
Denne proces kræver effektiv kommunikation mellem medarbejderen og lederen. Det er vigtigt at sikre, at opgaverne/målene er i overensstemmelse med virksomheden.
- Tjek det ud: Populære citater om tidsstyring
Få en gratis kopi af e-bogen og lær, hvordan du udnytter kraften i tidsregistrering med dit team.
4. Giv tips til at håndtere stress
Mange situationer, især uforudsete, der afbryder arbejdsgangen, vil forårsage stress, selv for den mere dedikerede medarbejder, der følger en to-do-liste og bruger alle de produktivitetsværktøjer, menneskeheden kender.
Sådanne stresssituationer vil i sidste ende påvirke en medarbejders evne til at lave godtidsstyring. Derfor er det vigtigt at inkludere stresshåndtering i træning i tidsstyring.
En positiv holdning til afbrydelser og uforudsete forhindringer vil hjælpe dem med at ændre deres tidsplan i stedet for at stresse i sådanne situationer.
Lær de forskellige årsager til stress på arbejdet at kende .
5. Lær dine medarbejdere at uddelegere
Et af de mest effektive tips til træning i tidsstyring for medarbejdere er at uddelegere opgaver.
Uddelegering er også en måde at prioritere opgaver på. Det kan spare værdifuld tid og give medarbejderne mulighed for at arbejde med andre vigtige opgaver.
Det gælder især for medarbejdere i lederstillinger med flere forskellige projekter, der skal styres, og andre driftsopgaver i forbindelse med virksomhedsadministration.
Du uddanner også dit team yderligere i ledelsesfærdigheder ved at lære dem og give dem mulighed for at uddelegere.
Stephen Coveys 4 kvadranter er en af de bedste måder at prioritere og uddelegere opgaver på. Lær alt om det i vores blog.
6. Lær dem den vigtigste færdighed i tidsstyring
Som vi forklarer i næste punkt, er der perioder, hvor vi føler os mest produktive. I disse perioder bør de vigtigste opgaver udføres først.
Det betyder, at man skal lære medarbejderne at finde en balance mellem deres prioriteter og de mest produktive perioder.
De skal kort sagt have styr på deres tid. Og til det formål kan du give dem de bedste tips til at spare tid og introducere dem til teknikker til tidsstyring.
7. Hjælp medarbejderne med at finde en balance mellem produktivitet og hviletid
Dit team organiserer måske deres arbejdstid perfekt ved at inddele opgaver i tidsbokse og styre deres tid effektivt. Men forvent ikke, at de er mest produktive, hvis de hver dag møder stressede eller uden energi.
Opfordr dine medarbejdere til at tage regelmæssige hvilepauser i løbet af dagen. For at hjælpe dem kan du overveje at indføre wellness-vaner i virksomhedens rutiner.
At afbalancere produktivitet med hviletid indebærer også, at man skal forstå, hvornår de mest produktive perioder på dagen finder sted. Ved at identificere disse kan de planlægge vigtige opgaver på deres effektive tidspunkter og på den måde styre deres præstationer på en bedre måde.
De vigtigste opgaver bør udføres i den mest produktive periode af dagen.
Vil du vide, hvordan du inddeler dine opgaver i tidsbokse? Find alt, hvad du har brug for at vide om timeboxing.
Fordele ved at undervise medarbejdere i tidsstyring
Da træning i tidsstyring kræver indsats og tid, er det vigtigt at analysere fordelene ved denne løsning og motivere medarbejderne i overensstemmelse hermed.
Denne træning skal tages med ægte interesse, ikke bare fordi chefen har sagt det.
De vigtigste fordele ved effektiv træning i tidsstyring er bl.a:
- Spilder mindre og mindre tid - Træning i tidsstyring giver medarbejderne mere kontrol over deres arbejdsbyrde. Det sikrer også, at de afslutter deres arbejde til tiden og bekæmper overspringshandlinger.
- Bedre karrieremuligheder - God tidsstyring giver folk en følelse af at have gjort et godt stykke arbejde. Denne dedikation kan skabe et positivt indtryk hos arbejdsgivere og hjælpe med medarbejdernes professionelle udvikling. Tidsstyring er en blød færdighed, som fremtidige ledere skal have, så medarbejderne kan se det som en chance for forfremmelse eller en bonus.
- Bedre arbejdsindsats - I forlængelse af den første fordel er der ikke noget bedre end et veludført stykke arbejde og at blive belønnet for det. Medarbejdere, der er bedre til at styre deres tid, udfører opgaverne mere effektivt og føler sig mere engagerede og motiverede til at blive ved med at gøre det bedre og bedre.
- Bedre balance mellem arbejde og privatliv - God tidsstyring giver medarbejderne mulighed for at beholde deres arbejde på kontoret, selv om det er hjemmekontoret. Vellykket tidsstyring fører til mere fritid til at træne, være sammen med familien, gå ture, udføre huslige pligter osv.
Selv med denne liste over fordele er det ikke fair at lade mulige udfordringer gå ubemærket hen, for de findes. Træning i tidsstyring vil kræve tid, kræfter og penge.
Kurser i tidsstyring kræver lidt ekstra tid fra medarbejdernes side, måske i weekenden eller efter arbejde. Det er ikke umuligt at gennemføre træningen i arbejdstiden, men det kan være svært.
For at overvinde dette mulige problem kan du planlægge kurser i tidsstyring i de perioder, hvor medarbejderne føler sig uproduktive. At ansætte nogen til at hjælpe med kurserne kræver en vis investering, som virksomheden skal håndtere.
Ulemper, der er lette at løse, for fordelene opvejer dem langt.
Læs mere om det: Lær alle fordelene ved tidsstyring at kende i vores blog .
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan sporer man tid?
Tidsregistrering er bedre med de rette værktøjer, som f.eks. Timeular. På den måde får du en bedre fornemmelse af dit produktivitetsniveau, og hvor lang tid du er om at udføre bestemte opgaver. Hvis du foretrækker det, kan du notere dem manuelt og indsætte dem i tidsregistreringsskabelonen eller tidsregistreringsværktøjet senere.
At vælge den bedste metode for dig hænger sammen med grunden til, at du overhovedet sporer tid. Tidsregistrering af produktivitetsårsager for at måle den tid, man bruger på at udføre opgaver, kræver tidsregistrering i realtid, så hold dit værktøj kørende, mens du arbejder.
Findes der kurser i tidsstyring for ledere, og er de det værd?
Hvis du er leder for første gang, men gerne vil være en god teamleder, er træning i tidsstyring et forsøg værd.
At samle mere information og viden om tidsstyring er til gavn for dig og dit team. Sørg for at give den viden videre til dem.
Hvis du ikke har en lederstilling, kan et kursus være en god mulighed for at få flere færdigheder og gå efter f.eks. en forfremmelse eller en bonus.
Konklusion
Som med mange andre produktivitetsforbedringer, der kan implementeres i arbejdsteams, skal overordnede enheder som ledere og teamledere give deres medarbejdere træning i tidsstyring.
Ved at gøre dette giver de deres medarbejdere værktøjer til at optimere deres præstationer. Det vil bidrage til deres tilfredshed og motivation.
Der er ingen tvivl om, at effektiv træning i tidsstyring kan øge produktiviteten og bidrage til et lykkeligere arbejdsliv.
Du er måske interesseret i: