De 4 kvadranterna i tidshanteringsmatrisen [Guide]

När din att-göra-lista verkar oändlig och ostrukturerad vet du inte ens vad du ska börja med om du inte har en strategi som bestämmer hur du prioriterar uppgifterna.

Så allt du behöver är ett sätt att rensa din lista från onödiga uppgifter, men fokusera på de som behöver din omedelbara uppmärksamhet och fokus.

Det är precis det som Time Management Matrix (även kallad Eisenhower Matrix) hjälper till med - effektiv prioritering, produktivitet och ett sammanhängande arbetsflöde. Låt oss dyka in.

Vad är Time Management Matrix?

Time Management Matrix är en av de bästa prioriteringsteknikerna, som hjälper dig att organisera uppgifter efter hur brådskande och viktiga de är. Även om den populariserades och formades av Stephen Covey i hans produktivitetsbok "The 7 Habits of Highly Effective People", introducerades den först av USA:s president Dwight Eisenhower 1954.

USA:s 34:e president, som också var en femstjärnig general under andra världskriget, citerade en icke namngiven universitetsrektor som sagt: "Jag har två sorters problem, de brådskande och de viktiga. De brådskande är inte viktiga, och de viktiga är aldrig brådskande." 

Presidenten använde Eisenhower-matrisen för att prioritera och hantera de många frågor med höga insatser som han ställdes inför som general i den amerikanska armén och sedan som högsta allierade befälhavare för NATO-styrkorna. Numera används detta självledningsverktyg i stor utsträckning av företag och privatpersoner för att prioritera uppgifter och identifiera tidsslukare.

Låt oss nu gå in på de faktiska fyra kvadranterna för tidshantering, vad de betyder och hur allt fungerar.

Coveys 4 kvadranter i tidshanteringsmatrisen

Som du kan se ovan tilldelar Eisenhower-matrisen brådskande och viktiga uppgifter till en kvadrant. När uppgiftslistan är indelad i de fyra kategorierna kan man fördela tiden på ett klokt sätt för att uppnå önskade resultat.

Kvadranterna är enligt följande:

• Kvadrant 1 (Do) = Brådskande och viktiga uppgifter

• Kvadrant 2 (schema) = Inte brådskande, men viktiga uppgifter

• Kvadrant 3 (Delegera) = Viktiga men inte brådskande uppgifter

• Kvadrant 4 (Ta bort) = Inte brådskande och inte viktiga uppgifter

Målet med att använda denna matris är att förbättra både ditt personliga och professionella liv och främja tillväxt och prestationer.

Vad är skillnaden mellan brådskande och viktiga uppgifter?

Brådskande och viktiga uppgifter verkar ganska lika, men baserat på Eisenhower-principen är de inte det. Men låt oss börja med att förstå grunderna i Eisenhower-matrisen först.

Brådskande uppgifter kräver omedelbar handling och tidsramen för att utföra dem är antingen nu eller ASAP. Om de inte blir klara inom tidsfristen kan de få betydande återverkningar och orsaka höga stressnivåer på grund av sin tidskänsliga natur.

Exempel på brådskande uppgifter kan vara:

• Hantera en PR-fråga som påverkar ditt varumärkes anseende.

• Att göra ändringar i en kunds marknadsföringskampanj eftersom den ger oväntade, negativa resultat.

Viktiga uppgifter bidrar till långsiktiga mål (även kallade stora stenar) och utgör grunden för andra projekt. Om de inte fanns skulle du inte kunna hantera dina andra avslutande uppgifter eller göra hållbara framsteg. Även om de inte är brådskande har viktiga uppgifter en varaktig inverkan både professionellt och på ditt välbefinnande.

Exempel på viktiga uppgifter kan vara:

• Genomföra en analys av tidigare kampanjer för att identifiera vad som fungerat bra och vad som kan förbättras i nästa kampanj.

• Genomföra marknadsundersökningar för att förstå målgrupper, konkurrenter eller marknadstrender.

Obs: ovanstående uppgifter nämns ur en marknadsförares perspektiv, men jag är övertygad om att de kan tillämpas på ditt specifika fall eller din roll.

1 - Gör brådskande, viktiga uppgifter

Den första kvadranten omfattar både brådskande och viktiga uppgifter och kräver omedelbar handling. Det finns alltså inget annat val än att göra dessa brådskande saker. Om dessa viktiga och tidskänsliga uppgifter inte slutförs så snart som möjligt får de tydliga konsekvenser och påverkar de långsiktiga målen.

Genom omvänd ingenjörskonst kan du använda dessa två egenskaper (konsekvenser och mål) för att bestämma vilka uppgifter som ska placeras i den första kvadranten.

Ett sätt att föreställa sig en uppgift som faller inom denna kategori är oförutsedda händelser som kräver att du släpper ditt ansvar och fokuserar på att lösa akuta problem. Även om det är superstressande kan många människor tillbringa hela sina liv i den här kvadranten och låta livsproblemen ta över kontrollen. Om du tillbringar för mycket tid i den här kvadranten kommer du inte att kunna växa särskilt mycket.

2 - Schemalägg viktiga, inte brådskande uppgifter

Den andra kvadranten är inte lika brådskande som den första, men uppgifterna är lika viktiga. De är viktiga men inte brådskande. Så eftersom du inte har att göra med brådskande problem har du friheten att ta en paus innan du planerar in tid för att utföra dessa uppgifter.

Kom ihåg att den röda tråden i den här kvadranten är schemaläggning av tid. Det gör att du kan utföra en viktig uppgift på ett mer effektivt och produktivt sätt vid en vald tidpunkt. På så sätt får du bättre kontroll över din uppgiftshantering och din att-göra-lista.

• Rekommenderad läsning: Vad är ett DuPont-schema?

3 - Delegera brådskande, men inte viktiga uppgifter

I den tredje kvadranten hittar du de mindre kritiska uppgifterna . Alla de brådskande uppgifter som kommer till dig bara för att ta av din kvalitetsarbetstid. Det kan vara möten, telefonsamtal, e-post eller andra avbrott som kan störa ditt arbete. Eftersom vi kanske inte har tillräckligt med tid för att fokusera på dessa uppgifter och inte på en specifik kompetens, kommer här konceptet med att delegera uppgifter.

I slutändan vill du lägga så lite tid som möjligt på den här kvadranten. Den tid som läggs på dessa uppgifter är ofta kontraproduktiv och bidrar inte mycket till ditt arbete, dina mål och din produktivitet.

Det är särskilt fördelaktigt att delegera många uppgifter från denna kategori till ditt team som projektledare

4 - Ta bort uppgifter som inte är viktiga eller brådskande

I den sista kvadranten har du en handfull uppgifter som inte är brådskande eller viktiga. När du tillbringar mer och mer tid här sugs all din energi upp, och du kan hamna i förhalningsaktiviteter som att kolla sociala medier och titta på tv.

Det är lätt för våra hjärnor att spendera mer tid här eftersom det inte kräver någon mental kapacitet och bara får dig att undvika viktigare uppgifter under dagen. Så att radera dessa uppgifter från dina att-göra-listor är avgörande.

Skapa din egen matris för tidshantering

Låt oss anta att du äger en liten marknadsföringsbyrå. Jag har tänkt ut några uppgifter som du kanske hanterar dagligen. Utforska hur Eisenhower-matrisen tillämpar dessa uppgifter.

Exempel på uppgifter i kvadranten Do first (viktiga uppgifter, brådskande uppgifter):

• En stor kunds hotfulla e-postmeddelande om att leta efter en annan byrå om du inte löser deras underhållsprojekt så snart som möjligt;

• Slutliga godkännanden för en stor kampanjlansering för din största kund;

• Ditt team behöver godkännande för en större utgift i samband med kassaflödesproblem.

Exempel på uppgifter i kvadranten Schedule (viktiga men inte brådskande uppgifter):

• Regelbundna samtal med dina viktigaste kunder för att diskutera deras långsiktiga mål;

• Genomföra intervjuer för en COO;

• Skapa och skriva byråns långsiktiga strategi;

Exempel på uppgifter i kvadranten Delegate (brådskande men inte viktiga uppgifter):

• Förvara mötesanteckningarna i ett klientsamtal;

• Uppdateringar av sociala medier eller rutinmässig publicering av innehåll på webbplatsen.

Exempel på arbetsuppgifter i kvadranten Delegate

• E-postmeddelanden med låg påverkan som skickas internt;

• Förhandlingar med mindre kritiska leverantörer.

Hantera din egen Eisenhower-matris

Okej, den brådskande, viktiga matrisen är klar, men hur hanterar jag den här matrisen, och hur börjar jag ens? Här är några sätt att hantera processen:

1. Börja i liten skala med att skriva ner alla dina uppgifter

Börja med att göra en "task brain dump" i en digital eller fysisk anteckningsbok. Detta kommer att hjälpa dig att få ut dina uppgifter ur huvudet, ta bort det mentala trycket och hjälpa till att objektivt identifiera efteråt hur brådskande och viktiga de är.

Det är bra att börja med de dagliga uppgifterna, följt av vecko- och månadsuppgifterna, så att du har de första uppgifterna framför dig.

Skriv ner alla uppgifter utan något annat filter. Lägg till viktiga deadlines, möten, samtal, e-postmeddelanden och kundklagomål att ta itu med. Förhoppningsvis har du i slutet av den här övningen fått en klar bild av din arbetsbelastning och känner dig redan mindre överväldigad.

2. Färgmärk dina uppgifter baserat på deadlines

Att-göra-listor verkar vara oändliga högar, men genom att helt enkelt lägga till färg på varje punkt lägger du redan till en viss prioritet för dem. Dina färgkoder kan vara:

Röd = Första deadline att träffas

Brun = Andra sista i raden

Blå = Tredje tidsfristen

Gul = Sista deadline

När du har tilldelat färger och prioriteringar i någon form kommer du att kunna integrera dessa uppgifter direkt i Eisenhower-matrisen, eftersom du redan har de brådskande uppgifterna.

3. Håll det hanterbart

Även om allt verkar viktigt och brådskande kan jag garantera att de inte är det. Det är bäst att identifiera ett antal uppgifter som du lägger till i din Eisenhower-matris, eftersom det är lättare att navigera i den och hålla den överskådlig och handlingsbar.

Ett antal mellan 7-12 uppgifter kan vara rimligt att ha i din matris, och när du har slutfört några av dem kan du skapa en ny.

4. Tänk på att skilja på privata och professionella uppgifter

Vi har alla en tendens att blanda ihop yrkesliv och privatliv, men det är inte det bästa. Din personliga dagliga att-göra-lista förtjänar dock en separat matris. Eisenhower-matrisen hjälper dig att bli av med för mycket TV eller för mycket spelande, men det är inte en tydlig åtskillnad mellan arbete och privatliv, vilket kan få ringar på vattnet. På den punkten skulle jag placera dessa två aktiviteter i kvadranten för borttagning.

Du kanske också är intresserad av Verktyg för tidshantering.

5. Säg nej till onödigt arbete

Använd Eisenhower-matrisen som en möjlighet att lära dig att säga nej på jobbet - när du märker hur mycket onödigt du får, börja delegera uppgifter till andra. Lås inte in dig själv i en hektisk rutin för att förbruka energi på mindre viktigt arbete. Prioritera det arbete som ger störst effekt på dina långsiktiga mål.

Visa med objektiva rapporter varför du säger nej

Registrera tiden automatiskt eller manuellt, med en fysisk tidmätare eller kortkommandon på tangentbordet. Under 1 minut per dag.

Prova Timeular 30 dagar gratis

Du är redo för träning

Vid det här laget bör du vara utrustad med ett viktigt ramverk för att få saker gjorda. Tidsmatrisens 4 kvadranter kommer att vara till stor hjälp när du ska förbättra din prestation, organisera dina uppgifter och prioritera dem, hantera flera projekt eller lägga mindre tid på onödiga saker och fokusera på det som är viktigt. 

Om du vill ligga steget före kan det vara lönsamt på lång sikt att kombinera 4 kvadranter med ett tidsregistreringsverktyg för att hantera tiden bättre.

VANLIGA FRÅGOR