La matrice dei 4 quadranti della gestione del tempo [Guida].

Quando la vostra lista di cose da fare sembra infinita e non strutturata, non sapete nemmeno da cosa cominciare, a meno che non abbiate una strategia che determini il modo in cui dare priorità alle attività.

Quindi, tutto ciò di cui avete bisogno è un modo per svuotare la vostra lista dalle attività non necessarie, ma concentrarvi su quelle che richiedono la vostra attenzione e concentrazione immediata.

La Matrice di gestione del tempo (detta anche Matrice di Eisenhower) aiuta proprio in questo: a stabilire le priorità, a garantire la produttività e a creare un flusso di lavoro coeso. Entriamo nel vivo.

Che cos'è la Matrice di gestione del tempo?

La matrice di gestione del tempo è una delle migliori tecniche di definizione delle priorità, che aiuta a organizzare i compiti in base all'urgenza e all'importanza. Sebbene sia stata divulgata e modellata da Stephen Covey nel suo libro sulla produttività "The 7 Habits of Highly Effective People", è stata introdotta per la prima volta dal Presidente degli Stati Uniti, Dwight Eisenhower, nel 1954.

Il 34° Presidente degli Stati Uniti, che è stato anche un generale a cinque stelle durante la Seconda Guerra Mondiale, ha citato un presidente universitario senza nome dicendo: "Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Gli urgenti non sono importanti e gli importanti non sono mai urgenti". 

Il Presidente usava la matrice di Eisenhower per stabilire le priorità e affrontare i numerosi problemi ad alta posta in gioco che si trovava ad affrontare come generale dell'esercito statunitense e poi come Comandante Supremo delle Forze Alleate della NATO. Al giorno d'oggi, questo strumento di autogestione è ampiamente utilizzato dalle aziende e dai singoli individui per stabilire le priorità dei compiti e identificare le perdite di tempo.

Passiamo ora ai veri e propri Quattro Quadranti della gestione del tempo, al loro significato e al loro funzionamento.

I 4 quadranti della matrice di Covey per la gestione del tempo

Come si può vedere sopra, la matrice di Eisenhower assegna i compiti urgenti e importanti a un quadrante. Una volta che l'elenco dei compiti è stato mappato nelle quattro categorie, si può allocare il tempo saggiamente il tempo per raggiungere i risultati desiderati.

I quadranti sono i seguenti:

• Quadrante 1 (Fare) = compiti urgenti e importanti

• Quadrante 2 (Programma) = Attività non urgenti, ma importanti.

• Quadrante 3 (Delegare) = Compiti importanti ma non urgenti.

• Quadrante 4 (Cancellare) = Attività non urgenti e non importanti

L'obiettivo di questa matrice è migliorare la vita personale e professionale e promuovere la crescita e la realizzazione.

Qual è la differenza tra compiti urgenti e importanti?

I compiti urgenti e quelli importanti sembrano abbastanza simili, ma in base al principio di Eisenhower non lo sono. Ma iniziamo a capire le basi della matrice di Eisenhower.

I compiti urgenti richiedono un'azione immediata e il tempo per svolgerli è ora o al più presto. Se non vengono completati entro la scadenza, possono avere ripercussioni significative e causare alti livelli di stress a causa della loro natura sensibile al tempo.

Esempi di compiti urgenti possono essere:

• Gestire un problema di PR che ha un impatto sulla reputazione del vostro marchio.

• Apportare modifiche alla campagna di marketing di un cliente che sta dando risultati inaspettati e negativi.

I compiti importanti contribuiscono al raggiungimento di obiettivi a lungo termine (o meglio, di grandi dimensioni) e rappresentano le fondamenta di altri progetti. In loro assenza, non sareste in grado di gestire gli altri compiti da portare a termine o di progredire in modo duraturo. Anche se non sono urgenti, i compiti importanti hanno un impatto duraturo sia a livello professionale che sul vostro benessere.

Esempi di compiti importanti possono essere:

• Analisi delle campagne passate per identificare ciò che ha funzionato bene e ciò che può essere migliorato nella prossima campagna.

• Effettuare ricerche di mercato per comprendere il pubblico target, i concorrenti o le tendenze del mercato.

Nota: i compiti di cui sopra sono menzionati dal punto di vista di un marketer, ma sono convinto che possano essere applicati al vostro caso o ruolo specifico.

1 - Svolgere compiti urgenti e importanti

Il primo quadrante comprende compiti urgenti e importanti e richiede un'azione immediata. Non c'è altra scelta se non quella di svolgere questi compiti urgenti. Se questi compiti importanti e sensibili al tempo non vengono portati a termine il prima possibile, hanno chiare conseguenze e influenzano gli obiettivi a lungo termine.

Con l'ingegneria inversa, si possono prendere questi due tratti (conseguenze e obiettivi) per decidere quali compiti devono essere inseriti nel primo quadrante.

Un modo per immaginare un compito che rientra in questa categoria è rappresentato da eventi imprevisti che richiedono di abbandonare le proprie responsabilità e di concentrarsi sulla risoluzione di problemi urgenti. Anche se è molto stressante, molte persone possono passare tutta la vita in questo quadrante, lasciando che i problemi della vita prendano il controllo. Trascorrere troppo tempo in questo quadrante non vi permetterà di crescere molto.

2 - Programmare le attività importanti, non quelle urgenti

Il secondo quadrante non è urgente come il primo, ma i compiti sono altrettanto importanti. In sostanza, sono importanti ma non urgenti. Quindi, dato che non avete a che fare con problemi urgenti, avete la libertà di prendervi una pausa prima di programmare il tempo per svolgere questi compiti.

Ricordate che il filo rosso di questo quadrante è la programmazione del tempo. Vi permette di svolgere un compito importante in modo più efficace e produttivo in un momento prestabilito. In questo modo avrete un maggiore controllo sulla gestione delle attività e sulla lista delle cose da fare.

• Lettura consigliata: Che cos'è un programma DuPont?

3 - Delegare compiti urgenti, non importanti

Nel terzo quadrante si trovano le attività meno critiche. Tutti quei compiti urgenti che vi vengono incontro solo per sottrarvi tempo di lavoro di qualità. Possono essere riunioni, telefonate, e-mail o interruzioni che possono disturbare il vostro lavoro. Pertanto, poiché potremmo non avere abbastanza tempo per concentrarci su questi compiti e non su una specifica competenza, ecco che nasce il concetto di delegare i compiti.

In definitiva, si vuole dedicare il minor tempo possibile a questo quadrante. Il tempo dedicato a questi compiti è spesso controproducente e non contribuisce molto al lavoro, agli obiettivi e alla produttività.

È particolarmente vantaggioso delegare molti compiti di questa categoria al proprio team come project manager.

4 - Cancellare le attività non importanti e non urgenti

In quest'ultimo quadrante si trovano una manciata di compiti non urgenti e non importanti. Trascorrendo sempre più tempo in questo quadrante, tutta la vostra energia viene risucchiata e potete finire per procrastinare attività come controllare i social media e guardare la televisione.

È facile che il nostro cervello dedichi più tempo a queste attività, perché non richiedono alcuna capacità mentale e fanno solo evitare compiti più importanti durante la giornata. Per questo motivo, cancellare questi compiti dalla lista delle cose da fare è fondamentale.

Create la vostra Matrice di gestione del tempo

Supponiamo che siate titolari di una piccola agenzia di marketing. Ho pensato ad alcuni compiti che potreste affrontare quotidianamente. Scoprite come la matrice di Eisenhower si applica a questi compiti.

Esempi di compiti nel primo quadrante (compiti importanti, compiti urgenti):

• Un'e-mail di minaccia di un cliente importante di cercare un'altra agenzia se non risolvete al più presto i suoi progetti di manutenzione;

• Approvazioni finali per il lancio di un'importante campagna per il vostro cliente più importante;

• Il vostro team ha bisogno dell'approvazione per una spesa importante nel contesto di problemi di flusso di cassa.

Esempi di compiti nel quadrante Schedule (compiti importanti ma non urgenti):

• Chiamate regolari con i vostri clienti migliori per discutere i loro obiettivi a lungo termine;

• Effettuare colloqui per un COO;

• Creare e scrivere la strategia a lungo termine dell'agenzia;

Esempi di compiti nel quadrante Delegare (compiti urgenti ma non importanti):

• Conservare le note della riunione in una chiamata al cliente;

• Aggiornamenti sui social media o pubblicazione di routine di contenuti sul sito web.

Esempi di compiti nel quadrante Delegato

• Email a basso impatto inviate internamente;

• Negoziati con fornitori meno critici.

Gestire la propria matrice Eisenhower

Ok, la matrice urgente e importante è fatta, ma come gestisco questa matrice e come inizio? Ecco alcuni modi per gestire il processo:

1. Iniziate in piccolo, scrivendo tutti i vostri compiti

Iniziate a fare un brain dump delle attività su un quaderno digitale o fisico. Questo vi aiuterà a togliere i compiti dalla testa, a rimuovere la pressione mentale e a identificare in modo oggettivo l'urgenza e l'importanza.

L'ideale è iniziare con le attività quotidiane, seguite da quelle settimanali e mensili , in modo da avere davanti a sé le prime da svolgere.

Annotare tutti i compiti senza altri filtri. Aggiungete le scadenze importanti, le riunioni, le chiamate, le e-mail e le lamentele dei clienti da gestire. Se tutto va bene, alla fine di questo esercizio avrete un quadro chiaro del vostro carico di lavoro e vi sentirete già meno sopraffatti.

2. Etichettate i vostri compiti in base alle scadenze

Gli elenchi di cose da fare sembrano pile interminabili, ma aggiungendo semplicemente un colore a ogni voce, si aggiunge già una priorità. I codici colore potrebbero essere:

Rosso = Prima scadenza da rispettare

Marrone = Seconda scadenza in linea

Blu = Terza scadenza

Giallo = Ultima scadenza

Avendo assegnato i colori e le priorità in qualche modo, sarete in grado di integrare questi compiti direttamente nella matrice di Eisenhower, come avete già fatto con quelli urgenti.

3. Mantenere una certa maneggevolezza

Anche se tutto sembra importante e urgente, posso garantire che non lo è affatto. È meglio identificare un certo numero di compiti da aggiungere alla matrice di Eisenhower, in quanto è più facile navigare in essa e mantenerla ordinata e agibile.

Un numero compreso tra 7 e 12 compiti potrebbe essere ragionevole da mantenere all'interno della vostra matrice e, una volta completati alcuni di essi, potreste crearne un altro.

4. Essere consapevoli della separazione tra compiti personali e professionali.

Tutti abbiamo la tendenza a mescolare la vita professionale con quella personale, ma non è la cosa migliore. La vostra lista di cose da fare quotidianamente merita una matrice separata. La matrice di Eisenhower aiuta a eliminare l'eccesso di TV o di giochi, ma non è una chiara separazione tra lavoro e vita personale, il che può avere effetti a catena. A questo proposito, metterei queste due attività nel quadrante dell'eliminazione.

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5. Dire no al lavoro non necessario

Utilizzate la matrice di Eisenhower come un'opportunità per imparare a dire di no al lavoro: quando notate quanto vi viene concesso inutilmente, iniziate a delegare i compiti ad altri. Non chiudetevi in una routine frenetica per consumare energia in lavori meno importanti. Date la priorità al lavoro che ha un impatto maggiore sui vostri obiettivi a lungo termine.

Dimostrate con rapporti oggettivi perché state dicendo di no.

Traccia il tempo automaticamente o manualmente, con un tracker fisico o con scorciatoie da tastiera. Meno di 1 minuto al giorno.

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Siete pronti per la pratica

A questo punto dovreste essere dotati di un quadro di riferimento essenziale per portare a termine le vostre attività. I 4 quadranti della matrice del tempo vi saranno di grande aiuto per migliorare le vostre prestazioni, organizzare i vostri compiti e stabilire le priorità, gestire più progetti o dedicare meno tempo a cose inutili e concentrarsi su ciò che conta. 

Se volete essere un passo avanti, combinare i 4 quadranti con uno strumento di time tracking per gestirlo al meglio potrebbe portare dei vantaggi a lungo termine.

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