Matriz dos 4 quadrantes do gerenciamento do tempo [Guia].

Quando sua lista de tarefas parece interminável e desestruturada, você não sabe nem por onde começar, a menos que tenha uma estratégia que determine como priorizar as tarefas.

Portanto, tudo o que você precisa é de uma maneira de organizar sua lista de tarefas desnecessárias, mas concentrar-se naquelas que precisam de sua atenção e foco imediatos.

É exatamente nisso que a Matriz de Gerenciamento de Tempo (também chamada de Matriz Eisenhower) ajuda - na priorização eficaz, na produtividade e em um fluxo de trabalho coeso. Vamos nos aprofundar.

O que é a Matriz de Gerenciamento de Tempo?

A Matriz de Gerenciamento de Tempo é uma das melhores técnicas de priorização, que o ajuda a organizar as tarefas por urgência e importância. Embora popularizada e moldada por Stephen Covey em seu livro de produtividade "Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes", ela foi introduzida pela primeira vez pelo presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, em 1954.

O 34º presidente dos EUA, que também foi general de cinco estrelas durante a Segunda Guerra Mundial, citou um reitor de universidade não identificado que disse: "Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes". 

O presidente usou a matriz de Eisenhower para priorizar e lidar com as muitas questões de alto risco que enfrentou como general do Exército dos EUA e depois como Comandante Supremo Aliado das Forças da OTAN. Atualmente, essa ferramenta de autogerenciamento é amplamente utilizada por empresas e indivíduos para priorizar tarefas e identificar desperdícios de tempo.

Agora, vamos falar sobre os Quatro Quadrantes do Gerenciamento de Tempo, o que eles significam e como tudo isso funciona.

Os 4 quadrantes da Matriz de Gerenciamento de Tempo de Covey

Como você pode ver acima, a matriz de Eisenhower atribui tarefas urgentes e importantes a um quadrante. Depois que a lista de tarefas é mapeada nas quatro categorias, é possível alocar o tempo de forma inteligente para alcançar os resultados desejados.

Os quadrantes são os seguintes:

• Quadrante 1 (Fazer) = Tarefas urgentes e importantes

• Quadrante 2 (Programação) = Tarefas não urgentes, mas importantes

• Quadrante 3 (Delegar) = Tarefas importantes, mas não urgentes

• Quadrante 4 (Excluir) = Tarefas não urgentes e não importantes

O objetivo de usar essa matriz é melhorar sua vida pessoal e profissional e promover o crescimento e a realização.

Qual é a diferença entre tarefas urgentes e importantes?

Tarefas urgentes e importantes parecem bastante semelhantes, mas com base no princípio de Eisenhower, elas não são. Mas vamos começar entendendo os fundamentos da matriz de Eisenhower primeiro.

As tarefas urgentes exigem ação imediata e o prazo para realizá-las é agora ou o mais rápido possível. Se não forem concluídas dentro do prazo, elas podem ter repercussões significativas e causar altos níveis de estresse devido à sua natureza sensível ao tempo.

Exemplos de tarefas urgentes podem ser:

• Lidar com um problema de RP que afeta a reputação de sua marca.

• Fazer alterações em uma campanha de marketing do cliente, pois ela está produzindo resultados inesperados e negativos.

As tarefas importantes contribuem para as metas de longo prazo (também conhecidas como grandes pedras) e representam a base para outros projetos. Na ausência delas, você não conseguiria gerenciar suas outras tarefas de finalização ou ter um progresso sustentável. Mesmo que não sejam urgentes, as tarefas importantes têm um impacto duradouro tanto profissionalmente quanto em seu bem-estar.

Exemplos de tarefas importantes podem ser:

• Realização de uma análise de campanhas anteriores para identificar o que funcionou bem e o que pode ser melhorado na próxima campanha.

• Realização de pesquisas de mercado para entender públicos-alvo, concorrentes ou tendências de mercado.

Observação: as tarefas acima são mencionadas do ponto de vista de um profissional de marketing, mas estou convencido de que elas podem ser aplicadas ao seu caso ou função específica.

1 - Realizar tarefas urgentes e importantes

O primeiro quadrante inclui tarefas urgentes e importantes e exige ação imediata. Portanto, não há escolha a não ser fazer essas questões urgentes. Se essas tarefas importantes e sensíveis ao tempo não forem concluídas o mais rápido possível, elas terão consequências claras e afetarão as metas de longo prazo.

Por meio da engenharia reversa, você pode usar essas duas características (consequências e metas) para decidir quais tarefas devem ser colocadas no primeiro quadrante.

Uma forma de imaginar uma tarefa que se enquadre nessa categoria são os eventos imprevistos que exigem que você abandone suas responsabilidades e se concentre na resolução de problemas urgentes. Embora seja muito estressante, muitas pessoas podem passar a vida inteira nesse quadrante, deixando que os problemas da vida assumam o controle. Passar muito tempo nesse quadrante não permitirá que você cresça muito.

2 - Programe tarefas importantes, não urgentes

O segundo quadrante não é tão urgente quanto o primeiro, mas as tarefas são igualmente importantes. Essencialmente, elas são importantes, mas não urgentes. Portanto, como não está lidando com problemas urgentes, você tem a liberdade de respirar um pouco antes de programar o tempo para realizar essas tarefas.

Lembre-se de que o fio vermelho desse quadrante é a programação de tempo. Ele permite que você realize uma tarefa importante de forma mais eficaz e produtiva em um horário escolhido. Assim, você terá mais controle sobre seu gerenciamento de tarefas e sua lista de afazeres.

• Leitura recomendada: O que é uma programação da DuPont?

3 - Delegue tarefas urgentes, mas não importantes

Nesse terceiro quadrante, você encontrará as tarefas menos críticas. Todas aquelas tarefas urgentes que chegam até você apenas para tirar seu tempo de trabalho de qualidade. Podem ser reuniões, chamadas telefônicas, e-mails ou interrupções que podem atrapalhar seu trabalho. Portanto, como talvez não tenhamos tempo suficiente para nos concentrar nessas tarefas e não em um conjunto de habilidades específicas, aqui entra o conceito de delegar tarefas.

Em última análise, você deve gastar o mínimo de tempo possível nesse quadrante. O tempo gasto nessas tarefas geralmente é contraproducente e não contribui muito para seu trabalho, suas metas e sua produtividade.

É particularmente vantajoso delegar muitas tarefas dessa categoria à sua equipe como gerente de projeto

4 - Excluir tarefas não importantes e não urgentes

Esse último quadrante deixa você com um punhado de tarefas que não são urgentes e nem importantes. À medida que você passa mais e mais tempo aqui, toda a sua energia é sugada e você pode acabar em atividades de procrastinação, como verificar as mídias sociais e assistir à televisão.

É fácil para nosso cérebro passar mais tempo aqui, pois isso não exige nenhuma capacidade mental e só fará com que você evite tarefas mais importantes durante o dia. Portanto, é fundamental excluir essas tarefas de suas listas de afazeres.

Crie sua própria Matriz de gerenciamento de tempo

Vamos supor que você tenha uma pequena agência de marketing. Pensei em algumas tarefas com as quais você pode lidar diariamente. Explore como a matriz de Eisenhower se aplica a essas tarefas.

Exemplos de tarefas no quadrante "Fazer primeiro" (tarefas importantes, tarefas urgentes):

• Um cliente importante ameaçou por e-mail procurar outra agência se você não resolver seus projetos de manutenção o mais rápido possível;

• Aprovações finais para o lançamento de uma grande campanha para seu maior cliente;

• Sua equipe precisa de aprovação para uma despesa importante no contexto de problemas de fluxo de caixa.

Exemplos de tarefas no quadrante Schedule (tarefas importantes, mas não urgentes):

• Ligações regulares com seus principais clientes para discutir suas metas de longo prazo;

• Realizar entrevistas para um COO;

• Criar e redigir a estratégia de longo prazo da agência;

Exemplos de tarefas no quadrante Delegar (tarefas urgentes, mas não importantes):

• Manter as anotações da reunião em uma chamada do cliente;

• Atualizações de mídia social ou publicação de conteúdo de rotina no site.

Exemplos de tarefas no quadrante Delegado

• E-mails de baixo impacto enviados internamente;

• Negociações com fornecedores menos críticos.

Gerencie sua própria matriz Eisenhower

Ok, a matriz urgente e importante está pronta, mas como gerenciar essa matriz e como começar? Aqui estão algumas maneiras de gerenciar o processo:

1. Comece com pouco, anotando todas as suas tarefas

Comece a fazer um brain dump de tarefas em um caderno digital ou físico. Isso ajudará a tirar suas tarefas da cabeça, removerá a pressão mental e ajudará a identificar objetivamente a urgência e a importância.

O ideal é começar primeiro com as tarefas diárias, seguidas das tarefas semanais e mensais , para ter à sua frente as primeiras que você precisa realizar.

Anote todas as tarefas sem nenhum outro filtro. Acrescente prazos importantes, reuniões, ligações, e-mails e reclamações de clientes para resolver. Esperamos que, ao final desse exercício, você tenha uma visão clara de sua carga de trabalho e já se sinta menos sobrecarregado.

2. Rotular suas tarefas por cores com base nos prazos

As listas de tarefas parecem pilhas intermináveis, mas, simplesmente adicionando cores a cada item, você já está dando alguma prioridade a eles. Seus códigos de cores podem ser:

Vermelho = Primeiro prazo a ser atingido

Marrom = segundo prazo na fila

Azul = Terceiro prazo

Amarelo = Último prazo

Como você já atribuiu as cores e as prioridades de alguma forma, poderá integrar essas tarefas diretamente à matriz Eisenhower, pois já tem as tarefas urgentes.

3. Mantenha-o gerenciável

Mesmo que tudo pareça importante e urgente, posso garantir que não é. É melhor identificar um número de tarefas que você está adicionando à sua matriz Eisenhower, pois é mais fácil navegar por ela e mantê-la organizada e acionável.

Um número entre 7 e 12 tarefas pode ser razoável para manter em sua matriz e, depois de finalizar algumas delas, você pode criar outra.

4. Estar atento à separação das tarefas pessoais e profissionais

Todos nós temos a tendência de misturar a vida profissional com a pessoal, mas isso não é o melhor. Sua lista pessoal de tarefas diárias merece uma matriz separada, no entanto. A matriz Eisenhower ajuda você a se livrar do excesso de TV ou de jogos em demasia, mas não é uma separação clara entre trabalho e vida pessoal, o que pode ter efeitos em cascata. Nesse sentido, eu colocaria essas duas atividades no quadrante de exclusão.

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5. Diga não ao trabalho desnecessário

Use a matriz de Eisenhower como uma oportunidade para aprender a dizer não no trabalho - quando você perceber o quanto de desnecessário é concedido a você, comece a delegar tarefas a outras pessoas. Não se feche em uma rotina agitada para consumir energia em trabalhos menos importantes. Priorize o trabalho que produz o maior impacto em suas metas de longo prazo.

Demonstre com relatórios objetivos por que você está dizendo não

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Você está pronto para praticar

A esta altura, você já deve estar equipado com uma estrutura essencial para realizar suas tarefas. Os 4 Quadrantes da Matriz do Tempo serão de grande ajuda para melhorar seu desempenho, organizar suas tarefas e priorizá-las, gerenciar vários projetos ou gastar menos tempo com coisas inúteis e se concentrar no que importa. 

Se quiser estar um passo à frente, a combinação dos 4 quadrantes com uma ferramenta de controle de tempo para gerenciar melhor o tempo pode trazer benefícios a longo prazo.

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