Matryca 4 kwadrantów zarządzania czasem [Przewodnik]

Gdy lista rzeczy do zrobienia wydaje się nieskończona i nieuporządkowana, nie wiesz nawet od czego zacząć, chyba że masz strategię, która określa sposób ustalania priorytetów zadań.

Wszystko, czego potrzebujesz, to sposób na oczyszczenie listy z niepotrzebnych zadań i skupienie się na tych, które wymagają natychmiastowej uwagi i skupienia.

Właśnie w tym pomaga Matryca Zarządzania Czasem (zwana również Matrycą Eisenhowera) - w skutecznym ustalaniu priorytetów, produktywności i spójnym przepływie pracy. Zanurzmy się w niej.

Czym jest matryca zarządzania czasem?

Macierz zarządzania czasem jest jedną z najlepszych technik ustalania priorytetów, która pomaga organizować zadania według pilności i ważności. Choć spopularyzowana i ukształtowana przez Stephena Coveya w jego książce o produktywności "7 nawyków skutecznego działania", została po raz pierwszy wprowadzona przez prezydenta Stanów Zjednoczonych Dwighta Eisenhowera w 1954 roku.

34. prezydent USA, który był również pięciogwiazdkowym generałem podczas II wojny światowej, zacytował nienazwanego prezydenta uniwersytetu, który powiedział: "Mam dwa rodzaje problemów, pilne i ważne. Pilne nie są ważne, a ważne nigdy nie są pilne". 

Prezydent wykorzystywał matrycę Eisenhowera do ustalania priorytetów i radzenia sobie z wieloma kwestiami o wysokiej stawce, z którymi miał do czynienia jako generał armii amerykańskiej, a następnie jako Naczelny Dowódca Sił Sojuszniczych NATO. Obecnie to narzędzie do samozarządzania jest szeroko stosowane przez firmy i osoby prywatne do ustalania priorytetów zadań i identyfikowania marnotrawców czasu.

Przejdźmy teraz do Czterech Kwadrantów Zarządzania Czasem, co one oznaczają i jak to wszystko działa.

4 kwadranty matrycy zarządzania czasem Covey'a

Jak widać powyżej, macierz Eisenhowera przypisuje pilne i ważne zadania do ćwiartki. Po przyporządkowaniu listy zadań do czterech kategorii, można mądrze przydzielić czas, aby osiągnąć pożądane rezultaty. aby osiągnąć pożądane rezultaty.

Kwadranty są następujące:

• Kwadrant 1 (Do) = pilne i ważne zadania

• Kwadrant 2 (Harmonogram) = Niepilne, ale ważne zadania

• Kwadrant 3 (Deleguj) = Zadania ważne, ale niepilne

• Kwadrant 4 (Usuń) = zadania niepilne i nieważne

Celem korzystania z tej matrycy jest poprawa zarówno życia osobistego, jak i zawodowego oraz promowanie rozwoju i osiągnięć.

Jaka jest różnica między pilnymi a ważnymi zadaniami?

Pilne i ważne zadania wydają się dość podobne, ale w oparciu o zasadę Eisenhowera nie są. Zacznijmy jednak od zrozumienia podstaw macierzy Eisenhowera.

Pilne zadania wymagają natychmiastowego działania, a ramy czasowe na ich wykonanie to albo teraz, albo JAK NAJSZYBCIEJ. Jeśli nie zostaną wykonane w terminie, mogą mieć poważne konsekwencje i powodować wysoki poziom stresu ze względu na ich wrażliwość na czas.

Przykładami pilnych zadań mogą być:

• Obsługa kwestii PR, która ma wpływ na reputację marki.

• Wprowadzanie zmian w kampanii marketingowej klienta, ponieważ przynosi ona nieoczekiwane, negatywne wyniki.

Ważne zadania przyczyniają się do realizacji długoterminowych celów (czyli dużych kamieni) i stanowią podstawę dla innych projektów. W przypadku ich braku nie byłbyś w stanie zarządzać innymi zadaniami finalizującymi lub osiągnąć trwałego postępu. Nawet jeśli nie są one pilne, ważne zadania mają trwały wpływ zarówno na pracę zawodową, jak i na samopoczucie.

Przykładami ważnych zadań mogą być:

• Przeprowadzenie analizy poprzednich kampanii w celu określenia, co działało dobrze, a co można poprawić w następnej kampanii.

• Przeprowadzanie badań rynkowych w celu zrozumienia docelowych odbiorców, konkurencji lub trendów rynkowych.

Uwaga: powyższe zadania zostały wymienione z perspektywy marketera, ale jestem przekonany, że można je zastosować do konkretnego przypadku lub roli.

1 - Wykonywanie pilnych, ważnych zadań

Pierwszy kwadrant obejmuje zarówno pilne, jak i ważne zadania i wymaga natychmiastowego działania. Nie ma więc innego wyjścia, jak tylko zająć się tymi pilnymi sprawami. Jeśli te ważne i wrażliwe na czas zadania nie zostaną sfinalizowane tak szybko, jak to możliwe, mają one wyraźne konsekwencje i wpływają na cele długoterminowe.

Poprzez inżynierię odwrotną można wziąć te dwie cechy (konsekwencje i cele), aby zdecydować, które zadania powinny znaleźć się w pierwszym kwadrancie.

Sposobem na wyobrażenie sobie zadania należącego do tej kategorii są nieprzewidziane wydarzenia, które wymagają od ciebie porzucenia obowiązków i skupienia się na rozwiązaniu pilnych kwestii. Chociaż jest to bardzo stresujące, wiele osób może spędzić całe swoje życie w tym kwadrancie, pozwalając problemom życiowym przejąć kontrolę. Spędzanie zbyt dużej ilości czasu w tym kwadrancie nie pozwoli ci się zbytnio rozwinąć.

2 - Zaplanuj ważne, a nie pilne zadania

Drugi kwadrant nie jest tak pilny jak pierwszy, ale zadania są równie ważne. Zasadniczo są one ważne, ale nie pilne. Tak więc, ponieważ nie masz do czynienia z pilnymi problemami, masz swobodę, aby odetchnąć przed zaplanowaniem czasu na wykonanie tych zadań.

Pamiętaj, że czerwoną nicią tego kwadrantu jest planowanie czasu. Pozwala to na bardziej efektywne i produktywne wykonywanie ważnych zadań w wybranym czasie. Dzięki temu będziesz mieć większą kontrolę nad zarządzaniem zadaniami i listą rzeczy do zrobienia.

• Zalecana lektura: Czym jest harmonogram DuPont?

3 - Delegowanie pilnych, a nie ważnych zadań

W trzecim kwadrancie znajdują się mniej krytyczne zadania. Wszystkie te pilne zadania, które przychodzą do ciebie tylko po to, aby zabrać ci czas na pracę. Mogą to być spotkania, rozmowy telefoniczne, e-maile lub przerwy, które mogą zakłócić pracę. Dlatego też, ponieważ możemy nie mieć wystarczająco dużo czasu, aby skupić się na tych zadaniach, a nie na konkretnym zestawie umiejętności, pojawia się koncepcja delegowania zadań.

Ostatecznie chcesz spędzać jak najmniej czasu w tym kwadrancie. Czas spędzony na tych zadaniach często przynosi efekt przeciwny do zamierzonego i nie wnosi wiele do pracy, celów i produktywności.

Szczególnie korzystne jest delegowanie wielu zadań z tej kategorii swojemu zespołowi jako kierownikowi projektu

4 - Usuń nieistotne, niepilne zadania

Ten ostatni kwadrant pozostawia garść zadań, które nie są pilne ani ważne. Gdy spędzasz tu coraz więcej czasu, cała twoja energia zostaje wyssana i możesz skończyć na prokrastynacji, takiej jak sprawdzanie mediów społecznościowych i oglądanie telewizji.

Nasz mózg z łatwością spędza tutaj więcej czasu, ponieważ nie wymaga to żadnej zdolności umysłowej i po prostu sprawi, że będziesz unikać ważniejszych zadań w ciągu dnia. Usunięcie tych zadań z listy rzeczy do zrobienia jest więc kluczowe.

Stwórz własną Matryca zarządzania czasem

Załóżmy, że jesteś właścicielem małej agencji marketingowej. Zaproponowałem kilka zadań, z którymi możesz mieć do czynienia na co dzień. Sprawdź, jak macierz Eisenhowera odnosi się do tych zadań.

Przykłady zadań w kwadrancie Do pierwszego (zadania ważne, zadania pilne):

• E-mail od dużego klienta z groźbą, że poszuka innej agencji, jeśli nie rozwiążesz jego projektów konserwacyjnych jak najszybciej;

• Ostateczne zatwierdzenie uruchomienia dużej kampanii dla największego klienta;

• Twój zespół potrzebuje zatwierdzenia dużego wydatku w kontekście problemów z przepływem środków pieniężnych.

Przykłady zadań w kwadrancie harmonogramu (zadania ważne, ale niepilne):

• Regularne rozmowy z najlepszymi klientami w celu omówienia ich długoterminowych celów;

• Przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych na stanowisko dyrektora operacyjnego;

• Tworzenie i pisanie długoterminowej strategii agencji;

Przykłady zadań w kwadrancie Deleguj (zadania pilne, ale mało ważne):

• Prowadzenie notatek ze spotkania w rozmowie z klientem;

• Aktualizacje mediów społecznościowych lub rutynowe publikowanie treści na stronie internetowej.

Przykłady zadań w kwadrancie "Deleguj

• E-maile o niskim wpływie wysyłane wewnętrznie;

• Negocjacje z mniej krytycznymi dostawcami.

Zarządzanie własną macierzą Eisenhowera

Dobra, pilna, ważna matryca jest gotowa, ale jak nią zarządzać i jak w ogóle zacząć? Oto kilka sposobów na zarządzanie tym procesem:

1. Zacznij od spisania wszystkich swoich zadań

Zacznij robić zrzuty zadań w cyfrowym lub fizycznym notatniku. Pomoże to w pozbyciu się zadań z głowy, usuwając presję i pomagając obiektywnie zidentyfikować ich pilność i ważność.

Idealnie jest zacząć od codziennych zadań, a następnie tygodniowych i miesięcznych , aby mieć przed sobą pierwsze z nich.

Notuj wszystkie zadania bez żadnego innego filtra. Dodaj ważne terminy, spotkania, telefony, e-maile i skargi klientów. Miejmy nadzieję, że pod koniec tego ćwiczenia uzyskasz jasny obraz swojego obciążenia pracą i poczujesz się mniej przytłoczony.

2. Oznaczanie zadań kolorami na podstawie terminów

Listy rzeczy do zrobienia wydają się być niekończącymi się stosami, ale dodając kolor do każdego elementu, już nadajesz im priorytet. Twoje kody kolorów mogą być następujące:

Czerwony = pierwszy termin do osiągnięcia

Brown = drugi termin w kolejce

Niebieski = trzeci termin

Żółty = ostatni termin

Po przypisaniu kolorów i priorytetów będziesz w stanie zintegrować te zadania bezpośrednio z macierzą Eisenhowera, ponieważ masz już pilne zadania.

3. Zachowaj łatwość zarządzania

Nawet jeśli wszystko wydaje się ważne i pilne, mogę zagwarantować, że tak nie jest. Najlepiej jest zidentyfikować kilka zadań, które dodajesz do swojej macierzy Eisenhowera, ponieważ łatwiej jest się po niej poruszać i utrzymywać ją uporządkowaną i wykonalną.

Od 7 do 12 zadań może być rozsądną liczbą do utrzymania w swojej macierzy, a po sfinalizowaniu niektórych z nich można utworzyć kolejne.

4. Pamiętaj o oddzieleniu zadań osobistych od zawodowych.

Wszyscy mamy tendencję do mieszania życia zawodowego z osobistym, ale nie jest to najlepsze rozwiązanie. Twoja osobista codzienna lista rzeczy do zrobienia zasługuje jednak na osobną matrycę. Matryca Eisenhowera pomaga pozbyć się nadmiaru telewizji lub zbyt częstego grania w gry, ale nie jest to wyraźne oddzielenie pracy od życia osobistego, co może mieć skutki uboczne. W związku z tym umieściłbym te dwie czynności w kwadrancie usuwania.

Możesz być także zainteresowany narzędziami do zarządzania czasem.

5. Powiedz "nie" niepotrzebnej pracy

Wykorzystaj matrycę Eisenhowera jako okazję do nauczenia się , jak mówić "nie" w pracy - kiedy zauważysz, jak wiele niepotrzebnych rzeczy jest ci przyznawanych, zacznij delegować zadania innym. Nie zamykaj się w gorączkowej rutynie, aby zużywać energię na mniej ważną pracę. Nadaj priorytet pracy, która ma największy wpływ na twoje długoterminowe cele.

Wykaż za pomocą obiektywnych raportów, dlaczego mówisz "nie".

Śledź czas automatycznie lub ręcznie, za pomocą fizycznego trackera czasu lub skrótów klawiaturowych. Poniżej 1 minuty dziennie.

Wypróbuj Timeular 30 dni za darmo

Jesteś gotowy do treningu

Do tej pory powinieneś być wyposażony w niezbędne ramy do wykonywania zadań. 4 Kwadranty Matrycy Czasu będą świetną pomocą w poprawie wydajności, organizowaniu zadań i ustalaniu ich priorytetów, zarządzaniu wieloma projektami lub spędzaniu mniej czasu na bezużytecznych rzeczach i skupieniu się na tym, co ważne. 

Jeśli chcesz być o krok do przodu, połączenie 4 kwadrantów z narzędziem do śledzenia czasu w celu lepszego zarządzania czasem może przynieść długoterminowe korzyści.

FAQ