De 4 kvadrantene i tidsstyringsmatrisen [Guide]

Når oppgavelisten virker endeløs og ustrukturert, vet du ikke engang hva du skal begynne med, med mindre du har en strategi for hvordan du prioriterer oppgavene dine.

Det eneste du trenger, er en måte å rydde listen din for unødvendige oppgaver, og fokusere på de oppgavene som krever umiddelbar oppmerksomhet og fokus.

Det er nettopp det tidsstyringsmatrisen (også kalt Eisenhower-matrisen) hjelper deg med - effektiv prioritering, produktivitet og en sammenhengende arbeidsflyt. La oss dykke ned i det.

Hva er tidsstyringsmatrisen?

Time Management Matrix er en av de beste prioriteringsteknikkene, som hjelper deg med å organisere oppgaver etter hvor mye det haster og hvor viktige de er. Selv om den ble popularisert og formet av Stephen Covey i hans produktivitetsbok "The 7 Habits of Highly Effective People", ble den først introdusert av USAs president Dwight Eisenhower i 1954.

USAs 34. president, som også var femstjerners general under andre verdenskrig, siterte en ikke navngitt universitetspresident som sa "Jeg har to typer problemer, de presserende og de viktige. De presserende er ikke viktige, og de viktige er aldri presserende." 

Presidenten brukte Eisenhower-matrisen til å prioritere og håndtere de mange viktige sakene han sto overfor som general i den amerikanske hæren og deretter som øverstkommanderende for NATO-styrkene. I dag er dette verktøyet for selvledelse mye brukt av bedrifter og enkeltpersoner for å prioritere oppgaver og identifisere tidstyver.

La oss nå se nærmere på de fire kvadrantene i tidsstyring, hva de betyr og hvordan det hele fungerer.

Coveys 4 kvadranter i tidsstyringsmatrisen

Som du kan se ovenfor, tilordner Eisenhower-matrisen presserende og viktige oppgaver til en kvadrant. Når oppgavelisten er kartlagt i de fire kategoriene, kan man fordele tiden tiden på en klok måte for å oppnå de ønskede resultatene.

Kvadrantene er som følger:

• Kvadrant 1 (Gjøre) = Hastende og viktige oppgaver

• Kvadrant 2 (Tidsplan) = Ikke presserende, men viktige oppgaver

• Kvadrant 3 (delegere) = Viktige, men ikke presserende oppgaver

• Kvadrant 4 (Slett) = Ikke presserende og ikke viktige oppgaver

Målet med å bruke denne matrisen er å forbedre både ditt personlige og profesjonelle liv og fremme vekst og prestasjoner.

Hva er forskjellen mellom viktige og presserende oppgaver?

Hasteoppgaver og viktige oppgaver virker ganske like, men basert på Eisenhower-prinsippet er de ikke det. Men la oss begynne med å forstå det grunnleggende i Eisenhower-matrisen.

Hasteoppgaver krever umiddelbar handling, og tidsrammen for å utføre dem er enten nå eller så snart som mulig. Hvis de ikke blir fullført innen tidsfristen, kan de få betydelige konsekvenser og føre til et høyt stressnivå på grunn av at de er tidskritiske.

Eksempler på oppgaver som haster, kan være

• Håndtere en PR-sak som påvirker omdømmet til merkevaren din.

• Gjør endringer i en kundes markedsføringskampanje fordi den gir uventede, negative resultater.

Viktige oppgaver bidrar til langsiktige mål (også kjent som store steiner) og representerer grunnlaget for andre prosjekter. Uten dem ville du ikke være i stand til å håndtere andre avsluttende oppgaver eller ha vedvarende fremgang. Selv om de ikke haster, har viktige oppgaver en varig innvirkning både profesjonelt og på trivselen din.

Eksempler på viktige oppgaver kan være:

• Gjennomføre en analyse av tidligere kampanjer for å identifisere hva som fungerte bra og hva som kan forbedres i neste kampanje.

• Gjennomføre markedsundersøkelser for å forstå målgrupper, konkurrenter eller markedstrender.

Merk: Oppgavene ovenfor er nevnt fra en markedsførers perspektiv, men jeg er overbevist om at de kan brukes i ditt tilfelle eller i din rolle.

1 - Gjør viktige oppgaver som haster

Den første kvadranten omfatter både presserende og viktige oppgaver som krever umiddelbar handling. Det er altså ikke noe annet valg enn å gjøre det som haster. Hvis disse viktige og tidskritiske oppgavene ikke blir ferdigstilt så snart som mulig, får de klare konsekvenser og påvirker de langsiktige målene.

Ved å reversere disse to trekkene (konsekvenser og mål) kan du bestemme hvilke oppgaver som skal plasseres i den første kvadranten.

En måte å forestille seg en oppgave som faller inn i denne kategorien på, er uforutsette hendelser som krever at du slipper ansvaret ditt og fokuserer på å løse presserende problemer. Selv om det er veldig stressende, kan mange mennesker tilbringe hele livet i denne kvadranten og la livsproblemer ta kontroll. Hvis du tilbringer for mye tid i denne kvadranten, vil du ikke vokse særlig mye.

2 - Planlegg viktige, men ikke presserende oppgaver

Den andre kvadranten haster ikke like mye som den første, men oppgavene er like viktige. De er viktige, men ikke presserende. Så siden du ikke har å gjøre med presserende problemer, har du frihet til å ta en pustepause før du setter av tid til å utføre disse oppgavene.

Husk at den røde tråden i denne kvadranten er planlegging av tid. Det gjør at du kan utføre en viktig oppgave mer effektivt og produktivt på et valgt tidspunkt. På den måten får du bedre kontroll over oppgaveløsningen og huskelisten din.

• Anbefalt lesning: Hva er en DuPont-plan?

3 - Deleger oppgaver som haster, men som ikke er viktige

I denne tredje kvadranten finner du de mindre kritiske oppgavene . Alle de presserende oppgavene som bare kommer til deg for å ta av kvalitetstiden din. Det kan være møter, telefonsamtaler, e-poster eller avbrytelser som kan forstyrre arbeidet ditt. Siden vi kanskje ikke har nok tid til å fokusere på disse oppgavene, og ikke på et spesifikt ferdighetssett, kommer konseptet med å delegere oppgaver.

Til syvende og sist ønsker du å bruke så lite tid som mulig på denne kvadranten. Tiden du bruker på disse oppgavene, er ofte kontraproduktiv og bidrar lite til arbeidet, målene og produktiviteten din.

Som prosjektleder er det spesielt fordelaktig å delegere mange oppgaver fra denne kategorien til teamet ditt

4 - Slett oppgaver som ikke er viktige og ikke haster

I denne siste kvadranten sitter du igjen med en håndfull oppgaver som ikke haster og som ikke er viktige. Etter hvert som du bruker mer og mer tid her, blir all energien din sugd opp, og du kan ende opp med å utsette ting som å sjekke sosiale medier og se på TV.

Det er lett for hjernen å bruke mer tid på disse oppgavene, siden de ikke krever noen mental kapasitet og bare gjør at du unngår viktigere oppgaver i løpet av dagen. Derfor er det viktig å slette disse oppgavene fra gjøremålslistene dine.

Lag din egen matrise for tidsstyring

La oss anta at du eier et lite markedsføringsbyrå. Jeg har tenkt ut noen oppgaver som du kanskje har med å gjøre til daglig. Utforsk hvordan Eisenhower-matrisen kan brukes på disse oppgavene.

Eksempler på oppgaver i kvadranten Gjør først (viktige oppgaver, oppgaver som haster):

• En stor kunde truer i en e-post med å se seg om etter et annet byrå hvis du ikke løser vedlikeholdsprosjektene deres så raskt som mulig;

• Endelig godkjenning av en stor kampanjelansering for din største kunde;

• Teamet ditt trenger godkjenning for en større utgift i forbindelse med kontantstrømproblemer.

Eksempler på oppgaver i kvadranten Schedule (viktige, men ikke presserende oppgaver):

• Regelmessige samtaler med de viktigste kundene dine for å diskutere deres langsiktige mål;

• Gjennomføre intervjuer for en COO;

• Utarbeide og skrive byråets langsiktige strategi;

Eksempler på oppgaver i kvadranten Delegate (oppgaver som haster, men som ikke er viktige):

• Oppbevaring av møtereferater i en kundesamtale;

• Oppdateringer i sosiale medier eller rutinemessig publisering av innhold på nettstedet.

Eksempler på oppgaver i kvadranten Delegate

• E-poster med liten innvirkning som sendes internt;

• Forhandlinger med mindre kritiske leverandører.

Administrer din egen Eisenhower-matrise

Ok, den viktige matrisen er ferdig, men hvordan håndterer jeg denne matrisen, og hvordan begynner jeg i det hele tatt? Her er noen måter å håndtere prosessen på:

1. Begynn i det små med å skrive ned alle oppgavene dine

Begynn med å gjøre en oppgavedump i en digital eller fysisk notatbok. Dette vil hjelpe deg med å få oppgavene ut av hodet, fjerne det mentale presset og hjelpe deg med å objektivt identifisere hvor mye det haster og hvor viktig det er.

Det er lurt å starte med de daglige oppgavene først, etterfulgt av ukentlige og månedlige oppgaver, slik at du har de første oppgavene foran deg.

Skriv ned alle oppgaver uten noe annet filter. Legg til viktige tidsfrister, møter, telefonsamtaler, e-poster og kundeklager som må håndteres. Forhåpentligvis vil du etter denne øvelsen ha fått et klart bilde av arbeidsmengden din, og du vil allerede føle deg mindre overveldet.

2. Fargemerk oppgavene dine basert på tidsfrister

Oppgavelister kan virke som endeløse bunker, men ved å legge til en farge på hvert punkt, gir du dem allerede en viss prioritet. Fargekodene dine kan være

Rød = Første frist som nås

Brun = andre frist i køen

Blå = tredje frist

Gul = Siste frist

Etter hvert som du har tildelt farger og prioriteringer, kan du integrere disse oppgavene direkte i Eisenhower-matrisen, ettersom du allerede har de som haster.

3. Hold det overkommelig

Selv om alt virker viktig og haster, kan jeg garantere at de ikke er det. Det beste er å identifisere et antall oppgaver som du legger til i Eisenhower-matrisen, slik at det blir lettere å navigere i den og holde den ryddig og oversiktlig.

Det kan være fornuftig å ha mellom 7-12 oppgaver i matrisen din, og når du har fullført noen av dem, kan du opprette en ny.

4. Vær oppmerksom på skillet mellom personlige og profesjonelle oppgaver

Vi har alle en tendens til å blande jobb og privatliv, men det er ikke det beste. Den daglige gjøremålslisten din fortjener imidlertid en egen matrise. Eisenhower-matrisen hjelper deg med å bli kvitt for mye TV eller for mye spilling, men den er ikke et klart skille mellom jobb og privatliv, noe som kan ha ringvirkninger. Derfor ville jeg plassert disse to aktivitetene i slettekvadranten.

Du er kanskje også interessert i Tidsstyringsverktøy.

5. Si nei til unødvendig arbeid

Bruk Eisenhower-matrisen som en mulighet til å lære deg å si nei på jobben - når du merker hvor mye unødvendig du får, kan du begynne å delegere oppgaver til andre. Ikke lås deg fast i en hektisk rutine for å bruke energi på mindre viktig arbeid. Prioriter det arbeidet som gir størst effekt på de langsiktige målene dine.

Demonstrer med objektive rapporter hvorfor du sier nei

Registrer tiden automatisk eller manuelt, med en fysisk tidsregistreringsenhet eller hurtigtaster. Under 1 minutt om dagen.

Prøv Timeular 30 dager gratis

Du er klar for trening

Nå bør du ha fått et viktig rammeverk for å få ting gjort. De fire kvadrantene i tidsmatrisen vil være til stor hjelp når du skal forbedre prestasjonene dine, organisere oppgavene dine og prioritere dem, administrere flere prosjekter eller bruke mindre tid på unyttige ting, og fokusere på det som betyr noe. 

Hvis du ønsker å ligge et skritt foran, kan det å kombinere de fire kvadrantene med et tidsregistreringsverktøy for å styre tiden bedre gi langsiktige gevinster.

VANLIGE SPØRSMÅL