Formazione alla gestione del tempo per i dipendenti [GUIDA]
Non tutti i team di lavoro sono costruiti allo stesso modo. Persone diverse hanno competenze diverse, ma tutti lavorano insieme per perseguire gli stessi obiettivi: produttività e successo.
La capacità di gestione del tempo può essere acquisita da tutti seguendo una serie di abitudini solide. Ecco cosa c'è da sapere sulla formazione alla gestione del tempo per i dipendenti.
In qualità di team leader e di membro di un team, è fondamentale evitare di perdere scadenze e accordi, costi elevati per gli straordinari e delusioni da parte di capi e clienti.
Ecco come potete trasmettere questi consigli di produttività e aiutare i vostri dipendenti e membri del team a gestire meglio il loro tempo.
Formazione sulla gestione del tempo per i dipendenti: 7 suggerimenti di successo
1. Incoraggiare l'uso di strumenti di tracciamento del tempo
Il monitoraggio del tempo è essenziale per sapere quanto tempo un dipendente dedica a un compito specifico. Questa migliore nozione del tempo consentirà al lavoratore di analizzare le proprie prestazioni, gestire le proprie carenze e lavorare per migliorarsi.
Con applicazioni di time-tracking come Timeular, il team può individuare le attività che richiedono tempo e quelle non necessarie e adottare misure per evitarle o aggirarle.
Possono anche evitare di fare pause più lunghe del necessario, di dedicare troppo tempo alle riunioni o di soffermarsi e perdere tempo su compiti bloccati.
Con uno strumento di tracciamento del tempo, possono anche definire le loro caselle o blocchi di tempo, garantendo un programma sano e produttivo.
- Risorse:
Come insegnare la gestione del tempo
Le migliori app per il monitoraggio del tempo dei dipendenti
Modello di tabella di blocco del tempo
Timeular è stato riconosciuto da oltre 10.000 team come lo strumento di monitoraggio del tempo più facile da usare. Create un account gratuito e provatelo oggi stesso
2. Incoraggiare l'uso di liste di cose da fare.
In tutti i programmi televisivi e i film, una persona che insiste nel fare liste viene spesso presa in giro da persone che non capiscono i vantaggi di fare liste di cose da fare.
Perché dovreste incoraggiare i membri del vostro team a creare liste di cose da fare ogni giorno? Perché è un metodo efficace per la gestione del tempo, in quanto saranno più preparati e organizzati per la giornata che li attende:
- Non tralasciano alcun compito
- Le completeranno in modo efficiente e avranno una visione più chiara della loro tabella di marcia delle cose da fare.
Iniziare con un elenco settimanale va più che bene. Una lista di cose da fare è un'abitudine come tante altre e richiede tempo per entrare a far parte della routine.
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3. Aiutare i dipendenti a identificare i loro obiettivi e a stabilire le priorità.
Uno dei modi migliori per aumentare la produttività dei dipendenti e uno dei consigli più efficaci per i leader che forniscono formazione sulla gestione del tempo ai dipendenti è la definizione di obiettivi e priorità.
Stabilire obiettivi e priorità realistici è importante per la gestione e l'organizzazione del tempo. I manager e i supervisori devono collaborare con i loro dipendenti per fissare obiettivi giornalieri, settimanali e mensili.
Il passo successivo consiste nell'aiutare i dipendenti a valutare questi compiti e a organizzarli in base all'importanza e all'urgenza. È anche importante cercare di organizzare i compiti in base al tempo che possono richiedere, assegnandoli a determinati blocchi di tempo.
Questo processo richiede una comunicazione efficace tra il dipendente e il manager. È importante assicurarsi che i compiti/obiettivi siano allineati con l'azienda.
- Guarda anche: Citazioni popolari sulla gestione del tempo
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4. Fornire suggerimenti per gestire lo stress
Molte situazioni, soprattutto quelle impreviste che interrompono il flusso di lavoro, sono causa di stress, anche per il dipendente più scrupoloso che segue un elenco di cose da fare e utilizza tutti gli strumenti di produttività conosciuti dall'umanità.
Queste situazioni di stress finiscono per influenzare la capacità di un dipendente digestire bene il tempo . Per questo motivo, è importante includere la gestione dello stress nella formazione sulla gestione del tempo.
Un atteggiamento positivo nei confronti di interruzioni e ostacoli imprevisti li aiuterà a modificare il loro programma invece di stressarsi in queste situazioni.
Conoscere le diverse cause di stress sul lavoro.
5. Insegnate ai vostri dipendenti a delegare
Uno dei consigli più efficaci per la gestione del tempo da parte dei dipendenti è la delega dei compiti.
La delega è anche un modo per stabilire le priorità dei compiti. Può far risparmiare tempo prezioso e permettere ai dipendenti di lavorare su altri compiti importanti.
Questo vale soprattutto per i dipendenti che ricoprono posizioni di leadership con diversi progetti da gestire e altri compiti operativi legati all'amministrazione aziendale.
Inoltre, insegnando e consentendo al team di delegare, lo si educa ulteriormente alle capacità di gestione.
I 4 quadranti di Stephen Covey sono uno dei modi migliori per stabilire le priorità e delegare i compiti. Scoprite tutto sul nostro blog.
6. Insegnare loro la più importante abilità di gestione del tempo
Come spiegheremo nel prossimo punto, ci sono periodi in cui ci sentiamo più produttivi. In questi periodi, i lavori più importanti dovrebbero essere svolti per primi.
Ciò significa insegnare ai dipendenti a trovare un equilibrio tra le loro priorità e i periodi più produttivi.
In poche parole, devono padroneggiare il loro tempo. Per questo, potete dare loro i migliori consigli per risparmiare tempo e introdurli alle tecniche di gestione del tempo.
7. Aiutare i dipendenti a bilanciare produttività e tempo di riposo
Il vostro team può organizzare perfettamente le proprie ore di lavoro dividendo i compiti in caselle temporali e gestendo efficacemente il proprio tempo. Tuttavia, non aspettatevi che siano al massimo della produttività se ogni giorno tornano al lavoro stressati o privi di energia.
Incoraggiate i vostri dipendenti a fare regolarmente delle pause di riposo durante la giornata. Per aiutarli, prendete in considerazione l'idea di inserire le abitudini di benessere nella routine aziendale.
Bilanciare la produttività con il tempo di riposo comporta anche la necessità di capire quando si verificano i periodi più produttivi della giornata. Individuandoli, si possono programmare i compiti importanti nei momenti più efficaci, gestendo così meglio le proprie prestazioni.
I compiti più importanti dovrebbero essere svolti nel periodo più produttivo della giornata.
Volete sapere come suddividere i vostri compiti in caselle temporali? Scoprite tutto quello che c'è da sapere sul timeboxing.
Vantaggi dell'insegnamento della gestione del tempo ai dipendenti
Poiché la formazione sulla gestione del tempo richiede impegno e tempo, è importante analizzare i vantaggi di questa soluzione e motivare i lavoratori di conseguenza.
Questa formazione deve essere seguita con autentico interesse, non solo perché lo dice il capo.
I principali vantaggi di un'efficace formazione sulla gestione del tempo includono:
- Perdere sempre meno tempo - La formazione sulla gestione del tempo consente ai dipendenti di avere un maggiore controllo sul proprio carico di lavoro. Inoltre, garantisce che completino il loro lavoro in tempo e che combattano la procrastinazione.
- Migliorare le opportunità di carriera - Gestire il tempo con successo dà alle persone la sensazione di un lavoro ben fatto. Questa dedizione può creare un'impressione positiva presso i datori di lavoro e contribuire allo sviluppo professionale dei lavoratori. La gestione del tempo è una soft skill che i futuri leader devono possedere, in modo che i lavoratori possano considerarla una possibilità di promozione o un bonus.
- Miglioramento delle prestazioni lavorative - In continuità con il beneficio precedente, non c'è niente di meglio di un lavoro ben fatto e di essere ricompensati per questo. I lavoratori che gestiscono meglio il proprio tempo svolgono i compiti in modo più efficace e si sentono più impegnati e motivati a fare sempre meglio.
- Un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata - Una buona gestione del tempo consente ai dipendenti di mantenere il proprio lavoro in ufficio, anche se si tratta dell'ufficio di casa. Una gestione efficace del tempo porta ad avere più tempo libero per fare esercizio fisico, passare del tempo con la famiglia, fare passeggiate, sbrigare le faccende domestiche, ecc.
Anche con questo elenco di vantaggi, non è giusto lasciare che le possibili sfide passino inosservate, perché esistono. La formazione sulla gestione del tempo richiede tempo, impegno e denaro.
I corsi di gestione del tempo richiedono un po' di tempo in più da parte dei lavoratori, magari durante il fine settimana o dopo il lavoro. Condurre la formazione durante l'orario di lavoro non è impossibile, ma può essere difficile.
Per ovviare a questo possibile problema, si possono programmare corsi di formazione sulla gestione del tempo nei periodi in cui i dipendenti si sentono improduttivi. L'assunzione di una persona per i corsi richiede un certo investimento che l'azienda dovrà gestire.
Svantaggi facilmente risolvibili, perché i vantaggi li superano di gran lunga.
Per saperne di più: Scoprite tutti i vantaggi della gestione del tempo nel nostro blog.
Domande frequenti
Come monitorare il tempo?
Il monitoraggio del tempo è meglio tracciato da strumenti appropriati, come Timeular. In questo modo si ha una migliore percezione dei propri livelli di produttività e del tempo che si impiega per completare compiti specifici. Se preferite, annotateli manualmente e inseriteli nel modello di tracciamento del tempo o nello strumento di tracciamento del tempo in un secondo momento.
La scelta del metodo migliore per voi è legata al motivo per cui state monitorando il tempo. Il monitoraggio del tempo per motivi di produttività, per misurare la quantità di tempo impiegata per svolgere le attività, richiede un monitoraggio in tempo reale, quindi lo strumento deve essere in funzione mentre si lavora.
I corsi di gestione del tempo per manager sono disponibili e valgono la pena?
Se siete manager per la prima volta ma volete essere un buon team leader, vale la pena di seguire una formazione sulla gestione del tempo.
Acquisire maggiori informazioni e conoscenze sulla gestione del tempo è un vantaggio per voi e per il vostro team. Assicuratevi di trasmettere loro queste conoscenze.
Se non avete una posizione dirigenziale, un corso può essere un'ottima opportunità per acquisire maggiori competenze e ottenere, ad esempio, una promozione o un bonus.
Conclusione
Come per molti altri miglioramenti della produttività che possono essere implementati nei team di lavoro, le entità superiori, come i manager e i team leader, devono fornire una formazione sulla gestione del tempo ai loro dipendenti.
In questo modo, si forniscono strumenti ai dipendenti per ottimizzare le loro prestazioni. Ciò contribuirà alla loro soddisfazione e motivazione.
Non c'è dubbio che una formazione efficace sulla gestione del tempo possa aumentare la produttività e contribuire a una vita lavorativa più felice.
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