Comment utiliser un agenda : Conseils et idées pour les débutants

Commencer à utiliser un nouvel outil, qu'il s'agisse d'un agenda numérique ou d'un agenda en papier épais, peut être intimidant.

Même si votre objectif est d'alléger votre emploi du temps chargé en échange de plus de temps libre, si vous n'utilisez pas le planificateur de manière efficace, vous risquez d'obtenir le résultat inverse.

Il m'est souvent arrivé de compliquer à l'excès le processus d'utilisation d'un nouvel outil ou de ne pas l'utiliser au maximum de ses capacités, ce qui va à l'encontre de l'objectif initial de l'outil, à savoir l'organisation de ma liste de choses à faire.

J'ai donc fait des recherches approfondies sur l'utilisation d'un agenda, et voici ce que j'ai appris :

Voici la version expliquée :

1. L'utilisation d'un agenda de manière ludique et sans pression est ce qui fonctionne le mieux (du moins pour moi) ;
2. N'en faites pas trop, organisez votre agenda avec légèreté et laissez de la place pour les changements ;
3. Le fait de planifier la semaine à venir un lundi peut donner une bonne longueur d'avance et aider à la gestion du stress.
4. Les notes autocollantes sont la meilleure option pour moi lorsque j'utilise un agenda papier ;
5. Un très bon agenda permet toujours de rester organisé, tant pour les tâches personnelles que pour éviter de manquer des échéances importantes au travail.

Comment utiliser un agenda (kit de démarrage)

1. Choisissez le planificateur qui vous convient

Tout d'abord, si vous n'avez pas encore acheté votre agenda, assurez-vous de ne pas sauter dans le train en marche parce que d'autres personnes ont acheté un certain type d'agenda.

Analysez les idées de planificateurs annoncées partout ou recommandées et décidez si elles vous conviennent. Votre cas peut être singulier, et vos besoins ou vos échéances pour les tâches quotidiennes ne ressemblent pas à ceux de quelqu'un d'autre.

Il faut donc avoir un objectif clair à l'esprit

Clarifiez les raisons pour lesquelles vous avez choisi d'utiliser un agenda :

1. Quels sont vos objectifs ?
2. Peut-être souhaitez-vous être plus productif ? Ou vous voulez mieux gérer votre temps?
3. Vous souhaitez améliorer votre bien-être ou l'équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée, et vous avez besoin d'un planificateur pour atteindre cet objectif ? 

Vous ne savez pas où va votre temps ?

Un outil de suivi automatique du temps peut vous aider à repérer vos habitudes en matière de temps. Vous saurez alors comment planifier votre temps.

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🤔 Même si vous vous fixez des objectifs professionnels ou que vous faites simplement une liste de courses, il est important de les fixer en gardant une vue d'ensemble à l'esprit. Notre article sur les raisons pour lesquelles il est si important de se fixer des objectifs réalistes peut être utile pour définir des attentes réalistes et des étapes réalisables.

Gardez à l'esprit l'utilité d'un planificateur

Le dictionnaire Merriam-Webster définit un agenda comme " quelque chose (comme un appareil, un programme ou un carnet) qui fournit un calendrier et est utilisé pour planifier des activités, des voyages, etc. "

Ainsi, les agendas numériques et papier sont des outils qui vous aident à saisir chaque tâche, objectif ou action requise au fur et à mesure qu'elle se présente.

2. Structurez votre planificateur

Une fois que les principes fondamentaux et les motivations sont clairs, il est temps de réfléchir à la manière de structurer un agenda. Il est essentiel de mettre au point un système pour noter les choses dans votre agenda. Il n'y a pas de méthode unique, mais il est essentiel que vous soyez cohérent et que toutes les informations dont vous avez besoin soient facilement accessibles.

Voici quelques éléments à inclure :

• Nom de la tâche

• Date et heure d'échéance

• Priorité

• Lieu (le cas échéant)

• Informations complémentaires (par exemple, noms, coordonnées)

Utiliser les fonctionnalités du planificateur

Selon le type d'agenda que vous utilisez, il peut présenter des caractéristiques intéressantes qui vous aideront à gagner du temps et à rester organisé. Gardez-les à l'esprit :

• Sections de notes: Vous prenez des notes pendant les réunions ou les séances de brainstorming ? De nombreux agendas comportent des sections réservées aux notes, ce qui permet de retrouver facilement ses idées plus tard.

• Sections de référence: Vous avez un agenda avec un carnet d'adresses ? Utilisez-le pour garder une trace des contacts importants, afin de pouvoir retrouver facilement leurs informations en cas de besoin.

• Autocollants, étiquettes et labels: Certains agendas sont fournis avec des autocollants ou des étiquettes que vous pouvez utiliser pour marquer les dates ou les tâches importantes. Un code couleur peut également être un excellent moyen d'ajouter une touche personnelle à votre agenda.

3. Décidez quand et ce que vous écrivez dans le planificateur

Un moyen efficace d'organiser votre temps est de rédiger votre emploi du temps hebdomadaire.

Chaque lundi matin, pendant que vous vous réadaptez au travail, prenez votre agenda hebdomadaire et planifiez la semaine à venir, vérifiez les dates d'échéance, les tâches récurrentes ou les rendez-vous à venir certains jours. Par exemple, disons que vous avez une réunion hebdomadaire avec votre équipe tous les lundis à 10 heures. Vous savez que cette réunion durera environ une heure, vous devez donc bloquer ce temps dans votre agenda. De plus, vous devez prévoir du temps supplémentaire avant et après la réunion pour la préparation et le suivi.

En établissant un calendrier hebdomadaire, vous pouvez vous assurer que vous êtes prêt à faire face à toutes les tâches à venir et que vous avez le temps de les accomplir. Vous pouvez consulter nos modèles d'emploi du temps gratuits, qui peuvent servir d'agenda numérique.

Prenez des notes sur les choses qui vous tiennent à cœur :

• Horaires de travail

• Anniversaires et fêtes

• Délais

• Listes de tâches

• Jours de vacances

• Date d'échéance du paiement de la facture

• Rendez-vous chez le médecin

• Liste de courses

• Réparations automobiles

• Les partis

• Citations inspirantes

• Réflexions que vous avez

• Objectifs

Si vous utilisez également votre agenda pour organiser votre santé et votre bien-être, vous pouvez également y noter les éléments suivants

• Habitudes de sommeil

• Les habitudes alimentaires

• Niveaux d'énergie

• Consommation de médias sociaux

• Sport et activité physique

Cinq conseils pour optimiser votre agenda

1. Définir les priorités des tâches

Chaque jour, prenez quelques minutes pour réfléchir à ce qui est le plus important. Quelles sont les tâches à accomplir en priorité ? Quelles sont les échéances à respecter ? Inscrivez vos priorités dans votre agenda afin de pouvoir vous y consacrer en priorité.

J'ai utilisé un agenda papier qui prévoyait un espace suffisant pour que je puisse y inscrire mes principales priorités de la journée. D'autres ne le font pas, et il vous faudra peut-être réfléchir à un système pour représenter ces priorités manuellement, par exemple :

• Étoiles (par exemple, 1 étoile = faible priorité ; 5 étoiles = urgent)

• Code couleur (par exemple, bleu = faible priorité ; rouge = urgent)

• Ordre de la liste (par exemple, dernier = faible priorité ; premier = urgent)

Comme je suis une personne qui apprend visuellement, l'utilisation de stylos de couleur pour coder tous les objectifs importants dans mon agenda papier fonctionne mieux pour mes objectifs annuels ( note : j'ai découvert que l'écriture de mes objectifs annuels au stylo et sur papier fonctionne mieux pour moi, mais ce n'est peut-être pas la même chose pour vous).

Pour ce qui est des tâches à accomplir, un agenda numérique m'est plus utile, car il m'envoie des rappels importants. Pour fixer les priorités, la méthode des quadrants de la matrice de gestion du temps me convient parfaitement, tout comme la règle des 5/25 de Warren Buffet.

2. Utiliser le timeboxing

Le timeboxing est l'une des meilleures techniques de gestion du temps qui vous permet d'optimiser votre temps. Elle consiste à diviser votre journée en petites tranches et à consacrer chacune d'entre elles à une tâche, un objectif, une activité ou un centre d'intérêt spécifique.

Par exemple, vous pouvez bloquer votre journée comme suit :

• 8 h - 9 h : vérification et réponse aux courriels.

• 9h00-12h00 : Écriture.

• 12 h - 13 h : Déjeuner et pause.

• 13 h - 16 h : Réunions de clients.

• 16 h - 17 h : S'attaquer aux tâches à accomplir.

L'utilisation de blocs de temps permet de s'assurer que l'on progresse dans la réalisation des tâches et des objectifs les plus importants et que l'on contrôle toutes les choses qui font bouger l'aiguille. Cela peut également vous aider à ne pas vous laisser submerger par tout ce qu'il y a à faire dans une journée.

À l'intérieur de ces blocs de temps spécifiques, il peut y avoir des tâches spécifiques ou des événements du calendrier dont vous devez vous occuper. Ou bien le temps peut être relativement peu structuré. C'est cette flexibilité qui rend le blocage du temps si efficace ! 

• A consulter : Les meilleurs podcasts sur la productivité

Vous avez du mal à gérer votre temps ?

Je vous comprends ! L'utilisation d'un système de suivi du temps sans faille permet de savoir où le temps passe et de mieux le gérer. 

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Vous pouvez également utiliser la technique Pomodoro, qui consiste à diviser le travail en intervalles (généralement d'environ 25 minutes) et à faire de petites pauses. Pour cela, utilisez un minuteur Pomodoro gratuit.

3. En faire une habitude

Plus vous utiliserez votre agenda, plus il vous sera facile de rester organisé. Veillez à utiliser votre agenda quotidiennement, afin qu'il fasse partie de votre routine. Jusqu'à ce que cela devienne une habitude, je recommande de programmer une alarme quotidienne sur votre téléphone pour vous rappeler de mettre à jour votre agenda.

N'oubliez pas que vous avez peut-être tendance, comme moi, à utiliser plusieurs agendas pour différentes tâches, personnelles ou professionnelles, mais pour commencer, donnez la priorité à un seul agenda.

4. Programmation dans le temps tampon

Quelle que soit la qualité de votre planification, il y aura toujours des surprises. C'est pourquoi il est essentiel de prévoir une période tampon entre les tâches et les événements. Vous ne serez pas déstabilisé si quelque chose prend plus de temps que prévu.

Le temps tampon peut également consister à faire une pause, à rattraper des courriels ou à se donner un peu d'air. Si l'une des choses les plus importantes pour rester productif est de faire des pauses, n'oubliez pas de créer ces temps tampons dans votre agenda.

Rendez-le plus fonctionnel. À cet égard, la plupart des agendas numériques sont dotés de cette fonction intégrée.

• Lire : Combien de jours de travail par an ?

5. Faire preuve de souplesse

Les plans changent, et c'est normal. N'ayez pas peur de modifier votre plan en fonction de l'évolution de votre emploi du temps. Il est préférable de redéfinir les priorités et de déplacer les rendez-vous dans votre emploi du temps plutôt que de vous stresser à cause d'un calendrier surchargé.

La nécessité de remplir et de suivre les nouveaux événements dans votre agenda papier peut interférer avec votre besoin de conserver une apparence propre et soignée, il peut donc être judicieux d'opter pour le numérique. 

Curiosités sur l'utilisation efficace d'un agenda

Quels sont les autres éléments qui peuvent être inclus dans un agenda ?

En règle générale, certains planificateurs incluent une citation motivante pour chacun des sept jours de la semaine, des exemples d'exercices de pleine conscience pour la gestion du stress ou quelques conseils pour tirer le meilleur parti de votre temps libre. J'en ai vu d'autres qui prévoyaient des bilans mensuels ou hebdomadaires afin de tirer des enseignements et de planifier plus efficacement à l'avenir.

Existe-t-il de meilleures alternatives que les planificateurs ?

Les agendas peuvent toujours vous aider à rester organisé, mais ils ne vous aideront pas nécessairement à mieux gérer votre temps ; vous devrez toujours appliquer des méthodes de gestion du temps ou utiliser une application de suivi du temps qui automatise l'ensemble du processus.

Voici un exemple de ce qu'un outil de suivi automatique du temps peut vous apporter grâce à l'IA :

• les moments où vous êtes improductif ou productif ;

• les applications les plus ouvertes qui nuisent à votre productivité ;

Grâce à ces informations intelligentes sur la productivité générées automatiquement, vous obtenez rapidement une meilleure compréhension de l'utilisation de votre temps et de la manière de mieux le gérer.