De 4 kvadranter i tidsstyringsmatrixen [Guide].

Når din to-do-liste virker uendelig og ustruktureret, ved du ikke engang, hvad du skal begynde med , medmindre du har en strategi, der bestemmer , hvordan du prioriterer opgaverne.

Så det eneste, du har brug for, er en måde at rydde din liste for unødvendige opgaver og fokusere på dem, der kræver din umiddelbare opmærksomhed og fokus.

Det er præcis, hvad Time Management Matrix (også kaldet Eisenhower Matrix) hjælper med - effektiv prioritering, produktivitet og et sammenhængende workflow. Lad os dykke ned i det.

Hvad er Time Management Matrix?

Time Management Matrix er en af de bedste prioriteringsteknikker, som hjælper dig med at organisere opgaver efter, hvor meget de haster, og hvor vigtige de er. Selv om den blev populariseret og formet af Stephen Covey i hans produktivitetsbog "The 7 Habits of Highly Effective People", blev den først introduceret af USA's præsident, Dwight Eisenhower, i 1954.

USA's 34. præsident, som også var femstjernet general under Anden Verdenskrig, citerede en unavngiven universitetsrektor for at sige: "Jeg har to slags problemer, de presserende og de vigtige. De presserende er ikke vigtige, og de vigtige er aldrig presserende." 

Præsidenten brugte Eisenhower-matrixen til at prioritere og håndtere de mange vigtige spørgsmål, han stod over for som general i den amerikanske hær og derefter som øverste allierede chef for NATO-styrkerne. I dag bruges dette selvledelsesværktøj i vid udstrækning af virksomheder og enkeltpersoner til at prioritere opgaver og identificere tidsrøvere.

Lad os nu se nærmere på de fire kvadranter i tidsstyring, hvad de betyder, og hvordan det hele fungerer.

Coveys 4 kvadranter i tidsstyringsmatrixen

Som du kan se ovenfor, tildeler Eisenhower-matrixen presserende og vigtige opgaver til en kvadrant. Når opgavelisten er kortlagt i de fire kategorier, kan man fordele tiden klogt for at opnå de ønskede resultater.

Kvadranterne er som følger:

• Kvadrant 1 (Gør) = Hastende og vigtige opgaver

• Kvadrant 2 (Planlægning) = Ikke presserende, men vigtige opgaver

• Kvadrant 3 (Uddelegér) = Vigtige, men ikke presserende opgaver

• Kvadrant 4 (Slet) = Ikke presserende og ikke vigtige opgaver

Målet med at bruge denne matrix er at forbedre både dit personlige og professionelle liv og fremme vækst og præstationer.

Hvad er forskellen mellem presserende og vigtige opgaver?

Hastende og vigtige opgaver virker ret ens, men baseret på Eisenhower-princippet er de det ikke. Men lad os starte med at forstå det grundlæggende i Eisenhower-matrixen.

Hastende opgaver kræver øjeblikkelig handling, og tidsrammen for at udføre dem er enten nu eller ASAP. Hvis de ikke er afsluttet inden for tidsfristen, kan de få betydelige konsekvenser og forårsage et højt stressniveau på grund af deres tidsfølsomme karakter.

Eksempler på presserende opgaver kan være:

• Håndtering af et PR-problem, der påvirker dit brands omdømme.

• At foretage ændringer i en kundes marketingkampagne, fordi den giver uventede, negative resultater.

Vigtige opgaver bidrager til langsigtede mål (også kaldet store sten) og udgør grundlaget for andre projekter. Uden dem ville du ikke være i stand til at håndtere dine andre afsluttende opgaver eller have vedvarende fremskridt. Selv om de ikke haster, har vigtige opgaver en varig indvirkning både professionelt og på dit velbefindende.

Eksempler på vigtige opgaver kan være:

• Gennemføre en analyse af tidligere kampagner for at identificere, hvad der fungerede godt, og hvad der kan forbedres i den næste kampagne.

• Udføre markedsundersøgelser for at forstå målgrupper, konkurrenter eller markedstendenser.

Bemærk: Ovenstående opgaver er nævnt ud fra en markedsførers perspektiv, men jeg er overbevist om, at de kan anvendes på din særlige sag eller rolle.

1 - Udfør presserende, vigtige opgaver

Den første kvadrant omfatter både presserende og vigtige opgaver og kræver øjeblikkelig handling. Så der er intet andet valg end at gøre disse presserende ting. Hvis disse vigtige og tidsfølsomme opgaver ikke afsluttes så hurtigt som muligt, har de klare konsekvenser og påvirker de langsigtede mål.

Ved hjælp af reverse engineering kan du bruge disse to træk (konsekvenser og mål) til at beslutte, hvilke opgaver der skal placeres i den første kvadrant.

En måde at forestille sig en opgave , der falder ind under denne kategori, er uforudsete begivenheder, der kræver, at du slipper dit ansvar og fokuserer på at løse presserende problemer. Selv om det er superstressende, kan mange mennesker tilbringe hele deres liv i denne kvadrant og lade livets problemer tage kontrollen. Hvis du bruger for meget tid i denne kvadrant, vil du ikke kunne udvikle dig ret meget.

2 - Planlæg vigtige, ikke presserende opgaver

Den anden kvadrant haster ikke så meget som den første, men opgaverne er lige så vigtige. I bund og grund er de vigtige, men ikke presserende. Så da du ikke har at gøre med presserende problemer, har du frihed til at tage et pusterum, før du planlægger tid til at udføre disse opgaver.

Husk, at den røde tråd i denne kvadrant er planlægning af tid. Det giver dig mulighed for at udføre en vigtig opgave mere effektivt og produktivt på et valgt tidspunkt. Så du får mere kontrol over din opgavestyring og din to-do-liste.

• Anbefalet læsning: Hvad er et DuPont-skema?

3 - Uddelegér presserende, ikke vigtige opgaver

I denne tredje kvadrant finder du de mindre kritiske opgaver . Alle de presserende opgaver, der kun kommer til dig for at tage af din kvalitetstid. Det kan være møder, telefonopkald, e-mails eller afbrydelser, der kan forstyrre dit arbejde. Da vi måske ikke har tid nok til at fokusere på disse opgaver og ikke på en bestemt færdighed, kommer begrebet uddelegering af opgaver ind i billedet.

I sidste ende ønsker du at bruge så lidt tid som muligt på denne kvadrant. Den tid, du bruger på disse opgaver, er ofte kontraproduktiv og bidrager ikke meget til dit arbejde, dine mål og din produktivitet.

Det er især en fordel at uddelegere mange opgaver fra denne kategori til dit team som projektleder.

4 - Slet ikke vigtige, ikke presserende opgaver

Denne sidste kvadrant efterlader dig med en håndfuld opgaver, som ikke haster, og som ikke er vigtige. Når du bruger mere og mere tid her, bliver al din energi suget ud, og du kan ende i overspringshandlinger som at tjekke sociale medier og se tv.

Det er let for vores hjerner at bruge mere tid her, da det ikke kræver nogen mental kapacitet og bare vil få dig til at undgå vigtigere opgaver i løbet af dagen. Så det er vigtigt at slette disse opgaver fra din to-do-liste.

Lav din egen Matrix til tidsstyring

Lad os antage, at du ejer et lille marketingbureau. Jeg har udtænkt nogle opgaver, som du måske beskæftiger dig med på daglig basis. Udforsk, hvordan Eisenhower-matrixen anvender disse opgaver.

Eksempler på opgaver i Do first-kvadranten (vigtige opgaver, hasteopgaver):

• En stor kundes truende e-mail om at finde et andet bureau, hvis du ikke løser deres vedligeholdelsesprojekter så hurtigt som muligt;

• Endelig godkendelse af en stor kampagnelancering for din største kunde;

• Dit team har brug for godkendelse af en større udgift i forbindelse med cash flow-problemer.

Eksempler på opgaver i Schedule-kvadranten (vigtige, men ikke presserende opgaver):

• Regelmæssige samtaler med dine bedste kunder for at diskutere deres langsigtede mål;

• Gennemfør interviews for en COO;

• Skab og skriv bureauets langsigtede strategi;

Eksempler på opgaver i Delegate-kvadranten (presserende, men ikke vigtige opgaver):

• Opbevaring af mødenotater i et kundeopkald;

• Opdateringer på sociale medier eller rutinemæssig udgivelse af indhold på hjemmesiden.

Eksempler på opgaver i Delegate-kvadranten

• E-mails med lav effekt, der sendes internt;

• Forhandlinger med mindre kritiske leverandører.

Administrer din egen Eisenhower-matrix

Okay, den presserende, vigtige matrix er færdig, men hvordan styrer jeg denne matrix, og hvordan kommer jeg overhovedet i gang? Her er nogle måder at styre processen på:

1. Start i det små med at skrive alle dine opgaver ned

Begynd at lave et brain dump af opgaverne i en digital eller fysisk notesbog. Det vil hjælpe med at få dine opgaver ud af hovedet, fjerne det mentale pres og hjælpe med objektivt at identificere, hvor meget det haster, og hvor vigtigt det er.

Det er ideelt at starte med de daglige opgaver først, efterfulgt af ugentlige og månedlige opgaver , så du har de første, du skal tage, foran dig.

Skriv alle opgaver ned uden andre filtre. Tilføj vigtige deadlines, møder, opkald, e-mails og kundeklager, der skal håndteres. Forhåbentlig vil du ved afslutningen af denne øvelse få et klart billede af din arbejdsbyrde, og du vil allerede føle dig mindre overvældet.

2. Farvemærk dine opgaver baseret på deadlines

To-do-lister virker som endeløse bunker, men ved blot at tilføje farve til hvert punkt, giver du dem allerede en vis prioritet. Dine farvekoder kunne være:

Rød = Første deadline til at ramme

Brun = Anden deadline i rækken

Blå = tredje deadline

Gul = Sidste frist

Når du har tildelt farver og prioriteter, kan du integrere disse opgaver direkte i Eisenhower-matrixen, da du allerede har de presserende opgaver.

3. Hold det overskueligt

Selv om alt virker vigtigt og presserende, kan jeg garantere, at det ikke er det. Det er bedst at identificere et antal opgaver, som du tilføjer til din Eisenhower-matrix, da det er lettere at navigere i den og holde den overskuelig og handlingsorienteret.

Et antal på mellem 7-12 opgaver kan være rimeligt at have i din matrice, og når du har afsluttet nogle af dem, kan du oprette endnu en.

4. Vær opmærksom på adskillelsen af personlige og professionelle opgaver

Vi har alle en tendens til at blande arbejdsliv og privatliv, men det er ikke det bedste. Din personlige daglige to-do-liste fortjener dog en separat matrice. Eisenhower-matricen hjælper dig med at slippe for at se for meget tv eller spille for meget, men det er ikke en klar adskillelse mellem arbejde og privatliv, hvilket kan have en afsmittende effekt. På den baggrund ville jeg placere disse to aktiviteter i slettekvadranten.

Du er måske også interesseret i Tidsstyringsværktøjer.

5. Sig nej til unødvendigt arbejde

Brug Eisenhower-matrixen som en mulighed for at lære at sige nej på arbejdet - når du opdager, hvor meget unødvendigt du får, kan du begynde at uddelegere opgaver til andre. Lad være med at låse dig fast i en hektisk rutine for at bruge energi på mindre vigtigt arbejde. Prioritér det arbejde, der giver den største effekt på dine langsigtede mål.

Demonstrer med objektive rapporter, hvorfor du siger nej

Registrer tiden automatisk eller manuelt med en fysisk tidsmåler eller tastaturgenveje. Under 1 minut om dagen.

Prøv Timeular 30 dage gratis

Du er klar til at øve dig

Nu bør du være udstyret med en vigtig ramme for at få tingene gjort. De 4 kvadranter i tidsmatrixen vil være en stor hjælp til at forbedre din præstation, organisere dine opgaver og prioritere dem, styre flere projekter eller bruge mindre tid på unyttige ting og fokusere på det, der betyder noget. 

Hvis du vil være et skridt foran, kan det give langsigtede fordele at kombinere 4 kvadranter med et tidsregistreringsværktøj for at styre tiden bedre.

OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL